【正文】 務(wù)任免報(bào)告，省直單位任免材料，省政府任免閱辦箋，省人事廳任免通知，干部任免呈報(bào)表。第二條 公司文書檔案是指公司各項(xiàng)工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。行政辦公室是公司文書檔案管理的主管部門。由于工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接管人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀，并應(yīng)及時(shí)通知行政辦公室。第二章 歸檔范圍第三條 凡是反映公司工作、具有查考利用價(jià)值的文件材料，均屬歸檔范圍，主要包括文書檔案和音像檔案?！?—（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的下列文件應(yīng)予歸檔：上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的命令、制度、辦法、指示、通知等文件；上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞等；上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)公司的文件（包括報(bào)紙、刊物內(nèi)容）；上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)范圍，但要執(zhí)行的指示、規(guī)定、命令、決定、通知等。（三）公司各部室、基層單位正常工作中處理的所有原始材料：獲得的各項(xiàng)各級(jí)榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)批準(zhǔn)文件；代表公司對(duì)外進(jìn)行的各項(xiàng)工作材料；營(yíng)運(yùn)分析報(bào)告、收費(fèi)站工作日志及其它重要文書資料；監(jiān)控中心監(jiān)控記錄、值班日記、電話記錄等重要資料；路政執(zhí)法文書檔案（事故處理記錄、路權(quán)維護(hù)索賠記錄）等重要資料；其他需要長(zhǎng)期保存的文書資料。與相關(guān)單位之間往來(lái)的通知、信函；與相關(guān)單位形成的會(huì)議紀(jì)要、備忘錄等；一切與相關(guān)單位形成的具有參考利用的文件材料。（二）反映公司概貌的音像資料；（三）公司召開(kāi)重要會(huì)議形成的音像資料；（四）公司領(lǐng)導(dǎo)在國(guó)內(nèi)外重大活動(dòng)中形成的音像資料；（五）公司各部門、各單位在日常工作（比如招投標(biāo)、養(yǎng)護(hù)大中修等）中形成的音像資料；（六）路產(chǎn)路權(quán)維護(hù)及重大事故形成的音像資料；（七）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在公司視察或重要活動(dòng)中形成的音像資料；（八）公司學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)、科研會(huì)形成的音像資料；—4—（九）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)授予公司的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、證書等。公司網(wǎng)上辦公后形成的收發(fā)文處理、會(huì)議紀(jì)要審閱、簽報(bào)審批等重要資料電子文檔要存入移動(dòng)硬盤存檔。第八條 立卷歸檔的文件一律要求原件，部門、各單位需要者可存復(fù)印件、影印件。第十條 歸檔文件的整理單位一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件。第十一條文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列。第十二條跨的請(qǐng)示與批復(fù)歸檔于復(fù)文；跨的總結(jié)歸檔于針對(duì)的最后；沒(méi)有復(fù)文的歸檔于請(qǐng)示；跨的規(guī)劃、計(jì)劃歸檔于針對(duì)的第一；跨會(huì)議文件歸檔于會(huì)議召開(kāi)。第十四條 音像檔案應(yīng)加以必要的文字說(shuō)明，一般包括時(shí)間、—5— 地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景、攝影者等。卷首為卷內(nèi)文件目錄。卷尾為填寫案卷情況說(shuō)明及立卷人簽字的備考表。第十六條案卷裝訂應(yīng)保證結(jié)實(shí)、整齊、美觀。裝訂前應(yīng)注意文件底邊和裝訂對(duì)側(cè)的整齊，裝訂線不得壓蓋字跡。裝訂線以外有字跡的應(yīng)加邊，殘破的文件應(yīng)修補(bǔ)好。第四章 檔案的管理第十九條檔案管理應(yīng)根據(jù)各類檔案的形成內(nèi)容、保管期限分門別類登記保管，確保系統(tǒng)化、條理化和標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。每次存檔時(shí)應(yīng)履行檔案移交簽字手續(xù)，不得無(wú)故延期或拒交。各部門移交的檔案清單一式兩份，交接雙方應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。長(zhǎng)期—6— 為1530年、短期為115年。一般應(yīng)遵循以下劃分原則：（一）反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案列為永久保管，主要包括：公司制定的章程，公司股東會(huì)、董事會(huì)決議及形成的各種會(huì)議材料等；公司制定的屬于制度性文件；黨政聯(lián)席會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、黨委會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要等；以上的計(jì)劃、規(guī)劃，召開(kāi)重要會(huì)議的文件；重要的請(qǐng)示報(bào)告及批復(fù)、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理情況分析；機(jī)構(gòu)改革、公司領(lǐng)導(dǎo)任免和干部任免的文件；直屬上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件和批復(fù)；公司印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿及重要文件的修改稿；公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動(dòng