【正文】 建立目的港代理檔案 ： 單擊菜單 “ 檔案管 理 /海運(yùn) /目的港代理 ” 建立船公司代理、本公司代理及其它類型的代理檔案，請注意也不可重復(fù)設(shè)置代碼。 船公司代理檔案，在輸入代碼、簡稱、國別、區(qū)域、中英文名稱等上方框的資料的同時，還需輸入下方框中的船公司和卸貨港。 建立費(fèi)用項(xiàng)目檔案 ： 單擊菜單 “ 檔案管理 /財務(wù) /費(fèi)用項(xiàng)目 ” 建立費(fèi)用項(xiàng)目檔案、作計(jì)費(fèi)操作需增加費(fèi)用項(xiàng)目時，在此追加，代碼不可超過 10 個字符，中文名稱不可超過 10 個字，英文名稱不可超過 20 個字符。簡要的設(shè)計(jì)方法：調(diào)出 “ 提單格式設(shè)計(jì) ” 窗口，單擊菜單的 “ 新格式 ” 首先確定設(shè)置提單格式還是電放單格式后（只有提單電放權(quán)限的操作員，方能設(shè)計(jì)電放單格式）； 將光標(biāo)移到空白處雙擊鼠標(biāo)左鍵調(diào)出選擇打印項(xiàng)目，不須打印的項(xiàng)目請取消復(fù)選框， 單擊 “ 標(biāo)題 ” 可一次性取消所有欄目的標(biāo)題，單擊 “ 字體 ” 可一次性設(shè)置打印字體，再單擊 “ 確認(rèn) ” 后 。此設(shè)計(jì)格式可將業(yè)務(wù)操作資料連同背景單證圖形打印、傳真及Emil(將操作資料以 PSR[PowersoftReport]的文件形式保存后作為郵件的附件發(fā)出，收件人須使用本公司的 PSRBrowser 或 Sybase 公司的InfoMaker 軟件可再現(xiàn)一樣的格式和內(nèi)容， )給船公司及客戶進(jìn)行訂艙或?qū)?；另取文件名，取消背?圖形可打印正本提單等單證，設(shè)計(jì)格式須作少量調(diào)整方可對正打印。上述情況說明設(shè)計(jì)格式時，某些不打印的欄目如果超出第一頁的范圍保存后，雖然不顯示但會 造成走空紙的現(xiàn)象。訂艙單、派車單、發(fā)票、報關(guān)單等的格式都可先設(shè)置完成，便于以后業(yè)務(wù)操作使用（首次設(shè)置格式比較煩瑣，設(shè)置一次完成后可達(dá)到一勞永逸的效果）。也可以通過主菜單 “ 運(yùn)作管理 ” 中的操作項(xiàng)目，單擊菜單打開。 價格管理 ： 對外報價和船公司底價及中轉(zhuǎn)價的輸入窗口 單擊菜單 “ 運(yùn)作管理／價格管理 ” 調(diào)出價格編輯窗口， 單擊 “ 追加 ”在新增的一行選擇船公司、裝港、卸港等相關(guān)資料，在價格方框中輸入底價、報價、中轉(zhuǎn)價、備注后保存即可。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 12 選中某一報價編號單擊右鍵 “ 查詢報價單客戶 ” 可查出某報價單對哪些客戶報過； “ 查詢客戶的報價單 ” 選擇某一客戶即可查看該客戶在有效期內(nèi)的所有報價及日期。 接受客戶委托單產(chǎn)生業(yè)務(wù)號 ： 業(yè)務(wù)員接到客戶委托單時的操作。上述資料保存后，直接單擊 “ 追加 ”開始一單新業(yè)務(wù)。 在【客戶托運(yùn)單】窗口，選中某行或欄，單擊右鍵可查詢該單的業(yè)務(wù)動態(tài)、排序、過濾數(shù)據(jù)（可按客戶進(jìn)行過濾）、隱含欄目及恢復(fù)系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置。 訂艙 ： 輸入客戶委托單資料后，向船公司及貨代公司訂艙的操作。 船期 ： 輸入各船公司及貨代公司船期資料。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 14 輸入訂艙資料 ： 是 船公司及貨代公司接受訂艙后，反饋信 息的輸入窗口。在此可輸入提單號（不可重復(fù)）、貨名等保存后即可產(chǎn)生新的訂艙資料。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 15 在目的港代理編輯框中，雙擊左鍵或單擊右鍵可選擇目的港代理，在下拉框中選中 “ 輸入代碼 ” 時，請?jiān)诖泶a處輸入代碼，光標(biāo)在下方框點(diǎn)擊即可查出所需代理資料，單擊確認(rèn)即可；選中 “ 本公司代理 ” 時系統(tǒng)將會調(diào)出所有本公司代理名稱以共選擇；選中 “ 船公司代理 ” 時在船公司處輸入船公司代碼系統(tǒng)將會調(diào)出所有某船公司代理名稱以共選擇；其他類型同上操作。