【正文】 導(dǎo)進(jìn)行全面管理。秘書要“參與”的政務(wù)類任務(wù)主要有文件的擬辦承辦、文件的起草核稿、信息的搜集處理、情況的調(diào)查和匯總、對領(lǐng)導(dǎo)批辦事項的催辦和查辦、來信來訪的處理；秘書要“管理”的事務(wù)類任務(wù)主要有文件的收發(fā)傳遞與管理、文書的立卷和歸檔、文件的清繳和銷毀、機要通訊、承辦會務(wù)、印信管理、公務(wù)接洽等。第三節(jié) 秘書工作的作用 秘書活動之所以久盛不衰，其根本原因在于隨著生產(chǎn)力的發(fā)展和社會的進(jìn)步，社會的信息量日益增加，人們的工作節(jié)奏不斷加快。因此，一個高明的領(lǐng)導(dǎo)人必然十分重視發(fā)揮秘書人員的作用。通過秘書的工作，使領(lǐng)導(dǎo)者能夠擺脫繁雜的事務(wù)性工作，以便集中精力抓大事，管大局，提高工作的效率和效益。 秘書人員發(fā)揮助手作用，可以比喻為領(lǐng)導(dǎo)者“手的延長”。從大的類別來分，有以下5個方面： 文書處理。 篩選文件。對于篇幅過長的文件，秘書人員可寫出提要，有時還須提出自己的辦理意見供領(lǐng)導(dǎo)參考。秘書人員要對反映領(lǐng)導(dǎo)意圖的文件、資料進(jìn)行嚴(yán)格審核把關(guān)，一個字、一個標(biāo)點都不能錯。秘書人員和秘書部門要主動配合領(lǐng)導(dǎo)處理好日常事務(wù)，如向領(lǐng)導(dǎo)提醒工作日程和工作內(nèi)容，接待不速之客的來訪，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時性工作等。秘書人員要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖對領(lǐng)導(dǎo)管轄的子系統(tǒng)進(jìn)行催促、查辦和檢查督促已經(jīng)布置的工作。 在各類組織中，擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)副職的人員通常被視為“一把手”的“左右手”，也在發(fā)揮助手作用。 二、參謀作用 秘書活動的參謀作用，是指秘書人員或秘書部門圍繞領(lǐng)導(dǎo)者的工作需要出謀劃策而起的“智囊”作用，可以比喻為領(lǐng)導(dǎo)者的“腦的延長”。由于時間和精力的限制，領(lǐng)導(dǎo)者很難做到事無巨細(xì)事必躬親。 秘書工作的參謀作用主要體現(xiàn)在： 提供依據(jù)。 綜合意見。 出謀劃策。 在發(fā)揮參謀作用的時候，秘書人員要正確處理好“參與”與“參謀”的關(guān)系。參與決策是其他領(lǐng)導(dǎo)成員的權(quán)力。實際上，秘書人員的工作頭緒很多，涉及范圍很廣，政策性很強。所以說，參謀作用與助手作用有時是交叉融合在一起的。這一作用，實際上是領(lǐng)導(dǎo)者 “耳目的延長”。但是，由于領(lǐng)導(dǎo)者的時間和精力的限制，所有信息不可能都做到“自給自足”。為此，秘書人員要做到眼尖、耳靈、心細(xì)、腿勤。不僅要對各方面交流的大量信息進(jìn)行“去粗取精、去偽存真”，而且要注意實地調(diào)查研究。總之，只有秘書工作發(fā)揮“眼觀六路、耳聽八方”的耳目作用，領(lǐng)導(dǎo)者才能真正做到目明耳聰，切實保證工作的有效性。這一作用，可以比喻為領(lǐng)導(dǎo)者的“喉舌的延長”。首先，任何組織都是一定社會環(huán)境下的社會分系統(tǒng)，必須不斷調(diào)整內(nèi)外關(guān)系，實現(xiàn)動態(tài)平衡。為此，必須大力加強信訪、公共關(guān)系等方面的工作。而由于領(lǐng)導(dǎo)者的時間和精力的限制，不可能事必躬親，人人聯(lián)系。 五、“不管部”作用 秘書部門向來有“不管部”之稱。這些任務(wù)無專門的業(yè)務(wù)科室管轄，需要秘書部門或其他部門配合完成。 帶全面性的任務(wù)或活動，如一個學(xué)校舉辦校慶活動、一個單位召開全系統(tǒng)會議等，一般也由秘書部門承辦。 六、“窗口”作用 秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的“窗口”，一切與外界的聯(lián)系和接待，都首先經(jīng)過秘書部門，群眾對機關(guān)的第一印象也是?？