【正文】 于辦公設(shè)備和用品的采購(gòu)經(jīng)費(fèi)事先一定要做出詳細(xì)的預(yù)算，公司最近流動(dòng)資金比較緊張，因此，接待區(qū)的重新裝飾和布局應(yīng)該立求簡(jiǎn)潔、實(shí)用，有些一時(shí)達(dá)不到的功能不必強(qiáng)求。陳：我的意思是說(shuō)，要簡(jiǎn)潔務(wù)實(shí)，像你們說(shuō)的什么展式架、錄像探頭有必要嗎？蘇：怎么沒(méi)有必要呀，你去別家公司看看，哪家不是這樣呀。高：大家都是為了把公司的事情做得更好，并不是為個(gè)人的利益，所以簡(jiǎn)樸務(wù)實(shí)和與時(shí)俱進(jìn)都是很必要的，什么一定要買，什么可以量力而行過(guò)一段再買，等我們預(yù)算出來(lái)大家可以再協(xié)商討論。（淡出）情景二（在公司的倉(cāng)庫(kù)房，高正在帶著采購(gòu)人員對(duì)所購(gòu)的設(shè)備和辦公用品逐一檢查驗(yàn)貨）高：小孫，你那邊檢查的進(jìn)貨的型號(hào)、數(shù)量、規(guī)格都沒(méi)有什么問(wèn)題吧？孫：沒(méi)問(wèn)題，我逐一清點(diǎn)，而且開包抽查了幾個(gè)箱子，質(zhì)量還不錯(cuò)。情景三（高葉辦公室，電話鈴響）高：喂，你好，我是高葉。哪出問(wèn)題了？是貨物的單價(jià)和原來(lái)的不一樣，我審的時(shí)候沒(méi)太注意。（重新拿起電話給鐘秘書打電話）高：鐘秘書，請(qǐng)你幫我找出前幾天設(shè)備購(gòu)買的相關(guān)檔案資料，特別是將其中的訂貨單、交貨單和發(fā)票的復(fù)印件盡快給我送過(guò)來(lái)。對(duì)在商討重要會(huì)議議題前，能夠提前通知有關(guān)部門根據(jù)會(huì)議議題廣泛收集意見，做好會(huì)前的相關(guān)準(zhǔn)備。對(duì)對(duì)于下屬提供的有用信息注意及時(shí)的確認(rèn)和形成書面文字。對(duì)能夠檢查出政府采購(gòu)的招標(biāo)文書中所存在的問(wèn)題（如沒(méi)有寫清招標(biāo)文件的發(fā)售時(shí)間和地點(diǎn)、詢標(biāo)的時(shí)間和地點(diǎn)）。對(duì)在與會(huì)人員發(fā)生矛盾沖突時(shí)，能夠限制影響會(huì)議決議的行為，盡量消除交流的障礙，以保證團(tuán)隊(duì)成員的交流，盡可能的有效和諧。對(duì)在辦公設(shè)備和用品進(jìn)貨時(shí)，能夠帶領(lǐng)下屬認(rèn)真核查數(shù)量，但未能認(rèn)真地檢查相關(guān)的票據(jù)錯(cuò)誤。錯(cuò)1在下屬工作出現(xiàn)漏洞和問(wèn)題時(shí)，不能耐心地指導(dǎo)下屬，態(tài)度比較簡(jiǎn)單粗暴。B、審核主持人的條件是否與會(huì)議要求相符。D、審核是否有專人負(fù)責(zé)會(huì)議決議整理與處理。鐘：（對(duì)初萌）今天的總經(jīng)理辦公會(huì)將重點(diǎn)討論綜合樓項(xiàng)目的資金籌措問(wèn)題，你幫助檢查一下，錄音機(jī)和磁帶準(zhǔn)備好了沒(méi)有。初：桌上不是有人名臺(tái)簽嗎？鐘：（不悅）我坐在邊上，有的人名不是看不見嗎？讓你幫點(diǎn)忙怎么話這么多。鐘：（過(guò)去調(diào)空調(diào)溫度）我說(shuō)這么涼呢，溫度在15度以下，以后設(shè)在20度左右就行了。（畫面淡出 鐘秘書埋頭記錄）情景二（鐘秘書辦公室）鐘秘書正在起草《情況簡(jiǎn)報(bào)》（電腦屏幕）：宏遠(yuǎn)信息有限責(zé)任公司情況簡(jiǎn)報(bào)第8期2006年6月5日宏遠(yuǎn)信息有限責(zé)任公司辦公室初：（推門進(jìn)來(lái)）鐘秘書，蘇經(jīng)理讓我來(lái)問(wèn)總經(jīng)理辦公會(huì)下發(fā)的文件都收回來(lái)了沒(méi)有。