保存后單擊 “ 切換 ”“ 刷新 ” 即 可做下一步操作。 在輸入的訂艙號或提單號重復(fù)時，系統(tǒng)將不予保存，如需保存請暫時在訂艙號或提單號后加一字母或數(shù)字區(qū)別后保存即可，查詢訂艙號或提單號重復(fù)時的方法：單擊 “ 查詢 /業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)查詢 ” 按號碼查詢，選中訂艙號或提單號，在右方框中輸入系統(tǒng)不予保存的訂艙號或提單號，鼠標(biāo)在下方空白處單擊即可查出已存在的訂艙號或提單號的相關(guān)的業(yè)務(wù)資料。 出提單 ： 編輯及打印提單窗口。單擊 “ 刷新 ” ， “ 切換 ” 即可做下一步操作，出多份提單時，重復(fù)上述步驟即可。 單擊菜單 “ 系統(tǒng)／整箱業(yè)務(wù) ” 選【電放提單】，調(diào)出 “ 提單電放 ” 窗口進(jìn)行電放的打印，根據(jù)不同的電放形式（直接電放、電放收貨人、電放代理等）單擊 “ 打印 ” 選擇打印格式，即可完成提單電放的打印。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 17 出報關(guān)單、派車單 ： 編輯及打印業(yè)務(wù)關(guān)單及派車單窗口（直接關(guān)單是編輯及打印與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的報關(guān)單）。進(jìn)入業(yè)務(wù)關(guān)單窗口，在已產(chǎn)生報關(guān)編號 的業(yè)務(wù)單行內(nèi)，可直接輸入核銷單號，選中相應(yīng)的復(fù)選框可自動產(chǎn)生關(guān)單交海關(guān)日期、核銷單退回日期、交客戶日期等。 單擊菜單 “ 系統(tǒng)／整箱業(yè)務(wù) ” ，選【計(jì)費(fèi)】，調(diào)出 “ 計(jì)費(fèi) ” 窗口，上面一塊是應(yīng)收部分，下面一塊是應(yīng)付部分。 單擊 保存 按鈕，保存追加的費(fèi)用后，左方框首行變白色，未保存前為紅色；如果有空白記錄時系統(tǒng)將不予保存，請刪除空白記錄即可。 (付 )欄 OK為紅色時，表示已經(jīng)打印 費(fèi)用結(jié)算單 不可直接更改，必須更改時，需調(diào)出費(fèi)用結(jié)算單選中應(yīng)更改計(jì)費(fèi)業(yè)務(wù)號，單擊 計(jì)費(fèi)解鎖 (必須由有計(jì)費(fèi)解鎖權(quán)限的操作員進(jìn)行解鎖 )，通過 計(jì)費(fèi)解鎖 后紅色 OK變?yōu)楹谏?OK，再按第一種方法進(jìn)行修改。 (付 )欄不管紅色或黑色 OK，如出現(xiàn)劃刪除線情況，則表示已經(jīng)做過 “ 費(fèi)用確認(rèn) ” 系統(tǒng)所有人員將無法更改資料，只能采用另取業(yè)務(wù)單達(dá)到更改計(jì)費(fèi)金額的目的。 在備注欄輸入各費(fèi)用項(xiàng)目的明細(xì)說明，如單價金額等。 單擊菜單 “ 系統(tǒng)／財務(wù)管理 ” 進(jìn) 入財務(wù)管理導(dǎo)航器，選【費(fèi)用結(jié)算單】，調(diào)出費(fèi)用結(jié)算單窗口，請選擇幣種，再將光標(biāo)移到需操作的一行，雙擊鼠標(biāo)調(diào)出費(fèi)用結(jié)算單預(yù)覽窗口，可調(diào)出每單應(yīng)收應(yīng)付金額明細(xì)及利潤（折算匯率為 6 種在 “ 檔案 /兌換率 ” 中輸入，每月可變換一次，不須變換時系統(tǒng)自動獲取上月匯率）預(yù)覽，再單擊 “ 打印 ” 或在打印欄選中復(fù)選框可選擇連續(xù)打印，打印費(fèi)用結(jié)算單后，計(jì)費(fèi)處將不可修改，如需修改必須在此單擊 “ 計(jì)費(fèi)解鎖 ” 。 