【正文】 文檔資料管理標準 ●文書管理標準 ●文書撰寫工作標準 ●圖書資料管理標準 第一章 文書管理標準 第一節(jié) 收文管理 一、收文 收文是指收進外部送達本單位的公務文件和材料。主要有：文件、電報、信函、內部刊物、資料、其他文字材料。 事、收文處理 收文處理是辦公室工作的重要組成部分，任何單位都離不開這項工作。收文處理的具體方法在不同組織不盡相同，但基本步驟大體一致，是指收到文件后要組 織文件運行，直至閱辦完畢的全過程。具體任務主要有：接收、登記、擬辦、批辦、篩選、分送、傳閱、催辦、承辦和收集等。 三、接收 接收是收文處理工作的開始。在較大的組織一般分為外接收和內接收。外接收是由收發(fā)室負責，主要接收普通信件。內接收是由辦公室秘書負責，主要接收機要通信部門和專人送達的文件和材料。在一般單位，文件常常是由收發(fā)室接收，交秘書部門統(tǒng)一處理。接收工作主要包括簽收、拆封、清點、分類。 四、策收 簽收，是指收到文件后收件人在對方的文件投遞單或送文簿上簽字， 以示收到。目的是明確交接雙方的責任，保證文件運行的安全可靠。簽收是收文處理的第一道環(huán)節(jié)，包括“收到”、“簽名”兩層意思。一般由秘書負責文件處理工作的人員承擔。 簽收有兩種情況：一種是不接觸文件內容，只點收多少信封或文件包，即通常所說的“外收發(fā)”；另一種是逐份清點接收文件，通常由“內收發(fā)”或文件處理部門來做。 簽收主要有三種方式： 簽字是指各部門之間交換文件，收方的秘書人員應在對方的送文簿上簽字。 蓋章指接收郵局和通信部門送達的文件，收方的秘書人員除在文件投遞單上簽字外還要加蓋公章。 收方秘書人員在接收文件時，也可向發(fā)文單位出具收條。 簽收工作是細致嚴肅的工作，秘書人員一定要嚴格履行手續(xù)，決不可粗心大意。在簽收文件時要特別注意以下幾點： (1)根據送件簿或送件清單的記載逐件檢查來件是否是發(fā)給本單位的；封皮編號是否與記載相符。如有錯投，要及時退回。 (2)檢查信件有無破損、散包、被拆現象。如發(fā)現這類現象，要及時查明原因。 (3)清點收件總數與清單上是否一致。如有不符，在未查明原因之前，可暫不簽收，待送文單位查明原因后再予簽收，以防出錯。 (4)清點時如遇幾種不同的文件裝在一起，首先要 按文號區(qū)別開，注意有無夾帶別的文件，有無文件缺少的情況。 (5)后按頁清退的絕密文件，接收時要逐頁清點，注意有無缺頁。 (6)經清點、檢查無誤后方可在送件薄或清單上簽上收件人姓名和收到日期。簽名要用鋼筆或毛筆，不能圖省事，要簽姓名全稱，字跡清晰、易于辨認。時間一般注明收到月、日，特急件應注明幾時幾分，以備查考。 收發(fā)室與文書人員交換信件使用薄冊的登記項目要盡量簡化通用，只包括月日、來件單位、來件編號、送交單位、簽收人即可。因為簽收是文件處理過程中最常見的工作，交換時毋須登文件的標題，只需記個編號就可以了。 五、拆封 拆封也叫啟封，指拆開裝有文件的信封或文件包，取出文件的過程。拆封是秘書人員特有的職責，除被授權者外，其他人員不得擅自拆封。 (1)來件分揀 拆封之前要對所有來件經過簽收和未經簽收的 (即平信 )進行分揀，即按信件不同來源進行分類。大機關一般有專人分類管理收文，小機關、單位雖只有一人管理，但分類后再處理也比較方便。分揀的同時，要對來文進行確認，注意拆封的范圍。凡私人信件、信封上標明“親啟”、“親收”字樣的，應送標明的收信人拆封。絕密件，一般由辦公部門 負責人拆封，有的授權一般文秘人員拆封，應視各個單位的不同情況，根據授權辦理。如是誤投，應及時退回來件單位，以免誤事。 (2)拆封注意完好 拆封時要認真細致，注意保護封內文件的完好。拆封最好使用剪刀，不要用手硬撕。封筒內文件少時，可先將封筒立起，將文件順到一端，然后從上方剪開；封筒內文件多而不便在封口處剪的，可順著封筒的側面慢慢剪開。 (3)注意抂封內文件倒凈 對有文件清單或回執(zhí)單的，要認真核對；對沒有文件清單或回執(zhí)單的更應認真檢查，防止文件或附件、單頁遺留在封筒內。如遇封筒內未裝文件的情況，要及時與發(fā)文單位 聯系，查明原因。 (4)取出的文件要單獨放置 不要與處理過的文件或其他文件混放在一起。在文件沒有登記前，不要讓無關人員亂動或取走。 (5)檢查主送單位 檢查文件上的主送 (包括抄送 )單位，來文單位與封皮所寫是否相符。