【正文】 ①擬辦批示前弄清下列情況：弄清文件講的什么事情；文件提出的問題，是否需要辦理，什么時間完成，有什么要求；文件內(nèi)容是何人何部門主管；文件的內(nèi)容與何人何 部門有關系；文件的內(nèi)容需要何人何部門了解；文件的緩急要求；機密程度等。 “擬辦意見”應做到簡要明確，閱批對象準?！贝思褪钦埬愁I導或經(jīng)辦人員閱。 b.“請常委 (或縣長或領導班子 )傳閱。 c.“請閱示。某領導閱后要提出辦理或貫徹執(zhí)行的意見。 d.“請、閱示。只不過因文件所述之事涉及面較廣，需由不同分工的領導共同提出處理意見，再行辦理?！闭f明此件本來交有關人員辦理即可，但內(nèi)容有一定重要性，需讓某分工的負責人知道?！闭f明文件重要，必須由領導班子集體學習、研究，商討貫徹執(zhí)行意見。我意此件辦理為好。這是辦公 (秘書 )部門負責人當好參謀的一種方式?！敝苯优埥?jīng)辦人按文件精神辦好應做的事，簡要、明確。辦畢請向 (或領導班子 )作口頭 (或書面 )匯報。只不過要辦的事較重要，需在辦理完畢后再作匯報。”說明文件屬一般性質。 k.“此件在??提法不妥。”可以看出，此件是下級單位的報告。辦公部門負責人實際上是單位的參謀長，他可在職責范圍內(nèi)全權處理有關事宜。 l.“此件較好 (或：在??上有價值 )，建議批轉?！庇行┫录墕挝坏膱蟾?(調(diào)查報告 )，為的是讓領導機關知道這件事，并不要求批轉。 總之，從某個側面說，“擬辦意見”是面鏡子，它可“照”出辦公 (秘書 )部門負責人業(yè)務水平、工作經(jīng)驗和文字表達能力。對平、對下雖然不必用上行語言，但也要注意語言的科學性，使人在心理上易于接受。 文件經(jīng)辦公室負責同志提出擬辦意見后，即可進行處理。 ，幫助抄清 有些批件，字跡往往不夠清晰，遇到這種情況，應將批示抄清，并注明“抄清件”附后，以確保檔案質量。登記時如發(fā)現(xiàn)缺少批示日期， 應及時幫助注上，以備日后查考。發(fā)復文或用電話以及當面答復交代的，應注明復文號或交代的人員、地點、時間、主要精神等。因為文書處理人員經(jīng)手處理的事情很多，天長日久，很難件件都記得十分清楚，而且遇有人員分工調(diào)整或變動，接辦這件工作的人員便不易弄清過去文書處理的具體情況，遇有需要查考或領導詢問，就會無所適從。批抄就是要解決來文請誰批、送誰閱的問題。 批抄工作應注意以下幾點： ，弄清文件是否需要辦理、時限要求及密級，以便按要求及時、準確、保密地辦好文件。 “方便工作、有利保密”的原則，確定抄發(fā) (分送 )范圍。 十事、加抁 加抄亦稱加發(fā)指來文經(jīng)過批抄分發(fā)之后，又要增發(fā)某些單位和個人。 ，需要增發(fā)給原來沒有抄送的某些單位和個人。因此，加抄是收文處理過程中的補充程序之一。請辦是擬辦意見的一種，可在文件上注明“請辦理”、“請閱處”，并加蓋公文處理章。 ，確定由哪個部門辦理 (拿不準的可先電話聯(lián)系 )。 ：“請部門辦”或“請部門商、部門辦”。 十四、請批 秘書人員將收文送請領導批辦，叫“請批”。請批是擬辦的重要環(huán)節(jié)，也可以看作是擬辦意見的主要內(nèi)容。如果來文同以前的文件有關，應將有關文件一并附上；如果來文單位以前請示過同類問題，應將過去的來文和處理情況找出附上；如果有關領導人對來文所提問題有過批示，最好仍請原領導人批示，若原領導人不在，必須請另一位領導人批辦時，應將原領導人批示意見附上或寫上，以免前后不一致。