第四章秘書的日常事務(wù)工作共五則范文(編輯修改稿)
2024-10-13 19:04 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 見陳經(jīng)理。在該天某一適當(dāng)時間，秘書必須空出半個小時的時間以便安排陳先生與自己商談下一次推銷工作會議的日程安排，但不能占上午9：00—10：00的時間，因為陳經(jīng)理想在這段時間里處理他的信件。陳經(jīng)理和夫人晚上7：30分出發(fā)去康特公寓出席晚8：00的俱樂部聚餐會。秘書本人在晚上7：00要參加社交俱樂部舉行的一個會。第二篇：日常事務(wù)中發(fā)揮秘書的參謀作用如何在日常事務(wù)中發(fā)揮秘書的參謀作用秘書參謀活動，是以秘書部門和秘書人員為主體，以所在管理系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)者為對象，以輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策為目標(biāo)，以秘書實務(wù)為中介，以出謀獻策為手段，影響領(lǐng)導(dǎo)者決策行為的過程。同一般參謀活動一樣，秘書參謀活動也由參謀主體、參謀客體、參謀內(nèi)容、參謀方法、參謀環(huán)境等要素構(gòu)成。秘書參謀活動就是上述諸要素交互作用的動態(tài)過程。秘書參謀活動有自身的特點和規(guī)律。只有認識和把握這些特點和規(guī)律，才能在秘書工作中有效地發(fā)揮參謀作用。秘書參謀規(guī)律主要有以下五方面的涵義：（一）秘書參謀活動必須結(jié)合秘書工作任務(wù)一道進行，將參謀活動滲透到秘書實務(wù)之中。秘書工作千頭萬緒，歸結(jié)起來，無非有兩大職能：辦事職能與參謀職能。這里所說的“辦事職能”是對完成秘書工作任務(wù)的統(tǒng)稱。如信息工作、調(diào)研工作、協(xié)調(diào)工作、督查工作等，都是秘書工作的重要內(nèi)容，完成這些工作任務(wù)，也是秘書工作辦事職能的體現(xiàn)。這里所說的“參謀職能”，不是指秘書部門和秘書人員單純地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，而是在完成秘書工作任務(wù)的過程中充分發(fā)揮參謀作用。秘書工作的辦事職能和參謀職能是相互依存、相互作用的。辦事職能是秘書工作的基礎(chǔ)和本體，參謀職能主要是在完成秘書工作任務(wù)的過程中體現(xiàn)出來的。離開辦事職能，秘書工作的參謀職能就不能獨立存在。即使在重大決策的形成和實施過程中，秘書部門的參謀職能仍然必須通過提供信息、調(diào)查研究、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、撰寫文件等具體工作體現(xiàn)出來，而不像咨詢機構(gòu)和專家、顧問那樣，專司出謀劃策。秘書從事參謀活動必須與完成秘書工作任務(wù)緊密結(jié)合，這是一條客觀規(guī)律。實踐證明，什么時候二者結(jié)合得好，秘書工作的參謀助手作用就能得到有效發(fā)揮；什么時候不去結(jié)合，甚至企圖把秘書的參謀職能與辦事職能分離開來，對立起來，秘書工作就有陷入誤區(qū)的危險。（二）秘書參謀方向必須服從和體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策意圖，有利于決策目標(biāo)的實現(xiàn)。秘書參謀方向，是指秘書在參謀活動中思考問題的方向，以及參謀成果對領(lǐng)導(dǎo)決策產(chǎn)生影響力的方向。領(lǐng)導(dǎo)決策意圖規(guī)定和制約著秘書參謀方向。因此，秘書在確定參謀方向時，必須以領(lǐng)導(dǎo)決策意圖為導(dǎo)向，在此前提下充分發(fā)揮自己的主觀能動性，積極為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻策，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。（三）秘書參謀活動的內(nèi)容必須與領(lǐng)導(dǎo)決策活動的需求相一致，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作的主旋律開展參謀活動。秘書參謀活動在內(nèi)容上也不能漫無中心，而必須有一個主旋律。