【正文】 000質量管理體系 2007年主要管理指標和管理標準均達到或超過深圳市物業(yè)管理區(qū)級（羅湖）標準 自2008年起按深圳市物業(yè)管理市級標準提供管理和服務1服務質量知識普及率為100%2員工持證上崗率為100%3有效投訴率低于千分之八4顧客滿意率95%以上5管理人員專業(yè)培訓合格率100%6無重大安全生產事故發(fā)生7文檔保管完好率100%8每月一次質量簡報辦公室職責負責安排公司的季度、年度工作會議及經理辦公會議，做好記錄，編寫會議紀要和決議，并督促各單位貫徹執(zhí)行，及時了解和反饋有關信息。負責公司相關文件的起草、印制和分發(fā)，做好公司各類文件的審核、編號、立卷、存檔工作，管理好公司的文書檔案。搞好調查研究工作，及時發(fā)現(xiàn)新問題、總結新經驗，為領導決策提供參考，為基層工作提供借鑒。管理公司印信。完善公司行政管理制度，匯總各部門月采購計劃編上報；安排落實節(jié)假日值班。負責公司日常行政事務、對外聯(lián)系、各單位來訪接待的管理和安排。1負責辦公室環(huán)境管理。1負責公司報刊訂閱工作。1負責公司的培訓與工作考核工作。辦公室行政助理權限與職責崗位名稱：行政助理所屬部門：辦公室定員標準：1名職務等級：工作地點：辦公室直接上級崗位：總經理崗位分析者：總經理審核者：公司負責人：總經理簽發(fā)日期：2006年 月 日工作權限： 在工作職責范圍內，按工作流程開展辦公室工作。 出于工作的必要性，有權向主管上級申訴或越級申訴。 在授權范圍內,有權代表公司對外聯(lián)絡,開展活動或洽談。二、管理職責負責大廈圖紙資料、工作文件（含公司系統(tǒng)文件與外來文件）、人事檔案的收錄、建立與存檔。負責公務接待與對外聯(lián)絡。負責會議的組織與記錄工作。負責計劃外辦公用品的采購與發(fā)放登記。制定相關制度，明解各設備用具的保管責任人。 負責培訓工作的策劃、組織與考核。 1協(xié)助物業(yè)公司的品質管理工作。三、任職資格中專以上學歷。年齡2535歲,有規(guī)范物業(yè)管理公司一年以上從業(yè)經歷。能熟練使用電腦、傳真、打印、復印等辦公用具。同時，良好的環(huán)境同整潔的儀容一樣，是對來客尊重和禮貌的表示。保持辦公桌整潔，除水杯及當前工作所需資料外，其他物品一律放入抽屜中。除按規(guī)定須上墻的制度、條例及牌匾獎旗外，辦公室墻壁、門、窗上不得懸掛張貼其他物品。辦公室內不得堆放雜物、報紙應用報夾夾好，放在規(guī)定地點。廢紙簍應置于不易看見的地方。相關記錄《辦公室環(huán)境檢查表》保密管理規(guī)程、積極防范的方針，堅持既便利工作又確保秘密的原則，更好地企業(yè)的生存發(fā)展服務。，加強對公司內保密和涉密人員的教育。，嚴肅處理。，公司內的保密事項劃定如下：、內部刊物、音像制品。、科研項目及成果。、人事檔案、經濟檔案、科技檔案。；。根據目前的現(xiàn)實情況，其中重點是抓好公文保密、會議保密、經濟信息保密、電子計算機信息保密。秘密文件印制前要規(guī)定發(fā)放范圍。印制后其原稿、重要修改稿、印刷清樣視同正式文件妥為保管。秘密文件的收發(fā)必須指定專人負責，在收發(fā)、分送、傳遞、借閱等環(huán)節(jié)都應履行登記手續(xù)。遞送要有安 全保障措施，不準通過普通郵政郵寄。秘密文件必須存放在有保密保障的房間和柜子內，經常檢查保管情況。文件管理人員工作變動要將文件清點、造冊，簽字移交。