這種情形可以在公文處理單上寫上“請批示”，下邊寫上具體方案。 對重大問題不便發(fā)表意見的或者不能確定應該由哪個部門承辦的，則在公文處理單上注明“請批示”即可。批辦意見的正確與否，恰當與否，直接影響文件準確、及時處理。一般來說，需要貫徹落實的文件，通常有兩種批辦方法：一是先批請單位領導人閱示；二是同時批送有關部門提出具體貫徹落實意見。需由兩個以上部門承辦時，要明確指定牽頭的部門即主辦單位，避免互相推諉，造成拖延和積壓。閱知性文件，要 根據(jù)文件內(nèi)容批明需閱知的領導人、部門和范圍即可。一般來說，對必須辦理和答復的來文，批辦時用比較肯定的語氣。這類批辦意見，承辦部門或承辦人必須提出答復意見，不能辦理的，要說明原因。 對于雖提出問題卻并非必須予以答復的來文，批辦時則不必用肯定語氣。掌握的原則是有無問題， 有問題就答復，無問題就勿需答復。這類批辦意見，常用于閱知性文件。有擬辦意見的，要表明是否同意，有什么補充或糾正的意見，不可輕易簽署“同意”、“閱”，更不可輕易劃個圈，打個勾了事。如果領導人 認為需要詳細交待領導意圖，提出具體處理意見，而公文處理單上“領導批示”一欄容納不下時，也可另紙批示。 (3)批辦領導人要在批示意見后面簽上自己的姓名和日期。免得重姓時不易辨認。緊急而又重要的文件，批辦時還要規(guī)定時限，注明批辦的月、日、時、分。書寫時要用鋼筆、毛筆或專用圓珠筆，不要用鉛筆和一般圓珠筆。字跡要清晰可辨，不要模糊潦草，以致日后難辨。 十六、筕選 篩選，是指秘書人員對所收文件、簡報、資料、刊物進行鑒別和“提純”的工作，屬文件處理過程中不可缺少的一環(huán)，也是節(jié)省領導閱文時間，提高工作效率的重要措施。秘書人員在篩選工作中既要積極主動，認真把關，不能圖省事、怕麻煩，不能因怕選不準擔責任，而不去進行篩選；又要細致慎重，一絲不茍。 要搞好篩選，不僅要求秘書人員要重視這項工作，認真對待這項工作，還必須掌握科學的篩選方法。主要包括：上級單位有關重大方針政策及涉及全局性工作部署的文件；本級下發(fā)的文件、材料，所屬部門及下級單位重要的情況報告；上級單位和本級單位召開的重要會議文件。主要包括：上級單位下發(fā)的專項業(yè)務文件；所屬部門及下級單位呈報的專項請示；非隸屬關系部門商洽工作必須表示意見的來函等。主要包括：下級單位、所屬部門報送的一般文件、簡報及其他參考材料。 屬于“必閱件”，一般應分送單位各位領導，不要剔出；屬于“批辦件”，可根據(jù)領導分工，呈送主管領導閱批，不必分送其他領導；屬于“參閱件”，可以根據(jù)文件內(nèi)容分送有關領導和綜合部門。在篩選文件時要根據(jù)文件內(nèi)容所涉及的方面，屬于哪位領導分管的，就送哪位領導閱。如關于宣傳工作的文件材料，送主管宣傳工作的領導即可，其他方面的領導就可以不送。因此，篩選文件時要因人而異，適當掌握分發(fā)數(shù)量。對有些領導因工作關系沒有更多時間多看文件，則可有選擇地少送些。而只能對那些可送可不送的文件才可以經(jīng)過選擇少送或不送。 十七、分送 分送，是指秘 書人員對所收到的各種文件、材料、資料，按照領導批辦意見和固定的分發(fā)辦法分別送達單位領導和承辦部門。 (1)準確及時 準確及時就是要求秘書人員對領導已經(jīng)批辦和可以按常規(guī)處理的文件迅速無誤地分發(fā)送達。 (2)主次分明 主次分明就是要根據(jù)文件內(nèi)容和急緩程度，保證重點，優(yōu)先送給主要領導、主管領導和承辦部門。