【正文】 此編輯窗口輸入的資料越全面，后續(xù)工作直接獲取的信息越多。 提單： 可根據(jù)客戶托運單資料和訂艙資料出提單。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實驗操作手冊 27 刪除業(yè)務(wù)單 打開 [操作導(dǎo)航 ]頁面，選擇需要刪除的業(yè)務(wù)號，單擊 “ 刪除 ” 按鈕，回答系統(tǒng)提示，即可刪除此托運單 。 查詢和修改業(yè)務(wù)單 進(jìn)入 [操作導(dǎo)航 ]頁面，在搜索框中輸入要修改的業(yè)務(wù)單號，確認(rèn)后系統(tǒng)會自動指向該單，雙擊該業(yè)務(wù)號， 即可進(jìn)入客戶委托資料的編輯頁面進(jìn)行修改。 保存后系統(tǒng)會自動產(chǎn)生一單業(yè)務(wù)號，若采用手工編號方式時需要手工編號，(業(yè)務(wù)號處紅色表示新業(yè)務(wù)單尚未保存，保存后紅色消失 ),在此編輯窗口輸入的資料越全面，后續(xù)工作直接獲取的信息越多。(建立操作員檔案只有系統(tǒng)管理員 Admin有操作權(quán)限，在 “ 系統(tǒng) \系統(tǒng)設(shè)置 \用戶管理 ” 中操作） 在工具 \客戶托運單打印格式設(shè)計好打印格式。 業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)查詢 可根據(jù)任一指定條件，模糊查詢出與條件相關(guān)的整票業(yè)務(wù)的資料，包括委托信息、單證信息及財務(wù)信息等。 提單 編輯制作提單，生成 ，系統(tǒng)會自動提取 “客戶托運單 ”或 “訂艙資料 ”中的數(shù)據(jù)，只需確認(rèn)修改后，即可生成提單。即啟用本系統(tǒng)后整箱業(yè)務(wù)是從 “客戶托運單 ”開始的。首先進(jìn)入 “ 收款銷帳 ” 窗口選中某客戶的右方框中需修改的收款編號單擊鍵盤 Ctrl+C（復(fù)制） 或通過 “ 查詢 /業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)查詢 ” 查到收款銷帳編號，再回到 “ 修改收款 ” 窗口單擊菜單 “ 運作管理 /修改收款 ” 在空白方框中單擊鍵盤 Ctrl+V（粘貼），將光標(biāo)移到下方即可調(diào)出需修改的明細(xì)項目進(jìn)行刪除和修改。 在下方窗口，單擊左菜單 “ 查詢 ” 可輸入或選擇箱號單擊 “ 置數(shù) ” 系統(tǒng)可將箱號對應(yīng)的業(yè)務(wù)單的費用自動填入，方便對帳。在設(shè)置兌換率框內(nèi)選擇實付幣種、輸入實際付款匯率，單擊 “ 實付 ”系統(tǒng)在實付金額明細(xì)欄中自動填入各業(yè)務(wù)單的實付金額，此欄的匯總金額應(yīng)等于實際付款金額。 操作 “ 付款審核 ” 時，必須嚴(yán)格執(zhí)行上述三步操作，系統(tǒng)方可自動顯示付款明細(xì)項目，缺少任何一個操作步驟，系統(tǒng)將無法自動顯示應(yīng)付明細(xì)。 查詢客戶：單擊菜單 “ 運作管理 /收款 ” 調(diào)出收款窗口，單擊菜單 “ 查詢 ” 調(diào)出查詢窗口，在空格中輸入業(yè)務(wù)號、訂艙號、提單號、發(fā)票號、關(guān)單號及派車單號中的任何一個號碼單擊 “ 查詢 ” 即可查出相對應(yīng)的客戶及客戶代碼；選中按應(yīng)收金額查詢，輸 入收到的金額，即可查出與輸入金額相同的所有客戶。在左下方框內(nèi)輸入實際收款匯率，在下方各明細(xì)的實收金額欄內(nèi)輸入各業(yè)務(wù)單的收款金額，移動光標(biāo)后系統(tǒng)將會按照各單的 收款金額同實際收款匯率自動折算各單的銷帳金額，各單收款匯總金額應(yīng)等于實際收款金額，保存后系統(tǒng)將自動產(chǎn)生一個收款編號，以后的修改及查詢以此為基礎(chǔ)。 通過 收付款對帳通知單 窗口，系統(tǒng)會直接獲取 訂艙資料 中的數(shù)據(jù)和 計 費 、 發(fā)票 中的應(yīng)收金額，向各客戶出 收付款對帳通知單 選擇時期、幣種、格式等及相互沖帳的客戶代碼單擊 打印預(yù)覽 按鈕，即可調(diào)出滿足上述條件的對帳單窗口，進(jìn)行預(yù)覽或打印。 