【正文】 文件名稱 印信使用管理辦法 部 門 發(fā)布日期 文件編號(hào) 版本號(hào) 0 次 1 編制 : 審核 : 批準(zhǔn)： 共 2 頁 11 第九條 印章保管人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對(duì)，經(jīng)核對(duì)無誤的方可蓋章。 第十一條 公司總經(jīng)理對(duì)公司所有的印章的使用擁有絕對(duì)的決定權(quán)。 第十三條 財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章無須經(jīng)上述程序。 第十五條 印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)事先填寫印章使用單，裁明事項(xiàng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后由兩人以上共同攜帶使用。 第四章 責(zé)任 第十七條 印章保管人必須妥善保管印章，如有遺失，必須 及時(shí)向公司辦公室報(bào)告。 第十九條 違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對(duì)違紀(jì)者予以行政處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。 第二章 適用范圍 第二條 本制度適用于公司各項(xiàng)檔案的管理工作。 第四條 技術(shù)檔案是指反映技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等工作的檔案。 第六條 電子文件檔案是指以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募n案。 第八條 立卷是指將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過文件名稱 檔案管理制度 部 門 發(fā)布日期 文件編號(hào) 版本號(hào) 0 次 1 編制 : 審核 : 批準(zhǔn)： 共 9 頁 13 程。 第四章 職責(zé) 第十條 分管領(lǐng)導(dǎo) 對(duì)公司的檔案、資料的管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查（對(duì)口分管領(lǐng)導(dǎo)審批專業(yè)對(duì)口部門員工和外公司人員的復(fù)印檔案申請(qǐng)）。 對(duì)各部門及直屬公司文件材料的形成、積累、整理情況進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 第五章 管理內(nèi)容 第十三條 檔案室基本任務(wù) 負(fù)責(zé)檔案的接收、收集、整理、保管和提供利用工作，科學(xué)管理檔案，便于查找和利用。 (二 ) 負(fù)責(zé)做好保密工作，嚴(yán)防失、泄密現(xiàn)象發(fā)生。 (四 ) 檔案人員要保持相對(duì)穩(wěn)定，確因工作需要調(diào)整的，應(yīng)在離職之前辦理交接手續(xù)。 第十四條 生產(chǎn)技術(shù)檔案管理 檔案管理人員對(duì)承 辦部門或公司交來的檔案、圖紙、資料應(yīng)進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理。 為便于檔案的管理和利用，生產(chǎn)技術(shù)檔案分以下四類： 生產(chǎn)技術(shù)類；安全管理類；基本建設(shè)類；設(shè)備類。 (二 ) 公司在生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各種錄音、錄像、照片、底片、磁盤、光盤等應(yīng)及時(shí)歸檔。 (四 ) 按規(guī)定進(jìn)行編目、排架。 第十六條 底圖管理 (一 ) 底圖是我公司在生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的重要檔案，底圖要集中統(tǒng)一歸檔案室保管。 (三 ) 查閱、復(fù)制圖紙時(shí)，必須注明查閱理由、用途以及復(fù)制的份數(shù)，復(fù)制底圖時(shí)需經(jīng)主管副總批準(zhǔn)。 第十七條 圖紙修改補(bǔ)充管理 (一 ) 圖紙修改必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、總工辦經(jīng)理、 設(shè)計(jì)者審批，由設(shè)計(jì)部門指定專業(yè)人員憑修改通知單進(jìn)行修改，其他人不得擅自更改。 (三 ) 圖紙更改完畢后，要將更改通知單與修改好的藍(lán)圖、底圖同時(shí)歸檔。 (五 ) 修改較少時(shí)，可直接在圖面上“杠改”、“刮改”，修改人應(yīng)在修改處注明“修改標(biāo)記”，并簽署本人姓名和修改時(shí)間。 (七 ) 檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查更改后歸檔的圖紙，如發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定更改的或更改模糊不清的，或只更改藍(lán)圖未更改底圖者，要責(zé)成有關(guān)人員限期更改。 (二 ) 歸檔時(shí)間 文書檔案一般應(yīng)于次年 6 月底前立卷歸檔完畢。 生產(chǎn)技術(shù)檔案應(yīng)于一項(xiàng)工程或其它技術(shù)項(xiàng)目工程完工 后 1個(gè)月內(nèi)或告一段落后，向檔案室移交，購進(jìn)和引進(jìn)設(shè)備的圖紙、說明書等文件材料應(yīng)及時(shí)交檔案室統(tǒng)一管理。 (三 ) 歸檔要求 凡屬歸檔范圍內(nèi)的各種文件材料，必須由檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有。 歸檔的文件材料必須收集齊全、完整，并加以系統(tǒng)整理，組成保管公司，符合案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，便 于保管和利用。 永久、長(zhǎng)期案卷內(nèi)文件材料，凡有圓珠筆、鉛筆、彩色墨水或復(fù)寫、17 復(fù)印等不耐久字跡的必須進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件同原件一并立卷、歸檔。 第十九條 檔案保密管理 (一 ) 認(rèn)真執(zhí)行公司關(guān)于檔案保密的有關(guān)規(guī)定。 (三 ) 不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露檔案內(nèi)容，攜帶秘密檔案、資料外出工作時(shí)，不得違反保密規(guī)定，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摍n 案內(nèi)容和保管情況。 (五 ) 檔案在立卷歸檔、整理保管、鑒定銷毀、提供利用等各個(gè)環(huán)節(jié)上都應(yīng)注意保密。 (七 ) 檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案情況，發(fā)現(xiàn)泄密或可能泄密時(shí)應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。 (二 ) 庫房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁吸煙和存放其他物品。 第二十一條 檔案鑒定銷毀 18 (一 ) 檔案鑒定應(yīng)成立工作小組，由檔案管理專員組織專業(yè)人員和有關(guān)部門的人員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。 (三 ) 要銷毀的檔案應(yīng)辦理手續(xù)，寫出鑒定銷毀報(bào)告，登記銷毀清冊(cè)，一式兩份經(jīng)鑒定小組鑒定并經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方能銷毀。 第二十二條 檔案利用 (一 ) 檔案室應(yīng)設(shè)立檔案 閱覽室，配置必要的閱檔設(shè)備，為開展檔案利用工作提供必要的條件。 機(jī)密檔案只限于公司高管、董事會(huì)成員及相關(guān)部門借閱，而且必須經(jīng)過總經(jīng)理或主管副總批準(zhǔn)，方能在檔案室查閱，不準(zhǔn)帶出檔案室。 借到各部門辦公室利用。 利用本部門檔案和其他部門非機(jī)密檔案者，檔案管理人員可直接提供利用。 (五 ) 以下情況應(yīng)立即將檔案歸還檔案室 因事外出，請(qǐng)假超過 7 天者。 因工作調(diào)動(dòng)、退（離）職者等。 利用者應(yīng)愛護(hù)檔案資料，保證所用資料的完好無損，不得隨意折疊和圈劃，嚴(yán)禁拆卷、涂改、勾畫、加注，增刪和抽頁，不得轉(zhuǎn)借他人。需摘抄或復(fù)制一般檔案時(shí)，需經(jīng)檔案管理人員同意；摘抄和復(fù)制重要機(jī)密檔案必須按公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的范圍，并經(jīng)檔案管理人員審查同意，方可進(jìn)行，不得抄錄或與查檔目無關(guān)的檔案內(nèi)容。 凡借出檔案發(fā)生遺失或損壞時(shí)，利用者應(yīng)立即報(bào)告檔案管理專員或檔案管理員，采取彌補(bǔ)措施，對(duì)所產(chǎn)生的后果利用者負(fù)全部責(zé)任，并按公司有關(guān)規(guī)定處理。 第二十三條 檔案整理 (一 ) 檔案整理工作的原則是保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。 (三 ) 檔案整理工作的工作程序：確定分類方案編寫立卷類目──平時(shí)歸卷──立卷──案卷排列──給定檔號(hào)──編制案卷目錄等。 (二 ) 技術(shù)資料訂閱：每季度由檔案室通知各部門訂閱技術(shù)資料有關(guān)事項(xiàng)。特殊情況由各部門專業(yè)人員采購的圖書均應(yīng)在檔案室辦理相關(guān)手續(xù)，再行出借；各部門在業(yè)務(wù)交往過程中收到的贈(zèng)閱資料、信息、論文、圖書，除特殊專用留用外，均應(yīng)送交檔案室留存。員工借閱的資料應(yīng)在歸還期內(nèi)及時(shí)歸還檔案室，不得損失和遺失，否則應(yīng)進(jìn)行賠償。 