【正文】 1．主題詞。一般的排列次序?yàn)椋悍从彻膬?nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊。3．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。四、其他1．格式中的幾個(gè)用線。使用這條線的區(qū)別是，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)如中央、省委、地委、縣委文件的間隔線中間有一顆紅角星，行政機(jī)關(guān)如國(guó)務(wù)院、省政府、市政府、縣政府的文件一般采用一條連續(xù)的橫線，中間沒(méi)有紅角星。（2）版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。公文用紙一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸為210mm 297mm，紙張定量為60g／m2 ～80g／m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙。3．當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。（1）排版規(guī)格。（2）印刷要求。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BI100％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％．M80％。（3）裝訂要求。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整、不空。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各1／4處，允許誤差177。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm～5mm。用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行處。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字，空白頁(yè)與空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。公文是黨組織、國(guó)家機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)、團(tuán)體、學(xué)校等在黨務(wù)活動(dòng)、政務(wù)活動(dòng)、技術(shù)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等公務(wù)活動(dòng)中的產(chǎn)物；公文還是宣布和傳達(dá)政策法令、指導(dǎo)工作、報(bào)告和商洽國(guó)家事務(wù)的一種工具。這種指導(dǎo)作用包括命令作用、法律作用、執(zhí)行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用??等等。只有不斷提高公文寫(xiě)作水平，才能不斷提高辦文質(zhì)量，使公文發(fā)揮它的特殊的功用。根據(jù)中央中央辦公廳1996年5月印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定，我國(guó)現(xiàn)行的各級(jí)黨的機(jī)關(guān)公文有14種：①?zèng)Q議；②決定；③指示；④意見(jiàn)；⑤通知；⑥通報(bào)；⑦公報(bào)；⑧報(bào)告；⑨請(qǐng)示； 10 批復(fù)； 11 條例； 12 規(guī)定； 13 函； 14 會(huì)議紀(jì)要。當(dāng)然一些專職機(jī)關(guān)，如軍事、外交、經(jīng)濟(jì)、法律等的機(jī)構(gòu)另有一些專用公文。與寫(xiě)作有直接關(guān)系的是擬稿。這樣可以保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。同級(jí)政府、政府各部門、上級(jí)政府部門與下級(jí)政府可以聯(lián)合行文，各級(jí)政府及其部門與同級(jí)常委、軍隊(duì)、人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。版頭是發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)記。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。例如，“浙江省人民政府（通知）”、“市教育委員會(huì)（函）”。至于幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的，可用公文主辦機(jī)關(guān)一家版頭，也可用所有聯(lián)合行文機(jī)關(guān)的版頭。絕密、機(jī)密公文應(yīng)標(biāo)明份號(hào)。其具體標(biāo)識(shí)為“★”，“★”前標(biāo)密級(jí)，后標(biāo)保密期限。（四）緊急程度緊急程度是指對(duì)公文送達(dá)和辦理速度的要求。電報(bào)分別標(biāo)注“特急”、“加急”。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文、發(fā)文順序號(hào)三部分組成。如國(guó)務(wù)院1998年制發(fā)的第１２號(hào)文件，發(fā)文字號(hào)為“國(guó)發(fā)〔1998〕１２號(hào)”。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。簽署是某些需要以本機(jī)關(guān)行政首長(zhǎng)名義發(fā)布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。這里指的是后一種情況，簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線之上發(fā)文字號(hào)的右側(cè)：“簽發(fā)人：”。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。如一份公文沒(méi)有版頭，標(biāo)題置于公函紙首端機(jī)關(guān)名稱下的紅線稍下居中位置。例如，《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)血吸蟲(chóng)病防治工作的決定》，這里“國(guó)務(wù)院”是發(fā)文機(jī)關(guān)；“關(guān)于加強(qiáng)血吸蟲(chóng)病防治工作”是事由；“決定”是文種。