【正文】 國(guó)際貨代與報(bào)關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊(cè) 1 國(guó)際貨代與報(bào)關(guān)管理系統(tǒng) 用戶操作手冊(cè) 2020 年 9 月 深圳市華軟新元科技有限公司 版權(quán)屬深圳市華軟新元科技有限公司擁有，未經(jīng)公司同意不得復(fù)制 國(guó)際貨代與報(bào)關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊(cè) 2 第一章 前言 ........................................................................................................ 3 第二章 基本操作 ............................................................................................. 3 第三章 整箱業(yè)務(wù) ........................................................................................... 23 第四章 拼箱業(yè)務(wù) .............................................................................................. 37 第五章 價(jià)格管理 ........................................................................................... 38 第六章 財(cái)務(wù)管理 ........................................................................................... 42 第七章 統(tǒng)計(jì)報(bào)表 ........................................................................................... 53 第八章 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理 ................................................................................ 55 第九章 系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置 ................................................................................ 62 國(guó)際貨代與報(bào)關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊(cè) 3 第一章 前言 FMS 即貨運(yùn)管理系統(tǒng) ,是深圳市 華軟新元科技有限公司的合作伙伴深圳市 智軟公司與多家專業(yè)代理公司聯(lián)合開發(fā)的，專為貨運(yùn) (海運(yùn) )代理、船務(wù)代理公司設(shè)計(jì)的管理軟件。 本軟件的特點(diǎn)是： 集單證操作、財(cái)務(wù)管理于一體，可在一界面內(nèi)完成所有操作，更加有效的提高工作效率。 提供自動(dòng)化的通訊方式 ，并可現(xiàn)實(shí)廉價(jià)的 Inter 遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)聯(lián)結(jié)，降低公司運(yùn)作成本。 拓展公司部門職能，系統(tǒng)工作流程，提高公司的管理層次。 完善的領(lǐng)導(dǎo)查詢功能，輕輕松松的統(tǒng)計(jì)分析，極大地滿足您經(jīng)營(yíng)管理、決策的需要。 本軟件采用 MS SQL Server 2020 數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合 PowerBuilder 開發(fā)而成。具有極高的安全性、穩(wěn)定性和可靠性；前臺(tái)程序運(yùn)行于 Windows98/ME/NT，界面友好、美觀、操作方便。 