【正文】 ，下面一塊是應(yīng)付部分。需作修改時，先選中需更改的發(fā)票號，調(diào)出發(fā)票編輯窗口，取消明細(xì)費(fèi)用項(xiàng)目的復(fù)選框，單擊 “ 保存 ” 再 “ 切換 ” 到上一窗口，刷新后單擊“ 刪除 ” 注明修改原因保存即可作相應(yīng)的修改。 收款銷帳 ： 財務(wù)實(shí)際收到款 項(xiàng)、水單、保涵的銷帳操作窗口。明細(xì)窗口可上下移動。輸出 Debit/Credit Note 提單電放 提單 ()編輯完成后，制作電放單；并記錄電放信息。 打印預(yù)覽 (FAX/EMAIL) 客戶托運(yùn)資料輸入完成后，單擊 “ 打印 ” 命令按鈕，調(diào)出格式選擇窗口，然后選擇相應(yīng)的打印格式和輸出方式 (打印 /傳真 /電子郵件 )。 雙擊 “ 業(yè)務(wù)關(guān)單 ” 圖標(biāo)，進(jìn)入業(yè)務(wù)單編輯頁面，單擊 “ 追加 ” 命令按紐輸入業(yè)務(wù)關(guān)單資料，然后單擊 “ 保存 ” 即可。也可通過 “ 業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)查詢 ” 查詢相關(guān)資料 打印預(yù)覽 (FAX/EMAIL) 提單編輯完成后，單擊 ，調(diào)出格式選擇窗口，然后選擇相應(yīng)的打印格式和輸出方式 (打印 /傳真 /電子郵件 )。 *當(dāng)需更改計費(fèi)業(yè)務(wù)號的應(yīng)收 (付 )欄不管紅色或黑色 OK，如出現(xiàn)劃刪除線情況，則表示已經(jīng)做過 “ 費(fèi)用確認(rèn) ” ，需要在財務(wù)管理的 “ 費(fèi)用確認(rèn) ” 中取消費(fèi)用確認(rèn) (必須由有費(fèi)用 確認(rèn)權(quán)限的操作員進(jìn)行取消確認(rèn) ),然后再到計費(fèi)中修改或刪除應(yīng)收、應(yīng)付計費(fèi)。 提單 編輯制作提單，生成 ，系統(tǒng)會自動提取 “客戶托運(yùn)單 ”或 “訂艙資料 ”中的 數(shù)據(jù)，只需確認(rèn)修改后，即可生成提單。 設(shè)計報價單格式 在窗口，單擊 調(diào)出窗口，然后單擊 ‘’ 即可進(jìn)入報價單的設(shè)計窗口，其設(shè)計方法請參閱 [格式設(shè)計及其它 ]。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 43 查詢 查詢收款、付款的銷帳情況，及作費(fèi)發(fā)票的查詢。從操作導(dǎo)航選 “ 收據(jù) ” 進(jìn)入。 收款 財務(wù)實(shí)際收到款項(xiàng)、水單、保涵的銷帳操作窗口。 ○ 實(shí)際付款時先選擇付款編號，在付款編號欄雙擊左鍵，調(diào)出付款編輯窗口，在相應(yīng)的幣種欄輸入付款金額（左右移動光標(biāo)后系統(tǒng)會自動填入付款日期），選擇票據(jù)類別、銀行、在摘要框內(nèi)簡要記錄特殊說明以便查詢。 查詢 利用查詢功能可以快速查看收款情況、付款情況、作費(fèi)發(fā)票。 ○ 自動顯示的應(yīng)付明細(xì)款項(xiàng)需滿足的條件為：一》必須是提單制單完成，并要選擇 “H/O” 或 “M/O” 類型，如果是 “H/O” 提單，付款日期按頭程離港日期當(dāng)天系統(tǒng)自動產(chǎn)生應(yīng)付明細(xì)；如果是 “M/ O” 提單，付款日期按到港日期往前推七天系統(tǒng)會自動產(chǎn)生應(yīng)付明細(xì)；二》在應(yīng)付計費(fèi)處各費(fèi)用項(xiàng)目必須與提單號關(guān)聯(lián)，如果一個業(yè)務(wù)號只對應(yīng)一個提單號，并且提單已經(jīng)制單，則追加應(yīng)付計費(fèi)時系統(tǒng)國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 50 會自動將提單號與各應(yīng)付明細(xì)項(xiàng)目關(guān)聯(lián)；當(dāng)同一業(yè)務(wù)號對應(yīng)多個提單號時，只能手工關(guān)聯(lián)提單號；三》在 “ 訂艙資料 ” 中必須輸入頭程離港日期和到港日期。 