如只有一份文件，準許復印，有條件的，可以復印后同時分送；不準復印的，根據(jù)內(nèi)容有的先送主管領導，有的先送承辦部門，但要以不誤事為前提。無論送往外部門的文件，還是送給領導的文件都要履行簽收手續(xù)。 分送，可以分為秘書人員直接分送和交由單位通信員轉送兩種辦法。距單位較遠的其他部門則可交由通信員轉送。登記項目包括時間、文號、文件名稱、收文號、簽收人、備注等。項目包括日期、收文號、密級、轉送單位、件數(shù)、封號、簽收人、備注等。 為保證文件分送準確，處理迅速，秘書人員在分送文件時應注意做到以下幾點： (1)分送的文件一般均應在文 件眉頭右上方加蓋收文戳記，填明編號、收文日期等。 (2)凡應由承辦部門辦理的文件，要附上供領導批辦意見的《來文承辦卡片》。 (3)要求退回歸檔的文件，要在文件上標明“閱后請退回歸檔”字樣，以便及時收回，防止散失。 (5)需要請領導批示的文件，如送一位領導，要附上《收文承辦卡片》。 十八、傳閱 傳閱，是指兩個以上人員或部門輪流傳看一份文件。有時為了使領導之間或部門之間相互了解各自對某文件的看法、意見態(tài)度，也采用傳閱辦法，因此傳閱也是領導處理事務經(jīng)常采用的一種方式。文件傳閱工作一般由負責文件處理工作的秘書人員承擔，但若傳閱文件較多，往往確定專人負責。 (1)分送傳閱 這種傳閱辦法是由辦公部門負責文件處理的秘書人員和專職負責傳閱的人員，將需要傳閱的文件直接送給應閱人員。應閱人相互之間不橫傳文件，均由秘書人員采用一送一退的辦法直接傳閱。這項工作常由負責組織會議的秘書人員來承擔。文字較長的文件，不宜采用這種辦法，以免影響領導開會。 (3)訓立閱文室 在有條件的單位，應建立機要閱文室，由秘書 (文書 )人員管理，有關應閱人員應盡量到閱文室閱讀文件。 (4)橫傳 橫傳又稱“接力式傳閱”。這種傳閱方式走的直線， 減少了中間環(huán)節(jié)，因此可以加快傳閱速度。橫傳交接時，閱文雙方必須在辦公部門“掛號”和“銷號”，讓辦公部門及時掌握文件的去向?；貍魇俏募鏖喒ぷ髦械囊环N重要的不可缺少的形式。乙同意甲的意見，而丙卻批了一些同甲相反的意見。對于一些批交部門辦理的傳閱件，如果領導的意見不一致，承辦部門就會無所適從。還有一種情況是，盡管幾位閱批人的意見基本一致，但后邊閱批人對前邊閱批人的意見作了重要補充，這時也應考慮將回批意見回傳給前面作過批示的人。這種傳閱方式只有在兩種比較特殊的情況下采用：一是特急件；二是絕密件。采用專傳方式可以減少中間環(huán)節(jié)，節(jié)省時間，大大加快傳閱速度，避免費時誤事。 (7)分卷傳閱 分卷傳閱，即把經(jīng)過篩選要領導傳閱的文件按不同類型、一定層次放在文件夾里供領導閱示，是一個行之有效的文件傳閱方法。哪種情況使用哪種分卷方法最好，卷內(nèi)的文件又如何恰到好處地排列，需 要認真研究推敲。具體方法是：傳閱范圍的閱文人 (或單位 )，每人固定一個卷夾，卷夾上標明閱文人姓名 (單位 )。第二天將所有的卷夾收回，按上述方法更換各卷夾內(nèi)的文件后，再送往各有關辦公室。這種方法適宜傳閱對象少、傳閱的文件不多的情況，縣以下機關單位，均可采用這種方法。 把文件分成不同類型組卷，卷面貼上一號卷、二號卷、三號卷，以此類推，然后再按辦公室負責人的批示范圍、順序進行傳閱。 分類的類目既要按文件內(nèi)容分，組織人事方面的，要按發(fā)文單位分，如上級來文的，下級來文的等等；最后還要按文件種類分，如正式文件、簡報、參閱資料等等。 