【正文】 年北京戒嚴(yán)令）、嘉獎(jiǎng)令（最高層次的，一般的嘉獎(jiǎng)發(fā)通報(bào)）基層機(jī)關(guān)不涉及命令文種的使用。具有兩種性質(zhì)，一是領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性，二是法規(guī)性。一是對(duì)重要事項(xiàng)或行動(dòng)做出決策性安排。三是變更、撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)氖马?xiàng)的文件。公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。兩者的區(qū)別：一是公布的范圍不同。二是公布的方式不同。三是重要程度不同。我們經(jīng)常遇到的電話號(hào)碼變更、地址變更等，應(yīng)用啟事、海報(bào)（公共應(yīng)用文），不應(yīng)當(dāng)用公告或通告。（1）適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。通知?dú)w屬于下行文，只有涉及到劃線部分才屬于平行文。適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。如向人民代表大會(huì)或常務(wù)委員會(huì)提交的叫議案，而向政協(xié)提交的叫提案。按照全國(guó)人大組織法的規(guī)定，除法律規(guī)定的有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)外，一個(gè)代表團(tuán)或者30名以上的代表聯(lián)名，可以向大會(huì)提出議案；根據(jù)地方組織法的規(guī)定，縣級(jí)以上地方各級(jí)人大代表10人以上聯(lián)名、鄉(xiāng)級(jí)人大代表5人以上聯(lián)名，可以向本級(jí)人大提出議案。報(bào)告。（2）反映情況。（1）匯報(bào)工作分為A工作報(bào)告：我們經(jīng)常寫的報(bào)告。B總結(jié)報(bào)告：重點(diǎn)提煉規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以指導(dǎo)以后工作?！吧鲜鰣?bào)告請(qǐng)予備案”。穆拉瓦分別代表本國(guó)政府在哈拉雷簽字。（正本已送外交部存查。調(diào)查報(bào)告用于深層次的，用于反饋調(diào)查結(jié)果，揭示事物的真實(shí)規(guī)律。供領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)了解情況作參考。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。屬于下行文。意見。意見屬于新文種，它沒有固定的行文方向，可上報(bào)、可下發(fā)，上報(bào)時(shí)具有建議性、呈請(qǐng)性，下發(fā)時(shí)具有指導(dǎo)性，發(fā)同級(jí)單位具有商洽性。意見上報(bào)時(shí)與請(qǐng)示性公文一樣履行程序，逐級(jí)、只報(bào)一個(gè)主管單位、一文一事。意見內(nèi)容是有限定的，只限于重要問題。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。不要寫錯(cuò)了文種。通知具有執(zhí)行性、通報(bào)具有教育性，不要相混淆。不要自己制造文種。（二）根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)。在使用權(quán)限外用到可回避，寫提案、預(yù)案；公告：只有面向國(guó)內(nèi)外公眾發(fā)布重要事件時(shí)才用。（舉例說明）把請(qǐng)示與報(bào)告分開，兩者的行文目的不同，請(qǐng)示問題用“請(qǐng)示”，匯報(bào)工作用“報(bào)告”。凡要求答復(fù)的寫請(qǐng)示，不要求答復(fù)的寫報(bào)告。不能既報(bào)告又請(qǐng)示問題，請(qǐng)示問題一定要單獨(dú)行文。報(bào)告可以不予答復(fù)，所以不能用報(bào)告代表請(qǐng)示。客氣一些可以寫：“上述報(bào)告如有不妥之處請(qǐng)指正”在請(qǐng)示里匯報(bào)工作。必須把請(qǐng)示與報(bào)告分開。如果擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)不了解內(nèi)容，可以把確實(shí)需報(bào)告的內(nèi)容寫成附件附在請(qǐng)示后面。按行文對(duì)象劃分，公文分為三類。下行文：向下級(jí)機(jī)關(guān)（被指導(dǎo)機(jī)關(guān)）行文叫下行文。不相隸屬分兩類型：（1）同一系統(tǒng)內(nèi)的組織機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)里的部門不要發(fā)文。