【正文】 初：鐘秘書，綜合樓項目高經(jīng)理后天要出差，急需這些文件資料，讓我過來取一下。高經(jīng)理要帶相關(guān)文件我再給出一套。第三季度領(lǐng)導(dǎo)主要工作安排（2006年7月——9月）王總：7月前兩周到上海參加客戶洽談會，8月的第二周到香港參加一周的產(chǎn)品訂貨會。趙副總：每周的周一參加公司的辦公會，9月第三周要開一個全公司的分公司銷售會議，9月的最后一周安排休假。鐘：（推門而進(jìn)）蘇經(jīng)理，你找我？蘇：你這份第三季度會議計劃表編制得有問題，看不出是哪位領(lǐng)導(dǎo)去開會，第幾周去開會，你把9三個月份的會各放在一個欄目中，既看不出第幾周，也不知道是誰去開，領(lǐng)導(dǎo)怎么根據(jù)這個計劃表安排時間呢？第三季度會議時間表（2006年7月——9月）七月份八月份九月份上海會議每周的周一參加公司的辦公會到香港參加一周的產(chǎn)品訂貨會。（轉(zhuǎn)身欲走）蘇：你先等一下，上次關(guān)于綜合樓項目的會議下發(fā)文件為什么到現(xiàn)在還沒有收齊？鐘：我收的晚了點，有幾個經(jīng)理不知道文件放在哪兒了，一時半會兒找不到。鐘：（一臉不高興）我明天一定收齊，要是沒別的事，我回去馬上編制會議計劃表。發(fā)文登記用印審核撰寫議擬交擬 →（推門走出辦公室看見樓道邊有幾個計算機(jī)的大箱子擋住了她的門口）鐘：這是哪個部門的大箱子呀？趕快拿走，別擋在通道上，多礙事呀。對能夠事先準(zhǔn)備好與會人員的文件和茶水。對知道在會議桌上擺放人名臺簽，以便與會者正確落座和做好記錄。對在指導(dǎo)下屬工作中，態(tài)度比較生硬，不注意語言溝通的技巧。對在進(jìn)行會議記錄時，為了保證記錄的準(zhǔn)確性，能夠同時運用手工記錄和錄音機(jī)記錄。錯簡報的印發(fā)日期應(yīng)寫在間隔線的右側(cè)，編印單位應(yīng)寫在與印發(fā)日期平行的左側(cè)。錯1編制領(lǐng)導(dǎo)會議時間表時，應(yīng)注明不同月份的周次。錯1缺乏保密意識，在重要的會議文件出現(xiàn)丟失的情況下，不及時加以追回，也未及時匯報。錯1在傳真文件時，不能正確地使用傳真機(jī)，出現(xiàn)卡紙，違反操作規(guī)定，硬往外抽。對1在移動箱子時，忘記了安全隱患的管理規(guī)定，將箱子擋了消防栓前造成了隱患。 D、獎懲相關(guān)人員模擬試題三（一）單項選擇題收集會議文件資料的要求有DA、確定收集內(nèi)容 D、確定收集范圍清退會議文件資料時首先應(yīng)BA、辦理清退手續(xù) B、確定清退文件資料的范圍C、整理清退文件資料 C、建立催辦制度 D、及時到位（二）多項選擇題會議總結(jié)的要求是ABCA、有理有據(jù) B、一分為二 D、會議記錄對會議主持人評估的要素包括BCDA、領(lǐng)導(dǎo)能力 C、對會議進(jìn)程的控制能力便條鐘苗：請你將會議文件收集的要求和內(nèi)容、會議文件立卷歸檔的意義以備忘錄形式提供給我。 行政經(jīng)理 蘇明 2007年3月15日（3）選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。（5）收集整理過程中要注意保密。包括指導(dǎo)性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會務(wù)管理性文件。包括決定、決議、議案、提案、會議記錄、會議簡報等。包括會議紀(jì)要、傳達(dá)提綱、會議新聞報導(dǎo)等。 會議文件資料的立卷歸檔概念解釋。