秘密文件每季度末進行清點，節(jié)假日進行清查，年底進行清理，該清退的造冊清保密管理規(guī)程退，該歸檔的立卷歸檔，該銷毀的登記銷毀。，會議記錄要妥善保管，查閱會議記錄必須經領導批準，且只可查閱有關部分。、內部講話允許記錄的，要用保密手冊記錄，按保密管理辦法處理。，對進行中的物業(yè)管理信息追蹤活動、編制中的投標標書和報價單的核心部分，以及其它一旦泄漏就會給企業(yè)造成不可彌補的損失的經濟信息，應當采取特別保密措施，盡量減少和限定清楚詳情的人員范圍。不允許其向包括本企業(yè)員工在內的所有無關人員透露企業(yè)的經濟秘密；不允許其借助本企業(yè)的經濟活動網絡從事為自己、為他人謀利的活動；不允許其在工作變動時將自己掌握的經濟活動資料據為已有。，必須在信道上采取加密措施。、數(shù)據、資料、檔案等輸入計算機及其存儲介質。，有助于保密工作的落實。，公司迅速組織力量認真進行追查，盡量挽回或彌補損失。：保密管理規(guī)程，絕對不說。，絕對不看。 。、普通郵件傳達秘密事項。、資料。，發(fā)現(xiàn)失泄密情況及時報告并積極采取補救措施。，參加人員包括各部門負責人或其他需列席人員。，做會議記錄，由總經理簽發(fā)。a) 傳達貫徹上級公司的有關指示并提出落實意見。c) 研究分析公司經營狀況，提出問題并制定相應的整改措施。e) 決定對各部門人事安排、表彰及處罰等事宜。g) 就重點或難點熱點問題進行論，決策。，其他人員由主持人確定。、各部門布置本專業(yè)、本部門對口工作的工作會議。，各部門員工參加，并做好會議記錄。會議制度，不遲到、早退，不得無故缺席。，會議期間要關閉手機或處于靜音狀態(tài)。嚴格遵守會議決定，對違反公司保密規(guī)定的行為予以批評教育，造成后果者將追究責任，愛護會議室的一切物品。：對某些重要事項或重要問題做出安排或處理，用“決定”。：是指與其它分公司之間（含總公司職能部門）工作聯(lián)系的公文形式。：向上級公司匯報工作，反映情況，提出建議，答復上極公司的詢問等用“報告”。：批準或答復下屬單位請示的事項，用“批復”。：記載或傳達會議主要精神和決定事項，用“會議紀要”。： 先由行文部門起草、負責人審核簽名，送辦公室核稿，然后由公司領導審批。，應將公文的標題、密級、發(fā)文字號、來文單位、發(fā)往單位、份數(shù)、收發(fā)時間辦理情況等逐項記載清楚，以便今后核查收回和銷毀。，具有查考價值的各種自制文件和已辦理完畢的有保存價值的文件，均由辦公室專人統(tǒng)一管理，于第二年上半年完成上一年度的文書立卷歸檔工作；公文管理工作規(guī)程，均不得自行保管和銷毀，必須向辦公室移交，實行統(tǒng)一管理；、編號，確定保管期限；，要逐一填寫清單，由總經理審批，并在收、發(fā)文本上注明，一年后予以銷毀；，應經辦公室辦理相關手續(xù)后方可，未經同意，不得抄摘和復印。公司各部門。：：a) 文件指決定、決議、通報、通知、報告、請示、批復、會議紀要、備忘錄、工作計劃、函、呈批單等。c) 外部文件指內部文件以外的文件，包括政府部門、社會團體、上級公司、外部企業(yè)等發(fā)來的文件。b) 辦公室將所有接收的外來文件登記在《外來文件登記表》，作為查證依據：a) 總經理批閱后的內部文件，由辦公室電話通知相關部門或文件提交人取回已批閱文件。b) 總經理批閱后的外部文件，由辦公室存檔和發(fā)送。d) 各部門以公司名義向外界發(fā)出的文件，須在總經理批準后方可印發(fā)。適用于本轄區(qū)內物業(yè)管理全過程中通告（知）的起草、審定、登記、發(fā)布、回收、存檔等。