第二章 基本操作 登錄： 安裝完成 FMS 貨運(yùn)管理系統(tǒng)后便可啟動(dòng) FMS，雙擊桌面 FMS 圖標(biāo)進(jìn)入管理系統(tǒng)，首次使用本系統(tǒng)時(shí)，在用戶標(biāo)識(shí)處輸入 Admin（系統(tǒng)管理員代碼）在密碼處輸入 aa(請(qǐng)注意字母的大小寫有區(qū)別 )，進(jìn)入系統(tǒng)后即可單擊菜單 “ 修改密碼 ” 修改系統(tǒng)管理員的密碼 。 國(guó)際貨代與報(bào)關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊(cè) 4 系統(tǒng)管理員進(jìn)入本系統(tǒng)后首先應(yīng)做以下初始化工作 ： 創(chuàng)建使用本系統(tǒng)操作人員 : 單擊主菜單 “ 系統(tǒng)設(shè)置 ” 進(jìn)入系統(tǒng)設(shè)置導(dǎo)航選 “ 用戶管理 ” 設(shè)置使用本系統(tǒng)操作人員的代碼、名稱并保存 (代碼處為紅色表示尚未保存 )。 本系統(tǒng)對(duì)新增加的操作人員的無權(quán)限控制，需設(shè)置某操作人員的操作權(quán)限時(shí)，請(qǐng)單擊 “ 權(quán)限 ” 調(diào)出設(shè)置權(quán)限窗口，增加或取消相應(yīng)項(xiàng)目的操作權(quán)限。 建議：初期使用本系統(tǒng)時(shí)可暫時(shí)不設(shè)置操作權(quán)限，運(yùn)行一段時(shí)間后根據(jù)公司具體情況設(shè)置作人員使用權(quán)限 國(guó)際貨代與報(bào)關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊(cè) 5 在操作權(quán)限：分整箱業(yè)務(wù)、拼箱業(yè)務(wù)、空運(yùn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、檔案管理、系統(tǒng)設(shè)置、工具、查詢等權(quán)限類別。每一類別下都有詳細(xì)的操作權(quán)限控制。設(shè)置權(quán)限時(shí)可根據(jù)用戶 工作崗位的不同來設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限。 在費(fèi)用權(quán)限，可控制到某一操作員只能操作某些費(fèi)用項(xiàng)目，取消相應(yīng)費(fèi)用項(xiàng)目的復(fù)框。 在關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)員，可控制到某一操作員能否查看或修改相應(yīng)業(yè)務(wù)員的資料，即如果有關(guān)聯(lián)則可以查看或修改該業(yè)務(wù)員的單證，反之則不能。 設(shè)置本公司銀行帳號(hào) ： 單擊菜單 “ 檔案管理 /銀行 ” 設(shè)置本公司銀行帳號(hào)，單擊 “ 追加 ” 輸入銀行代碼可設(shè)置多個(gè)銀行帳號(hào)；在操作收付款時(shí)，需選擇此帳號(hào)，按此帳號(hào)可產(chǎn)生與本系統(tǒng)收付有關(guān)的銀行收付對(duì)帳通知單 。 國(guó)際貨代與報(bào)關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊(cè) 6 選擇收款帳號(hào)、建立公司基本信息及設(shè)置備注內(nèi)容 ： 單擊菜單 “ 系統(tǒng)設(shè)置 ” 進(jìn)入 [系統(tǒng)設(shè)置導(dǎo)航 ]，單擊 “ 系統(tǒng)設(shè)置 ” 。 選擇 “ 帳號(hào) ” 頁在帳號(hào)框中選擇一個(gè)收款帳號(hào)（為發(fā)票和 收款對(duì)帳單中的默認(rèn)帳號(hào)），在下方選擇默認(rèn)付款銀行（為作收付款操作時(shí)的默認(rèn)銀行）單擊下方 “ 設(shè)置 ” 按鈕即可完成。 選擇 “ 基本信息 ” 頁（此窗口只能由系統(tǒng)管理員操作），在基本信息框中，輸入公司電話、傳真、地址、簡(jiǎn)稱、特別是要設(shè)置業(yè)務(wù)號(hào)前綴，請(qǐng)輸入可代表公司名稱的 23 個(gè)大寫英語字母即可，此項(xiàng)設(shè)置必須在公司第一單業(yè)務(wù)產(chǎn)生前進(jìn)行，業(yè)務(wù)號(hào)生成后，此業(yè)務(wù)號(hào)前綴將不可修改，請(qǐng)慎重設(shè)置！ 