第二， 保持歷史的真實面貌，反映工作的客觀進(jìn)程。第四， 保證會議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。第二章 D、非正規(guī)接待（二）多項選擇題示例制定接待計劃時，要了解來訪者的基本情況，如所在單位的全稱、姓名、性別、身份、民族（國籍）、宗教信仰與ABCDA、業(yè)務(wù)范圍 B、來訪的目的”“啊？我是誰？我是宏遠(yuǎn)公司的鐘苗呀?！呛?，就這么說定了！周五晚上見。印著一半材料沒紙了?！鞭D(zhuǎn)身身走到柜子旁邊打開柜門看：“呀，糟糕！A4的沒有了?！毙》剑骸澳窃趺崔k？我的材料要在下午的會上用，一人一份?！瘪R上打電話：“喂！張民嗎？我是宏遠(yuǎn)公司的鐘苗。”放下電話，對小方：“半個小時內(nèi)送到，還來得及吧？”小方：“那就太好了！不過我也別白跑一趟，你給我一瓶膠水、兩支簽字筆，上次發(fā)的快用完了?！贝蜷_柜子拿文具，遞給小方：“給你。”小方接過文具：“好吧?！辩娒缋^續(xù)在桌子上找東西：“你沒看見我這么多事情！還是你自己想著點兒吧。情景二（周五下午五點）鐘苗在打字經(jīng)理兆良走進(jìn)來?！闭琢迹骸爸苣┤菀锥萝?，還是早點走吧！”鐘苗：“稍等等?！鼻榫叭埖昵?，王經(jīng)理和馬秘書走來?！鳖I(lǐng)班：“請跟我來。推開門。他們還沒到？咱們進(jìn)去等吧。”兩人走出飯店大門。稍遠(yuǎn)處，馬秘書看見他們，想迎上前去，被王經(jīng)理拉?。骸暗葧涸龠M(jìn)去。參考答案：鐘苗打電話的姿勢不對。錯打電話時沒向同事點頭示意、打招呼。錯鐘苗補(bǔ)妝是對客人的尊重。對王經(jīng)理到外面等候。錯馬秘書想迎上前。對1王經(jīng)理等人稍晚幾分鐘再進(jìn)。錯模擬試題一（一）單項選擇題把上司和其他同事不愿見的或沒有必要見的客人擋在門外，這就是秘書工作（A）作用的體現(xiàn)。 B、預(yù)選 C、分流 D、預(yù)約（二）多項選擇題在多邊性商務(wù)活動中，人們經(jīng)常采用的禮賓次序是：按來賓所在國或地區(qū)的名稱的拉丁字母順序排列ABDA、按時間順序排列 B、按來賓身份排列C、按與東道主的關(guān)系遠(yuǎn)近排列 D、不排列（三）案例分析題錄像人物：宏遠(yuǎn)公司秘書鐘苗宏遠(yuǎn)公司王總經(jīng)理宏遠(yuǎn)公司幾位同事昌和公司的周總經(jīng)理等幾位客人地點：賓館宴會廳、秘書鐘苗辦公室物品：一桌酒席著裝要求：職業(yè)裝情景一（秘書鐘苗辦公室）鐘秘書：“紅楓賓館餐廳江經(jīng)理嗎？我是宏遠(yuǎn)公司秘書鐘苗，今天中午12點我們要訂‘楓韻閣’包房，來了幾個西北的客人。就這么說定了，我12點準(zhǔn)時到，到時上菜可得快點。樓上正在裝修，宴會廳有很多人在吃飯，不時傳來包間的歌聲）鐘秘書領(lǐng)著幾位客人：“這邊請?？腿酥杏幸粌蓚€人悄悄相互說：“真夠亂的。”鐘秘書幫客人抽出椅子，鐘秘書將周總理等客人安排在了包間門口，讓客人坐在一起。服務(wù)小姐沏上茶?！蓖蹩偪人砸宦?，說：“大家閑話少敘，先端起酒杯，為我們的友誼和合作干杯。情景三服務(wù)員小姐不斷端上菜來，報菜名：“扒豬臉、燒豬手、藕燉排骨……”鐘秘書問身邊的男士：“錢先生，您怎么不動筷子？”錢先生不好意思：“我……”旁邊周總說：“我忘了介紹，我們錢副總是回民?！辩娒貢骸皩Σ黄?，是我工作不細(xì)，我馬上去另點幾個菜。”情景四服務(wù)員小姐不斷端上菜來，報菜名：“罐燜牛肉、羊肉蘿卜盅……”鐘秘書用自己的私筷給客人夾菜：“周總經(jīng)現(xiàn)嘗嘗這道牛肉，……錢先生嘗嘗這道蘿卜盅?！蓖蹩偅骸爸芸?