疵貢块T的工作面貌、作風(fēng)和效率。第四節(jié) 秘書工作的指導(dǎo)思想、工作方針、基本原則和一般規(guī)律 一、指導(dǎo)思想 從秘書工作的作用和特征可以看出，秘書工作應(yīng)堅持“三服務(wù)”的思想。歸根到底，秘書工作最經(jīng)常最直接的是為直接隸屬的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。而為人民群眾服務(wù)，那是包含了兩方面的含義：其一為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，從根本上說就是為人民群眾利益服務(wù)；其二秘書工作直接與人民群眾利益相關(guān)。 二、工作方針 1946年，周恩來率領(lǐng)中共代表團(tuán)赴重慶談判，對機要人員提出了“第一要保密，第二要準(zhǔn)確、第三要迅速”的三項要求。秘書人員在工作中，必須做到嚴(yán)守秘密、準(zhǔn)確客觀、迅速快捷。 三、基本原則 秘書工作的基本原則，是指秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)者相處的基本原則。 秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系 如何正確處理秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)班子或者領(lǐng)導(dǎo)者個人的關(guān)系，是秘書人員十分關(guān)心的實際問題，它滲透到秘書工作的各個方面，在很大程度上影響著秘書功能的充分發(fā)揮，影響者秘書工作的質(zhì)量和效益，也影響著秘書人員的身心健康。而處理這個關(guān)系的首要問題，就是要弄清楚秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)者到底是什么關(guān)系。目前，在我國非公有制經(jīng)濟(jì)的企業(yè)中，存在著許多私人秘書，他們與業(yè)主的關(guān)系，一般還是雇傭關(guān)系。這一關(guān)系可以歸納為三點：第一、在組織上，秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)者是上下級關(guān)系。第二、在工作上，秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)者是同志關(guān)系，不是主仆關(guān)系，無高低貴賤之分，只有分工不同，都是為人民服務(wù)。第三、在職能上，秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)是主輔關(guān)系。 秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)班子相處的主要原則 （1）單向請示原則 我們知道，領(lǐng)導(dǎo)班子中的各位領(lǐng)導(dǎo)人是分工負(fù)責(zé)的，重大問題由集體研究決定，分頭去辦；一般問題由主管領(lǐng)導(dǎo)人直接處理。遇到綜合性的、涉及到多方面工作的事項，應(yīng)請示主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)人，并向各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人通報情況。如果領(lǐng)導(dǎo)人對不屬于他分管的工作下達(dá)指示，秘書應(yīng)建議其向主管此項工作的領(lǐng)導(dǎo)人打個招呼，或者先求得主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)人同意，然后向主管領(lǐng)導(dǎo)人通氣。處理此類事項，秘書人員要熟悉有關(guān)組織法規(guī)，不可簡單從事，要考慮周密，把工作做細(xì)。秘書人員應(yīng)該以黨內(nèi)政治生活的若干準(zhǔn)則、國家的法律法規(guī)、本部門本單位的各項規(guī)章制度、各組織機構(gòu)的職責(zé)分工、各項工作任務(wù)完成的程序方法等等，作為處理與領(lǐng)導(dǎo)層成員關(guān)系的原則和依據(jù)，力求做到說話辦事都有根據(jù)。