21 第一章 總 則 第一條 為加強(qiáng)證照管理，規(guī)范使用程序，依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合 公司 實(shí)際，特制定本辦法。 本辦法適用于 公司 及下屬企業(yè)。 公司辦公室 是全 公司 證照的管理部門 和 責(zé)任部門，負(fù)責(zé)對(duì)全 公司 的證照管理工作進(jìn)行 管理 。 第四條 根據(jù) 公司 經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際，證照分為以下四大類： (一 )一類證 (權(quán)證類 )：由政府職能部門核準(zhǔn)或頒發(fā)的權(quán)屬證明，包括國(guó)土使用權(quán)證、房屋產(chǎn)權(quán)證、他項(xiàng)權(quán)證及有價(jià)證券等。 （三）三類證（經(jīng)營(yíng)類）：由金融部門 (公司 )頒發(fā)的各類有效證件如貸款卡等、 機(jī)動(dòng)車輛準(zhǔn)行 (許 )證、購置稅完稅證明、企業(yè)工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人證、法人代表身份證、稅務(wù)登記證等。 第三章 證照辦理 第五條 工作職責(zé) 辦公室 負(fù)責(zé)人為 公司 證照辦理的第一責(zé)任人。 他項(xiàng)權(quán)證的辦理按照融資貸款抵押審批程序執(zhí)行，由 財(cái)務(wù) 管理部門辦理人員辦理。 （三） 三類證的辦理 經(jīng)辦人員提出申請(qǐng)→ 公司 （部門）分管領(lǐng)導(dǎo)按照審批權(quán)限審批→經(jīng)23 辦人員按照政府有關(guān)部門要求辦理。 企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代表證、組織機(jī)構(gòu)代碼證的辦理：提出申請(qǐng) → 公司 分管領(lǐng)導(dǎo)審核 → 辦公室負(fù)責(zé)人 指定專人負(fù)責(zé)辦理。 第四 章 證照管理 第七條 管理職責(zé) （一）一類證（權(quán)證類）： 由 公司財(cái)務(wù)部 負(fù)責(zé)管理； （二）二類證（資質(zhì)類）：由 辦公室 專管員負(fù)責(zé)管理； （三）三類證（經(jīng)營(yíng)類）： 由金融部門 (公司 )頒發(fā)的各類有效證件如貸款卡等由 公司 財(cái)務(wù)部 管理； 機(jī)動(dòng)車輛準(zhǔn)行 (許 )證由 辦公室 管理； 購置稅完稅證明由財(cái)務(wù)部 管理； 企業(yè)工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人證、法人代表身份證由公司辦公室 管理； 稅務(wù)登記證由 公司 財(cái)務(wù)部管理。 24 第八條 管理流程 證照辦理完畢，經(jīng)辦人員及時(shí)履行正式交 接手續(xù)，交由證照使用 公司的專管員管理 → 證照的移交由 公司 負(fù)責(zé)人監(jiān)交 → 證照交接完成后，證照專管員及時(shí)建檔登記 →證照復(fù)印件報(bào) 證照專管員 備案。建立證照目錄表，并進(jìn)行動(dòng)態(tài)信息管理。證照專管員原則上 不得隨意調(diào)整、調(diào)動(dòng)或離職，確因工作需要調(diào)整、調(diào)動(dòng)或離職的，應(yīng)報(bào)分管副總并征得同意后，方可辦理交接手續(xù)。 第五章 證照使用 第十條 證照使 用及審批流程 使用人填寫申請(qǐng)表（附表二） → 辦公室 負(fù)責(zé)人審核 → 公司 主要負(fù)責(zé)人審批 →申請(qǐng)?zhí)岢鋈寺男薪璩鍪掷m(xù)。審批程序完結(jié)后，再由申請(qǐng)?zhí)岢鋈寺男薪璩鍪掷m(xù)。 （三）使用企業(yè)法人代表身份證，須經(jīng)本人或授權(quán)委托人批準(zhǔn)。 第十一條 工作要求： （一 ）借用證照一般使用副本，若需借用正本，應(yīng)在審批表中特別注明。 （三） 證照原件使用完畢后，須及時(shí)歸檔并辦理登記手續(xù) 。 工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)等級(jí)證的年檢 (審 )，由 財(cái)務(wù)部 負(fù)責(zé) 協(xié) 辦；稅務(wù)證、貸款卡等由各級(jí)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)辦 理 ；其它證照由 辦公室負(fù)責(zé) 辦 理 。 第十四條 注銷證照須按照政府職能部門的相關(guān)規(guī)定與要求辦理。 第二條 公司對(duì)各級(jí)管理者貫徹充分授權(quán)管理的指導(dǎo)思想，采用誰主管誰決策、誰主管誰管理的管理思路。 第四條 會(huì)議按類別、內(nèi)容不同由相關(guān)部門組織，并做好會(huì)議管理。 第二章 會(huì)議類別 第六條 本制度所指的會(huì)議包括公司總經(jīng)理辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、經(jīng)濟(jì)分析會(huì)、經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議、專題會(huì)議、部門日常管理 例會(huì)和接待會(huì)議等。 