【正文】 、總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持。 會議由部門經(jīng)理召集 、主持，由主管副總經(jīng)理核準。 部門經(jīng)理主持。 會議經(jīng)核準召開后，由總經(jīng)辦發(fā)《會議通知單》。 會后形成會議紀要，及時傳達會議精神。 與會者應(yīng)做好會議準備，準時出席。 由會議主持人負責會議考勤工 作。 第七章 物資管理規(guī)定 為使辦公用品管理合理、有效，進一步做到規(guī)范、標準，結(jié)合公司的具體情況，特制定本規(guī)定。 消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、釘書釘?shù)取? 管理品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、計算器、印泥、筆筒等?！皞€人領(lǐng)用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、直尺等。 三、消耗品及管理消耗品每月 25 日申請一次，管理品每季度末的十日內(nèi)申請一次，原則上不再另行申請。 五、原則上，每人每月發(fā)放圓珠筆芯或簽字筆芯一支，便條紙及信紙各一本。不夠用者，可經(jīng)部門主管批準后另行 申請。 七、行政部可向文具批發(fā)商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者，應(yīng)酌量存庫。 九、印刷品（如信紙、信封、表格等），除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由行政部統(tǒng)一管理。對于重大責任者，除追究 經(jīng)濟責任外，還將視情節(jié)給予相應(yīng)的行政處罰，甚至追究法律責任。 二、本制度適用于公司所有車輛的使用、申請及開車前后應(yīng)辦的手續(xù)，如檢查、保養(yǎng)、修理及使用中交通法規(guī)的違規(guī)和車輛損害處理等。 四、各部門需要使用車輛時，應(yīng)事先填寫《派車單》，經(jīng)本部門經(jīng)理核準后交行政部統(tǒng)一調(diào)派。 五、用車原則： 部門經(jīng)理級以上人員因工作需要可申請用車； 公司其他員工因工作急需用車者，需由部門經(jīng)理核準，方可申請用車。 經(jīng)呈準的私人性事務(wù)用車，申請人應(yīng)該負擔使用里程的油資及過路橋費停車費及專職司機的誤餐補助等其它相關(guān)費用。 七、車輛的維修及保養(yǎng) 車輛需隨時保持整潔，保證性能良好。 車輛的保養(yǎng)和維修原則上在公司指定廠家進行。 八、車輛安全 為保障行車安全，司機在行車前應(yīng)注 意休息并不得飲酒； 每次出車前應(yīng)檢查車況，如車燈、水箱、剎車系統(tǒng)、輪胎等，如發(fā)現(xiàn)損壞或其它問題應(yīng)及時報告行政部 . 節(jié)假日或夜間，公司車輛原則上應(yīng)停放在公司指定的停車場。駕駛?cè)藨?yīng)保障車輛的安全并承擔相應(yīng)的責任。指定駕駛?cè)巳绨衍囯S便交由其他人駕駛而發(fā)生違規(guī)，車損等之罰款或損修全由指定駕駛?cè)素撠熧r償； ２、無照駕駛發(fā)生車禍全部賠償由駕駛?cè)俗孕胸撠?；有照駕駛?cè)缦当旧聿僮鞑划?發(fā)生車禍全部由駕駛?cè)俗孕胸撠煛? 二、每周工作日為五天，星期六、星期日為法定休息日。 遲到：考慮到市內(nèi)交通堵塞問題，兩次遲到不扣罰工資，但取消全勤獎，從第三次起，根據(jù)遲到次數(shù)每次扣罰工資 10 元。 曠工：員工無故不上班，且沒有向有關(guān)部門請假或無法出具有關(guān)的證明以曠工處理。 因病、事假不能堅持上班者，需書面申請，經(jīng)部門經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準后方可安排休息。并填寫“請假申請表”，以便行政部作考勤依據(jù)。否則，作假的時間部份作為曠工處理，最后考勤的結(jié)果統(tǒng)計，由行政部確定后交人力資源部。 行政部經(jīng)理負責處理日 常的考勤工作方面的爭議問題，重大問題向總經(jīng)理申報處理。 第一節(jié) 出差 一、本公司員工出差分為： 市內(nèi)出差：出差當日可能返回者。 二、出差前應(yīng)填寫出差申請表，并到有關(guān)部門辦理出差借款等手續(xù)。原則上每人每日不超過本人出差補助標準的總計。未按時報銷者，財務(wù)可于當月工資中先予扣回，等報銷時再行核付。 長途出差： 4 日內(nèi)由部門經(jīng)理核準， 4 日以上由主管副總經(jīng)理核準，部門經(jīng)理以上人員由主管副總經(jīng)理核準。 二、出差途中除因病或遇意外災(zāi)害，或因工作實際，需要延時外，應(yīng)電話請示，不得因私事或借故延長出差時間，否則其差旅費不予報銷。如有虛報除 將其虛報款項追回外，并視其情節(jié)輕重，酌予懲處。 (市外差旅費標準參見附表 1) 出差住宿、交通及餐費補助標準（單位：元 /天）超標自付，欠標不補。 乘坐汽車、輪船的按實際長途出差需搭乘長途汽車的以實際票面價報銷，火車以硬座、硬臥價報銷，輪船按三等艙報銷。 (通訊費用報銷標準參見附表 2) 二、除特殊情況外，公司不為員工購買通訊工具（手機、傳呼機）和手機卡等，也不承擔因維修通訊工具所產(chǎn)生的費用。 四、員工應(yīng)將自己手機及呼機號碼在行政部登記備案，沒有登記的不予以報銷。如無特殊原因在工作時間內(nèi)關(guān)閉通訊工具而影 響到公司正常工作的，公司將試情節(jié)輕重予以處罰，嚴重的將取消其報銷資格。