這種組卷方法的優(yōu)點是：一卷一類，文件內(nèi)容相近 ，便于閱讀思考，領導有時間就多看一卷，沒時間就少看一卷，閱文靈活。 這種方法是上兩種方法的補充。所以，一文一卷是為了力求縮短傳閱時間。 ②文件目錄卡 每個供傳閱的卷夾都要附一張《文件目錄卡》，供領導傳閱文件時參考。夾在“封二”上的叫《文件目錄卡》，夾在文件上面的叫《文件目錄單》。 ③輔助工作 在文件送批傳閱前，還要做好以下兩項工作： 由于公文裝訂方式不同，翻閱方向也不一致，所以在登記編號后，填寫傳閱單前要將它們統(tǒng)一起來，一律向左翻閱。 閱文規(guī)定可貼在文件夾的“封二”或“封三”上。 文件傳閱要建立登記制度，設《傳閱文件登記簿》。登記項目主要包括：收文號、收到時間、來文號、來文時間、文件標題、份數(shù)、密級、傳閱記錄、領導批示、備注等。使用這種登記簿，要將文件分類，用口取紙隔開，同類文件登記在一 起，以便查找。秘書人員送傳閱件時，要在傳閱單中領導名字下方的空格內(nèi)標明送閱和退回時間。閱文人在閱完文件后，要在傳閱單中“閱退時間”欄內(nèi)注明閱完時間。在傳閱過程中，要將《傳閱文件登記簿》、《文件、刊物傳閱單》和《文件分送登記簿》配合起來使用，就 能有效地控制傳閱件，加快傳閱速度，防止散失。 各級秘書部門組織傳閱文件的任務都很重，特別是在較大機關，每天都有大量文件需要傳閱。橫傳文件危害很大，因為應閱人之間傳遞文件沒有嚴 密的手續(xù)，相互混傳，會使秘書人員對傳閱件失去控制，一旦發(fā)生丟失，既不能及時發(fā)現(xiàn)，又難以分清責任。既不能任意擴大，也不能隨意縮小，不能多傳一人，也不可少傳一人。要根據(jù)閱文對象的工作安排和活動規(guī)律隨時調(diào)整傳閱順序，并經(jīng)常檢查《傳閱文件登記簿》和《文件、刊物傳閱單》，了解傳閱件有無積壓情況，掌握文件的行蹤，及時詢問催退。 (4)訃真檢查處理 傳閱件退回后，秘書人員要對退回的文件進行認真的檢查。 秘書人員要根據(jù)檢查中發(fā)現(xiàn)的情況對傳閱件及時進行認真處理。對傳閱件發(fā)生破損或附件不完整的要及時查明原因；對內(nèi)容已時過境遷的傳閱件或應閱人員通過其他方式 已經(jīng)了解了該傳閱件內(nèi)容的，要及時剔出停傳，以減少不必要的傳閱；對已全部傳閱完畢的文件，可以按辦公部門領導批示意見，及時處理，并將文件去向、領導批示及處理情況，一并記載在《傳閱文件登記簿》上，以備查用。它的具體范圍應當包括： (1)上級單位主送本單位并需要具體實施，貫徹執(zhí)行的文件。 (3)平行或不相隸屬單位發(fā)來商洽、征詢事務需辦 理或答復的函件。秘書部門催辦工作的重點應放在對內(nèi)催辦上，對外催辦一般可由單位主管業(yè)務部門負責。 (2)發(fā)函催辦 負責催辦的秘書人員通過書面形式 發(fā)函給承辦部門或承辦人，督促和了解承辦件的辦理情況?！洞咿k卡片》項目主要包括文件標題、來文號、來文單位、交辦時間、主辦單位、領導批示摘要、辦理結果等。也可以只填一份發(fā)給承辦部門，將《催辦卡片》的發(fā)出時間、編號記錄在催辦登記上。對尚未辦結的文件，辦公部門可再次發(fā)出《催辦卡片》，直到承辦部門辦理完畢。登門催辦的方法，能使彼此都可以說明情況，并能引起承辦部門的重視，有些問題可以當面磋商。登門催辦之后，秘書人員應將催辦情況及時記載在催辦