第四章秘書的日常事務(wù)工作共五則范文-在線瀏覽
2024-10-13 19:04本頁(yè)面
【正文】 排領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間要留有余地，不要安排得過于緊密，要給領(lǐng)導(dǎo)有空隙時(shí)間。領(lǐng)導(dǎo)的日程安排，一般都是自制成一覽表的形式。不過，給科室和司機(jī)的日程表，內(nèi)容不能太詳細(xì)以防泄密。在安排領(lǐng)導(dǎo)的日程表時(shí)，無(wú)論是一般的工作還是重要的工作，都要事先得到領(lǐng)導(dǎo)的同意。日程安排注意事項(xiàng)、說(shuō)明為主要表達(dá)方式，不加評(píng)論，不作過多分析，簡(jiǎn)潔而且具體。因?yàn)榄h(huán)境隨時(shí)變化，領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)不同的情況做出一定的改變，所以編寫要留有余地。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核通過打印成表并送給相關(guān)部門，同時(shí)要留有備份。，應(yīng)養(yǎng)成謙虛細(xì)心的習(xí)慣，事不論大小，都要認(rèn)真去檢查核對(duì)。，一般應(yīng)注明結(jié)果，對(duì)沒處理的也一樣，這樣避免漏掉一些重要內(nèi)容，也幫助領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)掌握信息。所謂橫，是指事務(wù)。在日志上記錄事情的時(shí)候應(yīng)該注意的問題：——尚未聯(lián)系妥當(dāng)?shù)募s會(huì)可以先用鉛筆記載，待約定之后再用鋼筆描一遍； 、聯(lián)系人姓名、地點(diǎn)以及其它有關(guān)內(nèi)容，要盡可能簡(jiǎn)單而全面；，要注意招待會(huì)或酒會(huì)的時(shí)間——“18：30分動(dòng)身赴19：00的酒會(huì)”——以及穿著方面的任何應(yīng)特別注意的情況；，應(yīng)按時(shí)間先后記載；，要先為當(dāng)天的所有活動(dòng)做好必要的準(zhǔn)備工作，:如：為會(huì)議和約會(huì)準(zhǔn)備好文件和檔案材料； ，要仔細(xì)檢查每個(gè)日志，看所有項(xiàng)目是否都已處理，所有約會(huì)是否都已赴約。記好電話內(nèi)容，不但可幫助秘書合理地安排時(shí)間，及時(shí)地處理一些重要問題，還有助于日后建檔以便備用，根據(jù)所在單位的不同電話記錄單設(shè)計(jì)也不同，一般的電話記錄單如下表所示： 電話記錄單（一）來(lái)電日期來(lái)電單位或姓名來(lái)電內(nèi)容是否需要回復(fù)處理意見電話記錄單（二）通話人年 月 日 時(shí) 分 來(lái)電者單位或姓名 主要內(nèi)容：接話人通話時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分備注或處理意見：來(lái)電單位、時(shí)間、主要內(nèi)容、處理意見等都要如實(shí)記錄，重要的電話還要領(lǐng)導(dǎo)親自批示。廣告科科長(zhǎng)趙志強(qiáng) 9點(diǎn)半，李董事長(zhǎng)會(huì)見日本客人、徐可圣副經(jīng)理負(fù)責(zé)16點(diǎn)李董事長(zhǎng)、王曉元經(jīng)理會(huì)見新到的大學(xué)畢業(yè)生、檢查15點(diǎn)迎接市工商局、環(huán)保局10：40~11：00 短暫休息，與會(huì)人員留影 11：00~13：00 午餐14：30~16：30 李董事長(zhǎng)陪同各位來(lái)賓去車間參觀 16：30~17：30 圓桌會(huì)議 17：30~19：30 答謝酒會(huì)一起觀看晚會(huì)19：30~21：00 由公司公關(guān)部、文藝部負(fù)責(zé)第四節(jié) 技能訓(xùn)練[訓(xùn)練目標(biāo)]通過訓(xùn)練學(xué)生能夠熟練掌握接聽電話的技能與填寫日志的技能 ，鈴聲響了五聲之后還沒有人接，他就掛了電話?！本蛯㈦娫捊o掛了?！薄皩?duì)不起，我在吃早餐，等會(huì)打過來(lái)好嗎？”“噢，好的。小董做的對(duì)嗎？ ，對(duì)方態(tài)度很惡劣，聲稱一定要讓她的老總親自接。小張的做法對(duì)嗎？ 。要安排時(shí)間去銀行取現(xiàn)金。為人事部的朱迪小姐安排下午3：00見陳經(jīng)理。陳經(jīng)理和夫人晚上7：30分出發(fā)去康特公寓出席晚8：00的俱樂部聚餐會(huì)。