（2）非同一系統(tǒng)，不分級(jí)別高低都用平行文。行文關(guān)系舉例說明：通知。給同級(jí)單位只能發(fā)告知性的通知，如企業(yè)改制、地址變更等，才能給平行單位發(fā)通知。靈活，可上行、平行、下行?！瓣P(guān)于請(qǐng)求設(shè)立＊＊機(jī)構(gòu)的函”“關(guān)于請(qǐng)示＊＊調(diào)動(dòng)工作的函”三、規(guī)范公文的格式公文各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則眉首、主體、版記（一）眉首公文份數(shù)序號(hào)。緊急程序。發(fā)文字號(hào)。（見P27）公文份數(shù)序號(hào)：絕密、機(jī)密文件才用秘密等級(jí)和保密期限：黨的公文標(biāo)在左上角，行政公文標(biāo)在右上角發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：文件（紅頭），聯(lián)合行文時(shí)，把黨委排在前面，把主辦方排在前面。順序號(hào)不寫“第”字，不要寫成001號(hào)，就寫1號(hào)。聯(lián)合行文只標(biāo)主辦方字號(hào)。公文標(biāo)題是公文的眼睛。公文標(biāo)題在紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布。揭示主題內(nèi)涵，做到涵義明確。如“紀(jì)委關(guān)于錯(cuò)誤的處理決定”，應(yīng)改為“紀(jì)委關(guān)于所犯錯(cuò)誤的處理決定”“縣政府關(guān)于我縣遭受自然災(zāi)害的請(qǐng)示”應(yīng)改為“縣政府關(guān)于妥善處理自然災(zāi)害的請(qǐng)示”“關(guān)于開展追捕在逃犯罪人員的通告”應(yīng)把“開展”去掉《關(guān)于出國(guó)考察的請(qǐng)示》標(biāo)題中因缺少主語而讓人費(fèi)解，到底是誰要出國(guó)考察?完整的標(biāo)題應(yīng)在“關(guān)于”后面加上“同志”或“代表團(tuán)”，《局關(guān)于河流改造的請(qǐng)示》，從題意上看，是請(qǐng)示開展改造河流，而此文實(shí)際上是請(qǐng)求上級(jí)解決“治河經(jīng)費(fèi)”的問題。此標(biāo)題應(yīng)改為《局關(guān)于解決河流治理經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》揭示主題外延，做到范圍限定。從邏輯學(xué)講，要善于用屬概念概括種概念，如“我們上街買了很多蘋果、梨、桔子……”可以改為“我們上街買了很多水果”全國(guó)人民代表大會(huì)有權(quán)罷免下列人員：（一）中華人民共和國(guó)主席、副主席；（二）國(guó)務(wù)院總理、副總理、國(guó)務(wù)委員、各部部長(zhǎng)、各委員會(huì)主任、審計(jì)長(zhǎng)、秘書長(zhǎng)；（三）中央軍事委員會(huì)主席和中央軍事委員會(huì)其他組成人員；（四）最高人民法院院長(zhǎng)；（五）最高人民檢察院檢察長(zhǎng)。B只揭示主題。C防止和文種重復(fù)。“對(duì)此我們達(dá)成一致共識(shí)。”“年輕”與“小伙子”是重復(fù)的。國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定：“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。區(qū)政府辦公室關(guān)于印發(fā)《區(qū)長(zhǎng)在會(huì)議上講話》的通知，其中的“《》”就不應(yīng)該使用標(biāo)點(diǎn)必要的應(yīng)用：公文標(biāo)題中涉及的法規(guī)性文件名稱和書報(bào)刊名稱應(yīng)當(dāng)使用書名號(hào)。例：石家莊市人民政府關(guān)于命名“石家莊十大發(fā)明項(xiàng)目”“石家莊十大著名商標(biāo)”的決定公文標(biāo)題中涉及的對(duì)某些內(nèi)容進(jìn)行必要注釋或者補(bǔ)充的成分可以使用擴(kuò)號(hào)。例：國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于２００１年春節(jié)、“五一”、“十一”放假安排的通知B正確使用介詞介詞的作用：引出并限制文件內(nèi)容不要重復(fù)使用介詞。凡是重要公文，有文頭下面仍要寫發(fā)文機(jī)關(guān)。多行標(biāo)題字?jǐn)?shù)勻稱、結(jié)構(gòu)得當(dāng)。一個(gè)文件標(biāo)題里最多只能寫三個(gè)通知。