【正文】 可能地縮小，最好是能和信息單元的外延相一致。如果實在沒有規(guī)范詞，或者不熟悉主題詞表，可以選用本學(xué)科內(nèi)使用頻率高、比較通用的詞語。例1 論文：《論信息管理中的整序原則》 關(guān)鍵詞：信息管理 信息管理原則 整序原則例2 論文：《信息不對稱條件下激勵機制的設(shè)計》 關(guān)鍵詞：信息管理 激勵機制 激勵強度 風(fēng)險金例3 公文：《國務(wù)院關(guān)于清理“三角債”工作的通知》 主題詞：企業(yè) 債務(wù) 通知(2)主題整序的適用范圍主題整序主要適用于公用文獻型信息資源和機關(guān)公務(wù)文書的整序。(2)號碼整序，按信息單元的固有序號為序的整序方法。(4)地區(qū)整序，按行政區(qū)劃名稱字順為序的整序方法。信息管理的激活原則是對所獲得的信息進行分析和轉(zhuǎn)換，使信息活化，體現(xiàn)為管理者服務(wù)的管理思想。使用激活原則就可以使信息為管理者服務(wù)。所有的管理者都應(yīng)該學(xué)會自己激活信息。這是以綜合的方法，對已經(jīng)擁有的較多的信息進行擴展、轉(zhuǎn)換而獲得新信息的激活方法。(1)簡單綜合這是“部分相加等于整體”的綜合，又稱作“l(fā) + l = 2”的綜合。例如，對MIS結(jié)構(gòu)的縱向綜合，就是把不同層次的管理業(yè)務(wù)綜合起來。財務(wù)系統(tǒng)就是各級財務(wù)子系統(tǒng)的綜合。例如，對MIS結(jié)構(gòu)的橫向綜合，就是把同一層次的各種職能綜合在一起。③外觀綜合：將具有某種關(guān)聯(lián)的若干外表現(xiàn)象和外觀的信息綜合一處以求獲得新信息的方法。④方面綜合：將有關(guān)管理客體的某一個方面的全體信息提取出來綜合成新信息的方法。若申請專利，又怕暴露自己企業(yè)的技術(shù)研究動向；于是，往往把自己的某一個大技術(shù)分割成若干個小技術(shù)，分別去申請專利。⑤縱橫結(jié)合的綜合：針對若干擁有的信息，綜合運用上述四種手段，以求獲得新信息的方法。(2)辯證綜合這是通過對已有信息的多側(cè)面綜合和推演以求獲得新信息的方法。它可以是綜合后的發(fā)展或深化，也可以是由簡單綜合出復(fù)雜，還可以是從信息群中發(fā)現(xiàn)具有共同點的綜合。例如，在2001年1月出版的《大敗局》一書中，記者出生的作家吳曉波，就是運用兼容綜合的方法來獲取寫作信息的。②揚棄綜合：這是將若干內(nèi)容上相互矛盾或?qū)α⒌男畔?，既不是全部拋棄，也不是全部接受，而是辯證地分析，揚棄偽信息，保留真信息的綜合方法。當(dāng)年，日本人從計劃到組織實施有三個月之久。為了掩蓋其真實意圖，又故意制造一些假信息。在臨近偷襲之前，日本駛往美國植香山的商船照開不誤，還將大批的日本水兵接到東京度假等，這些都是假信息。③典型綜合：又稱“全息綜合”。無論是人類社會，還是自然界，局部和整體有著某種結(jié)構(gòu)表達上的聯(lián)系，許多局部信息就包容了整體所有信息的內(nèi)容。就是說，自身所擁有的信息，如果不具有典型性，或者不是全息性信息，那么從這一信息出發(fā)所作的典型綜合就不可能得出正確的判斷。費教授敏銳地從這一信息中感到這不是個別現(xiàn)象，而是具有普遍意義的事件，表明中國農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展的大好形勢。推導(dǎo)激活與綜合激活不同，前者是根據(jù)單一信息通過激活而獲得新信息，后者是從眾多信息中通過激活而獲得新信息。例如，人們可以根據(jù)氣溫、云層等信息推導(dǎo)今天是否會下雪的新信息。例如，2002年，美英等國家在海灣地區(qū)聚集大量兵力，以“伊拉克擁有大規(guī)模殺傷性武器和反恐”為由，準(zhǔn)備解除薩達姆的武裝，石油出口國家及組織根據(jù)這一信息，及時調(diào)整油價，這就是關(guān)聯(lián)推導(dǎo)的結(jié)果。