【正文】 19? 會(huì)務(wù)通知草稿 ......................................................................................................22? 會(huì)議預(yù)算草稿 ......................................................................................................27? 會(huì)務(wù)分工明細(xì)表 ..................................................................................................28? 主要會(huì)議場(chǎng)所明細(xì)表 ..........................................................................................294 / 32一、 手冊(cè)說(shuō)明 為了便于秘書(shū)處人員掌握會(huì)議服務(wù)的各項(xiàng)流程，更好地為總經(jīng)理室會(huì)議做好服務(wù)保障工作，特編寫(xiě)了《聯(lián)想電腦公司會(huì)務(wù)手冊(cè)》供大家參考，《會(huì)務(wù)手冊(cè)》內(nèi)容主要包含組織一次總經(jīng)理室會(huì)議中所應(yīng)做好的各項(xiàng)工作（會(huì)前，會(huì)中，會(huì)后）及注意事項(xiàng)。 望隨時(shí)提出修改意見(jiàn) ，謝謝！二、會(huì)議制度及規(guī)范為保障會(huì)議順利召開(kāi)和會(huì)議的效果，電腦公司特制定并頒發(fā)了會(huì)議制度（試行版），對(duì)會(huì)議的全程工作做了要求，現(xiàn)將制度附下：聯(lián)想電腦公司會(huì)議制度（試行）1. 目的：會(huì)議是公司一項(xiàng)重要的工作方式，為了提高會(huì)議效率，保證會(huì)議效果，規(guī)范公司的會(huì)議工作，特制定本制度。3. 名詞解釋?zhuān)?匯報(bào)：使參會(huì)人員了解某項(xiàng)工作的狀況，并就有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行討論和決策 通報(bào)：使參會(huì)人員了解公司某項(xiàng)工作的狀況，一般不涉及決策和討論 研討：參會(huì)人員就某一主題暢所欲言，目的在于碰撞出更多的思路和火花 匯報(bào)人：對(duì)會(huì)議議題的內(nèi)容進(jìn)行闡述，并回答參會(huì)人員的問(wèn)題，參與討論；5 / 32 主持人：對(duì)會(huì)議的進(jìn)程進(jìn)行整體控制，保證會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)； 參會(huì)人員：對(duì)會(huì)議議程參與討論和決策 列席人：列席會(huì)議，但不參與會(huì)議議題的討論和決策； 與會(huì)人員：參會(huì)人員、匯報(bào)人員、列席人員和主持人等參加會(huì)議人員的總稱(chēng)；4. 會(huì)議通知起草與發(fā)送 會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議前發(fā)出會(huì)議通知前應(yīng)該充分準(zhǔn)備，一項(xiàng)會(huì)議的召開(kāi)必然涉及到其它部門(mén)人員的相應(yīng)工作安排和時(shí)間資源的占用，因此在組織會(huì)議前應(yīng)有充分的客戶(hù)意識(shí)，使與會(huì)人員能夠準(zhǔn)確了解本次會(huì)議的關(guān)鍵信息，以便提前準(zhǔn)備，保證會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)； 會(huì)議通知應(yīng)該包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容 會(huì)議目的：明確說(shuō)明舉行此次會(huì)議要達(dá)到的效果， 會(huì)議時(shí)間：應(yīng)包括會(huì)議的開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間 由多個(gè)部門(mén)參加的會(huì)議：上午的會(huì)議定為 9:10 開(kāi)始，下午的會(huì)議定為 14:10 開(kāi)始。 為保證會(huì)議效率和質(zhì)量，在議題和內(nèi)容有限的情況下，會(huì)議時(shí)間一般應(yīng)控制在 2 小時(shí)以?xún)?nèi)。 會(huì)議議程： 會(huì)議議程的第一項(xiàng)是主持人講解會(huì)議要求 根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的不同，會(huì)議可分為匯報(bào)、通報(bào)、研討等內(nèi)容(參見(jiàn)名詞解釋) 會(huì)議議程應(yīng)以 30 分鐘為單元，列出本單元的會(huì)議內(nèi)容，如果某項(xiàng)內(nèi)容多于 30 分鐘，也應(yīng)該分為多個(gè)單元，其目的保證與會(huì)人員參加會(huì)議前能對(duì)會(huì)議內(nèi)容有清晰的了解。例如：涉及公司商業(yè)秘密的會(huì)議，參會(huì)人員如果委托他人代替參加會(huì)議，必須事先報(bào)會(huì)議主辦部門(mén)批準(zhǔn)。會(huì)議中使用的文件一律由會(huì)議主辦部門(mén)統(tǒng)一收發(fā)，若需要會(huì)后帶走的必須履行相應(yīng)的登記手續(xù)。 對(duì)會(huì)議文件的要求：會(huì)議組織人員根據(jù)會(huì)議的目的、規(guī)模的等內(nèi)容確定是否要用 PPT 文件，是否需要文本文件，需要多少份，其它特殊求也要一并注明。明確參會(huì)人員如果因特殊原因無(wú)法參會(huì)需要通過(guò)合種途徑請(qǐng)假。 