淺析電算化會計的內(nèi)部控制制度-在線瀏覽
2024-09-21 01:19本頁面
【正文】 論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件，都必須遵循財政部或各省財政廳制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。目前我國已經(jīng)頒布的有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范主要有財政部1994年頒布執(zhí)行的《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》等。 人員培訓(xùn) 自行開發(fā)軟件在開發(fā)階段對使用計算機會計系統(tǒng)的有關(guān)人員進行培訓(xùn)，提高這些人員對系統(tǒng)的認識和理解，以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。在系統(tǒng)運行前對有關(guān)人員進行培訓(xùn)，包括系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，系統(tǒng)投入運行后新的內(nèi)部控制制度，計算機會計系統(tǒng)運行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序、計算機會計系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會計信息的進一步利用和分析的前景等等。企業(yè)應(yīng)在新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際，應(yīng)當(dāng)采取有效的控制手段，作好各項轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備工作，如舊系統(tǒng)的結(jié)帳、數(shù)據(jù)庫備份，人員的重新配置、新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導(dǎo)入等。 程序修改控制 會計軟件的修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴格記錄，修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報告，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實施修改，計算機會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。會計電算化中數(shù)據(jù)的安全受到的威脅主要有：不可控制的自然災(zāi)害；非預(yù)期的、不正常的程序結(jié)束操作造成的故障；存儲數(shù)據(jù)的輔助介質(zhì)（如磁盤）部分或全部遭到破壞；用戶非法讀取、執(zhí)行、修改、刪除、擴充和遷移各種數(shù)據(jù)、索引、模式、子模式和程序等，從而使數(shù)據(jù)遭到破壞、篡改或泄露；使用、維護人員的錯誤或疏忽；利用計算機舞弊和犯罪；計算機病毒侵入等。 實體安全控制。是一種預(yù)防性控制。 硬件安全控制。為以防萬一，關(guān)鍵性的硬件設(shè)備可采用雙系統(tǒng)備份。 軟件安全控制。第二、系統(tǒng)軟件應(yīng)盡量減少人機對話窗口，必要的窗口如憑證輸入窗口應(yīng)力求界面友好，防錯能力強，做到非正確輸入不接受。 網(wǎng)絡(luò)安全控制。①用戶權(quán)限設(shè)置：從業(yè)務(wù)范圍出發(fā)，將整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)分級管理，設(shè)置系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)管理員和專職會計員等崗位，層層負責(zé)，對各種數(shù)據(jù)的讀、寫、修改權(quán)限進行嚴格限制，把各項業(yè)務(wù)的授權(quán)、執(zhí)行、記錄以及資產(chǎn)保管等職能授予不問崗位的用戶，并賦予不同的操作權(quán)限，拒絕其他用戶的訪問。對存儲在網(wǎng)絡(luò)上的重要數(shù)據(jù)進行有效加密。 病毒的防范和控制。絕對禁止在工作機上玩游戲，建立軟盤管理制度，防止亂拷貝軟盤；安裝防病毒卡和反病毒軟件；定期檢測并清除計算機病毒，采用網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)。會計電算化所要求的完善的人員職能控制制度就是適當(dāng)分工，明確規(guī)定每個崗位的職責(zé)，以防止對處理過程的不適當(dāng)干預(yù)。企業(yè)應(yīng)將系統(tǒng)分析、程序設(shè)計、計算機操作、數(shù)據(jù)輸入、文件程序管理等職務(wù)予以分離，系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護人員這三種不相容職務(wù)相互分離，互不兼任，以減少利用計算機舞弊的可能性。 業(yè)務(wù)發(fā)生控制 既程序檢查。采用相應(yīng)的控制程序，以甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。 搞好輸入控制是減少差錯的關(guān)鍵所在。憑證控制應(yīng)做到對憑證的審核、自制、輸入、傳遞、保管五個環(huán)節(jié)全面控制。發(fā)現(xiàn)不符，系統(tǒng)自動警告操作員進行檢查和修改；憑證的傳遞要嚴密簽收手續(xù)，防止憑證的失落或出現(xiàn)非法數(shù)據(jù)，保證輸入的完整性。如將大量的經(jīng)濟業(yè)務(wù)劃分成小批量傳輸，數(shù)據(jù)傳輸時應(yīng)順序編碼，傳輸時要有發(fā)送和接收的標(biāo)識，收到被傳輸?shù)臄?shù)據(jù)時要有肯定確認的信息反饋，每批數(shù)據(jù)傳輸時要有時間、日期記號等等。計算機系統(tǒng)對數(shù)據(jù)驗證、計算、比較、合并、排序、文件更新和維護、改錯等內(nèi)部運算、存儲等一系列動作的校驗、判斷及提高措施。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。文件控制包括檢查文件長度、檢查文件的標(biāo)識、檢查文件是否被感染病毒等。這種控制關(guān)系到輸出的會計信息是否準(zhǔn)確、真實和可靠，直接影響到會計信息的使用。 數(shù)據(jù)存儲和檢索控制 為了確保計算機會計系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被儲存，便于調(diào)用、更新和檢索，企業(yè)對于輸出的磁介質(zhì)的會計資料應(yīng)及時貼上外部標(biāo)簽，在外部標(biāo)簽上寫明文件名稱、輸出時間、并要妥善保管、存檔或上報使用。計算機會計系統(tǒng)應(yīng)具有必要的自動記錄能力，以便業(yè)務(wù)人員或?qū)徲嬋藛T查詢或跟蹤檢查。 綜上所述，會計電算化系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)展，極大地提高了會計的工作效率，但是任何計算機系統(tǒng)都不是無懈可擊的，制度也不可能天衣無縫，應(yīng)順應(yīng)會計電算化的發(fā)展潮流，建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度，才能充分發(fā)揮會計電算化的高效性及準(zhǔn)確性，確保企業(yè)財產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營決策提供完整的信息，創(chuàng)造更高的效益。會計電算化使傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)組織機構(gòu)、會計核算形式及內(nèi)部控制制度等發(fā)生了很大變化，其中對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響最為明顯。 手工會計系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的方式主要是人員的內(nèi)部牽制制度。取而代之的計算機內(nèi)部控制措施，如憑證借貸平衡校驗，余額發(fā)生額平衡檢查。例如昔日應(yīng)由會計人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機上一次完成，昔日應(yīng)由幾個部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項，能集中在一個部門甚至一個人完成。 控制對象發(fā)生改變，由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ恕C控制為主手工會計系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的對象主要是會計對象、工作情況、信息處理方法和處理程序等。會計電算化后，會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上，使會計核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。 加大了控制舞弊、犯罪的難度。會計電算化系統(tǒng)后，輸入數(shù)據(jù)正確、計算機程序正確和設(shè)備正常運轉(zhuǎn)三者具備才能保證財務(wù)信息的準(zhǔn)確性，如果上述的任何一方出現(xiàn)差錯
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