隱含欄目：鼠標(biāo)指向需要隱含的那一欄，按 “ 隱含欄目 ” 可以隱含這一欄。這樣就可以通過設(shè)定用戶權(quán)限加上鎖定計費(fèi)來有效地管理財務(wù)。 付款 核銷公司實(shí)付的現(xiàn)金、銀行存款，管理公司應(yīng)付款項(xiàng)。然后單擊 “ 新增 ” 命令按鈕，切換到報價編輯窗口。系統(tǒng)會自動提取 “客戶托運(yùn)單 ”中的數(shù)據(jù)。 而當(dāng)應(yīng)收 (付 )欄中 OK為紅色時，表示已經(jīng)打印 費(fèi)用結(jié)算單 。 [選擇目的港代理 ]: 可快速的從檔案中選擇公司的目的港代理。注意必須輸入頭程離港日期和到港日期。上述資料保存后，直接單擊 “ 追加 ” 開始一單新業(yè)務(wù)。 訂艙資料 編輯船公司或貨代公司的訂艙補(bǔ)料，系統(tǒng)會自動提取 “客戶托運(yùn)單 ”或 “訂艙 ”中的數(shù)據(jù)。 付款清單及付款銷帳 ： 需付款給船公司及拖車報關(guān)等公司 的清單（付款對帳單）和實(shí)際付款的操作窗口。 單擊 打印預(yù)覽 按鈕，即可調(diào)出滿足上述條件的催款單窗口，進(jìn)行預(yù)覽或打印。 不需打印結(jié)算單，又要鎖死計費(fèi)時，單擊菜單 “ 運(yùn)作管理 /費(fèi)用結(jié)算單 ”調(diào)出費(fèi)用結(jié)算單窗口選中某單號的 打印復(fù)選框，再單擊鎖定計費(fèi)即可。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 17 出報關(guān)單、派車單 ： 編輯及打印業(yè)務(wù)關(guān)單及派車單窗口（直接關(guān)單是編輯及打印與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的報關(guān)單）。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 14 輸入訂艙資料 ： 是 船公司及貨代公司接受訂艙后，反饋信 息的輸入窗口。也可以通過主菜單 “ 運(yùn)作管理 ” 中的操作項(xiàng)目，單擊菜單打開。 建立航線檔案 ： 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 9 單擊菜單 “ 檔案管理 /海運(yùn) /航線 ” 建立航線檔案、在編 輯船期時需選擇航線。 選擇 “ 其他 ” 頁，在其他信息框中，輸入收款對帳通知單、派車單、收付款對帳通知單中的備注說明。 拓展公司部門職能，系統(tǒng)工作流程，提高公司的管理層次。設(shè)置權(quán)限時可根據(jù)用戶 工作崗位的不同來設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限。 在客戶中英文名稱處雙擊左鍵或單擊右鍵可追加多個客戶名稱，在出發(fā)票或收據(jù)單時可進(jìn)行選擇。 將光標(biāo)移到需調(diào)整項(xiàng)目的方框內(nèi)，按住左鍵拖動光標(biāo)到相應(yīng)的位置，將光標(biāo)移到邊框上可拉大或縮小項(xiàng)目打印范圍；或直接在某項(xiàng)目的方框內(nèi)雙擊鼠標(biāo)，取消復(fù)選框可不打印，單擊 “ 字體 ” 可設(shè)計單項(xiàng)內(nèi)容的字體 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 10 將光標(biāo)移到需更改項(xiàng)目的標(biāo)題上雙擊鼠標(biāo)，在中間方框內(nèi)可任意編輯標(biāo)題的內(nèi)容和字體再拖到相應(yīng)的位置，通過上述調(diào)整后，在菜單 “ 背景 ”右方框中輸入格式名稱（大寫英文字母）單擊 “ 保存 ” 即可； 選中 “ 背景 ” 復(fù)選框在設(shè)計格式的左上角會出現(xiàn)一個紅方 塊，再單擊“ 圖象 ” 可調(diào)出經(jīng)過掃描儀掃描所得地船公司訂艙單及提單的樣板圖形名稱，選中某一圖形，將光標(biāo)移到圖像邊框拖動鼠標(biāo)放大或縮小到正常單證大小，再將各相應(yīng)項(xiàng)目拖動到背景圖形中的相應(yīng)位置，取名保存即可。單擊 “ 切換 ” 即可做下一步操作。 