擬寫(xiě)公文標(biāo)題時(shí)，應(yīng)特別注意以下幾點(diǎn)：１、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題，一般由批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)名稱、被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題、文種三部分組成。批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題，應(yīng)杜絕出現(xiàn)介詞和文種的重疊，如“關(guān)于”的“關(guān)于”，“通知”的“通知”。２、事由應(yīng)簡(jiǎn)明確切地概括公文的主要內(nèi)容。３、在擬寫(xiě)標(biāo)題時(shí)，一定要準(zhǔn)確選定和標(biāo)明文種，不能自造文種。在轉(zhuǎn)行時(shí)，不要把人名、地名、機(jī)關(guān)名稱等專用名詞乃至詞拆開(kāi)。標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。除了直接面向社會(huì)發(fā)布的公文之外，公文一般均應(yīng)在正文之前標(biāo)題左下方頂格書(shū)寫(xiě)主送機(jī)關(guān)的名稱。２、請(qǐng)示的公文，應(yīng)堅(jiān)持主送一個(gè)機(jī)關(guān)的原則，不能多頭主送；除特殊情況外，不得越級(jí)請(qǐng)示。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。４、普發(fā)公文，主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫(xiě)規(guī)范化統(tǒng)稱，如省人民政府普發(fā)文件，主送機(jī)關(guān)寫(xiě)為“各市、縣人民政府，各地區(qū)行政公署，省政府直屬各單位”。正文緊接主送機(jī)關(guān)之后，提行空兩格書(shū)寫(xiě)。附件附于正文之后。公文加印，是制文機(jī)關(guān)確認(rèn)公文效力的憑證。印章要清楚、端正。聯(lián)合下發(fā)的公文，都應(yīng)加蓋印章。黨的文件，有特定版頭的普發(fā)性文件不加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。（十二）成文時(shí)間一般就是公文的簽發(fā)日期，標(biāo)注于正文右下方。會(huì)議討論通過(guò)的公文，應(yīng)以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn)，并寫(xiě)上會(huì)議名稱及屆次，以圓括號(hào)括入，標(biāo)注于公文標(biāo)題之下。如需要加以解釋的名詞術(shù)語(yǔ)，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內(nèi)容，標(biāo)注于落款下另起一行空兩格位置。（十四）主題詞 〖HT〗主題詞是由對(duì)這一公文內(nèi)容所述及的主題用規(guī)范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進(jìn)行檢索。上報(bào)的公文，應(yīng)標(biāo)注上級(jí)機(jī)關(guān)公文主題詞表中所規(guī)定的主題詞。例如，《國(guó)務(wù)院關(guān)于深入開(kāi)展企業(yè)扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業(yè)”、“經(jīng)營(yíng)”、“效益”、“通知”四個(gè)。（十五）抄送機(jī)關(guān)民工抄送機(jī)關(guān)是指雖然不主辦，但應(yīng)該了解這件公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。（十六）印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間印發(fā)機(jī)關(guān)，為發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公部門；印發(fā)時(shí)間，一般為印刷時(shí)間，放在抄送機(jī)關(guān)細(xì)實(shí)線下。隨著辦公自動(dòng)化的逐步實(shí)現(xiàn)，格式要素和編排更為嚴(yán)格規(guī)范，同時(shí)還將新增一些格式構(gòu)成要素。如提出新的政策規(guī)定，就要切實(shí)可行，并需另紙加以說(shuō)明。(三)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。(四)公文中的數(shù)字，在堅(jiān)持同一公文中保持?jǐn)?shù)字使用前后一致的前提下，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，都要使用阿拉伯?dāng)?shù)字。(六)公文中應(yīng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。(八)用詞準(zhǔn)確、規(guī)范。(九)請(qǐng)示的公文應(yīng)一文一事，報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。敘事是擺事實(shí)，說(shuō)理是講道理，目的（或結(jié)論）是指要求對(duì)方做的事，或是對(duì)某一事項(xiàng)所作的結(jié)論。具體來(lái)說(shuō)：（一）向上級(jí)機(jī)關(guān)寫(xiě)請(qǐng)示性的公文，一般先敘述情況，再提自己的看法，最后提出要求，請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審批。（三）向平級(jí)機(jī)關(guān)寫(xiě)商洽性的公文，常常是先提出因?yàn)槭裁词虑?，再根?jù)什么規(guī)定，最后請(qǐng)示協(xié)助解決所要解決的問(wèn)題。（五）寫(xiě)復(fù)文（對(duì)下級(jí)請(qǐng)示的公文的批復(fù)），一般先根據(jù)來(lái)文所要求解決的事項(xiàng)，再寫(xiě)明審核的意見(jiàn)，最后要求下級(jí)按批復(fù)執(zhí)行。因此，材料必須真實(shí)可靠，論據(jù)確鑿，說(shuō)理符合政策、方針，又有的放矢，實(shí)事求是。第二、文字表達(dá)簡(jiǎn)明、確切、條理清楚。