初：鐘秘書，綜合樓項(xiàng)目高經(jīng)理后天要出差，急需這些文件資料，讓我過(guò)來(lái)取一下。高經(jīng)理要帶相關(guān)文件我再給出一套。第三季度領(lǐng)導(dǎo)主要工作安排（2006年7月——9月） 王總：7月前兩周到上海參加客戶洽談會(huì)，8月的第二周到香港參加一周的產(chǎn)品訂貨會(huì)。趙副總：每周的周一參加公司的辦公會(huì)，9月第三周要開一個(gè)全公司的分公司銷售會(huì)議，9月的最后一周安排休假。鐘：（推門而進(jìn)）蘇經(jīng)理，你找我？蘇：你這份第三季度會(huì)議計(jì)劃表編制得有問(wèn)題，看不出是哪位領(lǐng)導(dǎo)去開會(huì)，第幾周去開會(huì)，你把9三個(gè)月份的會(huì)各放在一個(gè)欄目中，既看不出第幾周，也不知道是誰(shuí)去開，領(lǐng)導(dǎo)怎么根據(jù)這個(gè)計(jì)劃表安排時(shí)間呢？第三季度會(huì)議時(shí)間表（2006年7月——9月）七月份八月份九月份上海會(huì)議每周的周一參加公司的辦公會(huì)到香港參加一周的產(chǎn)品訂貨會(huì)。（轉(zhuǎn)身欲走）蘇：你先等一下，上次關(guān)于綜合樓項(xiàng)目的會(huì)議下發(fā)文件為什么到現(xiàn)在還沒(méi)有收齊？鐘：我收的晚了點(diǎn)，有幾個(gè)經(jīng)理不知道文件放在哪兒了，一時(shí)半會(huì)兒找不到。鐘：（一臉不高興）我明天一定收齊，要是沒(méi)別的事，我回去馬上編制會(huì)議計(jì)劃表。發(fā)文登記用印審核撰寫議擬交擬 → →（流程表特寫，撥打傳真電話開始發(fā)傳真，傳真機(jī)卡紙，將原稿抽出重發(fā)）鐘：（重新拿起電話）崔經(jīng)理，傳真件收到了嗎？收到了，那再見。（左右看看沒(méi)有人回應(yīng)，自言自語(yǔ)）這是誰(shuí)干的好事，真缺德，放在別人門口怎么不放自己門口呀？（將箱子往前使勁推，推離了自己的門口，檔在了消防栓前）參考答案：能夠提前10分鐘到會(huì)議地點(diǎn)檢查會(huì)議的準(zhǔn)備情況。對(duì)能夠做好會(huì)議記錄前的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備好了記錄本和錄音機(jī)、錄音磁帶。對(duì)在對(duì)公司情況不熟的前提下，能夠?yàn)闀?huì)議事先備好座次表。錯(cuò)在檢查會(huì)議地點(diǎn)時(shí)注意了溫度的控制，能夠指導(dǎo)下屬將室溫控制在適度的范圍內(nèi)。對(duì)情況簡(jiǎn)報(bào)的文頭不正確，情況簡(jiǎn)報(bào)四字應(yīng)在單位名稱下居中。錯(cuò)1保密會(huì)議下發(fā)的文件應(yīng)及時(shí)清退。錯(cuò)1注明參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)人名。錯(cuò)1發(fā)文工作處理的流程圖不準(zhǔn)確、不完整、缺少簽發(fā)、印制等重要環(huán)節(jié)。錯(cuò)1注意到辦公環(huán)境的管理，能夠及時(shí)將擋在通道上的箱子移開。