集團(tuán)公司行政工作手冊(cè)-在線瀏覽
2025-08-06 12:30本頁(yè)面
【正文】 符合要求、文件附件是否完整（附件四）、文件所述事項(xiàng)是否應(yīng)由本部門或本單位辦理、若文件不符合相關(guān)規(guī)定，可退回來文單位并說明理由。擬辦意見應(yīng)明確是否需相關(guān)部門、相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)出具意見。② 在文件會(huì)簽過程中，若相關(guān)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)簽署需擬辦意見未提到的相關(guān)部門或相關(guān)人員出具意見，應(yīng)及時(shí)根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見將文件轉(zhuǎn)呈至指定部門或人員。（5） 總裁審批 相關(guān)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)出具意見后，文件交由集團(tuán)總裁審批。② 集團(tuán)總裁審批權(quán)限外的文件根據(jù)集團(tuán)審批意見，及時(shí)擬定公文上報(bào)控股集團(tuán)審批，并做好上報(bào)文件的跟催、審批后分發(fā)工作。（三）注意事項(xiàng)、準(zhǔn)確、無誤。，注重效用，注重針對(duì)性和可操作性。 （報(bào)告、請(qǐng)示等）應(yīng)由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。，對(duì)文件所涉及事項(xiàng)做到簡(jiǎn)單了解，加強(qiáng)與來文單位溝通。第四部分 檔案管理一、檔案管理流程需存檔的資料 及時(shí)交檔案管理員 檔案員檢查，清點(diǎn)資料是否完整？ 送達(dá)退回原部門修改 N Y 檔案員填寫《檔案登記表》， 歸檔部門人員簽字確認(rèn)。上邊推一推，下邊動(dòng)一動(dòng)，突擊收集材料、突擊整理案卷、突擊改造保管條件，日常重視力度應(yīng)加強(qiáng)；防止“重坐門等客，輕主動(dòng)服務(wù)”。注意檔案使用工作便捷同時(shí)，往往不能一視同仁，越過流程、忽視制度規(guī)定的要堅(jiān)決杜絕；防止“重檔案分類，輕密級(jí)劃分”。不局限于當(dāng)“保管員”，紙質(zhì)檔案之外的電子文檔、臺(tái)賬的建立、保管要深入； 防止“重制度建立，輕制度落實(shí)”。注重檔案管理軟環(huán)境提高的同時(shí)，檔案保管安全措施的硬手段應(yīng)引起重視。財(cái)務(wù)專用章和法人章應(yīng)分開保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人領(lǐng)取和保管，法人章有子（分）公司辦公室負(fù)責(zé)人領(lǐng)取和保管。保險(xiǎn)柜密碼必須3個(gè)月更換一次；印章原則上不允許帶出公司；子分公司、項(xiàng)目部不得私刻任何印章(未經(jīng)董事會(huì)同意)；每份蓋章的合同、文件必須留存原件（不論文件多少頁(yè)等情況）；嚴(yán)禁在空白紙上蓋章；所有用章文件必須由印章管理員親自蓋章；子分公司、項(xiàng)目部關(guān)于施工簽證、變更類的文件需要用章的，必須由分管總裁簽署意見，否則不得蓋章；子分公司、項(xiàng)目部關(guān)于抵押、擔(dān)保、過戶、融資、工商變更與注銷等類特別重要的合同、文件用章必須請(qǐng)示集團(tuán)董事會(huì)辦公室。嚴(yán)禁給內(nèi)容填寫不完整的文件用章；1嚴(yán)禁私自辦理印章交接手續(xù)；1合同正文原則上不能有手寫修改之處，如必須修改相應(yīng)內(nèi)容的應(yīng)當(dāng)由合同雙方領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋公章，否則不予蓋章；1一式多份的合同、文件須審核每份是否內(nèi)容一致；1作廢或損壞的印章不得私自銷毀，必須由總經(jīng)理帶回集團(tuán)總部檔案室予以統(tǒng)一封存；1合同落款處須有子分公司（或項(xiàng)目部）總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字，如無簽字的予以退回補(bǔ)簽。