具體地講，在工作上要做到同等協(xié)助，對每位領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項都愉快地接受，并以同等的努力去完成；在生活上同等照顧，如一時辦不到讓所有的領(lǐng)導(dǎo)成員都得到應(yīng)有的待遇，那么寧可等條件成熟了再辦；在感情上同等尊重，切忌從個人的好惡出發(fā)親近與自己關(guān)系深的而疏遠(yuǎn)與自己交往淺的。在職責(zé)分工上要同等對待，對一把手和其他成員應(yīng)一視同仁。領(lǐng)導(dǎo)者之間在工作中有不同意見是正常現(xiàn)象。領(lǐng)導(dǎo)人彼此之間的議論，秘書人員要做到心中有數(shù)，一般要保持沉默。對領(lǐng)導(dǎo)者之間的分歧，絕不能外傳，更不能添油加醋搬弄是非，而應(yīng)該予以緩和調(diào)解。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)之間就某一個問題發(fā)生爭論時，秘書要實事求是地反映情況，既不含糊其詞，也不添枝加葉。領(lǐng)導(dǎo)班子成員如果因故未能參加例會，秘書應(yīng)該主動把會議情況向缺席者通氣。 秘書人員與具體領(lǐng)導(dǎo)人相處的原則 （1）思想體系一致的原則 由于秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，這就決定了秘書的職能活動要以領(lǐng)導(dǎo)者的意圖為轉(zhuǎn)移，其基點在于隨時正確地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，嚴(yán)格遵循、圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，通過自己的調(diào)查研究、參謀建議、撰寫公文、協(xié)調(diào)處理、接待交往等活動，輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。秘書人員要能站在領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮問題，特別是在管理工作的各個環(huán)節(jié)上，秘書人員要力爭和領(lǐng)導(dǎo)人保持思想體系的一致，如有分歧和爭論，也應(yīng)該在堅持原則的前提下，努力與領(lǐng)導(dǎo)人取得一致的看法。盡管現(xiàn)在的領(lǐng)導(dǎo)人大部分都受過良好的教育，學(xué)歷層次比較高，但由于從事領(lǐng)導(dǎo)工作后大部分時間都忙于應(yīng)付行政事務(wù)，接受新知識的時間相對較少，因而有時會覺得知識不夠用。這樣，領(lǐng)導(dǎo)人與秘書的知識結(jié)合起來，將對工作的順利開展帶來極為有利的方便。 （3）相互信任的原則 領(lǐng)導(dǎo)人與秘書，同是為社會主義現(xiàn)代化事業(yè)奮斗的同志，雖然分工不同，但在政治上是平等的。秘書工作中的不足或差錯，領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該及時指出并主動分擔(dān)責(zé)任。秘書要努力工作，不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)的信任，而領(lǐng)導(dǎo)人則既要做到疑人不用、用人不疑，又要做到經(jīng)常檢查指導(dǎo)秘書的工作，不能把信任當(dāng)放任。對于喜歡安靜的領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)他在考慮問題時，盡量不要去打擾；對于喜歡與秘書商量、征詢意見或要材料的領(lǐng)導(dǎo)，秘書平時要注意收集積累材料，圍繞中心工作勤于思考，以保證給領(lǐng)導(dǎo)滿意的資料服務(wù)和合理的建議；有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡同大家討論，集思廣益，秘書則應(yīng)該善于組織有關(guān)人員進(jìn)行討論；有的領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣與中午或夜間工作，秘書則應(yīng)該改變自己的習(xí)慣，以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的生活規(guī)律；有的領(lǐng)導(dǎo)性情急躁，秘書則應(yīng)該善于冷靜思考，侍機多作勸導(dǎo)；有的領(lǐng)導(dǎo)記憶力差，秘書則要細(xì)致地安排工作時間表，經(jīng)常予以提醒。