收付款對帳通知單 按格式 1:可反映業(yè)務(wù)號、日期、派車單中的裝箱地點、返重地點、箱型、箱號、費用項目、幣制、應(yīng)收余額。 單擊 運作管理 /收款對帳通知單 ，調(diào)出 收款對帳通知單 窗口；首先選擇日期，如：按照業(yè)務(wù)單日期或應(yīng)收款日期等；第二步驟選擇需調(diào)用資料的時間段，如：全部、某月或某幾天的數(shù)據(jù)；第三步驟在客戶方框內(nèi)輸入客戶代碼或單擊下方數(shù)據(jù) 區(qū)中有綠色的某客戶欄；第四步驟選擇出對帳通知單格式： 1：按發(fā)票匯總格式 :可反映業(yè)務(wù)號、出發(fā)票日期、發(fā)票號、訂艙號、提單號、卸貨港、箱量、幣制、應(yīng)收余額。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實驗操作手冊 20 輸入收據(jù)或發(fā)票號，選擇業(yè)務(wù)號可調(diào)出系統(tǒng)中某單業(yè)務(wù)的詳細(xì)資料及計費金額，進(jìn)行修改保存后，即可產(chǎn)生與系統(tǒng)無關(guān)的收據(jù)或發(fā)票。 單擊 “ 刷新 ” ， “ 切換 ” 再 “ 追加 ” 即可做下一客戶或下一單的操作。單擊 “ 切換 ”“ 刷新 ” 即可做下一單操作。 *單擊 “ 切換 ”“ 刷新 ” 即可在主窗口與編輯窗口相互轉(zhuǎn)換做下一步操作。 多計或少計費用項目，需 更改應(yīng)收 (付 )計費 時，分四種情況： (付 )欄 OK為黑色時，可 直接雙擊需更改業(yè)務(wù)號的黑色 OK或單擊應(yīng)收 命令按鈕，進(jìn)入 應(yīng)收（業(yè)務(wù)號 XXX）窗口；或單擊 應(yīng)付 命令按鈕，進(jìn)入 應(yīng)付（業(yè)務(wù)號 XXX） 窗口采用刪除功能可除掉多記費用 ,或更改費用項目及金額保存即可。 應(yīng)收應(yīng)付的計費 ： 記錄每單向客戶應(yīng)收應(yīng)付金額的窗口。單擊 “ 刷新 ” 、 “ 切換 ” 即可做下一步操作。 單擊菜單 “ 系統(tǒng)／整箱操作 ” 選【提單】，調(diào)出提單編輯窗口進(jìn)行提單的編輯，輸入提單號（不可重復(fù)），選擇提單類型即 （直接電放、電放收貨人、電放代理等）選擇箱型及箱號，單擊右鍵可填充箱型及箱號文本資料、選擇提單編輯格式、復(fù)制提單及編輯附頁，保存后單擊 “ 打印 ” 選擇打印格式，即可完成提單的打印 ,選擇或輸入傳真號單擊傳真即可直接發(fā)送傳真（此傳真軟件必須為 WINFAX）或。 在 “ 訂艙資料 ” 窗口，選中某行或欄，單擊右鍵可查詢該單的業(yè)務(wù)動態(tài)、排序、過濾數(shù)據(jù)（可按客戶進(jìn)行過濾）、隱含欄目及恢復(fù)系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置。有多個訂艙號時輸入一個主訂艙號，在其他訂艙號編輯框中輸入（不可查詢）或在每個箱號欄中輸入相應(yīng)的訂艙號（可以查詢）。 單擊菜單 “ 運作管理 /船期 ” ，單擊 “ 追加 ” 將增加一欄，請選擇航線、船名，輸入航次、截關(guān)日期、離港日期，備注，在航程欄選擇頭程或二程，鎖定保存后，再雙擊該欄調(diào)出目的港及預(yù)計到港時間的追加 窗口，同一航次可追加多個目的港及預(yù)計到港時間，保存后，單擊 “ 打印 ” 可打印本公司船期表。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實驗操作手冊 13 當(dāng)進(jìn)入某窗口發(fā)生某單或所有業(yè)務(wù)單以及某欄數(shù)據(jù)不出現(xiàn)時，請單擊“ 刷新 ” 或單擊右鍵 “ 恢復(fù)系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置 ” ，如果仍然不出現(xiàn)，則屬于同一操作員在不同的電腦上同時進(jìn)入兩次以上或某操作員與某業(yè)務(wù)員關(guān)聯(lián)權(quán)限受控制，后來進(jìn)入本系統(tǒng)的將會取消前次的操作信息。 