，咱們倆既是老同學(xué)，又是合作伙伴，咱們倆得干了這杯。鐘秘書主動敬酒：“各位老總，難得大家有緣相聚，又難得周總和王總有著這么深厚的友誼，我敬周總和各位一杯，愿我們的合作順利。”錢先生為難地說：“你們的公司做得也很不錯嘛，彼此彼此啦。這時鐘秘書的手機(jī)響，鐘秘書：“對不起，我要接個電話。”拿出便簽本，在上面寫了幾句話，進(jìn)去到王總身邊遞給他，然后退出。”走出來。”王總：“送醫(yī)院了么？”鐘秘書：“已經(jīng)送了，他們主要怕工人的家屬來鬧怎么辦？”王總：“我現(xiàn)在一時半會兒也走不開，這樣吧，你讓在公司留守的馬副總經(jīng)理先處理一下這件事，等送走周總他們，我馬上趕回公司處理。鐘秘書繼續(xù)打電話：“馬總嗎，我是鐘秘書，王總讓我轉(zhuǎn)告您……”過了一會兒，鐘秘書回到包房，向王總示意“OK”的手勢。錯宴請選擇的地點不合適，不夠安靜。對宴請的座次不正確，不應(yīng)讓客人坐在門口，也不應(yīng)讓客人坐在一起，應(yīng)與主人相間而坐。對鐘秘書搶在上司前說話。對用自己的私筷給客人夾菜，不講衛(wèi)生。錯領(lǐng)導(dǎo)敬酒后，能主動敬酒，注意禮儀。錯1當(dāng)別人的面剔牙，不文明。處理方式正確。對1能按上司的要求通過電話處理各種緊急的事務(wù)。對考試題型示例二（一）單項選擇題示例彈性工作模式的優(yōu)點突出表現(xiàn)在BA、減少了總部的費用支出 D、監(jiān)督、管理員工更加便利（二）多項選擇題示例企業(yè)中可以采用開放式辦公室布局的部門通常有BDA、財務(wù)部 C、經(jīng)理室 D、銷售部（三）案例分析題示例時間：某日上午地點：公司經(jīng)理辦公室人物：四達(dá)公司經(jīng)理秘書初萌，女；維達(dá)公司張經(jīng)理，男物品：電腦、各類文件夾、電話機(jī)、辦公文具、文件柜、沙發(fā)、紙筆、手機(jī)、暖瓶、茶杯情景一初萌身著圓領(lǐng)無袖衫，下身穿牛仔褲，腳上穿著旅游鞋，走進(jìn)辦公室。初萌打開窗戶，調(diào)整好百葉窗的光線。（動作特寫：先開主機(jī)，后開顯示器。初萌一一歸入辦公桌上的文件夾中。這時，電話鈴響了（電話的位置位于初萌的左手邊）。初萌：“你好！四達(dá)公司。初萌：“好的，我記一下。好的?！保ó嬅娴觯┣榫岸趺日陔娔X前打一份文件。她的手機(jī)放在顯示器旁。初萌：“請進(jìn)。初萌：“您好，我是秘書初萌。雙方握手?！泵哉f邊遞過名片。您快請坐。特寫：茶水較滿。（屏幕正對著客人）初萌：“不客氣！請您慢用！”說完，坐回到辦公桌前。”初萌：“您沒有預(yù)約吧？”邊說邊從文件夾中抽出“秘書工作日志”翻看。”初萌：“您看真不巧，我們王經(jīng)理到工地去了。”客人：“好的，我后天再來。初萌：“再見！”在秘書工作日志上寫下：10：00，會見維達(dá)公司張經(jīng)理。客人自己拉開門走了。錯能夠提前到辦公室做好工作準(zhǔn)備。對電腦開機(jī)順序錯誤。錯能夠?qū)⑽募M(jìn)行分類。錯電話放置位置正確。對電話應(yīng)答語正確。對1能夠做電話記錄。錯1握手禮儀正確。對1茶水斟得過滿。錯1能夠使用工作日志進(jìn)行時間管理。對送客禮儀不正確。便擬安排研發(fā)部門的一些科技人員在家工作，請分析在家工作模式的優(yōu)缺點。 總經(jīng)理 蘇明 2007年3月5日（2）優(yōu)點：節(jié)省辦公室的空間和資金；能把往返于辦公室花費的時間用在工作上；有更大的靈活性安排管理自己的時間，安排工作與生活；減少高峰期交通擁擠，減少交通污染；工作人員也能減少交通費用。