至于領(lǐng)導(dǎo)人方面貫徹相互適應(yīng)原則，則是矛盾的次要方面。雙方共同貫徹相互適應(yīng)的原則，將對領(lǐng)導(dǎo)工作的順利開展發(fā)揮積極作用。原則性是靈活性的靈魂，靈活性為原則性服務(wù)。 四、一般規(guī)律 秘書工作的一般規(guī)律就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)工作的要求在不斷提高，秘書工作也要不斷提高水平，以滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的要求。少選、多選、錯選，該題均不得分。這些修養(yǎng)、知識、能力和職業(yè)道德，有些可以在走上工作崗位之前，即在學(xué)校中學(xué)到，但只是初步的認(rèn)識；更重要的是在工作實踐中加深體會，不斷鞏固、完善和提高?！锬康囊? 通過本章內(nèi)容的學(xué)習(xí)，了解秘書人員必須具備的政治修養(yǎng)、情感意志修養(yǎng)、工作能力、職業(yè)道德以及秘書人員的知識結(jié)構(gòu)，明確提高秘書人員基本素養(yǎng)的的主要途徑。具體要求如下： 具有強烈的事業(yè)心 秘書人員強烈的事業(yè)心，首先表現(xiàn)在秘書工作的獻(xiàn)身精神上。只有熱愛秘書工作，并為之傾注全部心血，才能在這項工作中發(fā)揮參謀助手作用。秘書工作繁雜辛苦，默默無聞。無論工作多么繁重，始終保持精神飽滿，心情愉快。 第三，秘書人員的強烈的事業(yè)心，還表現(xiàn)在開拓創(chuàng)新的精神上。一個優(yōu)秀的秘書人員不能僅僅滿足于被動地應(yīng)付事務(wù)，他應(yīng)該面對新情況新問題，勤于學(xué)習(xí)，善于思考，不斷開拓，大膽創(chuàng)新，不斷接受新事物，樹立新觀念，努力使新時期的秘書工作更主動、更科學(xué)、更規(guī)范，做到與時代同步前進(jìn)。秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的重要組成部分，秘書工作首先是政治工作。第二是堅持“三服務(wù)”的信念。 要有較高的思想理論水平 秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，既輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策，又要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理復(fù)雜多變的事務(wù)。 秘書工作的特點要求秘書人員必須具備系統(tǒng)的馬克思主義哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、科學(xué)社會主義的理論知識，掌握馬克思主義科學(xué)的世界觀和方法論，有準(zhǔn)確深刻地領(lǐng)會各項方針政策的能力。在工作中要善于把握要點，抓住本質(zhì)。只有這樣，秘書在工作中才能得心應(yīng)手、游刃有余，在處理實際問題時才能站得高，看得遠(yuǎn)，吃得準(zhǔn)。加強秘書人員情感意志的修養(yǎng)，可使其在自己的崗位上更能充分發(fā)揮作用，尤其有利于協(xié)調(diào)人際關(guān)系，使秘書適應(yīng)各種環(huán)境，克服困難，完成各項任務(wù)。秘書人員要從自己的職業(yè)特點出發(fā)，進(jìn)行情感修養(yǎng)，達(dá)到情感健康、穩(wěn)定的要求。