申請人可提出對供貨商的建議，由行政部統(tǒng)一采購。 辦公用品、辦公設(shè)施、房屋、倉庫、車輛的租用。 貨物運輸、郵政、郵電服務(wù)。 辦公保險。這里的軟硬件設(shè)備包括各種電腦、服務(wù)器及周邊設(shè)備，如打印機、掃描儀、調(diào)制解調(diào)器、磁帶機等，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備包括交換機、路由器、布線系統(tǒng)、布線設(shè)備等，以及在上述設(shè)備上運行的系統(tǒng)軟件，各種應(yīng)用軟件，各種為建設(shè)信息系統(tǒng)而需進行外包的服務(wù)項目。 三、當行政部所獲報價高于采購申請單上申請人所要求價格的 5%，或大于人民幣 100 元，需在申請人部門主管重新加簽后，方可向供貨商簽發(fā)采購訂單。 五、采購訂單應(yīng)依據(jù)采購申請，發(fā)給經(jīng)審核的供應(yīng)商。 六、所有收貨必須由獨立于采購人的收貨人完成。 七、庫管人員負責核實發(fā)票上的數(shù)量、金額是否和訂單一致，據(jù)此填寫收貨報告。簽字的收貨報告、采購申請單、發(fā)票交給財務(wù)財務(wù)會計部作為付款憑證。對滯期 30 天的訂單將在跟蹤后，決定訂單有效性。 本辦法中所指的庫房管理包括：物資的驗收、保管、發(fā)放、回收、登記造冊等 工作。 第二節(jié) 物資運行流程 入庫程序： 采購員采購→供貨商供貨→采購員檢驗物資質(zhì)量→采購員填寫《入庫單》，并簽字→庫管員清點物質(zhì)數(shù)量，并在《入庫單》上簽字→登賬或錄入數(shù)據(jù)庫→財務(wù)稽核 領(lǐng)料程序： 需求單位需求部門填報物資需求計劃單→項目工程師公司領(lǐng)導審核、并簽字→領(lǐng)料單位專人領(lǐng)料人填寫《領(lǐng)料單》，并簽字→庫管人 員發(fā)料，并簽字→登賬或錄入數(shù)據(jù)庫→財務(wù)稽核 退庫程序： 領(lǐng)料人填寫《退料單》，并簽字→項目工程師領(lǐng)料人部門經(jīng)理審核，并簽字→庫管人員驗收，并簽字→登賬或錄入數(shù)據(jù)庫→財務(wù)稽核 庫管人員在入庫單、領(lǐng)料單或退料單簽字后，應(yīng)在 24 小時內(nèi)及時登賬或錄入數(shù)據(jù)庫，并在登賬或錄入數(shù)據(jù)庫后 24 小時內(nèi)將單據(jù)或數(shù)據(jù)資料交財務(wù)稽核 第三節(jié) 物資的驗收 物資的驗收由采購員和庫管員共同完成。 庫管員對物資的數(shù)量負責。 嚴格做到五不點收：憑證手續(xù)不全不收；品種規(guī)格不符不收；品質(zhì)不符合要求不收；無計劃不收；逾期不收。 采購員在送貨單上注明到貨時間。 驗收合格后，采購員和庫管員均應(yīng)在《入庫單》上簽字確認。 第四節(jié) 物資的發(fā)放 物資的發(fā)放應(yīng)依次進行。“五不發(fā)”：無計劃不發(fā)、手續(xù)不齊不發(fā)、涂改不清不發(fā)、規(guī)格型號不對不發(fā)、未驗收入庫不發(fā)。 庫管員接到《領(lǐng)料單》時，應(yīng)檢查其內(nèi)容是否填寫齊全以及是否有其部門經(jīng)理或指定專人的簽單，手續(xù)不全不予發(fā)放。 物資發(fā)放時間為：周一至周五（節(jié)假日除外） 上午 9： 0011： 40 下午 16： 0017： 10 此時段外，原則上不進行物資發(fā)放（非常緊急事件除外）。領(lǐng)用時間為每周五下午或節(jié)假日前一天的下午。 第五節(jié) 物資的回收 領(lǐng)料人對所領(lǐng)物資應(yīng)做到專物專用，不得隨意挪作他用，若有剩余應(yīng)及時辦理退庫。 退料單上應(yīng)注明退料原因，物資詳細情況。 庫管員應(yīng)按入庫驗收標準對所退物資進行驗收、清點。 第六節(jié) 物資的盤點 物資盤點分定期盤點與不定期盤點。 物資盤點的主要內(nèi)容：檢查物資的帳面數(shù)量與實存數(shù)量是否相符；檢查物資的收發(fā)情況；檢查物資的堆放及維護情況；檢查各種物資有無超儲積壓及損壞；檢查安全消防設(shè)施 。 盤點時相關(guān)人員（財務(wù)、庫管人員）必須在場。 盤點后，盤點人員均應(yīng)在盤點報告上簽字，并報公司領(lǐng)導審閱。 庫管員應(yīng)于當日將前日的領(lǐng)存報表整理，每周末交部門主管。 第七節(jié) 物資的搬運 按類搬運，以便于堆放，裝卸和清點。 放 置物件時，要小心輕放，不能猛撞，以防損壞物價。 第八節(jié) 物資的安全 庫房鑰匙僅限于庫管人員保管。 庫房中應(yīng)配備相應(yīng)數(shù)量的滅火器等消防設(shè)備。 庫房內(nèi)不得存放炸藥、劇毒、放射性物品。 嚴禁用紙、布或其他可燃物遮擋燈具。 庫房內(nèi)嚴禁吸煙，使用明火。 1保安人員每 30 分鐘巡視庫房及周邊環(huán)境一次。 1除工作人員外，其他人員一律人得擅入庫房。 第九節(jié) 庫房的清潔 庫房內(nèi)配備常規(guī)潔具，當每日進行清掃。 空置的包裝箱、袋、紙應(yīng)及時處理，嚴禁堆放在庫房內(nèi)。 上午上班，庫管員必須在公司前臺處打卡， 9： 00 前到達庫房，準備發(fā)料。 若離開庫房，應(yīng)告之公司前臺或庫房保安去向及返回時間。 