如不相符或無法判明的，應把封皮附在文件后面?zhèn)洳椤? (6)及時裝訂 來件如未裝訂，拆封當時就要整理好，以免一個完整的文件誤分兩處。 (7)注意封皮的保存利用 拆封后，一般不必保留封皮，但要盡可能把來件封皮集中保存一段時間再行銷毀，以備萬一發(fā)生差錯時重新檢查之用。對于印有來件單位詳細地址、電話號碼、郵 政編碼等的封皮，可以剪貼一次，分類成冊，以備今后聯系時使用。屬于群眾來信的，應將信封別在來信的后面一并處理；屬于第一次發(fā)生工作聯系的，應將信封上的對方地址、電話號碼記下來，以便聯系。 (8)策收回執(zhí)單 封內裝有回執(zhí)單的，應在回執(zhí)單上簽收并及時將回執(zhí)單退回來件單位。 六、清點 清點就是對拆封后取出的文件進行仔細核對檢查。這是保證文件運行中安全、準確、及時的第一關，必須認真做好。 (1)按照來文通知單或回執(zhí)單標明的文題、編號、數量認真檢對，發(fā)現不符，要及時 采取措施。對多出的文件要及時退回，不需退的要及時銷毀。對短缺份數的，要及時通知發(fā)文單位盡快補齊。對錯發(fā)的，要及時通知發(fā)文單位調換改正。 (2)檢查文件是否齊全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章等情況。在清點檢查中，發(fā)現問題，要及時采取補救措施。如漏掉附件或附件不全，應通知來件單位補齊，待附件齊全后再行處理。對缺頁文件，如急需處理而缺頁份數又少的文件，可將缺頁復印補齊，以應急需；如果一來文全部缺頁，應退回發(fā)文機關；對少數缺頁又不影響正常需要的文件，可將缺頁文件及時銷毀。切勿將缺頁文件同完整文件 混在一起。對未加蓋公章的文件，應說明情況退回發(fā)文單位；如是急件，可立即通過電話聯系，證明無誤后，一邊辦理，一邊要求來件單位蓋章補送。對沒有發(fā)文機關署名和日期的一般來文，可按封筒上的單位名稱和郵戳上的時間，在來文上注明，并附上封皮，而后處理。有的文件雖有日期，但離收到日期甚遠，也要在文件上注明郵戳日期，附以封皮，以備后查。如是重要文件未具落款和日期，一定要與發(fā)文機關核對后處理。 七、分類 分類，就是將清點后的文件按不同標準進行分類，為登記提供方便。 一般可 以以發(fā)文單位、文件內容、登記要求為準進行分類。 (1)以發(fā)文單位為準分類 秘書部門收到的文件，來自不同的單位，分類時可將同一級單位的來文放在一起。分類時可將直接上級單位的來文和直接下級單位的來文放在最突出的位置。 (2)以來文內容為準分類 可將來文中需要辦理的文件和閱知的文件分開，把請示和報告分開等等。 (3)以登讓要求為準分類 可將來文中按需要登記和不需登記兩大類分開。 八、收文登讓 登記，就是將所應收需要登記的文件，在本單位記載入冊的工作。通過登記，給來文編號，記錄文題 (內容 摘要 )、來源、去向，保證文件的收受和處理。登記工作也就是給來文“落戶口”的工作。需要登記的每一文件都應在登記本上有一個位置。簡單地說，每一文件的處理過程，都應在登記簿上留下一條清晰的軌跡。因此，登記工作是文件處理工作的基礎。沒有科學的登記工作，就沒有科學的文件處理工作。秘書人員應下力氣做好文件登記工作。 登記范圍，是指哪些文件應該進行登記，哪些文件可不登記。主要根據文件的秘密程度、文件的性質、實際工作需要、文件數量多少情況自行劃定。 根據文件管理要求，有些文件材料可不登記，直接分發(fā)處理。 如，一般性的簡報、公開或不帶密級的刊物、資料以及純屬事務性的便條、請柬和一般性的通知等。 登記形式主要有簿式登記和活頁式登記兩種。簿式登記就是使用裝訂成冊的專用登記簿，在同一頁紙上可以登記若干文件；活頁式登記就是使用未裝訂成冊的單頁登記表，一般每張登記表只登記一個文件。 簿式登記和活頁式登記形式雖有不同，但登記項目基本一致。一般都包括收文號 (或順序號 )、收文日期、來文單位、文件標題 (內容 )、文件號、密級、份數、處理情況和備注等。不管采用簿式還是活頁式登記，其登記項目既不應過繁，也不可過簡 。要力求科學嚴密，既簡單清晰，又方便使用。 不論采用哪種登記形式，都應力求達到及時、準確、安全。從登記的項目看，收文號、來文單位、文件標題 (內容 )、密級、文件號、份數等，都是記載文件的自然特征，應做到隨收隨登記。登記簿上的其他各項，如轉辦、歸檔、承辦等處理情況，應在文件運行過程中隨處理隨登記，不要拖延。 (1)流水式登讓法 流水式登記法，就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記。