公文除綜合性報(bào)告外，采取的是一文一事制。較長(zhǎng)的公文也應(yīng)“開(kāi)門見(jiàn)山”。它的用語(yǔ)以語(yǔ)體文為原則，力求通俗，能說(shuō)明問(wèn)題。它的語(yǔ)言必須符合語(yǔ)法，還要正確地使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文必須符合準(zhǔn)確性的原則，運(yùn)用概念、判斷、推理要合乎邏輯。從內(nèi)容到形式，從篇章結(jié)構(gòu)到用詞造句，都要與主題高度均衡、統(tǒng)一。一切較長(zhǎng)的公文，均應(yīng)開(kāi)門見(jiàn)山，首先提出要點(diǎn)，即于開(kāi)端處，先用極簡(jiǎn)要文句，說(shuō)明全文的目的或結(jié)論（新聞學(xué)上稱為“導(dǎo)語(yǔ)”，亦即中國(guó)古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”），喚起閱者注意，使閱者腦子里先得一個(gè)總概念，不得不繼續(xù)看下去。長(zhǎng)的公文分為幾段時(shí)，每段亦應(yīng)采取此法。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張，條理分明。它適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部。例：《市人民政府批轉(zhuǎn)市住房工作領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于解決特困戶住房問(wèn)題意見(jiàn)的通知》、《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)國(guó)家土地管理局關(guān)于部分地方政府越權(quán)批地情況報(bào)告的通知》。例：《省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于在接待中不擺煙酒等問(wèn)題的通知》；《建設(shè)部轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家物價(jià)局財(cái)政部關(guān)于發(fā)布中央管理的建設(shè)系統(tǒng)行政事業(yè)性收費(fèi)項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)的通知》。例：《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于發(fā)布〈國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉的通知》。如任免或聘用干部、設(shè)立或調(diào)整機(jī)構(gòu)、啟用或更換印章、遷移辦公地點(diǎn)等等。事項(xiàng)通知①布置性通知 就某些具體事項(xiàng)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)任務(wù)、布置工作、提出要求。②規(guī)定性通知 上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行的具體事項(xiàng)作出明確規(guī)定，以便遵照?qǐng)?zhí)行。③會(huì)議通知 告知某機(jī)關(guān)或部門將召開(kāi)某一會(huì)議，同時(shí)提出與會(huì)的相關(guān)要求，故這類通知兼有告知和布置作用。(二)通知的寫(xiě)法標(biāo)題通常情況下，三大類通知的標(biāo)題都由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由及文種三部分組成。在發(fā)文通知里要準(zhǔn)確使用“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”和“印發(fā)”，發(fā)布本機(jī)關(guān)自制規(guī)約文書(shū)，對(duì)重要的規(guī)章應(yīng)由“頒發(fā)”、“發(fā)布”等動(dòng)詞提起。要具體處理好“關(guān)于”引起的介詞結(jié)構(gòu)和文種表述，杜絕重復(fù)出現(xiàn)“關(guān)于”和“的通知”字樣。雖不屬普發(fā)公文，但主送機(jī)關(guān)較多的，也可用相應(yīng)的規(guī)范化統(tǒng)稱。正文的表述除篇幅簡(jiǎn)短者多數(shù)通知用條款格式，即分條分款將內(nèi)容按一定邏輯標(biāo)準(zhǔn)排序，做到條理清晰，一目了然。落款正文結(jié)束后在右下方署名署時(shí)并蓋公章。它適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，或者向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。根據(jù)形式和規(guī)格，函又可分公函與便函兩類。便函為單位、領(lǐng)導(dǎo)之間處理具體事務(wù)時(shí)用，格式如同一般書(shū)信，不加標(biāo)題，不編文號(hào)，不需存檔，但亦需加蓋公章。聯(lián)系函①商洽性函用于單位、機(jī)關(guān)之間互相商量、接洽工作和委托對(duì)方辦理某一事項(xiàng)。②詢答性函用于單位、機(jī)關(guān)之間互相詢問(wèn)或答復(fù)問(wèn)題。告知函主動(dòng)將有關(guān)信息（如問(wèn)題、意見(jiàn)、情況）告知對(duì)方。請(qǐng)批函向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用請(qǐng)批函。例：《學(xué)報(bào)關(guān)于申請(qǐng)廣告許可證的函》。發(fā)文機(jī)關(guān)視具體情況一般可省略。屬答復(fù)性質(zhì)的函，文種均須標(biāo)明“復(fù)函”。復(fù)函的主送機(jī)關(guān)即來(lái)函單位。主體 發(fā)函要寫(xiě)清商洽、詢問(wèn)、告知、請(qǐng)準(zhǔn)的主要事項(xiàng)；復(fù)函則要針對(duì)來(lái)函內(nèi)容，作出具體的、明確的答復(fù)。尾語(yǔ) 發(fā)函一般用“專此函告”，“敬請(qǐng)函復(fù)”等作結(jié)；復(fù)函多用“此復(fù)”、“特此函復(fù)”等為結(jié)尾。落款 正文右下方署名署時(shí)并蓋公章。第三節(jié) 報(bào)告與請(qǐng)示的寫(xiě)作一、報(bào)告的寫(xiě)作報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。根據(jù)具體內(nèi)容