附表 :差旅費報銷標準 (單位 :元 /天 ) 職務(wù) 地區(qū) 住宿 市內(nèi)交通費 餐費 總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理 經(jīng)濟特區(qū)、直轄市、省會城市 實報實銷 市外其他城市 市內(nèi) 部門經(jīng)理級 經(jīng)濟特區(qū)、直轄市、省會城市 400 100 80 市外其他城市 350 80 60 市內(nèi) 300 50 40 高級專業(yè)人員 經(jīng)濟特區(qū)、直轄市、省會城市 350 90 70 市外其他城市 300 70 50 市內(nèi) 250 50 30 專業(yè)人員 經(jīng)濟特區(qū)、直轄市、省會城市 200 60 60 市外其他城市 150 50 40 市內(nèi) 100 30 30 普通員工 經(jīng)濟特區(qū)、直轄市、省會城市 150 50 50 市外其他城市 100 40 40 市內(nèi) 100 30 30 注 : 憑票報銷 ,超標自付 ,欠標不補。 二、公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。 三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實際、實事求是和認真負責的工作作風，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷 歸檔。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強制性行政措施，用“規(guī)定”。對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。 三、通知。 四、通報。 五、請示、報告。向上級匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。答復請示事項用“批復”。商洽工作、詢 問問題、向有關(guān)主管部門請求批準等，用“函”。傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用“會議紀要”。 二、文件標題應(yīng)準確簡要概括文件的主要內(nèi)容。 四、公司發(fā)文代號分為四種：①“ xxx 發(fā)”、②“ xxx 人發(fā)”、③“ xxx 客發(fā)”。 發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導性或約束力的事項的宣告，日常 的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。 “ xxx 發(fā)”用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號；“ xxx人發(fā)”、“ xxx 客發(fā)”分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文，文件由發(fā)文部門自行編號，總經(jīng)辦統(tǒng)一認定。） 五、文件必須蓋章或簽字。 七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。 九、發(fā)文單位必須注明全稱。 十一、文字從左至右橫寫、橫排，左側(cè)留裝訂位。 第四節(jié) 收文 一、收文一律使用《 xxx 信息港寬帶網(wǎng)絡(luò)有限公司收文簿》。 第五節(jié) 辦文 一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。 三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。 五、嚴格按照時限要求完成。 七、文件辦理完畢后，統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。 二、發(fā)文程序如下： 公司內(nèi)部發(fā)文 : 擬稿人→部門經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→ 總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 對外發(fā)文 : 擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→ 總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 第七節(jié) 其他 一、時限要求： 特急：限４個工作時內(nèi)完成。 平：限１６個工作時內(nèi)完成。 機密文件：閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。 三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。特 制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。 其中，文件包括：規(guī)劃、計劃、技術(shù)資料、工程資料、財務(wù)資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。 四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表 1）。其中： 二、劃分標準： 絕密檔案包括： 公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在 100 萬元以上的重大合同。 秘密檔案包括： 重要項目資料； 項目合同協(xié)議。 二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。 二、十五年保存： 會計憑證； 其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。 四、一年保存： 部門工作計劃及工作總結(jié)