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檔案的整理與保管培訓(xùn)講義-在線瀏覽

2025-03-24 12:29本頁(yè)面
  

【正文】 檔案的排架(排列) 檔案排架就是將檔案按一定的次序進(jìn)行排列。 檔案盒排列方法 保管期限 時(shí)間順序排列 保管期限 重要程度排列 (組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法下的類(lèi)別順序排列 P200) 編號(hào):統(tǒng)編大流水號(hào);分編:按類(lèi)別(年度、保管期限)從 1號(hào)開(kāi)始分編。 2)案盒目錄的編制 案盒目錄由封面、序言、目次、案盒目錄表和備考表五部分組成。 ● 封面:全宗號(hào)、目錄號(hào)、目錄名稱(chēng)、編制單位、編制時(shí)間、密級(jí)、保管期限等。 (見(jiàn) P205) 編制檔號(hào) 檔號(hào)是檔案館 (檔案室 )在整理和管理檔案過(guò)程中 ,對(duì)檔案的編號(hào) . 檔號(hào)的三種結(jié)構(gòu): 全宗號(hào) 案盒目錄號(hào) 案盒號(hào) 件、頁(yè)(張?zhí)枺┖袃?nèi)文件所在頁(yè)號(hào)或件號(hào) 全宗號(hào) 類(lèi)別號(hào) 案盒號(hào) 件、頁(yè)(張?zhí)枺? 全宗號(hào) 項(xiàng)目號(hào) 案盒號(hào) 件、頁(yè)(張?zhí)枺? 檔號(hào)具有唯一性,以上各要素不能重復(fù)編號(hào)。檔案保管工作的兩個(gè)基本任務(wù): 維護(hù)檔案的秩序,不散不亂 便于利用 保護(hù)檔案的實(shí)體,不丟不毀 價(jià)值保存 (一)檔案保管的重要性 決定著檔案壽命的長(zhǎng)短 (決定著檔案價(jià)值的大?。? 決定著檔案事業(yè)的興衰 (二)檔案保管的物質(zhì)條件 檔案庫(kù)房 基本要求:專(zhuān)用;堅(jiān)固(必須考慮承重量); 不能建在低洼處、不能是木質(zhì)結(jié)構(gòu); 遠(yuǎn)離水源、火源、污染源(空氣清潔、通風(fēng)好;不宜設(shè)在頂層或底層,以防潮、防雨和高溫;不宜靠近鍋爐房或盥洗室) ; 門(mén)窗封閉性能好(門(mén)窗應(yīng)少而小,以保持良好的封閉性能) 資料庫(kù) 有條件的檔案館(室)應(yīng)設(shè)有資料庫(kù),收集和保存與檔案有關(guān)的圖書(shū)資料,以補(bǔ)充檔案充分提供利用的需要。不適合檔案庫(kù)房空間不大的單
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