第六部分 車輛管理一、車輛預(yù)約范圍：為了促進(jìn)集團(tuán)公務(wù)用車管理規(guī)范化，提高小車使用效益，特制定本制度。用車范圍：以下情況可安排用車集團(tuán)、子（分）公司大型接待（政府、媒體、企事業(yè)單位等）；集團(tuán)總裁級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)因公出差至子（分）公司；集團(tuán)總部總經(jīng)理及以下人員去項(xiàng)目公司項(xiàng)目公司不得安排車輛接送。二、車輛預(yù)約使用流程集團(tuán)總部用車流程：部門負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)經(jīng)辦人填寫OA流程(控股集團(tuán)用車申請(qǐng)流程) 南京 南京 市外 市內(nèi) 用車 用車 車輛使用完畢費(fèi)用結(jié)算控股集團(tuán)董事局辦公室負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)控股集團(tuán)車隊(duì)審批確認(rèn)分公司用車流程：分公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)經(jīng)辦人填寫用車申請(qǐng)單辦公室負(fù)責(zé)人派車費(fèi)用結(jié)算車輛使用完畢三、車輛注意事項(xiàng)（一） 用車預(yù)約申請(qǐng)非緊急、特殊事務(wù)，各部門用車必須提前一天進(jìn)行預(yù)約；預(yù)約用車者必須按預(yù)約用車時(shí)間準(zhǔn)時(shí)用車，如有變動(dòng)，至少應(yīng)在所約時(shí)間前半天通知車輛管理部門；集團(tuán)總部長(zhǎng)途用車必須有總裁級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及董事局辦公室負(fù)責(zé)人簽字，子（分）公司長(zhǎng)途用車必須有分公司第一負(fù)責(zé)人簽字；各子（分）公司車輛每次外出，駕駛員必須接到派車單后方可出車，每次出車回到公司后駕駛員必須填寫出車記錄；（二）特殊情況：因不可抗力因素，難以履行預(yù)約手續(xù)，且急需用車的（如工傷、急診、危機(jī)公關(guān)等與 相關(guān)的緊急事件等），小車班或各項(xiàng)目公司可根據(jù)車輛的狀況給與派車，但用車部門需于一天內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。第七部分 接待管理一、總則接待是集團(tuán)公司行政事務(wù)和公關(guān)活動(dòng)的重要部分，為了加強(qiáng)對(duì)外公共關(guān)系、提高宣傳效果、樹立公司良好的外部形象，規(guī)范接待工作，特制定本制度。適用于集團(tuán)公司各事業(yè)部、各部門和各子（分）公司。若因人數(shù)過多而不便一次接待的，在條件允許的情況下，可分批接待；（二）因工作需要安排客人用餐、住宿、用車、旅游、訂票的必須提前一天以上通知相關(guān)接待部門；（三）總部在酒店用餐時(shí)，在經(jīng)接待部門負(fù)責(zé)人和總裁領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行接待；各分公司需經(jīng)分公司第一負(fù)責(zé)人同意后方可接待；（四）一般來訪人員，公司只負(fù)責(zé)幫其預(yù)訂住宿，住宿期間產(chǎn)生的任何費(fèi)用原則上公司不予支付，負(fù)責(zé)接待人員須事先與客人交代清楚；政府來訪人員根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行操作；（五）接待費(fèi)用納入部門成本考核：對(duì)口接待費(fèi)用劃入接待部門。會(huì)議組織的好壞直接影響著會(huì)議的效果。 會(huì)議組織管理一般分為會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制和會(huì)后落實(shí)三個(gè)步驟。會(huì)議組織部門要提前考慮到會(huì)議期間可能出現(xiàn)的各種狀況，準(zhǔn)備好應(yīng)急方案，以備不時(shí)之需，尤其是各類重大的、大型的會(huì)議，會(huì)前
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