其他工作模式（1）彈性時間工作模式：在靈活的體制下允許員工對一天工作起止時間彈性化并積累計算總工作時間的一種方法。這些人員可以在家工作，也可以在當(dāng)?shù)氐墓ぷ鏖g工作，還可以組成本地團(tuán)隊，設(shè)立主管與總部保持聯(lián)系。（4）兼職工作：是指一人在多家企業(yè)或單位兼職，充分發(fā)揮其專業(yè)技能，其兼職的組織與其協(xié)商好兼職的期限、任務(wù)、費用，并以合同確立的工作模式。有的還采用承包一項特定任務(wù)的形式。（7）臨時辦公桌形式：由于在家工作、遠(yuǎn)程工作、彈性時間工作及兼職工作人員沒有或不需要有固定的辦公桌，來到企業(yè)工作時臨時安排空閑的工作位置辦公。模擬試題二（一）單項選擇題如秘書辦公室中辦公設(shè)備的噪音過強(qiáng)，下列做法中，比較合適的是BA、將辦公室搬到離上司辦公室遠(yuǎn)一些的地方B、鋪上地毯C、將設(shè)備全部更新D、盡量減少利用率下列辦公模式中，比較適宜于某些研發(fā)部門科技人員的是BA、交替工作模式 D、定期合同制工作模式（二）多項選擇題秘書一般可以在自己的辦公區(qū)內(nèi)ABDA、張貼公司的logo便 條鐘苗：公司新成立的產(chǎn)品推廣部的人員及辦公用房都已確定下來，你需要盡快布置他們的辦公室。 行政經(jīng)理 蘇明 2007年3月5日參考答案布置辦公室的程序如下：對各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。按工作人員數(shù)額及其辦公所需要的空間，設(shè)定其空間大小。繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。A、工商局 B、具體目標(biāo) C、工作職責(zé)鏡頭掃過辦公室，環(huán)境整潔，但地面有裸露的電源線。電話鈴響下，鐘苗及時拿起聽筒：“你好！偉南公司?！薄昂玫??！敝軅ィ骸昂玫??！甭犕仓袀鱽韽埧偟穆曇簦骸扮娒?，今天下行我臨時有個會議，原定召開的各部門經(jīng)理會議挪到明天下午吧，時間地點不變，你安排一下。我馬上安排。鐘苗拿起電話，撥號。會議改在明天下午舉行，我預(yù)訂一下會議室?！薄昂玫?，謝謝??！”鐘苗放下話筒?！辩娒缱哉Z道。周偉推門進(jìn)來，把用印申請單遞細(xì)鐘苗?！保ㄌ貙懀﹤ツ瞎居糜∩暾垎挝募?biāo)題介紹信發(fā)往單位天地公司份數(shù)1用印日期2006年10月22日用印申請人周偉批準(zhǔn)人鐘苗接過來看了看，說：“喲，你們部李經(jīng)理沒有簽字，我不能給你蓋章?！薄皠e急，我問一下。鐘苗：“李經(jīng)理，周偉去天地公司聯(lián)系業(yè)務(wù)需要開介紹信，您沒有在用印申請表上簽字，您看怎么辦？”李經(jīng)理：“噢，這事我知道?！辩娒纾骸昂玫摹＃ㄌ囟ǎ赫碌奈恢谜_，騎年蓋月，但章蓋倒了?！薄爸x謝！”周偉接過來看了看，“鐘苗，能不能給我開幾張空白介紹信，每次都要找經(jīng)理簽字，太麻煩了！”鐘苗一邊在文件夾中找“用印登記本”，一邊回答：“這恐怕不行，你用的時候再來開就是了?！敝軅o奈地說，“我走了??！再見！”鐘苗：“再見。（畫面淡出）參考答案秘書著裝正確。錯放置滅火器，有安全意識。對電話應(yīng)答語正確。對能夠?qū)ぷ魅罩炯皶r進(jìn)行修改。對能夠及時預(yù)訂會議室。對1用印申請表上必須要有負(fù)責(zé)人簽字。對1介紹信應(yīng)放在加鎖的抽屜里，隨用隨開。錯1文末落款位置正確，騎年蓋月。錯1沒有蓋騎縫章。對1用印后能夠進(jìn)行用印登記。便條高葉：從你昨天反映的情況來看，最近公司有的部