秘書人員每天要送往迎來，處理各種人際關(guān)系和偶發(fā)事件，這就要求秘書人員要能說能干，情感類型上要求具有外向型的優(yōu)點，要開朗活潑、敏銳大膽、善于交際；同時，秘書人員每天還要接觸大量機密，處理復(fù)雜繁多的事務(wù)，這又要求秘書人員能坐得住，情感類型上則要求具有內(nèi)向型的優(yōu)點，要沉著、冷靜、謹(jǐn)慎、細(xì)心、穩(wěn)健、持重。 （2）熱情與沉穩(wěn)的結(jié)合。秘書工作煩瑣雜亂，有時需要突擊加班加點，有時需要做大量的“返工”工作，這就要求秘書人員保持情感的沉穩(wěn)平靜，不急不躁，避免情緒波動導(dǎo)致工作失誤。秘書人員需要接觸各種人和事，日常工作紛繁復(fù)雜，千頭萬緒，難免有不順心的時候。面對這些情況，秘書人員要有寬廣的胸懷，要能容忍，既不感情沖動，勃然大怒，也不自暴自棄，消極沉默。只要認(rèn)識到自己的行為是正確的，就不怕別人誤解；如果感到自己有什么處理不妥或言語不遜之處，可以主動找對方承認(rèn)自己的不足。 秘書人員的意志修養(yǎng) 秘書人員要提高自己工作的質(zhì)量和效率，成為工作的骨干和行家，就必須充分發(fā)揮自己的主觀能動性。秘書人員意志的強弱，主要體現(xiàn)在自覺性、果斷性、堅韌性、自控性等方面。 （1）培養(yǎng)自覺性。秘書人員的自覺性即對應(yīng)達(dá)到的服務(wù)目標(biāo)有深刻的理解，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，及時處理日常事務(wù)，適時為領(lǐng)導(dǎo)提供各種所需要的信息，正確估計工作發(fā)展趨勢，提前做好各項準(zhǔn)備工作。 （2）培養(yǎng)果斷性。秘書人員工作繁雜，面對多種多變的和突發(fā)的情況，要抓住時機，果斷地恰倒好處地給以處理，避免猶豫不決、躊躇不前，否則會坐失良機，貽誤大事。堅韌性是指執(zhí)行正確決定時堅持到底、不達(dá)目的誓不罷休的毅力。最后的勝利，往往就在再堅持一下的努力之中。 （4）培養(yǎng)自控性。自制力指個人在行動中善于控制情感、約束言行的意志品質(zhì)。同時，有了較強的自制力，秘書人員就能時刻以工作為重，以黨和人民的利益為重，不因一時的沖動而感情用事，給工作帶來不應(yīng)有的損失。秘書人員的作風(fēng)修養(yǎng)，主要有以下要求： （1）踏實、細(xì)致、一絲不茍。事無巨細(xì)，都要準(zhǔn)確細(xì)致、穩(wěn)妥辦好。例如，對文件材料，從收文登記開始，經(jīng)分送批辦，最終到存檔銷毀，各個環(huán)節(jié)都要認(rèn)真對待，嚴(yán)格各種手續(xù)，不能搞信任交接。在定性分析的基礎(chǔ)上，還要求定量分析。秘書人員辦事要講效率，要有雷厲風(fēng)行的作風(fēng)。例如，會議文件的草擬就必須限時限刻，否則就會影響整個會議的召開。只要做到“快”，才能使工作變被動為主動，從而提高秘書工作的質(zhì)量。所以，秘書人員必須勤快，工作中做到手勤、腿勤、腦勤：即文字工作要及時、外勤聯(lián)絡(luò)要主動、遇到疑難要勤問、政策文件要勤看。 （3）聯(lián)系群眾，深入實際，實事求是。秘書人員要樹立牢固的群眾觀念，才能使秘書工作發(fā)揮好橋梁作用。秘書人員通過自己的工作，要讓群眾知道，我們的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)確實是在為人民服務(wù)，我們的領(lǐng)導(dǎo)同志確實是人民的公務(wù)員。這也要求尊重客觀事實，堅持一切從實際出發(fā)，注重調(diào)查研究，實事求是地反映問題，不能靠道聽途說，或憑想當(dāng)然的主觀臆斷和猜想，向領(lǐng)導(dǎo)提供虛假的信息。秘書人員溝通上下、會集左右，言談舉止要注意文明禮貌，說話要和氣，待人要謙虛，處事要誠懇。 要注意秘書人員的氣質(zhì)風(fēng)度，對上不阿諛奉承，對下不傲慢自大。這樣的秘書形象，讓人感到真誠、正派、可信、可靠。 一、基礎(chǔ)知識 秘書人員應(yīng)具有的基礎(chǔ)知識包括這樣幾大類： 政治哲學(xué)類。學(xué)習(xí)這類知識，目的在于使秘書人員樹立正確的世界觀和方法論。 語言文學(xué)類。另外，秘書人員還應(yīng)該一些美學(xué)知識，樹立健康的審美觀。 數(shù)學(xué)統(tǒng)計類。 歷史地理類。 法律知識類。 二、專業(yè)知識 扎實的專