錯(cuò)考試題型示例二（一）單項(xiàng)選擇題示例撰寫會(huì)議總結(jié)應(yīng)注意BA、新穎 B、及時(shí) C、效率 D、前蟾性（二）多項(xiàng)選擇題示例會(huì)議總結(jié)的目的是ABCDA、檢查會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況 B、檢查小組分工執(zhí)行情況C、對(duì)比分析自我總結(jié)與集體總結(jié) D、獎(jiǎng)懲相關(guān)人員模擬試題三（一）單項(xiàng)選擇題收集會(huì)議文件資料的要求有DA、確定收集內(nèi)容 B、確定收集人員C、確定是否歸檔 D、確定收集范圍清退會(huì)議文件資料時(shí)首先應(yīng)BA、辦理清退手續(xù) B、確定清退文件資料的范圍C、整理清退文件資料 D、填寫“文件清退登記表”會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)要求是DA、實(shí)用 B、審核 C、建立催辦制度 D、及時(shí)到位（二）多項(xiàng)選擇題會(huì)議總結(jié)的要求是ABCA、有理有據(jù) B、一分為二 C、探求辦會(huì)規(guī)律 D、建立規(guī)章制度需要收集的會(huì)議期間產(chǎn)生的文件有BCDA、通告 B、決定 C、議案 D、會(huì)議記錄對(duì)會(huì)議主持人評(píng)估的要素包括BCDA、領(lǐng)導(dǎo)能力 B、業(yè)務(wù)水平 C、對(duì)會(huì)議進(jìn)程的控制能力 D、對(duì)會(huì)議時(shí)間的控制能力（三）工作實(shí)務(wù)題背景說(shuō)明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。請(qǐng)你將會(huì)議文件收集的要求和內(nèi)容、會(huì)議文件立卷歸檔的意義以備忘錄形式提供給我。 行政經(jīng)理 蘇明 2007年3月15日參考答案：備忘錄發(fā)自：秘書鐘苗發(fā)給：行政經(jīng)理蘇明日期：2007年3月15日主題：會(huì)議文件收集整理的要求和內(nèi)容，會(huì)議文件立卷歸檔的意義內(nèi)容：收集會(huì)議文件資料的要求（1）確定會(huì)議文件資料的收集范圍（2）收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會(huì)人員離會(huì)之前全部收集齊全。（4）與分發(fā)文件資料一樣，收集會(huì)議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)；及時(shí)采取措施補(bǔ)救毀損的文件資料。需收集的文件資料（1）會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件。（2）會(huì)議期間產(chǎn)生的文件。（3）會(huì)后產(chǎn)生的文件。會(huì)議文件的立卷歸檔 會(huì)議文件資料的立卷歸檔概念解釋。第二， 保持歷史的真實(shí)面貌，反映工作的客觀進(jìn)程。第四， 保證會(huì)議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)?！薄鞍?？我是誰(shuí)？我是宏遠(yuǎn)公司的鐘苗呀?！呛?，就這么說(shuō)定了！周五晚上見。印著一半材料沒(méi)紙了?！鞭D(zhuǎn)身身走到柜子旁邊打開柜門看：“呀，糟糕！A4的沒(méi)有了。”小方：“那怎么辦？我的材料要在下午的會(huì)上用，一人一份?！瘪R上打電話：“喂！張民嗎？我是宏遠(yuǎn)公司的鐘苗?！狈畔码娫?，對(duì)小方：“半個(gè)小時(shí)內(nèi)送到，還來(lái)得及吧？”小方：“那就太好了！不過(guò)我也別白跑一趟，你給我一瓶膠水、兩支簽字筆，上次發(fā)的快用完了?！贝蜷_柜子拿文具，遞給小方：“給你?！毙》浇舆^(guò)文具：“好吧。”鐘苗繼續(xù)在桌子上找東西：“你沒(méi)看見我這么多事情！還是你自己想著點(diǎn)兒吧。情景二（周五下午五點(diǎn)）鐘苗在打字經(jīng)理兆良走進(jìn)來(lái)。”兆良：“周末容易堵車，還是早點(diǎn)走吧！”鐘苗：“稍等等。”情景三飯店前，王經(jīng)理和馬秘書走來(lái)?！