例“轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于解釋《基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定》執(zhí)行中有關(guān)問題的通知”如不采用直接轉(zhuǎn)發(fā)辦法，標(biāo)題將變成《轉(zhuǎn)發(fā)黃委財(cái)務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)水利部轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于解釋〈基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定〉執(zhí)行中有關(guān)問題的通知的通知的通知的通知》當(dāng)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象也是通知時(shí)，可省略去第一個(gè)“關(guān)于”和最后一個(gè)“通知”。直轉(zhuǎn)的文件要在正文里寫詳細(xì)主送機(jī)關(guān)要求：（1）除普發(fā)性公文，只主送一個(gè)機(jī)關(guān)。（2）在一般情況下不要送給領(lǐng)導(dǎo)人。文件忌橫傳、躍級(jí)傳送。（3）主送機(jī)關(guān)明確具體。主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。成文日期。法律與法規(guī)在附則中還要寫明生效日期。成文日期右空4字。（2）聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期寫法，零寫成“○”不能用數(shù)字的0代替。公文生效的標(biāo)識(shí)。（2）領(lǐng)導(dǎo)者簽署。用印制度：（1）啟用相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（3）使用印章要有登記。蓋章：“上不壓正文，下要壓成文日期”。下壓成文日期叫“齊年壓月”也叫“騎年蓋月”（見P29）（1）印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。聯(lián)合上報(bào)公文，只蓋一個(gè)章，即主辦單位的章。簽署：領(lǐng)導(dǎo)人在文件正文上簽字叫簽署。一般文件蓋印就不簽署。（三）、版記主題詞主題詞的概念：用于揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。主題詞寫在末尾方便日后檢索公文，如用“主題檢索法”檢索。主題詞的選詞問題。動(dòng)名詞（有時(shí)當(dāng)動(dòng)詞有時(shí)當(dāng)名詞的詞），當(dāng)動(dòng)名詞做名詞時(shí)可作主題詞，如“管理”。單位名稱使用要規(guī)范，地名要規(guī)范。主題詞的標(biāo)引位置：用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。反映文件形式的詞：不只局限于13種文種標(biāo)好主題詞要有依據(jù)，各個(gè)單位應(yīng)該參照上級(jí)主管部門確定自己的主題詞表。哪些文件應(yīng)該抄送：凡是下發(fā)的重要公文一定要抄送給直接上級(jí)。受雙層領(lǐng)導(dǎo)的單位在請(qǐng)示一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)部門時(shí)，要將請(qǐng)示抄送給另一個(gè)上級(jí)。因特殊情況越級(jí)行文應(yīng)把文件抄送給上級(jí)部門。哪些文件不能抄送？請(qǐng)示不向下級(jí)、同級(jí)抄送。凡是與文件辦理無關(guān)的單位一律不要抄送。四、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要等文種的寫法（一）請(qǐng)示請(qǐng)示要與報(bào)告、函分開。重要請(qǐng)示：發(fā)文機(jī)關(guān)＋內(nèi)容＋文種一般請(qǐng)示：內(nèi)容＋文種 例：關(guān)于經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示寫請(qǐng)示題目中就不要再有“請(qǐng)求、申請(qǐng)”等詞，避免重復(fù)。（2）請(qǐng)示正文。請(qǐng)示理由：寫明必要性、緊迫性，寫明可行性。例：關(guān)于登山比賽獎(jiǎng)品經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示請(qǐng)示行文的具體要求：（上述意見可否，請(qǐng)批示）請(qǐng)示具有要求批準(zhǔn)的行文目的 例：“上述意見如有不妥請(qǐng)批示”應(yīng)改為“上述意見妥否（當(dāng)否）請(qǐng)批示”“上述要求請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)考慮”應(yīng)改為“上述要求請(qǐng)批準(zhǔn)”“上述意見不知可否，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)決策”應(yīng)改為“上述意見可否，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示”請(qǐng)示的寫作要求（1）認(rèn)真調(diào)查研究。