第二章 會(huì)議的組織管理 第一節(jié) 總經(jīng)理辦公會(huì) 第八條 總經(jīng)理辦公會(huì)是對(duì)公司發(fā)展和管理中的重大事項(xiàng)的研究與決策。 第九條 總經(jīng)理辦公會(huì)議原則上每半月召開一次。 第十條 總經(jīng)理辦公會(huì)議由公 司總經(jīng)理主持，公司副總經(jīng)理、董事長(zhǎng)助理等成員參加，參加會(huì)議的人員應(yīng)積極發(fā)言、明確表態(tài)。 第十一條 總經(jīng)理辦公會(huì)由公司辦公室通知、記錄和整理紀(jì)要。月度、季度、年度經(jīng)濟(jì)分析會(huì)議是其中一項(xiàng)重要會(huì)議。通報(bào)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展情況，總結(jié)工作情況，表揚(yáng)先進(jìn)、批評(píng)落后，統(tǒng)一思想、明確責(zé)任。 28 第十三條 召開中層干部會(huì)議由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，參加人員原則上為公司各部門副職及以上人員。 第三節(jié) 經(jīng)濟(jì)分析會(huì) 第十五條 經(jīng)濟(jì)分析會(huì)是公司對(duì)月（季）度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)完成情況進(jìn)行總結(jié)分析、查找問題、制定措施并解決問題的會(huì)議。 第十六條 經(jīng)濟(jì)分析會(huì)原則上每月的第一個(gè)周二召開，特殊情況可臨時(shí)召開。 第十八條 公司經(jīng)濟(jì)分析會(huì)議的組織單位由公司辦公室通知、記錄和整理紀(jì)要。 第二十條 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議原則上每半個(gè)月召開一次。 第二十二條 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議由公司經(jīng)營(yíng)部門通知、記錄和整理紀(jì)要。 第二十四條 公司有關(guān)生產(chǎn)、安全、經(jīng)營(yíng)、安全、設(shè)備、預(yù)算等方面的專題會(huì)議每月至少召開一次。 第二十六條 專題會(huì)議由所屬分管部門組織并承辦通知、記錄和整理紀(jì)要，辦公室協(xié)調(diào)安排會(huì)議室。 第七節(jié) 部 門日常管理例會(huì) 第二十八條 公司所有部門必須有效地召開部門日常管理例會(huì)，并保證做到會(huì)議的質(zhì)量達(dá)到公司規(guī)定的目的。 第二十九條 部門日常管理例會(huì)至少涵蓋如下內(nèi)容：傳達(dá)貫徹公司會(huì)議、文件及領(lǐng)導(dǎo)指示精神；了解本部門及下屬本期工作完成情況，總結(jié)存在的問題，提出相應(yīng)的處理意見；制訂下期工作計(jì)劃，糾正不正確的工作方法和工作行為；利用科學(xué)的分析方法進(jìn)行研究分析部門開展各項(xiàng)工作過程中存在的問題，確定改進(jìn)辦法，制訂有效的預(yù)防措施；分析部門員工提出 的工作問題并討論研究相關(guān)解決辦法和改進(jìn)措施；以恰當(dāng)?shù)男问介_展批評(píng)和自我批評(píng)，融洽成員之間的關(guān)系，營(yíng)造團(tuán)結(jié)進(jìn)取的氛圍；安排專題培訓(xùn)等。 第三十一條 公司所有部門必須保存完整的部門日常管理例會(huì)原始簽到記錄和會(huì)議記錄，保存期為 1 年。 第三十三條 對(duì)外接待會(huì)議視來賓級(jí)別和來訪目的由公司總經(jīng)理或相關(guān)的分管副總經(jīng)理（董助 ）接待，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加；屬于業(yè)務(wù)對(duì)接的由公司分管副總經(jīng)理（董助）和指定人員接待。 31 第九節(jié) 其他會(huì)議 第三十五條 公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等其他會(huì)議，可根據(jù)實(shí)際或部門職責(zé)由公司有關(guān)部門對(duì)應(yīng)組織。 （二）本制度已列出的會(huì)議按照規(guī)定程序批準(zhǔn)。 第三十八條 會(huì)議組織包括但不限于會(huì)議通知、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主持人、參會(huì)人員、會(huì)場(chǎng)安排、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議設(shè)施準(zhǔn)備、會(huì)議材料擬稿和發(fā)放、會(huì)議記錄、會(huì)議錄音錄像攝影、會(huì)議紀(jì)要以及會(huì)場(chǎng)橫幅、會(huì)議宣傳等。