不需打印結(jié)算單，又要鎖死計(jì)費(fèi)時，單擊菜單 “ 運(yùn)作管理 /費(fèi)用結(jié)算單 ”調(diào)出費(fèi)用結(jié)算單窗口選中某單號的 打印復(fù)選框，再單擊鎖定計(jì)費(fèi)即可。 單擊菜單 “ 系統(tǒng)／整箱業(yè)務(wù) ” ，選【發(fā)票】，調(diào)出發(fā)票編輯窗口； 輸入發(fā)票號，有多個客戶時需選擇客戶，在下方空格內(nèi)將需要出發(fā)票的明細(xì)費(fèi)用項(xiàng)目內(nèi)選中復(fù)選框，不需打在同一單發(fā)票內(nèi)的費(fèi)用請取消復(fù)選框，保存后單擊 “ 打印 ” 選擇打印格式，即可完成發(fā)票的打印。需作修改時，先選中需更改的發(fā)票號，調(diào)出發(fā)票編輯窗口，取消明細(xì)費(fèi)用項(xiàng)目的復(fù)選框，單擊 “ 保存 ” 再 “ 切換 ” 到上一窗口，刷新后單擊“ 刪除 ” 注明修改原因保存即可作相應(yīng)的修改。 單擊菜單 “ 系統(tǒng)／財務(wù)管理 ” ，選【收據(jù)】，調(diào)出收據(jù)編輯窗口；單擊右鍵可選擇客戶名稱（同一客戶有多 個收款名稱時用）、輸入箱號與箱型、卸載業(yè)務(wù)號天數(shù)。 收款對帳通知單 ： 向客戶出某段時期的催款通知單窗口。 向各客戶出 收款對帳通知單 (即催款通知單 )，可按照操作員的需求預(yù)覽和打印各種形式的 收款對帳通知單 。 2：按應(yīng)收款明細(xì)格式 :可反映業(yè)務(wù)號、日期、訂艙號、提單號、卸貨港、箱量、費(fèi)用項(xiàng)目、幣制、應(yīng)收余額。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 21 4：按應(yīng)收墊付狀態(tài)格式 :可反映業(yè)務(wù)號、日期、訂艙號、卸貨港、發(fā)票號、費(fèi)用項(xiàng)目、幣制、應(yīng)收余額、應(yīng)收備注；及已墊付的費(fèi)用項(xiàng)目、幣制、金額、 已付公司。 單擊 打印預(yù)覽 按鈕，即可調(diào)出滿足上述條件的催款單窗口，進(jìn)行預(yù)覽或打印。（同一客戶的設(shè)置必須在客戶檔案選中作為應(yīng)付單位保存或與應(yīng)付單位的 代碼關(guān)聯(lián)保存）或不同客戶之間應(yīng)收和應(yīng)付相互沖帳的對帳單。 收款銷帳 ： 財務(wù)實(shí)際收到款 項(xiàng)、水單、保涵的銷帳操作窗口。 將光標(biāo)移到某客戶的一欄雙擊左鍵調(diào)出收款編輯窗口，輸入幣種；選擇票據(jù)類別、銀行、輸入實(shí)收金額，如果是現(xiàn)金或銀行實(shí)際收款單據(jù)，必須輸入收款日期；在摘要框內(nèi)簡要記錄特殊說明以便查詢。明細(xì)窗口可上下移動。 選擇票據(jù)類別水單或保涵時，可查詢未到帳水單或保涵的清單。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 22 付款審核 ： 安排到期需付款的審核窗口。 自動顯示的應(yīng)付明細(xì)款項(xiàng)需滿足的條件為：一》必須是提單制單完成，并要選擇 “H/O” 或 “M/O” 類型，如果是 “H/O” 提單，付款日期按頭程離港日期當(dāng)天系統(tǒng)自動產(chǎn)生應(yīng)付明細(xì)；如果是 “M/O” 提單，付款日期按到港日期往前推七天系統(tǒng)會自動產(chǎn)生應(yīng)付明細(xì)；二》在應(yīng)付計(jì)費(fèi)處各費(fèi)用項(xiàng)目必須與提單號關(guān)聯(lián)，如果一個業(yè)務(wù)號只對應(yīng)一個提單號，并且提單已經(jīng)制單，則追加應(yīng)付計(jì)費(fèi)時系統(tǒng)會自動將提單號與各應(yīng)付明細(xì)項(xiàng)目關(guān)聯(lián)；當(dāng)同一業(yè)務(wù)號對應(yīng)多個提單號時，只能手工關(guān)聯(lián)提單號；三》在 “ 訂艙資料 ” 中必須輸入頭程離港日期和到港日期。 付款清單及付款銷帳 ： 需付款給船公司及拖車報關(guān)等公司 的清單（付款對帳單）和實(shí)際付款的操作窗口。 