區(qū)別在于因果推導(dǎo)是時間上先后的關(guān)聯(lián)，先有因，后有果；關(guān)聯(lián)推導(dǎo)是同時發(fā)生的事件之間的聯(lián)系。(3)輻射推導(dǎo)這是以已知信息為中心，向四周作發(fā)散思維，進行多角度思考，以獲得新信息的方法。這個“中心”可以是信息的某一個要素、信息的某一功能等。(4)逆向推導(dǎo)這是從已知信息出發(fā)通過由“果”到“因”的思考，或者是由已知信息向相反方向思考獲得新信息的方法。他要從食品價格的變動反推德國的軍火生產(chǎn)情況。聯(lián)想激活就是從已知的一條信息想到另一條信息或幾條信息，而這些信息本身可能是激活主體所需要的新信息，或者可以將它們綜合成新信息，或者可以從它們中得到啟發(fā)從而產(chǎn)生新的信息。聯(lián)想并未像推導(dǎo)那樣經(jīng)過邏輯推理或者合理推導(dǎo)，是由此(已知信息)而想到彼，有時是非邏輯的思維過程，或者是僅僅因為此(已知信息)而得到的啟示。例如，1944年4月6日的夜間，在第二次世界大戰(zhàn)的蘇、德軍隊對峙多天的前沿陣地上是白茫茫的一片積雪。他立即聯(lián)想到，天氣轉(zhuǎn)暖，陣地掩體中的積雪將會很快融化。這就會暴露其掩體的輪廓和兵力部署。結(jié)果，果然發(fā)現(xiàn)德軍的第一道塹壕前后仍舊是一片潔白的積雪，一公里內(nèi)的正面陣地上只有少量幾處褐色的濕土；而第二、三道塹壕前的積雪則因被大量清出的泥土覆蓋而成褐色。此外，他還發(fā)現(xiàn)原先暴露出的許多目標(biāo)是假的，因為它們周圍的積雪沒有任何改變。在這里，蘇集團軍炮兵司令員從參謀長肩章上附著的一層冰雪邊緣部分融化后的水珠清晰地勾畫出肩章的輪廓，聯(lián)想到德軍陣地也會有相似的情形發(fā)生。例如，有一位農(nóng)民企業(yè)家，看電視時偶然發(fā)現(xiàn)我國南方某一生產(chǎn)甘蔗的地區(qū)發(fā)生洪澇災(zāi)害，他立即查看周邊地區(qū)的甘蔗種植情況、近期降水情況以及抗?jié)城闆r，購入大量白糖。(3)比較聯(lián)想這是將已知信息與由此信息聯(lián)想到的另一信息進行比較，而激活產(chǎn)生出主體所需要的新信息的方法。類比聯(lián)想就是從兩個信息中具有相似特征的部分出發(fā)，經(jīng)比較得出其余部分的特征也相似的聯(lián)想。例如，在中國加入世貿(mào)組織之后，中國的汽車業(yè)是應(yīng)該抓整車呢，還是專攻汽車部件呢？有人根據(jù)幾年前中國臺灣電腦業(yè)放棄整機、集中優(yōu)勢專攻內(nèi)存等硬件，以至今天能夠在內(nèi)存硬件上擁有很大市場份額的這一信息，進行類比聯(lián)想，認(rèn)為以“專攻汽車部件”為妥。信息管理活動中為什么要遵循共享原則呢？是因為共享性是信息的基本特征。貢獻原則又稱“集約原則”。貢獻原則是實現(xiàn)信息共享的前提?！边@就是信息管理的防范原則，也叫安全原則。在信息管理中為什么要遵循搜索原則呢？是因為搜索就是查找有用信息，即使用信息，不能搜索，信息將毫無用處。搜索意識對于信息管理者至關(guān)重要，它是管理者及時、有效地獲取信息的前提。它是最重要的信息管理意識之一。具有“凡事先查，有意搜索”這種觀念的人，搞課題理論研究，他要先查一查別人在這一課題方面已經(jīng)做過了哪些研究？搞技術(shù)發(fā)明，他要先查一查別人在這一技術(shù)方面已經(jīng)做過了哪些工作？要進口一條生產(chǎn)線，要上一個新的項目，要開辟新的市場，等等，不論做什么事，他都會先查一查別人在這些方面已經(jīng)做過了哪些？還沒有做哪些？別人哪些是做對了的，哪些是做錯了的？然后才決定自己怎么去做。稿件被退回。