鳖I(lǐng)班：“請(qǐng)跟我來(lái)。推開門。他們還沒(méi)到？咱們進(jìn)去等吧?！眱扇俗叱鲲埖甏箝T。稍遠(yuǎn)處，馬秘書看見他們，想迎上前去，被王經(jīng)理拉住：“等會(huì)兒再進(jìn)去。參考答案：鐘苗打電話的姿勢(shì)不對(duì)。錯(cuò)打電話時(shí)沒(méi)向同事點(diǎn)頭示意、打招呼。錯(cuò)鐘苗補(bǔ)妝是對(duì)客人的尊重。對(duì)王經(jīng)理到外面等候。錯(cuò)馬秘書想迎上前。對(duì)1王經(jīng)理等人稍晚幾分鐘再進(jìn)。錯(cuò)模擬試題一（一）單項(xiàng)選擇題把上司和其他同事不愿見的或沒(méi)有必要見的客人擋在門外，這就是秘書工作（A）作用的體現(xiàn)。沒(méi)問(wèn)題吧？那好，你問(wèn)訂什么菜？我們王總，你還不知道，愛吃肉唄，什么扒豬臉、燒豬手、藕燉排骨、燒大腸等等，反正以肉菜為主?！鼻榫岸ㄙe館宴會(huì)廳?！弊咴诳腿说淖髠?cè)引領(lǐng)?！辩娒貢骸按蠹艺?qǐng)入座，周總經(jīng)理您請(qǐng)這邊坐。王總等本公司的人坐在一邊。鐘秘書說(shuō)：“今天，我們?cè)谶@里為周總一行接風(fēng)，真是榮幸之至，咱們新朋舊友能坐在一起，真是緣分?！贝蠹移鹕砼e杯?！蓖蹩偅骸罢娌缓靡馑?，我們考慮不周，鐘秘書讓餐廳的江經(jīng)理給我們換幾個(gè)菜?！卞X先生：“給你們添麻煩了。”過(guò)了一會(huì)兒，鐘秘書開始脫毛背心：“這屋里太熱。”兩人干完。”鐘秘書一邊給旁邊的錢先生夾菜，一邊問(wèn)：“錢副總，你們公司這兩年生意這么火，員工的收入一定不錯(cuò)吧，像部門經(jīng)理級(jí)的月薪都能達(dá)到5000以上吧?！辩娒貢贿吢犞贿呌醚篮灝?dāng)人面剔牙?！彪x座出去，在包房外面，鐘秘書：“你說(shuō)什么，一車間出事故了，一個(gè)工作的手被軋斷了，好，你不要離開，我馬上向王總匯報(bào)。王總看完，過(guò)了一會(huì)兒，說(shuō)：“我有個(gè)電話，對(duì)不起，失陪一下。鐘秘書：“剛才公司的值班室來(lái)電話說(shuō)一車間一名工人把手給軋斷了?！比缓蠡氐桨俊⒖即鸢福貉缯?qǐng)訂菜，沒(méi)有考慮客人的情況和飲食習(xí)慣。錯(cuò)引領(lǐng)客人的動(dòng)作和手勢(shì)正確，合乎禮儀要求。錯(cuò)能主動(dòng)幫客人抽出座椅，合乎禮儀要求。錯(cuò)發(fā)現(xiàn)有回民，能主動(dòng)道歉，并及時(shí)調(diào)整合適的菜肴。錯(cuò)當(dāng)著客人的面脫毛背心，不講禮貌。對(duì)1談?wù)摬贿m宜的話題，如向別人打聽收入。錯(cuò)1能用禮貌用語(yǔ)，向客人道歉，然后出去接電話。對(duì)1能正確使用便條的形式向上司報(bào)告不便明言的事情。對(duì)1能以暗示的方式向上司報(bào)告處理結(jié)果，與上司有一定的默契。辦公室桌椅整齊，時(shí)鐘特寫：7：50。然后坐在辦公桌前開電腦。）桌面上很零亂地堆放著文件。文件夾特寫，有“急件”、“要件”、“密件”等字樣。初萌迅速拿起聽筒。”初萌：“哦，王經(jīng)理，您有什么指示？”邊說(shuō)邊從電話旁拿起紙筆?！边呎f(shuō)邊記，“后天上午九點(diǎn)，在公司第二會(huì)議室，開關(guān)于新產(chǎn)品研發(fā)的會(huì)。我會(huì)通知各部門負(fù)責(zé)人到場(chǎng)的。閃過(guò)標(biāo)題：新產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃書。這時(shí)，有人敲門?！笨腿送崎T而進(jìn)，同時(shí)初萌起身迎接?！背趺冗呎f(shuō)邊伸出手?？腿耍骸澳?，我是維達(dá)公司的。初萌雙手接過(guò)名片，邊看邊念：“噢！