【正文】 。對(duì)于已經(jīng)明確固定頒發(fā)范圍和處理辦法的文件，以及一般性簡(jiǎn)報(bào)、刊物、資料等，可以按已有的規(guī)定和慣例分發(fā)處理。 九、擬辦 擬辦是指秘書(shū)人員對(duì)來(lái)文應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批，哪一部門(mén)承辦，以及承辦過(guò)程中可能涉及到的事項(xiàng)提出初步處理意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。無(wú)標(biāo)題文件要登記內(nèi)容摘要，對(duì)內(nèi)容的概括要準(zhǔn)確。使用收文戳記的目的是使所收文件有明顯標(biāo)志，易于識(shí)別和管理。如在 1月 25 日一天內(nèi)同時(shí)收到若干份文件，編號(hào)可寫(xiě)為 125A、125B，依次類推。比如，上級(jí)文件為第一類，它的代碼就是 1，收到的第一份上級(jí)文件代碼加上順序號(hào)就可編為1001，收到第二份上級(jí)文件就編為 1002，依次編到每年收到的最后一份文件；部門(mén)文件為第二類，它的代碼是 2，收到的第一份部門(mén)文件代碼加上順序號(hào)就是 20xx，依次為 20xx、 20xx，從年初排到年終。這種編號(hào)方法，適用于收文較少的單位。登記和編號(hào)是緊密聯(lián)系的，只要登記，就需編號(hào)。這種登記方法的好處是手續(xù)簡(jiǎn)便、環(huán)節(jié)較少；不足之處是不便查找 。從登記的項(xiàng)目看，收文號(hào)、來(lái)文單位、文件標(biāo)題 (內(nèi)容 )、密級(jí)、文件號(hào)、份數(shù)等，都是記載文件的自然特征，應(yīng)做到隨收隨登記。一般都包括收文號(hào) (或順序號(hào) )、收文日期、來(lái)文單位、文件標(biāo)題 (內(nèi)容 )、文件號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、處理情況和備注等。 如，一般性的簡(jiǎn)報(bào)、公開(kāi)或不帶密級(jí)的刊物、資料以及純屬事務(wù)性的便條、請(qǐng)柬和一般性的通知等。秘書(shū)人員應(yīng)下力氣做好文件登記工作。需要登記的每一文件都應(yīng)在登記本上有一個(gè)位置。 (3)以登讓要求為準(zhǔn)分類 可將來(lái)文中按需要登記和不需登記兩大類分開(kāi)。 一般可 以以發(fā)文單位、文件內(nèi)容、登記要求為準(zhǔn)進(jìn)行分類。對(duì)沒(méi)有發(fā)文機(jī)關(guān)署名和日期的一般來(lái)文，可按封筒上的單位名稱和郵戳上的時(shí)間，在來(lái)文上注明，并附上封皮，而后處理。如漏掉附件或附件不全，應(yīng)通知來(lái)件單位補(bǔ)齊，待附件齊全后再行處理。對(duì)短缺份數(shù)的，要及時(shí)通知發(fā)文單位盡快補(bǔ)齊。 六、清點(diǎn) 清點(diǎn)就是對(duì)拆封后取出的文件進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)檢查。 (7)注意封皮的保存利用 拆封后，一般不必保留封皮，但要盡可能把來(lái)件封皮集中保存一段時(shí)間再行銷毀，以備萬(wàn)一發(fā)生差錯(cuò)時(shí)重新檢查之用。在文件沒(méi)有登記前，不要讓無(wú)關(guān)人員亂動(dòng)或取走。封筒內(nèi)文件少時(shí)，可先將封筒立起，將文件順到一端，然后從上方剪開(kāi)；封筒內(nèi)文件多而不便在封口處剪的，可順著封筒的側(cè)面慢慢剪開(kāi)。絕密件，一般由辦公部門(mén) 負(fù)責(zé)人拆封，有的授權(quán)一般文秘人員拆封，應(yīng)視各個(gè)單位的不同情況，根據(jù)授權(quán)辦理。 (1)來(lái)件分揀 拆封之前要對(duì)所有來(lái)件經(jīng)過(guò)簽收和未經(jīng)簽收的 (即平信 )進(jìn)行分揀，即按信件不同來(lái)源進(jìn)行分類。 