單擊 “ 系統(tǒng)／整箱操作 ” 將光標(biāo)移到【客戶委托單】再單擊，進(jìn)入【客戶托運單】編輯窗口，在左上方的下 拉框中選擇業(yè)務(wù)員、委托客戶、拖車方式（客戶自拖、本公司派車）、報關(guān)方式（客戶自報、本公司報關(guān)）；收款方式（按月結(jié)算、指定收款日期、距到港日期前、付款交單，報表中的收款計劃按照此處收款方式產(chǎn)生應(yīng)收款計劃清單）保存后系統(tǒng)會自動產(chǎn)生一單業(yè)務(wù)號，若手工輸入時生成手工編號，（業(yè)務(wù)號處紅色表示新業(yè)務(wù)單尚未保存，保存后紅色消失） ,在此編輯窗口輸入的資料越全面，后續(xù)工作直接獲取的信息越多。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實驗操作手冊 11 報價 ： 對外報價時的編輯窗口 單擊菜單 “ 運作管理／報價 ” 調(diào)出報價錄入窗口。 完成上述初始化設(shè)置后，可進(jìn)行以下業(yè)務(wù)操作： 單擊主菜單 “ 系統(tǒng) ” 選取一個業(yè)務(wù)的操作導(dǎo)航來進(jìn)行具體操作。 設(shè)計的打印格式的內(nèi)容及標(biāo)題，必須在同一頁內(nèi)，例如提單 “TD001”格式出現(xiàn)走空紙的現(xiàn)象時，請調(diào)出 “TD001” 設(shè)計格式，光標(biāo)移到空白處雙擊左鍵，調(diào)出 “ 選擇打印欄目 ” 再分別單擊 “ 內(nèi)容、標(biāo)題 ” 菜單處一次性選中所有欄目，確定后，可查到超出第一頁的欄目，記住這些欄目后退出（不可保存），再調(diào)出 “TD001” 設(shè)計格式 ,光標(biāo)移到空白處雙擊左鍵，調(diào)出 “ 選擇打印欄目 ” 選中已查到超出第一頁的欄目確定后，將其拉回到第一頁的范圍內(nèi)，保存后，再調(diào)出 “TD001” 設(shè)計格式， 將不需打印的欄目取消再保存后，即可消除走空紙的現(xiàn)象。 設(shè)置本公司提單、發(fā)票、訂艙單等格式 ： 單擊菜單 “ 工具 /提單格式設(shè)計 ” 根據(jù)本公司提單格式的要求設(shè)置自己的提單并取名保存。 本公司代理檔案，只需輸入代碼、簡稱、國別、區(qū)域、中英文名稱等上方框的資料。 建立收貨人檔案 ： 單擊菜單 “ 檔案管理 /收貨人 ” 建立目的港收貨人檔案、方便以后操作使用。 請注意對同一客戶不可重復(fù)設(shè)置多個代碼，否則后續(xù)的統(tǒng)計工作將按多個公司進(jìn)行；客戶代碼設(shè)置不可重復(fù)否則系統(tǒng)不予保存。 如果某客戶既有應(yīng)收、又屬于應(yīng)付單位時，請選中復(fù)選框（作為應(yīng)付單位保存），則該客戶的信息資料可自動填入應(yīng)付單位檔案中。 如果想詳細(xì)地了解建立檔案的操作，請閱讀 “ 操作說明／建立檔案 ” 單擊 “ 追加 ” 建立公司客戶檔案，在建立新客戶檔案時，輸入的信息越全面越好，如：傳真、 電子郵件、主頁等信息在以后的發(fā)送報價、提單操作等資料時，本系統(tǒng)可自動獲取客戶檔案中的傳真號、 Emil 地址、主頁的資料對外發(fā)送信息。 選擇 “ 基本信息 ” 頁（此窗口只能由系統(tǒng)管理員操作），在基本信息框中，輸入公司電話、傳真、地址、簡稱、特別是要設(shè)置業(yè)務(wù)號前綴，請輸入可代表公司名稱的 23 個大寫英語字母即可，此項設(shè)置必須在公司第一單業(yè)務(wù)產(chǎn)生前進(jìn)行，業(yè)務(wù)號生成后，此業(yè)務(wù)號前綴將不可修改，請慎重設(shè)置！ 