)事件的文字材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書；公司在法律事務(wù)中形成的文件材料；1公司路產(chǎn)管理檔案；1公司管理過(guò)程中產(chǎn)生的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書及與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；1公司審計(jì)、紀(jì)檢、保衛(wèi)、安全生產(chǎn)等工作中形成的重要文件材料；1公司重要固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表及移交憑證；—7—1公司的人事檔案等；1公司財(cái)務(wù)憑證、預(yù)算表、決算表、會(huì)計(jì)報(bào)表等；1公司在基建工作中形成的批準(zhǔn)意見(jiàn)、可行性研究報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、協(xié)議書、憑證、土地證、合同、圖紙（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)及變更設(shè)計(jì)文件）、計(jì)量資料、監(jiān)理施工單位的過(guò)程控制資料、工程預(yù)決算、基建財(cái)務(wù)、竣工驗(yàn)收資料等文件材料；1批準(zhǔn)的公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃（包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、費(fèi)用計(jì)劃、投資計(jì)劃及工程計(jì)劃等）；1非直屬單位針對(duì)公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件等。（三）凡是較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考利用價(jià)值的文件，列為短期保管。第五章 檔案的利用第二十三條 積極開(kāi)展檔案利用工作。經(jīng)常主動(dòng)了解各部門的需要，開(kāi)展檔案的編研工作，為行政管理、運(yùn)營(yíng)管理和科研—8— 研發(fā)等提供檔案服務(wù)。本公司工作人員，因工作需要借用檔案時(shí)，應(yīng)填寫借用檔案證明單，復(fù)印檔案需填寫復(fù)印檔案報(bào)批表、案卷復(fù)制目錄，經(jīng)各部室主任、辦公室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后借用。聲像檔案原聲帶、母片嚴(yán)禁外借。歸還時(shí)要嚴(yán)格檢查，防止受損和污染的檔案入庫(kù)，并在借用檔案登記簿上注銷。調(diào)閱涉密檔案資料，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字。借用黨組、黨委文件和黨政班子會(huì)議記錄、紀(jì)要等或涉密案卷時(shí)，應(yīng)經(jīng)黨委書記批準(zhǔn)，并一律不準(zhǔn)借走，只限在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借走檔案，須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可辦理借閱手續(xù)。（四）借用檔案的人員，因公出差、休假、探親、調(diào)動(dòng)工作和離休、退休時(shí)，應(yīng)將所借檔案及時(shí)歸還檔案室。—9—（五）公司工作人員借用本單位檔案的期限：文書檔案一般為七天，科技檔案一般為十五天，聲像檔案借閱期一般為三天。第二十五條聲像檔案實(shí)行兩套制，以復(fù)制件提供利用。歸還時(shí)必須保證聲像檔案完整無(wú)損。檔案歸還時(shí)，將代理卡放入案卷內(nèi)，以備下次調(diào)卷使用。因借用檔案解決重大問(wèn)題，并產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的，應(yīng)填寫檔案利用效果登記表。檔案室在收到保密委員會(huì)和有關(guān)部門關(guān)于檔案解密的通知后，應(yīng)及時(shí)調(diào)整密級(jí)。匯編的檔案資料如需印發(fā)或出版，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)主管部門備案。—10— 第二十九條 嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)格控制借閱范圍，借閱檔案要妥善保管，不得將借閱檔案帶出公司，不得擅自翻拍復(fù)印檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)防泄密和遺失。第六章 檔案質(zhì)量第三十一條 公司各部門、各單位都要建立健全平時(shí)歸卷制度。第三十二條 公司各部門、各單位應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”。第三十三條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。第三十五條 案卷質(zhì)量的基本要求是遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)別不同的價(jià)值、便于保管和利用。對(duì)于沒(méi)有及時(shí)歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以糾正?！?1— 第三十八條 本制度自發(fā)布之日起試行。１９８８年總行辦公廳制發(fā)的《中國(guó)人民銀行 文書檔案管理辦法（試行）》同時(shí)廢止。第二條 人民銀行文書檔案是指人民銀行在各項(xiàng)工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。第三條 人民銀行總行及各級(jí)分支行按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，對(duì)本單位的黨、政、工、團(tuán)等在工作中形成的文書檔案由檔案部門進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，不得分散保存，確保檔案 完整、準(zhǔn)確、安全、保密和有效利用。根據(jù)人民銀行的管理體制和國(guó)家檔案工 作的管理體制，人民銀行各分支行和所屬單位的檔案工作，同時(shí)接受上級(jí)人民銀行檔案部門 和地方檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。各直屬企事業(yè)單位，應(yīng)設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案 人員。