王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求-在線瀏覽
2025-04-02 12:48本頁面
【正文】 8） 安全 性 原 則嚴(yán) 密的安全管 理： 系 統(tǒng) 與 數(shù) 據(jù)安 全 、 身份 認(rèn)證 、 權(quán) 限 分 配、 跟 蹤 審 計(jì) 等安全 技 術(shù) 手段，保 證 系 統(tǒng) 無故障、數(shù)據(jù)安 全。系 統(tǒng) 需求分 析 就是 要 明確 電 子文 件 管理系統(tǒng) 究 竟 要 “ 干什 么 ” 和 “ 怎 樣 干 ” 。此外，系 統(tǒng) 需 求分 析 時還 要 明確 電 子 文件管理系 統(tǒng) 與 本 單 位 其 他的 信 息管 理 系 統(tǒng) 的關(guān)系， 從而 確 保 實(shí) 現(xiàn) 單 位 內(nèi) 部信 息 資 源 實(shí)現(xiàn)優(yōu) 化配置 與 高度 共 享， 為 信息 一 體 化管理 創(chuàng) 造 條件。一般而言，盡 管 每 個 單 位 的 電 子 文 件 管理 系 統(tǒng) 所 要 實(shí)現(xiàn) 的 功 能會有 所 差異， 但 作 為電 子 文件管 理 的基 本 功能卻 有 著共同 性 ，比如 電 子文件 的 采集功 能、 電 子 文件的 積 累與 預(yù) 立 卷功能 、 電 子文 件 的 邏輯與 物 理 歸 檔功能 、 電 子文 件 的 鑒 定 功 能、 電 子 文件的 備 份 功 能 、 電 子 文 件自 動 編 目、 電 子 文件自 動統(tǒng)計(jì) 、 電 子 文 件 檢 索利 用 與上網(wǎng) 發(fā) 布功能 、 電 子文件 元數(shù)據(jù) 捕 獲 與 更 新功能 、 電 子文 件 安全技 術(shù) 維護(hù)方 案 等 ?！?電 子文件管理系 統(tǒng) 通用功能 要求 》 將 系 統(tǒng) 功 能劃分 為 基本功能和可 選 功能，具 體 內(nèi)容 如 下 圖 構(gòu)建工作 流 程依據(jù) 總 體目 標(biāo) 和基 本 功能 的 要 求 ，接 下 來需 求 分 析的重 心 應(yīng)該 體 現(xiàn) 為電 子 文 件管理 流 程的 設(shè) 計(jì)， 也 就是將 總 體目 標(biāo) 和 基本功 能 以工作 流 程模 塊的 方 式 抽象出 來 。 由 于每 個 單 位 的 工作 性質(zhì) 、管理模式和 文件流 轉(zhuǎn) 的 程 序不同，所 以 電 子文件管 理流程也不 盡相 同 。流程 設(shè)計(jì) 不 是 簡單 的 傳 統(tǒng) 的文件管理 過程 加上檔案管 理 過 程 ，要 在 全程 管 理原 則 、超 前控制理 論 的指 導(dǎo) 下， 把 歸 檔 前 后的 電 子文 件作 為 一個 文件 連續(xù) 體 來 設(shè)計(jì) 流程模 塊，要 突出體 現(xiàn)邏 輯歸 檔 、提 前 鑒 定 、 提前著 錄 、 同步分 類 、 元數(shù) 據(jù) 驗(yàn)證 的 新理 念 ，讓 全 部流 程構(gòu)成一個 自然 而 無 縫 的 管理 系 統(tǒng)。 在 電 子 文件 管 理系 統(tǒng) 上， 因 為 工作的 特殊需要、 文 件格式與 類 型 的差 異、來源 環(huán) 節(jié) 的 不 同可 以 隨 時 在 不同 的 流程 之 間 跳 轉(zhuǎn) 。研制 電 子 文件 管 理 標(biāo) 準(zhǔn) 與 規(guī)范 如 果 說 系 統(tǒng) 需 求 分析中 明 確系 統(tǒng) 總 體目 標(biāo) 和 功能、 設(shè)計(jì) 工作流 程是解決 “ 干 什么 ” 的 話 ， 那么制定 電 子文件管理 標(biāo) 準(zhǔn) 與 規(guī) 范 就 是要 告 訴 系 統(tǒng) 研 發(fā) 人 員 “如何做才 正確 ” 或者 “ 怎 樣 做 才科 學(xué) ” 。制定每個工作 環(huán)節(jié) 的工 作 內(nèi)容、 方 式及技術(shù) 路 線明確了 總 體目 標(biāo) 及功能、 設(shè)計(jì) 了 工作 模 塊 、 制定 了 標(biāo) 準(zhǔn) 規(guī) 范，需求分析依然沒 有 結(jié) 束 ， 還 要 告 訴 系 統(tǒng) 研 發(fā) 人 員電 子文件管理系 統(tǒng) 每 一個 工 作 模 塊 內(nèi)部 以及模 塊 之 間 運(yùn)行的方式、 實(shí) 現(xiàn) 模 塊 功 能 的 技 術(shù) 路 線 ，即更 進(jìn) 一步 說 明 “ 怎 樣 做 ” 。再如 在 電 子文 件 歸 檔 模 塊 中， 需 求 分析 要 說 明 電 子文 件 歸 檔 是 使 用的 物理 歸 檔 還 是 采用 邏 輯歸 檔 的 方法 。 總 之， 每 一個 工作 模 塊 均要 指 出工 作 方法 ， 模 塊 之間 要 設(shè) 計(jì) 好 銜 接方 式 。基 本功 能 是 指 必 須 具 備 的 核 心功 能 。 文 件 管理配置功能文 件 管理配置 功 能 是 ERMS 中建 立 和 維護(hù)
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