【正文】 文檔資料管理標(biāo)準(zhǔn) ●文書管理標(biāo)準(zhǔn) ●文書撰寫工作標(biāo)準(zhǔn) ●圖書資料管理標(biāo)準(zhǔn) 第一章 文書管理標(biāo)準(zhǔn) 第一節(jié) 收文管理 一、收文 收文是指收進(jìn)外部送達(dá)本單位的公務(wù)文件和材料。主要有：文件、電報(bào)、信函、內(nèi)部刊物、資料、其他文字材料。 事、收文處理 收文處理是辦公室工作的重要組成部分，任何單位都離不開這項(xiàng)工作。收文處理的具體方法在不同組織不盡相同，但基本步驟大體一致，是指收到文件后要組 織文件運(yùn)行，直至閱辦完畢的全過程。具體任務(wù)主要有：接收、登記、擬辦、批辦、篩選、分送、傳閱、催辦、承辦和收集等。 三、接收 接收是收文處理工作的開始。在較大的組織一般分為外接收和內(nèi)接收。外接收是由收發(fā)室負(fù)責(zé)，主要接收普通信件。內(nèi)接收是由辦公室秘書負(fù)責(zé)，主要接收機(jī)要通信部門和專人送達(dá)的文件和材料。在一般單位，文件常常是由收發(fā)室接收，交秘書部門統(tǒng)一處理。接收工作主要包括簽收、拆封、清點(diǎn)、分類。 四、策收 簽收，是指收到文件后收件人在對方的文件投遞單或送文簿上簽字， 以示收到。目的是明確交接雙方的責(zé)任，保證文件運(yùn)行的安全可靠。簽收是收文處理的第一道環(huán)節(jié)，包括“收到”、“簽名”兩層意思。一般由秘書負(fù)責(zé)文件處理工作的人員承擔(dān)。 簽收有兩種情況：一種是不接觸文件內(nèi)容，只點(diǎn)收多少信封或文件包，即通常所說的“外收發(fā)”；另一種是逐份清點(diǎn)接收文件，通常由“內(nèi)收發(fā)”或文件處理部門來做。 簽收主要有三種方式： 簽字是指各部門之間交換文件，收方的秘書人員應(yīng)在對方的送文簿上簽字。 蓋章指接收郵局和通信部門送達(dá)的文件，收方的秘書人員除在文件投遞單上簽字外還要加蓋公章。 收方秘書人員在接收文件時(shí)，也可向發(fā)文單位出具收條。 簽收工作是細(xì)致嚴(yán)肅的工作，秘書人員一定要嚴(yán)格履行手續(xù)，決不可粗心大意。在簽收文件時(shí)要特別注意以下幾點(diǎn)： (1)根據(jù)送件簿或送件清單的記載逐件檢查來件是否是發(fā)給本單位的；封皮編號(hào)是否與記載相符。如有錯(cuò)投，要及時(shí)退回。 (2)檢查信件有無破損、散包、被拆現(xiàn)象。如發(fā)現(xiàn)這類現(xiàn)象，要及時(shí)查明原因。 (3)清點(diǎn)收件總數(shù)與清單上是否一致。如有不符，在未查明原因之前，可暫不簽收，待送文單位查明原因后再予簽收，以防出錯(cuò)。 (4)清點(diǎn)時(shí)如遇幾種不同的文件裝在一起，首先要 按文號(hào)區(qū)別開，注意有無夾帶別的文件，有無文件缺少的情況。 (5)后按頁清退的絕密文件，接收時(shí)要逐頁清點(diǎn)，注意有無缺頁。 (6)經(jīng)清點(diǎn)、檢查無誤后方可在送件薄或清單上簽上收件人姓名和收到日期。簽名要用鋼筆或毛筆，不能圖省事，要簽姓名全稱，字跡清晰、易于辨認(rèn)。時(shí)間一般注明收到月、日，特急件應(yīng)注明幾時(shí)幾分，以備查考。 收發(fā)室與文書人員交換信件使用薄冊的登記項(xiàng)目要盡量簡化通用，只包括月日、來件單位、來件編號(hào)、送交單位、簽收人即可。因?yàn)楹炇帐俏募幚磉^程中最常見的工作，交換時(shí)毋須登文件的標(biāo)題，只需記個(gè)編號(hào)就可以了。 五、拆封 拆封也叫啟封，指拆開裝有文件的信封或文件包，取出文件的過程。拆封是秘書人員特有的職責(zé)，除被授權(quán)者外，其他人員不得擅自拆封。 (1)來件分揀 拆封之前要對所有來件經(jīng)過簽收和未經(jīng)簽收的 (即平信 )進(jìn)行分揀，即按信件不同來源進(jìn)行分類。大機(jī)關(guān)一般有專人分類管理收文，小機(jī)關(guān)、單位雖只有一人管理，但分類后再處理也比較方便。分揀的同時(shí)，要對來文進(jìn)行確認(rèn)，注意拆封的范圍。凡私人信件、信封上標(biāo)明“親啟”、“親收”字樣的，應(yīng)送標(biāo)明的收信人拆封。絕密件，一般由辦公部門 負(fù)責(zé)人拆封，有的授權(quán)一般文秘人員拆封，應(yīng)視各個(gè)單位的不同情況，根據(jù)授權(quán)辦理。