（知），包括通知、公告、啟事、告示、通報、備忘錄等（知）的標準格式。送辦公室報批。(知)進行審定和批準。要求收件人或部門進行簽收。（知）（政府或上級公司、顧客、外部其他單位），發(fā)布前亦須填寫《發(fā)文登記表》交總經理確定是否給予發(fā)布,并由其確定張貼期限。 外來通告(知)必須在加蓋公司或物業(yè)公司印章后，同樣要填寫用章登記表,才能發(fā)放張貼。(知)、橫（條）幅應及時清除。⒉0適用范圍適用于在管理服務活動中形成的各種檔案的管理。、整理及交接等工作。 i) 檔案編號j) 檔案分類為方便查閱檔案資料，根據檔案劃分對檔案進行編號。檔案管理規(guī)程b) 確定檔案一級類存放區(qū)：根據各一級類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一級類檔案存放區(qū)。c) 各一級類檔案區(qū)內的子級類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。e) 同一個檔案盒內的檔案資料按編號順序從下到上排列存放。 a) 分散在各部門的資料歸檔前由各部門負責管理。c) 各部門負責人對應歸檔資料的完整、完好負責。a) 公司批文、供水、供電增容計劃指標下達執(zhí)行書等重要文件隨時歸檔；b) 法律訴訟、外來文件等資料處理完畢即行歸檔；c) 客戶資料在客戶辦理完各項手續(xù)后即行歸檔；d) 各項工程資料在驗收后一個星期內歸檔；e) 各部門當年的業(yè)務、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內歸檔；其它資料按公司領導確定的時間歸檔。部門須常用的資料可留用復印件，原件歸檔。a) 資料歸檔前各部門須按類整理好，并填寫《檔案資料移交清單》。c) 移交清單一式兩份，交接人各留存一份。b) 辦公室須把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時間等逐一登記在《登記冊》上。 a) 檔案由辦公室負責管理。b) 負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放、管理等工作。d) 負責檔案資料的借閱、登記、統(tǒng)計等工作。f) 必須按要求做好保密工作。h) 必須完成公司安排的其它相關工作任務。a) 檔案資料保存期限分別為長期、中期、短期三類。b) 公司抽調各部門有關人員組成檔案鑒定小組，鑒定小組負責審議、鑒定檔案資料的保存期限。檔案資料的銷毀由檔案員具體執(zhí)行，鑒定小組委派一人監(jiān)督執(zhí)行。b) 檔案銷毀情況均須登記在《檔案銷毀登記表》上。b) 外單位及個人因工作需要查閱檔案的，必須經總經理批準。d) 審批表經部門負責批準簽字后，交辦公室辦理手冊，方可借出檔案。f) 檔案借還情況須在登記本上登記。b) 辦公室必須每季度統(tǒng)計一次檔案增刪、使用及管理情況。b) 當發(fā)生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時，應立即設法追回所失檔案；c) 當發(fā)生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時， 應立即對損毀檔案設法進行修補、復原；若無法追回、修補損失的檔案，則應請有關部門協(xié)助設法重新補制。e) 根據意外事件發(fā)生的性質及檔案損毀程度，對有關責任人進行行政和經濟處罰?！