其它需要特殊說(shuō)明的會(huì)議注意事項(xiàng) 會(huì)議通知的發(fā)送 跨部門(mén)的會(huì)議，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)該提前 3 個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通7 / 32知；如果會(huì)議涉及公司總經(jīng)理室一半以上人員參加，應(yīng)該提前 5個(gè)工作日發(fā)出通知，涉及總經(jīng)理使全體成員參加的會(huì)議，應(yīng)該提前 10 個(gè)工作日發(fā)出通知；以便與會(huì)人員能夠事先調(diào)整好時(shí)間安排并為參會(huì)做好準(zhǔn)備； 如果因特殊情況需要臨時(shí)召開(kāi)會(huì)議（會(huì)議通知發(fā)出距離會(huì)議召開(kāi) 24 小時(shí)以?xún)?nèi)），跨部門(mén)的會(huì)議應(yīng)該由本系統(tǒng)的總經(jīng)理室成員批準(zhǔn)，總經(jīng)理室一半以上人員參加的會(huì)議應(yīng)該獲得公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)；5. 會(huì)議主持人 會(huì)議主持人負(fù)責(zé)控制整個(gè)會(huì)議進(jìn)程。需要向會(huì)議主持人請(qǐng)假并得到允許；7. 會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)：在會(huì)議結(jié)束之后的 3 個(gè)工作日之內(nèi)，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)該撰寫(xiě)出會(huì)議紀(jì)要并發(fā)給相關(guān)人員；會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該準(zhǔn)確、真實(shí)地反映會(huì)議的結(jié)論；8. 會(huì)務(wù)組織： 會(huì)議預(yù)算：會(huì)議應(yīng)本著高效，節(jié)約的原則進(jìn)行。如果下午有會(huì)議議程，午餐應(yīng)安8 / 32排為工作快餐；三、流程圖? 在公司內(nèi)召開(kāi)的會(huì)議 部門(mén)時(shí)序 總 經(jīng) 理 室 總 經(jīng) 理 秘 書(shū) 相 關(guān) 部 門(mén) 備 注9 / 32會(huì)前會(huì)間會(huì)后? 在公司外召開(kāi)的會(huì)議 部門(mén)時(shí)序 總經(jīng)理室 總經(jīng)理秘書(shū) 相關(guān)部門(mén) 備 注確定參會(huì)人員、時(shí)間范疇、內(nèi)容N審批 修 改Y下 發(fā) 準(zhǔn)備工作 會(huì)間服務(wù) 審 批 N下 發(fā) 結(jié) 束整理資料Y開(kāi) 始確 定 時(shí) 間 、 地 點(diǎn) 、 人 員擬定通知 修 改 接 收 反 饋10 / 32 會(huì) 前 會(huì) 中YN確認(rèn)議題及參會(huì)人員范圍選址及確定起草會(huì)議通知會(huì)議預(yù)算 人員確認(rèn)（住宿，交通）設(shè)備準(zhǔn)備預(yù)定會(huì)議室，房間，用餐，娛樂(lè)車(chē)輛安排起草會(huì)務(wù)通知議程 PPT 制作食品采買(mǎi)指導(dǎo)服務(wù)員工作場(chǎng)所布置與熟悉會(huì)議室、匯報(bào)人員、用餐、娛樂(lè)、住宿保障工作人員離會(huì)車(chē)輛安排 退 房設(shè)備整理 結(jié) 帳返回公司設(shè)備歸還 報(bào) 銷(xiāo)會(huì)務(wù)總結(jié)結(jié) 束開(kāi) 始11 / 32 會(huì) 后四、程序? 會(huì)前工作（按順序）?議題及參會(huì)人員范圍的確定?會(huì)議場(chǎng)所的選定： 在會(huì)前至少十個(gè)工作日確定好會(huì)議地點(diǎn)，并詳細(xì)了解場(chǎng)地的具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。?會(huì)議通知的起草 ? 在會(huì)前一周 確定本次會(huì)議的 議程，其中包括 匯報(bào)的具體時(shí)間 ， 主要內(nèi)容及安排 ， 匯報(bào)人 ， 列席人員 等事項(xiàng) 。?申報(bào)會(huì)議預(yù)算依據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短及對(duì)參會(huì)人員情況的確認(rèn)，做如下費(fèi)用明細(xì)， 13 / 32?包括：會(huì)議室費(fèi)用，住宿費(fèi)用，餐飲費(fèi)用，娛樂(lè)費(fèi)用，食品費(fèi)，交通費(fèi)，相關(guān)費(fèi)用，不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)等。?人員確認(rèn)結(jié)合會(huì)議通知中所注明的參會(huì)人員名單（主要是總經(jīng)理室成員及全程列席人員），與其確認(rèn)住宿，交通（往返）情況。?設(shè)備準(zhǔn)備設(shè)備明細(xì) 數(shù) 量 設(shè)備明細(xì) 數(shù) 量投影儀 1 臺(tái) 長(zhǎng)線接線板 至少 2 個(gè)膠投 1 臺(tái) 激光筆 2 個(gè)筆記本電腦 1 臺(tái) 磁帶，電池 依據(jù)會(huì)議長(zhǎng)短打印機(jī)及驅(qū)動(dòng)程序 1 套 膠卷 依據(jù)會(huì)議長(zhǎng)短幕布（大） 1 個(gè) 膠片 1 本白板（筆、擦） 至少 2 套 A4 復(fù)印紙 1 包照相機(jī) 1 臺(tái) 訂書(shū)機(jī) 1 個(gè)寬帶透明膠 1 卷 圓珠筆 若干曲別針 1 合?預(yù)定依據(jù)征詢(xún)結(jié)果，進(jìn)行預(yù)定，其中要求確定的有：會(huì)議室，房間，餐飲，娛樂(lè)（保齡，乒乓球，游泳，臺(tái)球等）。?車(chē)輛安排依據(jù)會(huì)議議程確定車(chē)輛往返的安排，一般選用依維柯。車(chē)輛安排的原則：A. 結(jié)合會(huì)議議程安排，并要求車(chē)輛于會(huì)前 10 分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)；B. 車(chē)輛路線的安排應(yīng)以所送匯報(bào)人員的