如是誤投，應(yīng)及時(shí)退回來件單位，以免誤事。 (2)拆封注意完好 拆封時(shí)要認(rèn)真細(xì)致，注意保護(hù)封內(nèi)文件的完好。拆封最好使用剪刀，不要用手硬撕。封筒內(nèi)文件少時(shí)，可先將封筒立起，將文件順到一端，然后從上方剪開；封筒內(nèi)文件多而不便在封口處剪的，可順著封筒的側(cè)面慢慢剪開。 (3)注意抂封內(nèi)文件倒凈 對有文件清單或回執(zhí)單的，要認(rèn)真核對；對沒有文件清單或回執(zhí)單的更應(yīng)認(rèn)真檢查，防止文件或附件、單頁遺留在封筒內(nèi)。如遇封筒內(nèi)未裝文件的情況，要及時(shí)與發(fā)文單位 聯(lián)系，查明原因。 (4)取出的文件要單獨(dú)放置 不要與處理過的文件或其他文件混放在一起。在文件沒有登記前，不要讓無關(guān)人員亂動(dòng)或取走。 (5)檢查主送單位 檢查文件上的主送 (包括抄送 )單位，來文單位與封皮所寫是否相符。如不相符或無法判明的，應(yīng)把封皮附在文件后面?zhèn)洳椤? (6)及時(shí)裝訂 來件如未裝訂，拆封當(dāng)時(shí)就要整理好，以免一個(gè)完整的文件誤分兩處。 (7)注意封皮的保存利用 拆封后，一般不必保留封皮，但要盡可能把來件封皮集中保存一段時(shí)間再行銷毀，以備萬一發(fā)生差錯(cuò)時(shí)重新檢查之用。對于印有來件單位詳細(xì)地址、電話號(hào)碼、郵 政編碼等的封皮，可以剪貼一次，分類成冊，以備今后聯(lián)系時(shí)使用。屬于群眾來信的，應(yīng)將信封別在來信的后面一并處理；屬于第一次發(fā)生工作聯(lián)系的，應(yīng)將信封上的對方地址、電話號(hào)碼記下來，以便聯(lián)系。 (8)策收回執(zhí)單 封內(nèi)裝有回執(zhí)單的，應(yīng)在回執(zhí)單上簽收并及時(shí)將回執(zhí)單退回來件單位。 六、清點(diǎn) 清點(diǎn)就是對拆封后取出的文件進(jìn)行仔細(xì)核對檢查。這是保證文件運(yùn)行中安全、準(zhǔn)確、及時(shí)的第一關(guān)，必須認(rèn)真做好。 (1)按照來文通知單或回執(zhí)單標(biāo)明的文題、編號(hào)、數(shù)量認(rèn)真檢對，發(fā)現(xiàn)不符，要及時(shí) 采取措施。對多出的文件要及時(shí)退回，不需退的要及時(shí)銷毀。對短缺份數(shù)的，要及時(shí)通知發(fā)文單位盡快補(bǔ)齊。對錯(cuò)發(fā)的，要及時(shí)通知發(fā)文單位調(diào)換改正。 (2)檢查文件是否齊全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章等情況。在清點(diǎn)檢查中，發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)采取補(bǔ)救措施。如漏掉附件或附件不全，應(yīng)通知來件單位補(bǔ)齊，待附件齊全后再行處理。對缺頁文件，如急需處理而缺頁份數(shù)又少的文件，可將缺頁復(fù)印補(bǔ)齊，以應(yīng)急需；如果一來文全部缺頁，應(yīng)退回發(fā)文機(jī)關(guān)；對少數(shù)缺頁又不影響正常需要的文件，可將缺頁文件及時(shí)銷毀。切勿將缺頁文件同完整文件 混在一起。對未加蓋公章的文件，應(yīng)說明情況退回發(fā)文單位；如是急件，可立即通過電話聯(lián)系，證明無誤后，一邊辦理，一邊要求來件單位蓋章補(bǔ)送。對沒有發(fā)文機(jī)關(guān)署名和日期的一般來文，可按封筒上的單位名稱和郵戳上的時(shí)間，在來文上注明，并附上封皮，而后處理。有的文件雖有日期，但離收到日期甚遠(yuǎn)，也要在文件上注明郵戳日期，附以封皮，以備后查。如是重要文件未具落款和日期，一定要與發(fā)文機(jī)關(guān)核對后處理。 七、分類 分類，就是將清點(diǎn)后的文件按不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，為登記提供方便。 一般可 以以發(fā)文單位、文件內(nèi)容、登記要求為準(zhǔn)進(jìn)行分類。 (1)以發(fā)文單位為準(zhǔn)分類 秘書部門收到的文件，來自不同的單位，分類時(shí)可將同一級(jí)單位的來文放在一起。分類時(shí)可將直接上級(jí)單位的來文和直接下級(jí)單位的來文放在最突出的位置。 (2)以來文內(nèi)容為準(zhǔn)分類 可將來文中需要辦理的文件和閱知的文件分開，把請示和報(bào)告分開等等。 (3)以登讓要求為準(zhǔn)分類 可將來文中按需要登記和不需登記兩大類分開。 八、收文登讓 登記，就是將所應(yīng)收需要登記的文件，在本單位記載入冊的工作。通過登記，給來文編號(hào)，記錄文題 (內(nèi)容 摘要 )、來源、去向，保證文件的收受和處理。登記工作也就是給來文“落戶口”的工作。需要登記的每一文件都應(yīng)在登記本上有一個(gè)位置。簡單地說，每一文件的處理過程，都應(yīng)在登記簿上留下一條清晰的軌跡。因此，登記工作是文件處理工作的基礎(chǔ)。沒有科學(xué)的登記工作，就沒有科學(xué)的文件處理工作。秘書人員應(yīng)下力氣做好文件登記工作。 登記范圍，是指哪些文件應(yīng)該進(jìn)行登記，哪些文件可不登記。主要根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實(shí)際工作需要、文件數(shù)量多少情況自行劃定。 根據(jù)文件管理要求，有些文件材料可不登記，直接分發(fā)處理。 如，一般性的簡報(bào)、公開或不帶密級(jí)的刊物、資料以及純屬事務(wù)性的便條、請柬和一般性的通知等。 登記形式主要有簿式登記和活頁式登記兩種。簿式登記就是使用裝訂成冊的專用登記簿，在同一頁紙上可以登記若干文件；活頁式登記就是使用未裝訂成冊的單頁登記表，一般每張登記表只登記一個(gè)文件。 簿式登記和活頁式登記形式雖有不同，但登記項(xiàng)目基本一致。一般都包括收文號(hào) (或順序號(hào) )、收文日期、來文單位、文件標(biāo)題 (內(nèi)容 )、文件號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、處理情況和備注等。不管采用簿式還是活頁式登記，其登記項(xiàng)目既不應(yīng)過繁，也不可過簡 。要力求科學(xué)嚴(yán)密，既簡單清晰，又方便使用。 不論采用哪種登記形式，都應(yīng)力求達(dá)到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。從登記的項(xiàng)目看，收文號(hào)、來文單位、文件標(biāo)題 (內(nèi)容 )、密級(jí)、文件號(hào)、份數(shù)等，都是記載文件的自然特征，應(yīng)做到隨收隨登記。登記簿上的其他各項(xiàng)，如轉(zhuǎn)辦、歸檔、承辦等處理情況，應(yīng)在文件運(yùn)行過程中隨處理隨登記，不要拖延。 (1)流水式登讓法 流水式登記法，就是將收到文件按照時(shí)間順序不分種類依次登記。同時(shí)將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上。這種登記方法的好處是手續(xù)簡便、環(huán)節(jié)較少；不足之處是不便查找 。 (2)分類式登讓法 分類登記就是根據(jù)本單位確定的文件分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類登記。在各類文件中可按收文時(shí)間順序依次編號(hào)登記。 收文登記的編號(hào)，是指將收到的文件編上序號(hào)。登記和編號(hào)是緊密聯(lián)系的，只要登記，就需編號(hào)。所以，科學(xué)地編號(hào)也是搞好文件管理的重要一環(huán)。編號(hào)的方法很多，不能強(qiáng)求一律，只要編號(hào)既方便自己，也方便別人就可以了。目前經(jīng)常使用的編號(hào)方法有以下幾種： (1)流水式編號(hào)法 這種編號(hào)方法就是按收到文件的時(shí)間，不分文件種類和級(jí)別，從年初收到第一份文件編號(hào)為 001 開始，依次編 00 003?? ，直到年終。這種編號(hào)方法，適用于收文較少的單位。 (2)分類流水式編號(hào)法 這種編號(hào)方法在分類登記的基礎(chǔ)上進(jìn)行。先按文件分類確定代碼、編號(hào)。每個(gè)文件的來文順序號(hào)都是由代碼與編號(hào)兩個(gè)部分組成的。比如，上級(jí)文件為第一類，它的代碼就是 1，收到的第一份上級(jí)文件代碼加上順序號(hào)就可編為1001，收到第二份上級(jí)文件就編為 1002，依次編到每年收到的最后一份文件；部門文件為第二類，它的代碼是 2，收到的第一份部門文件代碼加上順序號(hào)就是 20xx，依次為 20xx、 20xx，從年初排到年終。