【正文】 年北京戒嚴令）、嘉獎令（最高層次的，一般的嘉獎發(fā)通報）基層機關(guān)不涉及命令文種的使用。具有兩種性質(zhì)，一是領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性，二是法規(guī)性。一是對重要事項或行動做出決策性安排。三是變更、撤銷下級機關(guān)不適當?shù)氖马椀奈募?。公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。兩者的區(qū)別：一是公布的范圍不同。二是公布的方式不同。三是重要程度不同。我們經(jīng)常遇到的電話號碼變更、地址變更等，應(yīng)用啟事、海報（公共應(yīng)用文），不應(yīng)當用公告或通告。（1）適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項。通知歸屬于下行文，只有涉及到劃線部分才屬于平行文。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。如向人民代表大會或常務(wù)委員會提交的叫議案，而向政協(xié)提交的叫提案。按照全國人大組織法的規(guī)定，除法律規(guī)定的有關(guān)國家機關(guān)外，一個代表團或者30名以上的代表聯(lián)名，可以向大會提出議案；根據(jù)地方組織法的規(guī)定，縣級以上地方各級人大代表10人以上聯(lián)名、鄉(xiāng)級人大代表5人以上聯(lián)名，可以向本級人大提出議案。報告。（2）反映情況。（1）匯報工作分為A工作報告：我們經(jīng)常寫的報告。B總結(jié)報告：重點提煉規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗，以指導(dǎo)以后工作?！吧鲜鰣蟾嬲堄鑲浒浮薄Ｄ吕叻謩e代表本國政府在哈拉雷簽字。（正本已送外交部存查。調(diào)查報告用于深層次的，用于反饋調(diào)查結(jié)果，揭示事物的真實規(guī)律。供領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)了解情況作參考。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。屬于下行文。意見。意見屬于新文種，它沒有固定的行文方向，可上報、可下發(fā)，上報時具有建議性、呈請性，下發(fā)時具有指導(dǎo)性，發(fā)同級單位具有商洽性。意見上報時與請示性公文一樣履行程序，逐級、只報一個主管單位、一文一事。意見內(nèi)容是有限定的，只限于重要問題。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請示批準和答復(fù)審批事項。適用于記載、傳達會議情況和議定事項。不要寫錯了文種。通知具有執(zhí)行性、通報具有教育性，不要相混淆。不要自己制造文種。（二）根據(jù)發(fā)文機關(guān)的職權(quán)。在使用權(quán)限外用到可回避，寫提案、預(yù)案；公告：只有面向國內(nèi)外公眾發(fā)布重要事件時才用。（舉例說明）把請示與報告分開，兩者的行文目的不同，請示問題用“請示”，匯報工作用“報告”。凡要求答復(fù)的寫請示，不要求答復(fù)的寫報告。不能既報告又請示問題，請示問題一定要單獨行文。報告可以不予答復(fù)，所以不能用報告代表請示?？蜌庖恍┛梢詫懀骸吧鲜鰣蟾嫒缬胁煌字幷堉刚痹谡埵纠飬R報工作。必須把請示與報告分開。如果擔心領(lǐng)導(dǎo)不了解內(nèi)容，可以把確實需報告的內(nèi)容寫成附件附在請示后面。按行文對象劃分，公文分為三類。下行文：向下級機關(guān)（被指導(dǎo)機關(guān)）行文叫下行文。不相隸屬分兩類型：（1）同一系統(tǒng)內(nèi)的組織機關(guān)。上級機關(guān)里的部門不要發(fā)文。（2）非同一系統(tǒng)，不分級別高低都用平行文。行文關(guān)系舉例說明：通知。給同級單位只能發(fā)告知性的通知，如企業(yè)改制、地址變更等，才能給平行單位發(fā)通知。靈活，可上行、平行、下行?！瓣P(guān)于請求設(shè)立＊＊機構(gòu)的函”“關(guān)于請示＊＊調(diào)動工作的函”三、規(guī)范公文的格式公文各要素標識規(guī)則眉首、主體、版記（一）眉首公文份數(shù)序號。緊急程序。發(fā)文字號。（見P27）公文份數(shù)序號：絕密、機密文件才用秘密等級和保密期限：黨的公文標在左上角，行政公文標在右上角發(fā)文機關(guān)標識：文件（紅頭），聯(lián)合行文時，把黨委排在前面，把主辦方排在前面。順序號不寫“第”字，不要寫成001號，就寫1號。聯(lián)合行文只標主辦方字號。公文標題是公文的眼睛。