編輯保存后， “ 切換 ” 到主窗口，選中某欄或某訂艙 號單擊右鍵 “ 數(shù)據(jù)排序 /升序或降序 ” 方便查詢某單的詳細(xì)信息 。 輯收付計費(fèi)窗口中各收付明細(xì)行的右邊“ 銷帳金額 ” 欄已產(chǎn)生金額、 “ 發(fā)票 ” 欄已顯示發(fā)票號時，表示已經(jīng)作了收付款銷帳操作或已打印發(fā)票，仍然需要修改計費(fèi)項(xiàng)目時，請先作 “ 修改收款或修改付款 ” 的操作或取消發(fā)票號的操作，不可直接修改應(yīng)收 (已出發(fā)票對修改應(yīng)付金額不受限制 )計費(fèi)的金額，但可直接增計費(fèi)用項(xiàng)目和金額，如果必須更改時，需調(diào)出 “ 發(fā)票 ” 選中應(yīng)更改計國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 19 費(fèi)業(yè)務(wù)號，雙擊該業(yè)務(wù)號或單擊 修改 按鈕，調(diào)出 編輯發(fā)票 窗口將下方框中的復(fù)選框取消，保存后再按第一種方法進(jìn)行修改。 通過 收款對帳通知單 窗口，系統(tǒng)會直接獲取 訂艙資料 中的數(shù)據(jù)和 計費(fèi) 、 發(fā)票 中的應(yīng)收金額。 選擇票據(jù)類別現(xiàn)金或銀行時，可按現(xiàn)金或銀行打印收付對帳通知單。單擊 “ 實(shí)付 ” 可一次性完成銷帳操作。包括單證的修改欄目、次數(shù)及操作人。 訂艙： 向船公司出訂艙單。此操作在關(guān)單系統(tǒng)號欄首先選擇需要刪除的關(guān)單系統(tǒng)號） 提單 新建提單 從菜單 “ 系統(tǒng) ” 中選擇您操作的業(yè)務(wù)類型 (整箱 /拼箱 /空運(yùn) )，打開操作導(dǎo)航窗口： 例如新增整箱業(yè)務(wù)的提單，從 “ 系統(tǒng)／整箱業(yè)務(wù) ” 進(jìn)入整箱業(yè)務(wù) [操作導(dǎo)航 ]。分別有追加 ” 或 “ 刪除 ” 命令按紐， 用于編輯應(yīng)收、應(yīng)付。 收款： 根據(jù)收回客戶帳款進(jìn)行銷帳。窗口上半部分可錄入每條價格的港口、費(fèi)用項(xiàng)目等資料，下半部分可錄入與各條價格相對應(yīng)的每種柜型的價格資料。系統(tǒng)將會自動顯示此客戶的歷史報價單號。單擊 “ 切換 ”“ 刷新 ” 即可做下一單操作。 ● 編輯： 按 “ 編輯 ” 進(jìn)入編輯窗口，先填寫 “ 發(fā)票號 ” 、 “ 日期 ” 、 “ 業(yè)務(wù)號 ” 、 “ 客戶代碼 ” 等，然后在下面的一欄通過 “ 追加 ” 填寫具體款項(xiàng)。在左下方框內(nèi)輸入實(shí)際收款匯率，在下方各明細(xì)的實(shí)收金額欄內(nèi)輸入各業(yè)務(wù)單的收款金額，移動光標(biāo)后系統(tǒng)將會按照各單的收款金額同實(shí)際收款匯率自動折算各單的銷帳金額，各單收款匯總金額應(yīng)等于實(shí)際收款金額，保存后系統(tǒng)將自 動產(chǎn)生一個收款編號，以后的修改及查詢以此為基礎(chǔ)。 ○ 在下方窗口，單擊左菜單 “ 查詢 ” 可輸入或選擇箱號單擊 “ 置數(shù) ” 系統(tǒng)可將箱號對應(yīng)的業(yè)務(wù)單的費(fèi)用自動填入，方便對帳。單擊 “ 實(shí)付 ” 可一次性完成銷帳操作。 ○ 選擇票據(jù)類別現(xiàn)金或銀行時，可按現(xiàn)金或銀行打印收付對帳通知單。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 46 ● 在做收據(jù)時，有時可能會要求添加一些資料，這時可以右鍵單擊窗口上部空白處，如圖。 通過雙擊 “ 費(fèi)用結(jié)算 單 ” 圖標(biāo)進(jìn)入此頁面。財務(wù)人員可根據(jù)費(fèi)用結(jié)算單申請收 (付 )款，或填制會計憑證。 查詢價格 在 “ 價格管理 ” 窗口，單擊 “ 查詢 ” 命令按鈕，打開查詢價格窗口。 第四章 拼箱業(yè)務(wù) 拼箱業(yè)務(wù)是完成拼箱、散貨業(yè)務(wù)操作、制作業(yè)務(wù)單證、管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的導(dǎo)航窗口。 