業(yè)務(wù)號的編號方式，在此窗口可選擇： ：新增業(yè)務(wù)單時，系統(tǒng)自動生成業(yè)務(wù)編號，如“ZSDA0500868” 前 3 位表示使用本系統(tǒng)公司 的英文簡稱、 A 表示 2020年、 05 表示 5 月份 00868 表示一年中的連續(xù)業(yè)務(wù)編號； ：新增業(yè)務(wù)單時，由各操作員輸入業(yè)務(wù)編號（注意手工編號的前幾位字母不可與系統(tǒng)設(shè)置的業(yè)務(wù)號前綴相同，否則系統(tǒng)不予保存）； 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實驗操作手冊 7 ：新增業(yè)務(wù)單不輸編號時，系統(tǒng)自動生成編號，手工輸入編號時，系統(tǒng)按手工編號生成業(yè)務(wù)單（此編號的前幾位字母不能與自動編號的前幾位相同）。 在關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)員，可控制到某一操作員能否查看或修改相應(yīng)業(yè)務(wù)員的資料，即如果有關(guān)聯(lián)則可以查看或修改該業(yè)務(wù)員的單證，反之則不能。 建議：初期使用本系統(tǒng)時可暫時不設(shè)置操作權(quán)限，運行一段時間后根據(jù)公司具體情況設(shè)置作人員使用權(quán)限 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實驗操作手冊 5 在操作權(quán)限：分整箱業(yè)務(wù)、拼箱業(yè)務(wù)、空運業(yè)務(wù)、財務(wù)管理、統(tǒng)計報表、檔案管理、系統(tǒng)設(shè)置、工具、查詢等權(quán)限類別。具有極高的安全性、穩(wěn)定性和可靠性；前臺程序運行于 Windows98/ME/NT，界面友好、美觀、操作方便。 提供自動化的通訊方式 ，并可現(xiàn)實廉價的 Inter 遠(yuǎn)程實時聯(lián)結(jié)，降低公司運作成本。 本軟件的特點是： 集單證操作、財務(wù)管理于一體，可在一界面內(nèi)完成所有操作，更加有效的提高工作效率。 本軟件采用 MS SQL Server 2020 數(shù)據(jù)庫結(jié)合 PowerBuilder 開發(fā)而成。 本系統(tǒng)對新增加的操作人員的無權(quán)限控制，需設(shè)置某操作人員的操作權(quán)限時，請單擊 “ 權(quán)限 ” 調(diào)出設(shè)置權(quán)限窗口，增加或取消相應(yīng)項目的操作權(quán)限。 在費用權(quán)限，可控制到某一操作員只能操作某些費用項目，取消相應(yīng)費用項目的復(fù)框。 選擇 “ 帳號 ” 頁在帳號框中選擇一個收款帳號（為發(fā)票和 收款對帳單中的默認(rèn)帳號），在下方選擇默認(rèn)付款銀行（為作收付款操作時的默認(rèn)銀行）單擊下方 “ 設(shè)置 ” 按鈕即可完成。進(jìn)入系統(tǒng)后，請按以下步驟進(jìn)行操作： 建立公司客戶 檔案 ： 單擊菜單 “ 檔案管理 ” 進(jìn)入檔案管理導(dǎo)航器，單擊 “ 客戶 ” 進(jìn)入資料編輯狀態(tài)。 國際貨代與報關(guān)管理系統(tǒng)實驗操作手冊 8 在接受新客戶的托運業(yè)務(wù)前，必須先在此建立該客戶的檔案，并可設(shè)置該客戶的欠款額度及期限，超過所設(shè)置的欠款額度或期限后可設(shè)定系統(tǒng)允許 繼續(xù)接單和不允許接單 ,與業(yè)務(wù)員關(guān)聯(lián)，可控制業(yè)務(wù)員操作本系統(tǒng)時，只能查看自己的客戶及業(yè)務(wù)單。 在客戶裝貨地點處雙擊左鍵或單擊右鍵可追加多個裝貨地址 ，在派車單時可進(jìn)行選擇。 選擇分類，在以后的操作中可縮小公司的查找范圍，例如在操作中選擇船公司時，屬于船公司的公司才顯示，對于同一公司可選擇多個分類即是船公司也是代理公司等。 建立目的港代理檔案 ： 單擊菜單 “ 檔案管 理 /海運 /目的港代理 ” 建立船公司代理、本公司代理及其它類型的代理檔案，請注意也不可重復(fù)設(shè)置代碼。 建立費用項目檔案 ： 單擊菜單 “ 檔案管理 /財務(wù) /費用項目 ” 建立費用項目檔案、作計費操作需增加費用項目時，在此追加，代碼不可超過 10 個字符，中文名稱不可超過 10 個字，英文名稱不可超過 20 個字符。此設(shè)計格式可將業(yè)務(wù)操作資料連同背景單證圖形打印、傳真及Emil(將操作資料以 PSR[PowersoftReport]的文件形式保存后作為郵件的附件