秘書參謀活動的內(nèi)容應(yīng)側(cè)重于滿足領(lǐng)導(dǎo)決策的需要，圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策開展參謀活動。輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策是秘書部門和秘書人員的最高職責(zé)，也是秘書參謀活動內(nèi)容的根本出發(fā)點。只有根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策的需要，不斷提高秘書參謀活動的質(zhì)量，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)決決策服務(wù)好。（四）秘書參謀活動方法必須與領(lǐng)導(dǎo)者的決策特征和參謀內(nèi)容相適應(yīng)，“直”“曲”相濟，“謀”“咨”相承。“直”與“曲”是秘書參謀活動的兩種主要方法。所謂“直”，指的是參謀活動中所運用的直接方法；所謂“曲”，指的是參謀活動中所運用的間接方法。上述參謀方法的采用，應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)者的決策特征相適應(yīng)，對不同的領(lǐng)導(dǎo)者采取不同的參謀方法。對同一領(lǐng)導(dǎo)者，因參謀內(nèi)容不同而采用的參謀方法也應(yīng)有別?？傊?，“直”“曲”參謀方法的靈活運用，應(yīng)以提高參謀效率為目標(biāo)，以適應(yīng)參謀對象為原則?！爸\”與“咨”是秘書參謀活動中采用的兩種方式。所謂“謀”，指計謀運籌；所謂“咨”，指咨詢活動。“謀”“咨”相承，反映了秘書參謀活動方式上的基本特點。計謀運籌與咨詢活動之間的依附性很強。在秘書參謀活動中，“咨”和“謀”，相輔相承，共同發(fā)揮著參謀功能。但它們畢竟是兩種不同的參謀方式，具體運用時也須因時、因地、因人、因事而加以選擇。（五）秘書參謀作用的發(fā)揮，必須取得領(lǐng)導(dǎo)對秘書的信任，不斷優(yōu)化參謀環(huán)境。秘書作用的發(fā)揮，與參謀環(huán)境的優(yōu)劣有直接關(guān)系。在參謀活動中，秘書與領(lǐng)導(dǎo)是一種互動關(guān)系。不過，通常先由領(lǐng)導(dǎo)向秘書發(fā)出參謀需求信息，然后再由秘書向領(lǐng)導(dǎo)者傳遞參謀建議信息，從而形成雙向信息溝通模式。秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的相互溝通和交流，對參謀環(huán)境起著重要影響。當(dāng)參謀環(huán)境不優(yōu)越時，將影響秘書參謀作用的發(fā)揮。因此，秘書要有效地發(fā)揮參謀作用，首先必須優(yōu)化參謀環(huán)境。秘書參謀作用的發(fā)揮，與領(lǐng)導(dǎo)者對秘書的信賴程度成正比關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)對秘書的信賴程度越高，對秘書的激勵越大，秘書參謀的積極性越高，參謀作用發(fā)揮得越好，領(lǐng)導(dǎo)對秘書參謀建議的采納率越高。秘書參謀作用的發(fā)揮，與秘書同領(lǐng)導(dǎo)者的配合狀況也有很大關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系融洽，工作中配合默契，思想上相互溝通，秘書的參謀作用就能得到充分發(fā)揮；相反，秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系緊張，相互之間缺乏信任感，甚至于秘書有某種不安全感，在這樣的環(huán)境壓力下，秘書很難向領(lǐng)導(dǎo)提出有價值的參謀建議。因此，處理好秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，對秘書發(fā)揮參謀作用十分重要。綜上所述，秘書參謀活動的五個方面的涵義，從不同側(cè)面反映了秘書參謀活動的內(nèi)在聯(lián)系，揭示了秘書參謀活動的本質(zhì)。只要我們自覺遵循這個規(guī)律，就能正確而
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