公文標題在紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布。揭示主題內(nèi)涵，做到涵義明確。如“紀委關(guān)于錯誤的處理決定”，應(yīng)改為“紀委關(guān)于所犯錯誤的處理決定”“縣政府關(guān)于我縣遭受自然災(zāi)害的請示”應(yīng)改為“縣政府關(guān)于妥善處理自然災(zāi)害的請示”“關(guān)于開展追捕在逃犯罪人員的通告”應(yīng)把“開展”去掉《關(guān)于出國考察的請示》標題中因缺少主語而讓人費解，到底是誰要出國考察?完整的標題應(yīng)在“關(guān)于”后面加上“同志”或“代表團”，《局關(guān)于河流改造的請示》，從題意上看，是請示開展改造河流，而此文實際上是請求上級解決“治河經(jīng)費”的問題。此標題應(yīng)改為《局關(guān)于解決河流治理經(jīng)費的請示》揭示主題外延，做到范圍限定。從邏輯學(xué)講，要善于用屬概念概括種概念，如“我們上街買了很多蘋果、梨、桔子……”可以改為“我們上街買了很多水果”全國人民代表大會有權(quán)罷免下列人員：（一）中華人民共和國主席、副主席；（二）國務(wù)院總理、副總理、國務(wù)委員、各部部長、各委員會主任、審計長、秘書長；（三）中央軍事委員會主席和中央軍事委員會其他組成人員；（四）最高人民法院院長；（五）最高人民檢察院檢察長。B只揭示主題。C防止和文種重復(fù)。“對此我們達成一致共識?！薄澳贻p”與“小伙子”是重復(fù)的。國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定：“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。區(qū)政府辦公室關(guān)于印發(fā)《區(qū)長在會議上講話》的通知，其中的“《》”就不應(yīng)該使用標點必要的應(yīng)用：公文標題中涉及的法規(guī)性文件名稱和書報刊名稱應(yīng)當使用書名號。例：石家莊市人民政府關(guān)于命名“石家莊十大發(fā)明項目”“石家莊十大著名商標”的決定公文標題中涉及的對某些內(nèi)容進行必要注釋或者補充的成分可以使用擴號。例：國務(wù)院辦公廳關(guān)于２００１年春節(jié)、“五一”、“十一”放假安排的通知B正確使用介詞介詞的作用：引出并限制文件內(nèi)容不要重復(fù)使用介詞。凡是重要公文，有文頭下面仍要寫發(fā)文機關(guān)。多行標題字數(shù)勻稱、結(jié)構(gòu)得當。一個文件標題里最多只能寫三個通知。例“轉(zhuǎn)發(fā)財政部關(guān)于解釋《基本建設(shè)財務(wù)管理規(guī)定》執(zhí)行中有關(guān)問題的通知”如不采用直接轉(zhuǎn)發(fā)辦法，標題將變成《轉(zhuǎn)發(fā)黃委財務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)水利部轉(zhuǎn)發(fā)財政部關(guān)于解釋〈基本建設(shè)財務(wù)管理規(guī)定〉執(zhí)行中有關(guān)問題的通知的通知的通知的通知》當批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)對象也是通知時，可省略去第一個“關(guān)于”和最后一個“通知”。直轉(zhuǎn)的文件要在正文里寫詳細主送機關(guān)要求：（1）除普發(fā)性公文，只主送一個機關(guān)。（2）在一般情況下不要送給領(lǐng)導(dǎo)人。文件忌橫傳、躍級傳送。（3）主送機關(guān)明確具體。主送機關(guān)在標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。成文日期。法律與法規(guī)在附則中還要寫明生效日期。成文日期右空4字。（2）聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)日期為準。成文日期寫法，零寫成“○”不能用數(shù)字的0代替。公文生效的標識。（2）領(lǐng)導(dǎo)者簽署。用印制度：（1）啟用相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。（3）使用印章要有登記。蓋章：“上不壓正文，下要壓成文日期”。下壓成文日期叫“齊年壓月”也叫“騎年蓋月”（見P29）（1）印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。聯(lián)合上報公文，只蓋一個章，即主辦單位的章。簽署：領(lǐng)導(dǎo)人在文件正文上簽字叫簽署。一般文件蓋印就不簽署。（三）、版記主題詞主題詞的概念：用于揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。