業(yè)務(wù)號(hào)的編號(hào)方式，在此窗口可選擇： ：新增業(yè)務(wù)單時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成業(yè)務(wù)編號(hào)，如“ZSDA0500868” 前 3 位表示使用本系統(tǒng)公司 的英文簡(jiǎn)稱、 A 表示 2020年、 05 表示 5 月份 00868 表示一年中的連續(xù)業(yè)務(wù)編號(hào)； ：新增業(yè)務(wù)單時(shí)，由各操作員輸入業(yè)務(wù)編號(hào)（注意手工編號(hào)的前幾位字母不可與系統(tǒng)設(shè)置的業(yè)務(wù)號(hào)前綴相同，否則系統(tǒng)不予保存）； 國(guó)際貨代與報(bào)關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊(cè) 7 ：新增業(yè)務(wù)單不輸編號(hào)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成編號(hào)，手工輸入編號(hào)時(shí)，系統(tǒng)按手工編號(hào)生成業(yè)務(wù)單（此編號(hào)的前幾位字母不能與自動(dòng)編號(hào)的前幾位相同）。 選擇 “ 其他 ” 頁，在其他信息框中，輸入收款對(duì)帳通知單、派車單、收付款對(duì)帳通知單中的備注說明。 操作人員首次進(jìn)入系統(tǒng) 操作人員首次進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)在輸入各自的代碼后，單擊 “ 確定 ” ，系統(tǒng)將提示用戶設(shè)置密碼，請(qǐng)?jiān)趶棾龅拇翱谥休斎胱约旱拿艽a，以后須使用此密碼進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行操作。進(jìn)入系統(tǒng)后，請(qǐng)按以下步驟進(jìn)行操作： 建立公司客戶 檔案 ： 單擊菜單 “ 檔案管理 ” 進(jìn)入檔案管理導(dǎo)航器，單擊 “ 客戶 ” 進(jìn)入資料編輯狀態(tài)。 如果想詳細(xì)地了解建立檔案的操作，請(qǐng)閱讀 “ 操作說明／建立檔案 ” 單擊 “ 追加 ” 建立公司客戶檔案，在建立新客戶檔案時(shí)，輸入的信息越全面越好，如：傳真、 電子郵件、主頁等信息在以后的發(fā)送報(bào)價(jià)、提單操作等資料時(shí)，本系統(tǒng)可自動(dòng)獲取客戶檔案中的傳真號(hào)、 Emil 地址、主頁的資料對(duì)外發(fā)送信息。編輯客戶代碼，此代碼請(qǐng)用英文大寫字母編寫，需簡(jiǎn)捷明了方便操作，例如：可采用客戶的漢語拼音的前一字母進(jìn)行編輯。必須輸入客戶中英文全稱（打印發(fā)票時(shí)用）；簡(jiǎn)稱（打印報(bào)表時(shí)用）；地址、電話、聯(lián)系人；收款方式等（查詢及出清單用）請(qǐng)注意同一客戶不可設(shè)置 2 個(gè)以上的代碼，系統(tǒng)認(rèn)為不同的客戶代碼即為不同的客戶，即使輸入了相同的客戶名稱（中英文）和相同的簡(jiǎn)稱。 國(guó)際貨代與報(bào)關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊(cè) 8 在接受新客戶的托運(yùn)業(yè)務(wù)前，必須先在此建立該客戶的檔案，并可設(shè)置該客戶的欠款額度及期限，超過所設(shè)置的欠款額度或期限后可設(shè)定系統(tǒng)允許 繼續(xù)接單和不允許接單 ,與業(yè)務(wù)員關(guān)聯(lián)，可控制業(yè)務(wù)員操作本系統(tǒng)時(shí)，只能查看自己的客戶及業(yè)務(wù)單。 如果某客戶既有應(yīng)收、又屬于應(yīng)付單位時(shí)，請(qǐng)選中復(fù)選框（作為應(yīng)付單位保存），則該客戶的信息資料可自動(dòng)填入應(yīng)付單位檔案中。在此窗口可打印客戶通訊錄單擊 “ 打印 ” 輸入查詢條件例如：選中地址后在右方框中輸入 “ 寶安 ” 單擊 “ 卸載數(shù)據(jù) ” 可將地址中含有 “ 寶安 ” 二字的客戶資料全部調(diào)出查詢及打印。 在客戶中英文名稱處雙擊左鍵或單擊右鍵可追加多個(gè)客戶名稱，在出發(fā)票或收據(jù)單時(shí)可進(jìn)行選擇。 