編輯時，下拉框中選擇項(xiàng)是 “ 檔案管理 ” 里設(shè)置的。然后單擊 即可。 提單： 可根據(jù)客戶托運(yùn)單資料和訂艙資料出提單。(建立操作員檔案只有系統(tǒng)管理員 Admin有操作權(quán)限，在 “ 系統(tǒng) \系統(tǒng)設(shè)置 \用戶管理 ” 中操作） 在工具 \客戶托運(yùn)單打印格式設(shè)計好打印格式。首先進(jìn)入 “ 收款銷帳 ” 窗口選中某客戶的右方框中需修改的收款編號單擊鍵盤 Ctrl+C（復(fù)制） 或通過 “ 查詢 /業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)查詢 ” 查到收款銷帳編號，再回到 “ 修改收款 ” 窗口單擊菜單 “ 運(yùn)作管理 /修改收款 ” 在空白方框中單擊鍵盤 Ctrl+V（粘貼），將光標(biāo)移到下方即可調(diào)出需修改的明細(xì)項(xiàng)目進(jìn)行刪除和修改。 查詢客戶：單擊菜單 “ 運(yùn)作管理 /收款 ” 調(diào)出收款窗口，單擊菜單 “ 查詢 ” 調(diào)出查詢窗口，在空格中輸入業(yè)務(wù)號、訂艙號、提單號、發(fā)票號、關(guān)單號及派車單號中的任何一個號碼單擊 “ 查詢 ” 即可查出相對應(yīng)的客戶及客戶代碼；選中按應(yīng)收金額查詢，輸 入收到的金額，即可查出與輸入金額相同的所有客戶。 單擊 運(yùn)作管理 /收款對帳通知單 ，調(diào)出 收款對帳通知單 窗口；首先選擇日期，如：按照業(yè)務(wù)單日期或應(yīng)收款日期等；第二步驟選擇需調(diào)用資料的時間段，如：全部、某月或某幾天的數(shù)據(jù)；第三步驟在客戶方框內(nèi)輸入客戶代碼或單擊下方數(shù)據(jù) 區(qū)中有綠色的某客戶欄；第四步驟選擇出對帳通知單格式： 1：按發(fā)票匯總格式 :可反映業(yè)務(wù)號、出發(fā)票日期、發(fā)票號、訂艙號、提單號、卸貨港、箱量、幣制、應(yīng)收余額。 *單擊 “ 切換 ”“ 刷新 ” 即可在主窗口與編輯窗口相互轉(zhuǎn)換做下一步操作。 單擊菜單 “ 系統(tǒng)／整箱操作 ” 選【提單】，調(diào)出提單編輯窗口進(jìn)行提單的編輯，輸入提單號（不可重復(fù)），選擇提單類型即 （直接電放、電放收貨人、電放代理等）選擇箱型及箱號，單擊右鍵可填充箱型及箱號文本資料、選擇提單編輯格式、復(fù)制提單及編輯附頁，保存后單擊 “ 打印 ” 選擇打印格式，即可完成提單的打印 ,選擇或輸入傳真號單擊傳真即可直接發(fā)送傳真（此傳真軟件必須為 WINFAX）或。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)操作手冊 13 當(dāng)進(jìn)入某窗口發(fā)生某單或所有業(yè)務(wù)單以及某欄數(shù)據(jù)不出現(xiàn)時，請單擊“ 刷新 ” 或單擊右鍵 “ 恢復(fù)系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置 ” ，如果仍然不出現(xiàn)，則屬于同一操作員在不同的電腦上同時進(jìn)入兩次以上或某操作員與某業(yè)務(wù)員關(guān)聯(lián)權(quán)限受控制，后來進(jìn)入本系統(tǒng)的將會取消前次的操作信息。 設(shè)計的打印格式的內(nèi)容及標(biāo)題，必須在同一頁內(nèi)，例如提單 “TD001”格式出現(xiàn)走空紙的現(xiàn)象時，請調(diào)出 “TD001” 設(shè)計格式，光標(biāo)移到空白處雙擊左鍵，調(diào)出 “ 選擇打印欄目 ” 再分別單擊 “ 內(nèi)容、標(biāo)題 ” 菜單處一次性選中所有欄目，確定后，可查到超出第一頁的欄目，記住這些欄目后退出（不可保存），再調(diào)出 “TD001” 設(shè)計格式 ,光標(biāo)移到空白處雙擊左鍵，調(diào)出 “ 選擇打印欄目 ” 選中已查到超出第一頁的欄目確定后，將其拉回到第一頁的范圍內(nèi)，保存后，再調(diào)出 “TD001” 設(shè)計格式， 將不需打印的欄目取消再保存后，即可消除走空紙的現(xiàn)象。 請注意對同一客戶不可