主題詞寫在末尾方便日后檢索公文，如用“主題檢索法”檢索。主題詞的選詞問題。動名詞（有時當動詞有時當名詞的詞），當動名詞做名詞時可作主題詞，如“管理”。單位名稱使用要規(guī)范，地名要規(guī)范。主題詞的標引位置：用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。反映文件形式的詞：不只局限于13種文種標好主題詞要有依據(jù)，各個單位應(yīng)該參照上級主管部門確定自己的主題詞表。哪些文件應(yīng)該抄送：凡是下發(fā)的重要公文一定要抄送給直接上級。受雙層領(lǐng)導(dǎo)的單位在請示一個領(lǐng)導(dǎo)部門時，要將請示抄送給另一個上級。因特殊情況越級行文應(yīng)把文件抄送給上級部門。哪些文件不能抄送？請示不向下級、同級抄送。凡是與文件辦理無關(guān)的單位一律不要抄送。四、請示、會議紀要等文種的寫法（一）請示請示要與報告、函分開。重要請示：發(fā)文機關(guān)＋內(nèi)容＋文種一般請示：內(nèi)容＋文種 例：關(guān)于經(jīng)費的請示寫請示題目中就不要再有“請求、申請”等詞，避免重復(fù)。（2）請示正文。請示理由：寫明必要性、緊迫性，寫明可行性。例：關(guān)于登山比賽獎品經(jīng)費的請示請示行文的具體要求：（上述意見可否，請批示）請示具有要求批準的行文目的 例：“上述意見如有不妥請批示”應(yīng)改為“上述意見妥否（當否）請批示”“上述要求請領(lǐng)導(dǎo)考慮”應(yīng)改為“上述要求請批準”“上述意見不知可否，請領(lǐng)導(dǎo)決策”應(yīng)改為“上述意見可否，請領(lǐng)導(dǎo)批示”請示的寫作要求（1）認真調(diào)查研究。合理性即符合黨的方針政策、國家的法律法規(guī)；符合客觀實際；符合整理。（2）文字簡明寫請示時用說明的方式，客觀、原原本本的說明事情，不要用議論的方式。我們內(nèi)部請示可以搞成表格，內(nèi)部文件、報批件。請示的行文規(guī)則（1）逐級報送，一般不越級。（3）在一般情況下不報給領(lǐng)導(dǎo)人。（5）請示不能向下級機關(guān)抄送。（7）與報告分開，不能用報告代替請示，不能在請示里匯報工作。會議紀要主要用于機關(guān)內(nèi)部備查使用。會議紀要的性質(zhì)靈活、范圍廣泛。如可作為合同、協(xié)議書使用；可直接寫上某某會議報告，就是上行文，紀要附在重要報告后面；會議紀要可用通知下發(fā)；會議紀要可以印成簡報。大會寫法：歸納敘述。（3）時間、地點、與會范圍等。會議紀要的寫法（1）收集材料。要突出紀實，實事求是的反映本來面目。會議紀要的簽發(fā)人應(yīng)當是主持會議的領(lǐng)導(dǎo)。（2）寫法。例會可用慣用語。五、公文專用語（一）稱謂詞 單位、職務(wù)＋姓名代第一人稱：我、本；代第二人稱：貴、你；代第三人稱：該（二）領(lǐng)敘詞：是在公文中領(lǐng)敘來文時的用語，作為行文的依據(jù)。按、近接、前接、頃接，用這種詞時直接引述原文。有鑒于此、基于上述、綜上所述、由此可見、總之、總而言之、概而言之（四）時態(tài)詞茲（現(xiàn)在）頃（剛才）現(xiàn)（現(xiàn)在）行（未來）將（將來）時值時 準時 屆時 如期先到用：先期到達愈期（如逾期未歸）當即、迅即、著即、在即暫時、暫作曾經(jīng)、日前（五）結(jié)尾詞結(jié)束上文。（二）特點（1）法定的作者：只有依法成立并能以自己的名義行使權(quán)力和擔負義務(wù)的組織或其法定代表人才能充當公文的作者。（3）法定的文種：《條例》、《辦法》等有關(guān)規(guī)章對公文文種的涵義、使用范圍都有相應(yīng)的規(guī)定，要按照規(guī)定選用文種。（5）法定的格式：《條例》、《辦法》和《國家行政機關(guān)公文格式》都對公文的版式和公文體式作了明確規(guī)定，公文體式的規(guī)范化，— 1 — 有利保證公文的特定效力。（三）作用工具和手段。公文處理關(guān)系政令暢通、關(guān)系機關(guān)（單位）的權(quán)威和形象、關(guān)系機關(guān)（單位）的正常運轉(zhuǎn)、關(guān)系作風(fēng)建設(shè)。此外，成都增加了辦法、細則）。 用于對重要事項作出決策和安排。 用于對重要問題提出見解和處理辦法。 用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情— 2 — 況。 用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。 用于答復(fù)下級機關(guān)的請示。 用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。 用于記載會議主