在客戶裝貨地點(diǎn)處雙擊左鍵或單擊右鍵可追加多個(gè)裝貨地址 ，在派車單時(shí)可進(jìn)行選擇。 請(qǐng)注意對(duì)同一客戶不可重復(fù)設(shè)置多個(gè)代碼，否則后續(xù)的統(tǒng)計(jì)工作將按多個(gè)公司進(jìn)行；客戶代碼設(shè)置不可重復(fù)否則系統(tǒng)不予保存。如果同一客戶有 2 個(gè)以上的代碼，請(qǐng)單擊 “ 檔案管理 /客戶 ” 再單擊右鍵選擇合并客戶代碼，可將 2 個(gè)代碼的客戶資料合并，其操作資料也合并，故此合并操作需特別慎重，客戶資料合并后無法恢復(fù)原樣。 客戶代碼一經(jīng)使用將不可修改和刪除，如果需要修改或刪除某客戶代碼，必須取消該客戶與所有業(yè)務(wù)單的關(guān)聯(lián)，其他客戶資料如：名稱、簡(jiǎn)稱、電話、地址等可隨時(shí)更改 . 建立船公司、拖車公司及其它應(yīng)付單位檔案 ： 如果想詳細(xì)地了解建立檔案的操作，請(qǐng)閱讀 “ 操作說明／建立檔案 ” 單擊菜單 “ 檔案 /應(yīng)付單位 ” 建立船公司、拖車公司及其它應(yīng)付單位檔案，設(shè)置方法同上，請(qǐng)注意也不可重復(fù)設(shè)置代碼。 選擇分類，在以后的操作中可縮小公司的查找范圍，例如在操作中選擇船公司時(shí)，屬于船公司的公司才顯示，對(duì)于同一公司可選擇多個(gè)分類即是船公司也是代理公司等。 建立收貨人檔案 ： 單擊菜單 “ 檔案管理 /收貨人 ” 建立目的港收貨人檔案、方便以后操作使用。 建立航線檔案 ： 國(guó)際貨代與報(bào)關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊(cè) 9 單擊菜單 “ 檔案管理 /海運(yùn) /航線 ” 建立航線檔案、在編 輯船期時(shí)需選擇航線。 建立船舶檔案 ： 單擊菜單 “ 檔案管理 /海運(yùn) /船舶 ” 建立船舶檔案、在編輯船期時(shí)需選擇船舶。 建立目的港代理檔案 ： 單擊菜單 “ 檔案管 理 /海運(yùn) /目的港代理 ” 建立船公司代理、本公司代理及其它類型的代理檔案，請(qǐng)注意也不可重復(fù)設(shè)置代碼。 本公司代理檔案，只需輸入代碼、簡(jiǎn)稱、國(guó)別、區(qū)域、中英文名稱等上方框的資料。 船公司代理檔案，在輸入代碼、簡(jiǎn)稱、國(guó)別、區(qū)域、中英文名稱等上方框的資料的同時(shí)，還需輸入下方框中的船公司和卸貨港。 建立兌換率檔案 ： 單擊菜單 “ 檔案管理 /財(cái)務(wù) /兌換率 ” 建立兌換率檔案、此匯率是本系統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)表等數(shù)據(jù)的記帳匯率，該匯率可每月更換一次，不需變更時(shí)，系統(tǒng)會(huì)直接獲取上月匯率。 建立費(fèi)用項(xiàng)目檔案 ： 單擊菜單 “ 檔案管理 /財(cái)務(wù) /費(fèi)用項(xiàng)目 ” 建立費(fèi)用項(xiàng)目檔案、作計(jì)費(fèi)操作需增加費(fèi)用項(xiàng)目時(shí)，在此追加，代碼不可超過 10 個(gè)字符，中文名稱不可超過 10 個(gè)字，英文名稱不可超過 20 個(gè)字符。 設(shè)置本公司提單、發(fā)票、訂艙單等格式 ： 單擊菜單 “ 工具 /提單格式設(shè)計(jì) ” 根據(jù)本公司提單格式的要求設(shè)置自己的提單并取名保存。簡(jiǎn)要的設(shè)計(jì)方法：調(diào)出 “ 提單格式設(shè)計(jì) ” 窗口，單擊菜單的 “ 新格式 ” 首先確定設(shè)置提單格式還是電放單格式后（只有提單電放權(quán)限的操作員，方能設(shè)計(jì)電放單格式）； 將光標(biāo)移到空白處雙擊鼠標(biāo)左鍵調(diào)出選擇打印項(xiàng)目，不須打印的項(xiàng)目請(qǐng)取消復(fù)選框， 單擊 “ 標(biāo)題 ” 可一次性取消所有欄目的標(biāo)題，單擊 “ 字體 ” 可一次性設(shè)置打印字體，再單擊 “ 確認(rèn) ” 后 。 將光標(biāo)移到需調(diào)整項(xiàng)目的方框內(nèi)，按住左鍵拖動(dòng)光標(biāo)到相應(yīng)的位置，將光標(biāo)移到邊框上可拉大或縮小項(xiàng)目打印范圍；或直接在某項(xiàng)目的方框內(nèi)雙擊鼠