收發(fā)室與文書(shū)人員交換信件使用薄冊(cè)的登記項(xiàng)目要盡量簡(jiǎn)化通用，只包括月日、來(lái)件單位、來(lái)件編號(hào)、送交單位、簽收人即可。 (5)后按頁(yè)清退的絕密文件，接收時(shí)要逐頁(yè)清點(diǎn)，注意有無(wú)缺頁(yè)。如發(fā)現(xiàn)這類現(xiàn)象，要及時(shí)查明原因。 簽收工作是細(xì)致嚴(yán)肅的工作，秘書(shū)人員一定要嚴(yán)格履行手續(xù)，決不可粗心大意。 簽收有兩種情況：一種是不接觸文件內(nèi)容，只點(diǎn)收多少信封或文件包，即通常所說(shuō)的“外收發(fā)”；另一種是逐份清點(diǎn)接收文件，通常由“內(nèi)收發(fā)”或文件處理部門(mén)來(lái)做。 四、策收 簽收，是指收到文件后收件人在對(duì)方的文件投遞單或送文簿上簽字， 以示收到。外接收是由收發(fā)室負(fù)責(zé)，主要接收普通信件。收文處理的具體方法在不同組織不盡相同，但基本步驟大體一致，是指收到文件后要組 織文件運(yùn)行，直至閱辦完畢的全過(guò)程。 文檔資料管理標(biāo)準(zhǔn) ●文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn) ●文書(shū)撰寫(xiě)工作標(biāo)準(zhǔn) ●圖書(shū)資料管理標(biāo)準(zhǔn) 第一章 文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn) 第一節(jié) 收文管理 一、收文 收文是指收進(jìn)外部送達(dá)本單位的公務(wù)文件和材料。具體任務(wù)主要有：接收、登記、擬辦、批辦、篩選、分送、傳閱、催辦、承辦和收集等。內(nèi)接收是由辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé)，主要接收機(jī)要通信部門(mén)和專人送達(dá)的文件和材料。目的是明確交接雙方的責(zé)任，保證文件運(yùn)行的安全可靠。 簽收主要有三種方式： 簽字是指各部門(mén)之間交換文件，收方的秘書(shū)人員應(yīng)在對(duì)方的送文簿上簽字。在簽收文件時(shí)要特別注意以下幾點(diǎn)： (1)根據(jù)送件簿或送件清單的記載逐件檢查來(lái)件是否是發(fā)給本單位的；封皮編號(hào)是否與記載相符。 (3)清點(diǎn)收件總數(shù)與清單上是否一致。 (6)經(jīng)清點(diǎn)、檢查無(wú)誤后方可在送件薄或清單上簽上收件人姓名和收到日期。因?yàn)楹炇帐俏募幚磉^(guò)程中最常見(jiàn)的工作，交換時(shí)毋須登文件的標(biāo)題，只需記個(gè)編號(hào)就可以了。大機(jī)關(guān)一般有專人分類管理收文，小機(jī)關(guān)、單位雖只有一人管理，但分類后再處理也比較方便。如是誤投，應(yīng)及時(shí)退回來(lái)件單位，以免誤事。 (3)注意抂封內(nèi)文件倒凈 對(duì)有文件清單或回執(zhí)單的，要認(rèn)真核對(duì)；對(duì)沒(méi)有文件清單或回執(zhí)單的更應(yīng)認(rèn)真檢查，防止文件或附件、單頁(yè)遺留在封筒內(nèi)。 (5)檢查主送單位 檢查文件上的主送 (包括抄送 )單位，來(lái)文單位與封皮所寫(xiě)是否相符。對(duì)于印有來(lái)件單位詳細(xì)地址、電話號(hào)碼、郵 政編碼等的封皮，可以剪貼一次，分類成冊(cè)，以備今后聯(lián)系時(shí)使用。這是保證文件運(yùn)行中安全、準(zhǔn)確、及時(shí)的第一關(guān)，必須認(rèn)真做好。對(duì)錯(cuò)發(fā)的，要及時(shí)通知發(fā)文單位調(diào)換改正。對(duì)缺頁(yè)文件，如急需處理而缺頁(yè)份數(shù)又少的文件，可將缺頁(yè)復(fù)印補(bǔ)齊，以應(yīng)急需；如果一來(lái)文全部缺頁(yè)，應(yīng)退回發(fā)文機(jī)關(guān)；對(duì)少數(shù)缺頁(yè)又不影響正常需要的文件，可將缺頁(yè)文件及時(shí)銷毀。有的文件雖有日期，但離收到日期甚遠(yuǎn)，也要在文件上注明郵戳日期，附以封皮，以備后查。 (1)以發(fā)文單位為準(zhǔn)分類 秘書(shū)部門(mén)收到的文件，來(lái)自不同的單位，分類時(shí)可將同一級(jí)單位的來(lái)文放在一起。 八、收文登讓 登記，就是將所應(yīng)收需要登記的文件，在本單位記載入冊(cè)的工作。簡(jiǎn)單地說(shuō)，每一文件的處理過(guò)程，都應(yīng)在登記簿上留下一條清晰的軌跡。 登記范圍，是指哪些文件應(yīng)該進(jìn)行登記，哪些文件可不登記。 登記形式主要有簿式登記和活頁(yè)式登記兩種。不管采用簿式還是活頁(yè)式登記，其登記項(xiàng)目既不應(yīng)過(guò)繁，也不可過(guò)簡(jiǎn) 。登記簿上的其他各項(xiàng)，如轉(zhuǎn)辦、歸檔、承辦等處理情況，應(yīng)在文件運(yùn)行過(guò)程中隨處理隨登記，不要拖延。 (2)分類式登讓法 分類登記就是根據(jù)本單位確定的文件分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類登記。所以，科學(xué)地編號(hào)也是搞好文件管理的重要一環(huán)。 (2)分類流水式編號(hào)法 這種編號(hào)方法在分類登記的基礎(chǔ)上進(jìn)行。這種編號(hào)法簡(jiǎn)捷方便，一目了然。這種編號(hào)法的好處是對(duì)每天收到的文件數(shù)量一目了然，但不利于查找。 收文登記是文件處理的重要依據(jù)，也是秘書(shū)人員一項(xiàng)經(jīng)常性的工作。 (2)登記編號(hào)不得出現(xiàn)重號(hào)和跳號(hào)現(xiàn)象。擬辦工作是一項(xiàng)很重要的工作，它是發(fā)揮秘書(shū)人員在文件處理中的參謀助手作用，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間的有效措施。 十、閱文 秘書(shū)人員要對(duì) 來(lái)文提出恰當(dāng)?shù)臄M辦意見(jiàn)，首先要認(rèn)真閱讀文件，全面了解文件。 (3)確訃承辦人 對(duì)請(qǐng)示性文件，要弄清由誰(shuí)或哪個(gè)部門(mén)承辦，應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)人指示，需要哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)閱知。大體上要了解下面幾種情況：了解文件內(nèi)容，擬出分發(fā)意見(jiàn)；了解緊急程度，如是急件，做急件傳閱處理；了解機(jī)密程度，掌握閱讀范圍；會(huì)議通知，要了解會(huì)議的時(shí)間地點(diǎn)，視具體情況可采取先批后辦、先辦后批或復(fù)印同時(shí)進(jìn)行的辦法處理。上級(jí)來(lái)文 一般有固定份數(shù)，要固定發(fā)給某些單位或個(gè)人。注發(fā)表可與傳閱單連在一起，即“注發(fā)傳閱單”。 注發(fā)傳閱單的文件名稱、發(fā)文號(hào) 、份數(shù)、分發(fā)固定人、固定單位由收發(fā)員填寫(xiě)，其他需要閱文的有關(guān)單位由收發(fā)員拿出初步意見(jiàn)，交注發(fā)人審定，同時(shí)在傳閱批示欄進(jìn)行傳閱批示。收發(fā)員把注發(fā)單訂在留存的一份上，填上份數(shù)，然后，交辦公室負(fù)責(zé)人注發(fā)，此份自行留存。閱辦單一定要填寫(xiě)詳細(xì)，送批要及時(shí)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的批示要弄明白以備答復(fù)有關(guān)單位的詢問(wèn)。 ②擬辦意見(jiàn)。知道有此事即可，文件閱畢就可歸檔。”說(shuō)明此件還要辦理或需作傳達(dá)貫徹?！贝诵问脚c（ c）相同。 f.“此件請(qǐng)常委傳閱，并建議研究?！辈坏珜⑽募?qǐng)領(lǐng)導(dǎo)閱，且提出初步處理意見(jiàn)。 i.“請(qǐng)閱辦。 j.“此件存查。應(yīng)重作研究 (或調(diào)查 )再行報(bào)告。這種做法可為領(lǐng)導(dǎo)減輕不必要的負(fù)擔(dān)。但辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人從全局 (或某個(gè)局部 )看，此件有批轉(zhuǎn)價(jià)值，建議負(fù)責(zé)人考慮。 ③送批后處理。 對(duì)辦公室負(fù)責(zé)人的擬辦意見(jiàn) (包括文件的流轉(zhuǎn)程序 )，應(yīng)在收文登記簿上認(rèn)真登記，做到離開(kāi)批件也能看出文件的辦理情況和文件的流向。 注辦是一項(xiàng)容易被忽視但卻是十分必要的工作。批抄包含在擬辦過(guò)程中，就是給收文安排一個(gè)合理的流向。 ，以免誤事。 。 請(qǐng)辦 工作的程序是： ，確認(rèn)是否需要辦理及主要解決什么問(wèn)題。 。 請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo) 批辦文件，要向領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)提供背景情況，供批示時(shí)參考。 提不出具體方案，但可以提出由哪個(gè)部門(mén)去辦，這種情形可以在公文處理單上寫(xiě)上：“請(qǐng)批示，擬請(qǐng)部門(mén)辦理”，或者“請(qǐng)批示，擬以部門(mén)為主，會(huì)同部門(mén)處理”。怎樣進(jìn)行批辦，要視文件的內(nèi)容而定。對(duì)緊急重大和有疑難問(wèn)題的文件，應(yīng)首先請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人閱示，然后再按領(lǐng)導(dǎo)批示辦理。如“請(qǐng)辦理”、“請(qǐng)批示”、“請(qǐng)審示”等。如有些來(lái)文在結(jié)尾寫(xiě)有“如有不妥，請(qǐng)批示”、“不妥之處，請(qǐng)予指示”等，就屬于可辦可不辦的范圍。 批辦文件是領(lǐng)導(dǎo)的工作，一般應(yīng)當(dāng)注意以下問(wèn)題： (1)批辦要在認(rèn)真閱讀文件的基礎(chǔ)上，針對(duì)來(lái)文提出的問(wèn)題和要求，明確地指出處理的原則和方法。 (2)批辦要及時(shí)，承辦部門(mén)要選擇準(zhǔn)確，不能多頭批送，以多代準(zhǔn)，避免造成責(zé)任不清，互相依賴，影響文件的及時(shí)處理。日期要注明年、月、日，至少要注明月、日，不要只寫(xiě)一個(gè)日子。以保持字跡牢固。 篩選，是一項(xiàng)十分重要 的直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作，必須做得及時(shí)、準(zhǔn)確。一般地說(shuō)，篩選方法主要有以下幾種： (1)挄照文件內(nèi)容迕行筕選 ①必閱件 這類文 件是指領(lǐng)導(dǎo)必須看到的文件，也是秘書(shū)人員必須送達(dá)的文件。 ③參閱件 參閱件是指供領(lǐng)導(dǎo)參閱的文件。 (2)挄照領(lǐng)導(dǎo)人分工迕行筕選 單位的領(lǐng)導(dǎo)都各有分工，各有主管的部門(mén)。 (3)挄照領(lǐng)導(dǎo)閱文習(xí)慣筕選 有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡多了解 一些情況，多掌握一些信息，有的則希望少而精。但必須做到該送的必送，該讓領(lǐng)導(dǎo)知道的必須讓領(lǐng)導(dǎo)知道。 分送文件總的原則應(yīng)當(dāng)是準(zhǔn)確及時(shí)，主次分明，手續(xù)嚴(yán)密。對(duì)同一內(nèi)容數(shù)量較多的文件，單位主要領(lǐng)導(dǎo)、主管和承辦部門(mén)可以同時(shí)分送 。送給領(lǐng)導(dǎo)的文件有秘書(shū)的可由秘書(shū)代為簽收，沒(méi)有秘書(shū)的，應(yīng)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)本人簽收，或由秘書(shū)人員在登記簿上注明什么時(shí)間送給了哪一位領(lǐng)導(dǎo)，不能因?yàn)槭墙o領(lǐng)導(dǎo)送文件就忽略了登記或簽收手續(xù)。 如果文件種類多，分送給的文件要建立專用文件分送登記簿。但如果文件種類不多、分送部門(mén)少，也可不必建文件分送簿，直接在收文登記簿上簽收即可。