第六條 文書檔案工作的基本任務(wù)：（一）對(duì)本單位各部門形成的各種文件材料的收集、整理和歸檔。（三）收集、整理、保管和檔案有關(guān)的資料。（五）在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下，對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo) 和組織經(jīng)驗(yàn)交流。（七）嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。（九）不斷提高檔案管理水平，做到案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化，檔案整理系統(tǒng)化，庫(kù)房管理科學(xué) 化，查找利用現(xiàn)代化，調(diào)查統(tǒng)計(jì)制度化、準(zhǔn)確化。（二）學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家制定的檔案工作的方針、政策、制度和 辦法，要具有檔案專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)，能夠刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù)，接受檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提 高檔案的科學(xué)管理水平。（四）熱愛(ài)檔案工作，忠于職守，遵守職業(yè)道德，以高度的責(zé)任感，不斷改進(jìn)服務(wù)態(tài)度，努力提高工作效率和工作質(zhì)量。文件材料歸檔與不歸檔的范圍一、歸檔的文件（一）中共中央、國(guó)務(wù)院和各級(jí)黨、政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)關(guān)于銀行工作的指示、決定、命令、規(guī) 定、辦法、通知等。（三）人民銀行頒發(fā)的命令、制度、辦法、指示、通知等文件。（五）各單位黨委（黨組）會(huì)議、行務(wù)會(huì)議、行長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要。（七）各種會(huì)議的通知、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、匯報(bào)和領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，以及會(huì)議討論和參閱的文件。（九）各單位下發(fā)的各類文件的定稿和主要領(lǐng)導(dǎo)修改的修改稿。（十）各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)產(chǎn)移交清冊(cè)、征用土地及基本建設(shè)項(xiàng)目的文件材料等。（十二）各單位主辦的刊物、簡(jiǎn)報(bào)和各種匯編材料。（十四）各單位內(nèi)設(shè)部門向黨委、行長(zhǎng)的請(qǐng)示報(bào)告及簽報(bào)。（十六）中央及地方有關(guān)部門頒發(fā)的規(guī)定、辦法與本行業(yè)務(wù)有關(guān)、需要配合執(zhí)行的。（十八）與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。（二）各單位之間互相抄送的文件。（四）上級(jí)及同級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的參考性文件。（六）提出一般性建議的人民來(lái)信。第十條 文書檔案歸檔要按照文件材料的自然形成規(guī)律，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分 不同價(jià)值，分類歸檔，使案卷正確地反映本行的各項(xiàng)活動(dòng)，并便于保管和查找利用。第十二條 各單位檔案人員，應(yīng)在每年開(kāi)始前，根據(jù)本單位的工作任務(wù)，參照上 的案卷類目，擬定本案卷類目，參照本辦法的規(guī)定，對(duì)具有保存價(jià)值的文件及時(shí)收集、歸檔。１．分 將文件按其形成的分開(kāi)。３．分保管期限 將文件按劃定的不同保管期限分開(kāi)。１．原則上每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件。２．同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，中文本在前，外語(yǔ) 本在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后。１．不同的文件，按年代先后順序排列。３．不同保管期限的文件，按永久、長(zhǎng)期、短期的順序排列。會(huì)議文件、非訴訟案件材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等一般應(yīng)分別排列在一起。歸檔章應(yīng)包括以下基本項(xiàng)目： 全宗 號(hào)、期限、盒號(hào)、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、機(jī)構(gòu)。１．全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。３．期限：即保管期限，標(biāo)注歸檔文件保管期限為“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”。５．件號(hào)：每一盒檔案內(nèi)文件的排列順序號(hào)。（五）裝盒 歸檔文件應(yīng)按件號(hào)順序裝入檔案盒。不同保管期限 的文件不應(yīng)裝入同一盒內(nèi)。（六）編目 編目包括填寫檔案盒盒脊、編制檔案目錄和備考表。機(jī)構(gòu)應(yīng)填寫歸檔單位全稱。期限應(yīng)分別填寫“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”。填寫檔案盒盒脊項(xiàng)目時(shí)，字跡應(yīng)工整，符合存檔要求。檔案目錄包括以下基本項(xiàng)目：機(jī)構(gòu)、件號(hào)、責(zé)任者、文 號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注。３．編制檔案目錄封面 檔案目錄應(yīng)分，按不同保管期限裝訂成冊(cè)，并編制檔案目錄封面。備考表項(xiàng)目包括本盒文件情況說(shuō)明、責(zé)任人和 日期，用于填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需說(shuō)明的情況。（二）新成立的單位