這種編號(hào)法簡捷方便，一目了然。 (3)用收 文日期作為收文編號(hào) 這種編號(hào)方法，是將收到文件的月份和日期合起來作為這份收文的編號(hào)。如 1 月 25 日收到的文件，這份文件就編為 125 號(hào)， 12 月 30日收到的文件，就編為 1230號(hào)。如在 1月 25 日一天內(nèi)同時(shí)收到若干份文件，編號(hào)可寫為 125A、125B，依次類推。這種編號(hào)法的好處是對每天收到的文件數(shù)量一目了然，但不利于查找。 收文編號(hào)之后，在分發(fā)前要在文件眉頭右上方加蓋單位收文戳記，即是收文登記的標(biāo)志。 收文戳記上所列項(xiàng)目，有比較簡單的，只標(biāo)明收文單位、收到日期及編號(hào)，或只標(biāo)明收文單位及編號(hào)；也有比 較齊全的，不僅標(biāo)明收文單位及編號(hào)，還標(biāo)明收文份數(shù)、時(shí)間等。使用收文戳記的目的是使所收文件有明顯標(biāo)志，易于識(shí)別和管理。 收文登記是文件處理的重要依據(jù)，也是秘書人員一項(xiàng)經(jīng)常性的工作。秘書人員要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度、一絲不茍的精神搞好登記。登記應(yīng)注意的問題有： (1)要嚴(yán)格按照登記項(xiàng)目逐項(xiàng)登記，不得漏項(xiàng)，特別是文件標(biāo)題不能刪減。無標(biāo)題文件要登記內(nèi)容摘要，對內(nèi)容的概括要準(zhǔn)確。 (2)登記編號(hào)不得出現(xiàn)重號(hào)和跳號(hào)現(xiàn)象。 (3)字跡要清晰、工整，不要過于潦草，使別人看不懂。登記應(yīng)使用鋼筆或圓珠筆，不 要使用鉛筆。 九、擬辦 擬辦是指秘書人員對來文應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批，哪一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項(xiàng)提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。擬辦工作是一項(xiàng)很重要的工作，它是發(fā)揮秘書人員在文件處理中的參謀助手作用，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間的有效措施。這項(xiàng)工作一般由負(fù)責(zé)文件處理的秘書人員承擔(dān)。 單位收文中，并非全部需要擬辦。對于已經(jīng)明確固定頒發(fā)范圍和處理辦法的文件，以及一般性簡報(bào)、刊物、資料等，可以按已有的規(guī)定和慣例分發(fā)處理。 十、閱文 秘書人員要對 來文提出恰當(dāng)?shù)臄M辦意見，首先要認(rèn)真閱讀文件，全面了解文件。不能只粗略瀏覽后，就提出擬辦意見。一般說，閱文時(shí)要弄清下面幾點(diǎn)： (1)確訃來文的主送和抁送單位 了解該文件的來龍去脈，掌握已發(fā)或應(yīng)發(fā)哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門。 (2)確訃文件性質(zhì) 根據(jù)文件標(biāo)題和內(nèi)容，確認(rèn)來文是請示性還是報(bào)告性文件，文件中提出了什么問題，是否需要辦理。 (3)確訃承辦人 對請示性文件，要弄清由誰或哪個(gè)部門承辦，應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)人指示，需要哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門閱知。 (4)確訃文件的密級(jí)和急緩程廟 對未標(biāo)明時(shí)限要求的，也要根據(jù)文件的實(shí)際內(nèi)容，判定時(shí)限要求 ，以便分清急緩，避免誤事。對標(biāo)明絕密的文件，要按絕密文件的處理規(guī)定辦理。 收發(fā)員收到文件后，需要了解一下文件情況，以便采取不同辦理方式。大體上要了解下面幾種情況：了解文件內(nèi)容，擬出分發(fā)意見；了解緊急程度，如是急件，做急件傳閱處理；了解機(jī)密程度，掌握閱讀范圍；會(huì)議通知，要了解會(huì)議的時(shí)間地點(diǎn)，視具體情況可采