【正文】 子文件間的有機聯(lián)系，便于建設電子檔案的保管和利用。 建設電子文件的分類應按照《城建檔案分類大綱》進行。 鑒定 鑒定工作應貫穿于建設電子文件歸檔與電子檔案管理的全過程。 歸檔前，建設電子文件形成單位應按照規(guī)定的項目，對建設電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定。建設電子文件元數(shù)據(jù)的保管期限應與內容信息的保管期限一致。 歸檔的建設電子文件應符合下列要求： 1 已按電子檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管要求的脫機載體上。 建設電子文件的歸檔方式包括在線式歸檔和離線式歸檔。 建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件的在線式歸檔可實時進行；離線式歸檔應與相應的建設系統(tǒng)業(yè)務管理紙質或其他載體形式文件歸檔同時進行。 建設電子文件形成單位在實施在線式歸檔時，應將建設電子文件的管理權從網(wǎng)絡上轉移至本單位檔案部門，并將建設電子文件及其元數(shù)據(jù)等通過網(wǎng)絡提交給檔案部門。 3 對存儲的建設電子文件進行檢驗。封面內容的填寫應符合本規(guī)范附錄 D的要求，同時存儲載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。 6 歸檔移交時，交接雙方必須辦理歸 檔移交手續(xù)。交接雙方負責人必須簽署審核意見。 檢驗 建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件形成部門在向本單位檔案部門移交電子文件之前，以及本單位檔案部門在接收電子文件之前，均應對移交的載體及其技術環(huán)境進行檢驗，檢驗合格后方可進行交接。檢驗審查合格后向建設單位移交。 7 建設電子檔案的驗收與移交 建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案的移交 建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案形成單位應按照有關規(guī)定，定期向城建檔案館（室）移交已歸檔的建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案。 凡已向城建檔案館（室）移交建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子檔案的單位，如工作中確實需要繼續(xù)保存紙質檔案的，可適當延緩向城建檔案館（室）移交紙質檔案的時間。 列入城建檔案館（室）接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館（室）移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。 8 對改建、擴建和維修工程，建設單位應當組織設計、施工單位據(jù)實修改、補充、完善原工程電子檔案。 辦理移交手續(xù) 城建檔案館（室）接收建設電子檔案時，應按照本規(guī)范 的要求對電子檔案再次檢驗，檢驗合格后，將檢驗結果按照本規(guī)范附錄 E 的要求，填入《建設電子檔案移交、接收登記表》，交接雙方簽字、蓋章。 8 建設電子檔案的管理 脫機保管 建設電子檔案的保管單位應配備必要的計算機及軟、硬件系統(tǒng)，實現(xiàn)建設電子檔案的在線管理與集成管理。 脫機建設電子檔案（載體）應在符合保管條件的環(huán)境中存放，一式 3 套，一套封存保管，一套異地保存，一套提供利用。不得擦、劃、觸摸記錄涂層； 2 環(huán)境溫度應保持在 17～ 20℃ 之間；相對濕度應保持在 35～ 45％之間； 3 存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離； 4 存放地點必須做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光 ； 5 單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 有效存儲 建設電子檔案保管單位應每年對電子檔案讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。 對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測及抽樣機讀檢驗，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。 轉存時必須進行登記，登記內容應按本規(guī)范附錄 F 的要求填寫。 遷移 建設電子檔案保管單位必須在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前或電子文件格式淘汰前，將建設電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進行格式轉換，保證其在新環(huán)境中完全兼容。 9 建設電子檔案遷移時必須進行遷移登記，登記內容應按本規(guī)范附錄 G 的要求填寫。 利用 建設電子檔案保管單位應編制各種檢索工具，提供在線利用和信息服務。