同時將文件辦理過程和轉送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上。這種登記方法的好處是手續(xù)簡便、環(huán)節(jié)較少；不足之處是不便查找 。 (2)分類式登讓法 分類登記就是根據本單位確定的文件分類標準進行分類登記。在各類文件中可按收文時間順序依次編號登記。 收文登記的編號，是指將收到的文件編上序號。登記和編號是緊密聯系的，只要登記，就需編號。所以，科學地編號也是搞好文件管理的重要一環(huán)。編號的方法很多，不能強求一律，只要編號既方便自己，也方便別人就可以了。目前經常使用的編號方法有以下幾種： (1)流水式編號法 這種編號方法就是按收到文件的時間，不分文件種類和級別，從年初收到第一份文件編號為 001 開始，依次編 00 003?? ，直到年終。這種編號方法，適用于收文較少的單位。 (2)分類流水式編號法 這種編號方法在分類登記的基礎上進行。先按文件分類確定代碼、編號。每個文件的來文順序號都是由代碼與編號兩個部分組成的。比如，上級文件為第一類，它的代碼就是 1，收到的第一份上級文件代碼加上順序號就可編為1001，收到第二份上級文件就編為 1002，依次編到每年收到的最后一份文件；部門文件為第二類，它的代碼是 2，收到的第一份部門文件代碼加上順序號就是 20xx，依次為 20xx、 20xx，從年初排到年終。這種編號法簡捷方便，一目了然。 (3)用收 文日期作為收文編號 這種編號方法，是將收到文件的月份和日期合起來作為這份收文的編號。如 1 月 25 日收到的文件，這份文件就編為 125 號， 12 月 30日收到的文件，就編為 1230號。如在 1月 25 日一天內同時收到若干份文件，編號可寫為 125A、125B，依次類推。這種編號法的好處是對每天收到的文件數量一目了然，但不利于查找。 收文編號之后，在分發(fā)前要在文件眉頭右上方加蓋單位收文戳記，即是收文登記的標志。 收文戳記上所列項目，有比較簡單的，只標明收文單位、收到日期及編號，或只標明收文單位及編號；也有比 較齊全的，不僅標明收文單位及編號，還標明收文份數、時間等。使用收文戳記的目的是使所收文件有明顯標志，易于識別和管理。 收文登記是文件處理的重要依據，也是秘書人員一項經常性的工作。秘書人員要以認真負責的態(tài)度、一絲不茍的精神搞好登記。登記應注意的問題有： (1)要嚴格按照登記項目逐項登記，不得漏項，特別是文件標題不能刪減。無標題文件要登記內容摘要，對內容的概括要準確。 (2)登記編號不得出現重號和跳號現象。 (3)字跡要清晰、工整，不要過于潦草，使別人看不懂。登記應使用鋼筆或圓珠筆，不 要使用鉛筆。 九、擬辦 擬辦是指秘書人員對來文應由哪位領導審批，哪一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項提出初步處理意見，供領導批辦時參考。擬辦工作是一項很重要的工作，它是發(fā)揮秘書人員在文件處理中的參謀助手作用，節(jié)省領導工作時間的有效措施。這項工作一般由負責文件處理的秘書人員承擔。 單位收文中，并非全部需要擬辦。對于已經明確固定頒發(fā)范圍和處理辦法的文件，以及一般性簡報、刊物、資料等，可以按已有的規(guī)定和慣例分發(fā)處理。 十、閱文 秘書人員要對 來文提出恰當的擬辦意見，首先要認真閱讀文件，全面了解文件。不能只粗略瀏覽后，就提出擬辦意見。一般說，閱文時要弄清下面幾點： (1)確訃來文的主送和抁送單位 了解該文件的來龍去脈，掌握已發(fā)或應發(fā)哪些領導和部門。 (2)確訃文件性質 根據文件標題和內容，確認來文是請示性還是報告性文件，文件中提出了什么問題，是否需要辦理。 (3)確訃承辦人 對請示性文件，要弄清由誰或哪個部門承辦，應由哪位領導人指示，需要哪些領導和部門閱知。 (4)確訃文件的密級和急緩程廟 對未標明時限要求的，也要根據文件的實際內容，判定時限要求 ，以便分清急緩，避免誤事。對標明絕密的文件，要按絕密文件的處理規(guī)定辦理。 收發(fā)員收到文件后，需要了解一下文件情況，以便采取不同辦理方式。大體上要了解下面幾種情況：了解文件內容，擬出分發(fā)意見；了解緊急程度，如是急件，做急件傳閱處理；了解機密程度，掌握閱讀范圍；會議通知，要了解會議的時間地點，視具體情況可采