稒n案資料移交清單》《檔案分類編號、歸檔時間登記冊》《檔案銷銷毀登記表》《檔案借閱申請審批表》《檔案統(tǒng)計季報表》辦公設備管理規(guī)定，保持設備良好的技術狀態(tài)，延長使用壽命，提高使用效率，特制定本辦法：、打印機、復印機、電話、傳真機、空調機等用于辦公用途的設備。，及時清理灰塵，保潔外表，要定期對設備狀態(tài)進行檢查，必須親自參加所操作設備的修理和驗收工作。、飲料上機，不得利用設備干私活，不得使用外來軟盤，以防病毒感染。，將全額賠償由此造成的一切費用。，辦公室為使用人提供專用密碼，以防未經培訓人員使用，減少意外損壞；、2號兩個紙盒內使用，盡量少使用右側的手送紙臺；、禁止復印原件上有訂書釘?shù)犬愇铩?，辦公室應及時通知專業(yè)公司進行修復。報廢后的大件辦公用品出售給廢品回收公司，所得收入上交公司財務。公司廢電池須集中起來送專門回收點。 計算器、膠紙座、訂書機等不易耗損辦公用品破損后，需經維修后繼續(xù)使用，若鑒定維 修后仍無法使用者，視同普通廢辦公文具進行處理。、國際長途。使用人必須提出申請，填寫“開通國際、國內長途電話申請表”部門負責人批準，報總公司審批后，方可開通。，要盡量縮短通話時間，可以用電子郵件、傳真辦理的業(yè)務，盡量不使用電話。、審批制度?！妒瞻l(fā)傳真文件記錄表》印章管理制度。、合約，如需用印，視同領導同意，可直接與辦公室聯(lián)系辦理。如未使用，須退回辦公室。必須攜帶公司印章外出時，要經公司領導同意，并由經辦人在辦公室辦理借用手續(xù)，按時歸還。，包括時間、用途、份數(shù)、批準人、承辦人。 ：《印章使用審批表》《印章使用登記表》辦公用品管理規(guī)定1,0辦公用品由公司統(tǒng)一購買。，需填寫“物品領用單。，其他時間不再零星發(fā)放辦公用品。、膠紙座、訂書機等不易耗損用品，一次配齊后，原則上不重復發(fā)放。、信封的印刷，需嚴格統(tǒng)一字體、顏色和規(guī)格，以保持公司對外的企業(yè)文化形象。2． 0總公司采購回以后，辦公室負責集中領回并進行了驗收簽字。4． 0計劃外的零星采購：特別活動或特殊工作需要購買辦公用品的，必須在2天內填寫《臨時采購申請表》。由辦公室進行采購。、溫度，及時做好清潔工作，倉庫內消防設施功能正常，數(shù)量充足（標準：每50平方米須配置一臺滅火器）；庫內照明燈應選用不大于60W白熾燈；除工作人員外其它人員未經許可不得入內。 急用物資入庫后，倉管員應及時通知有關使用部門。如有不符，倉管員有權拒絕發(fā)放物資。物資要按照先進后出的原則發(fā)放。如是借用物資，歸還時需填寫歸還日期，由倉管員驗收入庫。（一般與盤點一起進行）對庫存時間較長的物資，應統(tǒng)一放置于倉庫的不合格物資隔離區(qū)內，并在顯著位置貼上不合格物資標記。4,3 倉管員應配合后勤人員每月進行一次固定資產盤查。以便采取措施。適用于物業(yè)公司及各部門的物品驗證工作。，要求全部驗證。，特別是對批量（或成箱、成件）購買的物品必須要驗證物品的合格證，物品的合格證由倉庫管理員保存。，數(shù)量等必須與采購申請單或送貨單上的內容相符。A）儀器儀表類（用于測量和監(jiān)視目的的儀器儀表）——萬用表?！獡u表?！悾核??！０差悾簩χv機、滅火器等。——儀器儀表類：水平儀、壓力表等?！渌麘炞C合格證的物品?！悾核堫^、閥門、彎頭、鐵管、鑄鐵管、鍍鋅鋼管等?！缀墓ぞ哳悾翰ＡЧ?、扳手、鉗子、螺絲批、修枝剪、小鋤頭等?！土项悾河推?、涂料等?！獧C械設備類：