實(shí)際付款時先選擇付款編號，在付款編號欄雙擊左鍵，調(diào)出付款編輯窗口，在相應(yīng)的幣種欄輸入付款金額（左右移動光標(biāo)后系統(tǒng)會自動填入付款日期），選擇票據(jù)類別、銀行、在摘要框內(nèi)簡要記錄特殊說明以便查詢。明細(xì)窗口可上下移動。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 23 在下方窗口，單擊左菜單 “ 過濾 ” 可按照頭程、二程船名航次或日期過濾付款清單， 具體操作為：選擇某一船名或航次，再單擊 “ 確認(rèn) ” 即可產(chǎn)生按某一船名或航次過濾后的付款清單，單擊 “ 置數(shù) ” 可一次性將各明細(xì)銷帳金額填入數(shù)據(jù)；選擇日期可按照業(yè)務(wù)單日期、離港日期、到港日期、發(fā)票日期等進(jìn)行選擇，再選 擇某一時間段，再單擊 “ 確認(rèn) ” 即可產(chǎn)生某一時間段的付款清單，單擊 “ 置數(shù) ” 可一次性將各明細(xì)銷帳金額填入數(shù)據(jù)。 在付款編輯窗口，單擊右鍵 “ 恢復(fù)默認(rèn)設(shè)置 ” 菜單，可將 “ 審核結(jié)果 ”欄拖到實(shí)付幣制旁（方便操作 ），光標(biāo)移到 “ 審核結(jié)果 ” 的某欄，再單擊右鍵 “ 設(shè)置費(fèi)用可付 ” 菜單，可將未經(jīng)審核的費(fèi)用設(shè)置為可付，再單擊右鍵 “ 數(shù)據(jù)過濾 ” 菜單，可過濾出所有經(jīng)過 “ 審核可付 ” 的款項(xiàng)。 修改收款 ： 收款銷帳操作錯誤時，在此窗口進(jìn)行修改。 價格管理 ： 在此窗口輸入各船公司、代理公司及各裝卸港口的底價、報價、中轉(zhuǎn)價等 報價 ： 查詢及編制對外報價單，選擇系統(tǒng)檔案中客戶的傳真信息，可同時向多個客戶自動傳真及Emil 報價表 第三章 整箱業(yè)務(wù) 整箱業(yè)務(wù)是完成整柜業(yè)務(wù)操作、制作業(yè)務(wù)單證、管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的導(dǎo)航窗口。主要業(yè)務(wù)流程包括： 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 24 功能模塊 說明 客戶托運(yùn)單 編輯客戶委托資料，是進(jìn)行系統(tǒng)操作的開始。 訂艙資料 編輯船公司或貨代公司的訂艙補(bǔ)料，系統(tǒng)會自動提取 “客戶托運(yùn)單 ”或 “訂艙 ”中的數(shù)據(jù)。 退稅核銷 管理客戶的核銷單證，記錄核銷單的流向動態(tài)，如取得時間，交海關(guān)時，退回時間等。輸出 Debit/Credit Note 提單電放 提單 ()編輯完成后，制作電放單；并記錄電放信息。制作發(fā)票時，系統(tǒng)會自動提取 “計(jì)費(fèi) ”中的應(yīng)收部分。 數(shù)據(jù)修改查詢 查詢 “客戶委托單 ”、 “提單 ”、 “應(yīng)收 ”、 “應(yīng)付 ”的歷史修改記錄或刪除記錄。 客戶托云單 操作之前 : 必須在 檔案管理 中輸入操作員 .業(yè)務(wù)員 .客戶等詳細(xì)資料 ,操作員與業(yè)務(wù)員關(guān)聯(lián) ,業(yè)務(wù)員與客戶關(guān)聯(lián) 。 如第一次使用本系統(tǒng)應(yīng)在系統(tǒng)設(shè)置 \設(shè)置自動編碼規(guī)則中設(shè)置業(yè)務(wù)號的自動編碼規(guī)則。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 25 雙擊 “ 客戶托運(yùn)單 ” 圖標(biāo)，進(jìn)入客戶托運(yùn)單編輯頁面，單擊 “ 追加 ”或 “ 復(fù)制 ” 命令按鈕輸入客戶委托資料，然后單擊 “ 保存 ” 即可。上述資料保存后，直接單擊 “ 追加 ” 開始一單新業(yè)務(wù)。如果沒有需要選擇的資料，請單擊 旁邊的 “?” 按鈕進(jìn)入 “ 檔案管理 ” 中追加。 打印預(yù)覽 (FAX/EMAIL) 客戶托運(yùn)資料輸入完成后，單擊 “ 打印 ” 命令按鈕，調(diào)出格式選擇窗口，然后選擇相應(yīng)的打印格式和輸出方式 (打印 /傳真 /電子郵件 )?？蛇x項(xiàng) [發(fā)貨人是本公司 ]是