維達(dá)公司的張經(jīng)理。”說(shuō)完，拿起暖瓶給客人沏茶?？腿耍骸爸x謝！”邊喝茶邊看著電腦屏幕。客人：“這次來(lái)是想和王經(jīng)理商討一些事情的。客人：“是的，我順路經(jīng)過(guò)這里。您看后天上午行嗎，十點(diǎn)鐘，王經(jīng)理會(huì)在辦公室。再見！”客人起身。接著又抽出上司工作日志寫下什么。參考答案：著裝不符合職業(yè)要求。對(duì)辦公室通風(fēng)、光線良好。錯(cuò)下班前沒(méi)有整理辦公桌。對(duì)保密文件應(yīng)鎖入文件柜中。對(duì)能夠及時(shí)接聽電話。對(duì)1電話旁能事先準(zhǔn)備好紙和筆，方便記錄。對(duì)1手機(jī)不應(yīng)放在顯示器旁。對(duì)1接名片禮儀正確。錯(cuò)1保密工作沒(méi)有做好，電腦不應(yīng)放在客人能夠看到屏幕內(nèi)容的地方。對(duì)1日程有變化時(shí)能夠及時(shí)改動(dòng)工作日志。錯(cuò)（四）工作實(shí)務(wù)題示例背景說(shuō)明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書高葉，下面是總經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。擬安排研發(fā)部門的一些科技人員在家工作，請(qǐng)分析在家工作模式的優(yōu)缺點(diǎn)。 總經(jīng)理 蘇明 2007年3月5日參考答案：在家工作模式優(yōu)缺點(diǎn)（1）在家工作模式含義：指人們?cè)诩抑袌?zhí)行企業(yè)或團(tuán)隊(duì)交給的工作和任務(wù)，通常減少在在的工作時(shí)數(shù)，而增加在家里的工作時(shí)數(shù)。（3）缺點(diǎn)：需投資計(jì)算機(jī)和電話給工作人員，以保持聯(lián)系和能在家中開展工作；有的家庭環(huán)境嘈雜，缺乏適宜的辦公環(huán)境和位置，工作難集中注意力；組織更加難以監(jiān)督、管理和控制工作人員的工作；同事之間業(yè)務(wù)交流和情感交流減少，團(tuán)隊(duì)意識(shí)減弱，會(huì)感到寂寞；與專業(yè)人員和社會(huì)聯(lián)系也減少。（2）遠(yuǎn)程工作模式：指通過(guò)電話或計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代工具在異地接受指令完成組織交給的工作的方法。（3）虛擬辦公模式：通過(guò)電話和計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代工具和技術(shù)使所有任務(wù)能在一個(gè)虛擬的環(huán)境中執(zhí)行，同時(shí)，管理者也在虛擬環(huán)境下對(duì)員工的工作進(jìn)行管理的一種工作模式。（5）定期合同制工作模式：是指為完成某項(xiàng)任務(wù)聘用一些專門技術(shù)人員，并制定合同時(shí)確其權(quán)利和義務(wù)，直到完成項(xiàng)目的工作模式。（6）交替工作模式：常由兩人共同承擔(dān)一項(xiàng)任務(wù)，每人工作一部分時(shí)間，但必須有段重疊的工作時(shí)間以交換信息，商議工作進(jìn)度，共同完成工作。工作人員沒(méi)有固定的辦公桌，文件和信息存放在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，書面文件存放在存儲(chǔ)間的一輛小推車上，當(dāng)他們來(lái)工作時(shí)，領(lǐng)取手推車，然后使用企業(yè)中一個(gè)空閑的工作位置。便 條鐘苗：公司新成立的產(chǎn)品推廣部的人員及辦公用房都已確定下來(lái)，你需要盡快布置他們的辦公室。 行政經(jīng)理 蘇明 2007年3月5日參考答案