涉及幾個(gè)承辦部門(mén)的，要將《來(lái)文承辦卡片》復(fù)印分別附在原文文件上。需要同時(shí)分送幾位領(lǐng)導(dǎo)并需要領(lǐng)導(dǎo)表明意見(jiàn)的文件，為 避免領(lǐng)導(dǎo)互相批閱，分送時(shí)要附上《領(lǐng)導(dǎo)批示單》。這項(xiàng)工作在文件處理工作中占有很重要的地位。其辦理流程是：先送第一應(yīng)閱人，第一應(yīng)閱人退回后，再送第二應(yīng)閱人，依次傳閱。傳閱盡量利用會(huì)前或會(huì)后進(jìn) 行。閱文后也應(yīng)在傳閱單上簽名，便于管理人員掌握，防止漏閱。其缺點(diǎn)是容易失控，只有在特殊情況下，比如時(shí)間緊迫、兩個(gè)閱文人辦公地點(diǎn)又比較近，與其由中心點(diǎn)周轉(zhuǎn)不如由兩個(gè)閱文人之間交接來(lái)得快時(shí)，方可進(jìn)行橫傳。常有這種情況，甲對(duì)一個(gè)文件作了批示，要求傳給乙和丙閱知。處理這類傳閱件時(shí)，拿不準(zhǔn)的應(yīng)征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見(jiàn)后再回傳。指定執(zhí)行專傳任務(wù)的人應(yīng)是頭腦清楚，辦 事謹(jǐn)慎的秘書(shū)工作人員，他的職責(zé)是嚴(yán)格按照限定的知密范圍，親自將特急件或絕密件按指定時(shí)間迅速送達(dá)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱處，坐等領(lǐng)導(dǎo)閱完后馬上送其他領(lǐng)導(dǎo)，直到傳完為止。單位不同，傳閱文件的性質(zhì)不同，其分卷方法也不同。負(fù)責(zé)文件傳閱的辦公室人員，接辦公室負(fù)責(zé)人指示的傳閱范圍和傳閱順序把文件分別放到貼有領(lǐng)導(dǎo)姓名、部門(mén)名稱的文件夾里，然后送到領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)辦公室。 它的優(yōu)點(diǎn)是：文件夾少，便于管理，一天一換，流轉(zhuǎn)有序；夾主明確，承送無(wú)誤。這種類目不是一成不變的，在一個(gè)單位每天都有不同的變化。即遇有絕密件、急件、請(qǐng)示件、會(huì)議通知件時(shí)使用。一 般夾在文件夾的“封二”，也可夾在夾內(nèi)所有文件的前面，這要看文件夾的“封二”有沒(méi)有能夾卡片的“兜兒”。 一般由負(fù)責(zé)傳閱的辦公室人員擬定，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人與各位領(lǐng)導(dǎo)溝通。 《傳閱文件登記簿》一般可采用簿式。在傳閱件上還可附《文件、刊物傳閱單》，用于記錄傳閱件送出和閱完時(shí)間以及領(lǐng)導(dǎo)批示。 如果每次送領(lǐng)導(dǎo)的傳閱件較多，為嚴(yán)密手續(xù)，在送出時(shí)可將傳閱的文件登記在《文件分送登記簿》同一橫格內(nèi)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)專職秘書(shū)簽收，或由秘書(shū)人員標(biāo)明送給哪位領(lǐng)導(dǎo)，以便查找。為了保證傳閱工作順利進(jìn)行，秘書(shū)人員和專職負(fù)責(zé)傳閱文件的秘書(shū)人員在傳閱工作中要注意做到以下幾點(diǎn)： (1)文丌橫傳 傳閱文件必須保證在秘書(shū)人員和每個(gè)應(yīng)閱人員之間分別運(yùn)轉(zhuǎn)，不允許拋開(kāi)秘書(shū)人員在應(yīng)閱人員之間自行橫傳。 (3)控制文件運(yùn)行 文件傳出后，秘書(shū)人員要及時(shí)了解和掌握文件的運(yùn)行情況。一查閱文人是否閱過(guò)并標(biāo)明閱完時(shí)間；二查閱文人有無(wú)指示意見(jiàn)和對(duì)需要印發(fā)的文件有無(wú)修改意見(jiàn)；三查傳閱件有無(wú)缺損，附件是否完整；四查傳閱件是否傳閱時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，內(nèi)容是否時(shí)過(guò)境遷。 十九、催辦 文件處理過(guò)程