合理性即符合黨的方針政策、國(guó)家的法律法規(guī)；符合客觀實(shí)際；符合整理。（2）文字簡(jiǎn)明寫請(qǐng)示時(shí)用說明的方式，客觀、原原本本的說明事情，不要用議論的方式。我們內(nèi)部請(qǐng)示可以搞成表格，內(nèi)部文件、報(bào)批件。請(qǐng)示的行文規(guī)則（1）逐級(jí)報(bào)送，一般不越級(jí)。（3）在一般情況下不報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)人。（5）請(qǐng)示不能向下級(jí)機(jī)關(guān)抄送。（7）與報(bào)告分開，不能用報(bào)告代替請(qǐng)示，不能在請(qǐng)示里匯報(bào)工作。會(huì)議紀(jì)要主要用于機(jī)關(guān)內(nèi)部備查使用。會(huì)議紀(jì)要的性質(zhì)靈活、范圍廣泛。如可作為合同、協(xié)議書使用；可直接寫上某某會(huì)議報(bào)告，就是上行文，紀(jì)要附在重要報(bào)告后面；會(huì)議紀(jì)要可用通知下發(fā)；會(huì)議紀(jì)要可以印成簡(jiǎn)報(bào)。大會(huì)寫法：歸納敘述。（3）時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)范圍等。會(huì)議紀(jì)要的寫法（1）收集材料。要突出紀(jì)實(shí)，實(shí)事求是的反映本來面目。會(huì)議紀(jì)要的簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)是主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)。（2）寫法。例會(huì)可用慣用語。五、公文專用語（一）稱謂詞 單位、職務(wù)＋姓名代第一人稱：我、本；代第二人稱：貴、你；代第三人稱：該（二）領(lǐng)敘詞：是在公文中領(lǐng)敘來文時(shí)的用語，作為行文的依據(jù)。按、近接、前接、頃接，用這種詞時(shí)直接引述原文。有鑒于此、基于上述、綜上所述、由此可見、總之、總而言之、概而言之（四）時(shí)態(tài)詞茲（現(xiàn)在）頃（剛才）現(xiàn)（現(xiàn)在）行（未來）將（將來）時(shí)值時(shí) 準(zhǔn)時(shí) 屆時(shí) 如期先到用：先期到達(dá)愈期（如逾期未歸）當(dāng)即、迅即、著即、在即暫時(shí)、暫作曾經(jīng)、日前（五）結(jié)尾詞結(jié)束上文。（二）特點(diǎn)（1）法定的作者：只有依法成立并能以自己的名義行使權(quán)力和擔(dān)負(fù)義務(wù)的組織或其法定代表人才能充當(dāng)公文的作者。（3）法定的文種：《條例》、《辦法》等有關(guān)規(guī)章對(duì)公文文種的涵義、使用范圍都有相應(yīng)的規(guī)定，要按照規(guī)定選用文種。（5）法定的格式：《條例》、《辦法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》都對(duì)公文的版式和公文體式作了明確規(guī)定，公文體式的規(guī)范化，— 1 — 有利保證公文的特定效力。（三）作用工具和手段。公文處理關(guān)系政令暢通、關(guān)系機(jī)關(guān)（單位）的權(quán)威和形象、關(guān)系機(jī)關(guān)（單位）的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、關(guān)系作風(fēng)建設(shè)。此外，成都增加了辦法、細(xì)則）。 用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和安排。 用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。 用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情— 2 — 況。 用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。 用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示。 用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。 用于記載會(huì)議主