第二篇：日常事務(wù)中發(fā)揮秘書的參謀作用如何在日常事務(wù)中發(fā)揮秘書的參謀作用秘書參謀活動(dòng)，是以秘書部門和秘書人員為主體，以所在管理系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)者為對(duì)象，以輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策為目標(biāo)，以秘書實(shí)務(wù)為中介，以出謀獻(xiàn)策為手段，影響領(lǐng)導(dǎo)者決策行為的過程。秘書參謀活動(dòng)就是上述諸要素交互作用的動(dòng)態(tài)過程。只有認(rèn)識(shí)和把握這些特點(diǎn)和規(guī)律，才能在秘書工作中有效地發(fā)揮參謀作用。秘書工作千頭萬(wàn)緒，歸結(jié)起來(lái)，無(wú)非有兩大職能：辦事職能與參謀職能。如信息工作、調(diào)研工作、協(xié)調(diào)工作、督查工作等，都是秘書工作的重要內(nèi)容，完成這些工作任務(wù)，也是秘書工作辦事職能的體現(xiàn)。秘書工作的辦事職能和參謀職能是相互依存、相互作用的。離開辦事職能，秘書工作的參謀職能就不能獨(dú)立存在。秘書從事參謀活動(dòng)必須與完成秘書工作任務(wù)緊密結(jié)合，這是一條客觀規(guī)律。（二）秘書參謀方向必須服從和體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策意圖，有利于決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)決策意圖規(guī)定和制約著秘書參謀方向。（三）秘書參謀活動(dòng)的內(nèi)容必須與領(lǐng)導(dǎo)決策活動(dòng)的需求相一致，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作的主旋律開展參謀活動(dòng)。秘書參謀活動(dòng)的內(nèi)容應(yīng)側(cè)重于滿足領(lǐng)導(dǎo)決策的需要，圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策開展參謀活動(dòng)。只有根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策的需要，不斷提高秘書參謀活動(dòng)的質(zhì)量，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)決決策服務(wù)好?！爸薄迸c“曲”是秘書參謀活動(dòng)的兩種主要方法。上述參謀方法的采用，應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)者的決策特征相適應(yīng)，對(duì)不同的領(lǐng)導(dǎo)者采取不同的參謀方法。總之，“直”“曲”參謀方法的靈活運(yùn)用，應(yīng)以提高參謀效率為目標(biāo)，以適應(yīng)參謀對(duì)象為原則。所謂“謀”，指計(jì)謀運(yùn)籌；所謂“咨”，指咨詢活動(dòng)。計(jì)謀運(yùn)籌與咨詢活動(dòng)之間的依附性很強(qiáng)。但它們畢竟是兩種不同的參謀方式，具體運(yùn)用時(shí)也須因時(shí)、因地、因人、因事而加以選擇。秘書作用的發(fā)揮，與參謀環(huán)境的優(yōu)劣有直接關(guān)系。不過，通常先由領(lǐng)導(dǎo)向秘書發(fā)出參謀需求信息，然后再由秘書向領(lǐng)導(dǎo)者傳遞參謀建議信息，從而形成雙向信息溝通模式。當(dāng)參謀環(huán)境不優(yōu)越時(shí)，將影響秘書參謀作用的發(fā)揮。秘書參謀作用的發(fā)揮，與領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書的信賴程度成正比關(guān)系。秘書參謀作用的發(fā)揮，與秘書同領(lǐng)導(dǎo)者的配合狀況也有很大關(guān)系。因此，處理好秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，對(duì)秘書發(fā)揮參謀作用十分重要。只要我們自覺遵循這個(gè)規(guī)律，就能正確而有效地發(fā)揮秘書工作的參謀功能。無(wú)私奉獻(xiàn)的價(jià)值觀念。崇高的職業(yè)道德。合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)。（三）健康的心理素質(zhì)是參謀輔助的重要保證
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