凡利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布或在線利用建設電子檔案時，應報請有關部門審核批準。 利用時應采取在線利用或使用拷貝件，電子檔案的封存載體不得外借。 利用者對電子檔案的使用應在權限規(guī)定范圍之內。銷毀建設電子檔案必須在辦理審批手續(xù)后實施，并按本規(guī)范附錄 H 的要求，填寫《建設電子檔案銷毀登記表》。 附錄 A 建設電子文件（檔案）案卷（或項目）級登記表 文件特征 內 容 工程地點 單 位 名 稱 聯(lián)系方式 歸檔時間 載體類型 載體編號 設備環(huán)境特征 硬件環(huán)境 (主機、網(wǎng)絡服務 器型號、制造廠 商等 ) 軟件環(huán)境 (型號、版本等 ) 操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 相關軟件 (文字處理工 具、瀏覽器、壓縮 或解密軟件 10 等 ) 文件記錄特征 記錄結構 (物理、邏輯 ) 記錄類型 口定長 口可變長 口其他 記錄總數(shù) 總字節(jié)數(shù) 記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式 文件載體 型號： 數(shù)量： 備份數(shù)： 口一件一盤 口多件一盤 口一件多盤 口多件多盤 制表審核 填表人 (簽名 ) 年 月 日 審核人 (簽名 ) 年 月 日 附錄 B 建設電子文件（檔案）文件級登記表 文件編號 文件名 文件稿本代 碼 文件類別代 碼 形成時間 載體編號 保管期限 備注 附錄 C 建設電子文件更改記錄表 序號 電子文件名 更改單號 更改者 更改日期 備注 11 附錄 D 建設電子文件（檔案）載體封面 載體編號： 類別： 檔 號： 套別： 內 容： 地 址： 12 編制單位： 編制日期： 保管期限： 密級： 文件格式： 軟硬件平臺說明： 13 附錄 E 建設電子檔案移交、接收登記表 載體編號 載體標識 載體類型 載體數(shù)量 載體外觀檢查 有無劃傷 是否清潔 病毒檢查 殺毒軟件名稱 版本 病毒檢查結果報告： 載體存儲電子文件檢驗項目 載體存儲電子文件總數(shù) 文件夾數(shù) 已用存儲空間 字節(jié) 載體存儲信息讀取檢驗項目 編制說明文件中相關內容記錄是否完整 是否存有電子文件目錄文件 載體存儲信息能否正常讀取 移交人（簽名） 年 月 日 接收人（簽名） 年 月 日 移交單位審核人（簽名） 年 月 日 接收單位審核人（簽名） 年 月 日 移交單位（印章） 年 月 日 接收單位（印章） 年 月 日 14 附錄 F 建設電子檔案轉存登記表 存儲設備更新與兼容性檢驗情況登記 光盤載體轉存登記 磁性載體轉存登記 填表人（簽名）： 年 月 日 審核人（簽名）： 年 月 日 單位（蓋章）： 年 月 日 附錄 G 建設電子檔案遷移登記表 源系統(tǒng) 設備情況 硬件系統(tǒng)： 系統(tǒng)軟件 ： 應用軟件： 存儲設備： 目標系統(tǒng) 設備情況 硬件系統(tǒng)： 系統(tǒng)軟件： 應用軟件： 存儲設備： 被遷移歸檔電子文件情況 源文件格式： 目標文件格式： 遷移文件數(shù)： 遷移時間： 遷移檢驗情況 硬件系統(tǒng)校驗： 系統(tǒng)軟件校驗： 應用軟件校驗： 存儲載體校驗： 電子文件內容校驗： 電子文件形態(tài)校驗： 遷移操作者（簽名）： 遷移校驗者（簽名）： 單位（蓋章）： 15 年 月 日 年 月 日 年 月 日 附錄 H 建設電子檔案銷毀登記表 序號 文件名稱 文件字號 歸檔日期 頁次 銷毀原因 銷毀人簽字 備注 本規(guī)范用詞說明 1 為了便于在執(zhí)行本規(guī)范條文時區(qū)別對待，對要求嚴格程度不同的用詞，說明如下： 1）表示很嚴格，非這樣做不可的用詞： 反面詞采用 “禁止 ”。正面詞采用 “應 ”； 3）表示允許稍有選擇，在條件許可時，首先應這樣做的用詞： 反面詞采用 “不宜 ”。 2 條文中指定按其他有關標準、規(guī)范執(zhí)行時，寫法為： “應符合 的規(guī)定 ”或 “應按 執(zhí)行 ”。 真實、準確、完整、有效是尊重和保持建設電子檔案歷史原貌的科學要求。 本規(guī)范對從事城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設及其管理活動的部門與機構產生的建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件和建設工程電子文件的歸檔和管理具有普遍的適用性。 2 術語 17 建設電子文件主要包括建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件和 建設工程電子文件兩大類。 有效性，也可以稱作可用性，可用的文件指文件可以查找、檢索 、呈現(xiàn)或理解，能夠表明文件與形成它的業(yè)務活動和事件過程的直接關系。它是一種信息資源組織和管理工具，可以對文件進行詳細、全面、規(guī)范的描述，保證電子文件能夠被準確理解與有效檢索，支持電子文件的管理、利用和長期存取，也是檢驗電子文件真實性、完整性和有效性的依據(jù)之一。 離線式歸檔是通過中間載體的轉存，來達到將應歸檔的電子文件及相關數(shù)據(jù)從原電子文件管理、應用或存儲設備傳遞到檔案部門的電子文件管理、應用或存儲設備中。另外，針對同一保管單元內的各種不同格式的建設電子檔案，由于格式復雜多樣性給今后電子檔案的保管和遷移帶來很大的難度