這指的是信息管理者在事先毫無思想準(zhǔn)備的情況下，對于發(fā)生在身邊的、瞬息即逝的信息流，能夠發(fā)現(xiàn)其中有的信息與自己的相關(guān)性，并且能夠及時地抓住不放，進一步予以激活和利用的信息管理觀念。不過，偶然之中包含有必然。無意注意的產(chǎn)生，往往是由于感受主體內(nèi)心長期思考形成的一種潛在需求，只不過主體還沒有意識到這種需求的存在，一旦身邊的信息與這個潛在的需求相一致時，便引起了主體的無意注意?？梢姡軌虍a(chǎn)生無意注意的信息往往就是主體需要的、但還沒有意識到的信息。例如，中國第一家互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)公司瀛海威總裁張樹新，就沒有發(fā)現(xiàn)楊志遠的雅虎網(wǎng)站股票在美國一日之內(nèi)由13美元飚升到43美元這一“偶然”，未能及時調(diào)整公司的戰(zhàn)略，致使公司“大敗”。這一觀念的特點在于將信息管理者的自我搜索，擴展到求他搜索。因為世界越來越復(fù)雜，決策所需要的信息量越來越大，決策的難度也越來越大，而信息管理者不是全才，不可能解決本組織的所有問題，也不可能把本組織所需要的目標(biāo)信息都采集到，或者由于工作太忙，時間有限，也來不及去解決。有各類信息處理中心、技術(shù)和經(jīng)濟咨詢公司、圖書館、科技情報機構(gòu)、大專院校和科研機構(gòu)，各種行業(yè)協(xié)會、學(xué)會、研究會和各級科協(xié)等團體。 信息管理的職能 管理的職能沃倫F. 阿特納(Raymond F. Attner)把管理者定義為對組織的各種資源的使用進行分配和監(jiān)督的人員，把管理定義為一個或多個管理者單獨或集體通過行使相關(guān)職能和利用組織的各種資源來制定并達到目標(biāo)的社會活動。關(guān)于管理的職能，許多學(xué)者給出不同的界定。法約爾(Henri Fayol)在其著作《工業(yè)管理與一般管理》中提出，管理具有五種職能，即計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制；50年代中期，美國加州大學(xué)的哈羅德奧唐奈(Cyril O’Donnell)在其管理學(xué)的教科書中把管理的職能界定為計劃、組織、人員配備、指導(dǎo)和控制等五種；我國周三多和陳傳明主編的《管理學(xué)》把管理的職能劃分為七種，分別為信息獲取、決策、計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制和創(chuàng)新。如圖13所示，管理的四大職能彼此聯(lián)系、相互牽制、協(xié)同作用構(gòu)成一個完整的體系，共同目的是實現(xiàn)組織預(yù)定的目標(biāo)。計劃(Planning)職能包括確定組織目標(biāo)、制定整體戰(zhàn)略和分計劃，并將計劃逐層展開，以便協(xié)調(diào)和將各種活動一體化。組織中所有的管理者，包括高層領(lǐng)導(dǎo)、中層管理者和基層管理人員，都必須從事計劃工作，處于不同層次的管理者在組織的計劃工作中承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)不同。組織的所有計劃都是圍繞組織的目標(biāo)的達成而制定和實施的。管理的組織工作，就是根據(jù)組織目標(biāo)，將各類管理活動進行組合，確定管理層次，建立各級機構(gòu)（部門），配備人員，規(guī)定人員的職責(zé)和權(quán)限，并明確部門之間的相互關(guān)系、協(xié)調(diào)原則和方法，使得組織的人、財、物、信息和任務(wù)能夠在組織內(nèi)順暢流動。領(lǐng)導(dǎo)(Leading)職能包括如何采取有效的方式指導(dǎo)和激勵所有的參與者以及如何解決沖突問題。管理者必須具備領(lǐng)導(dǎo)其下屬朝著組織目標(biāo)努力的能力。隨著經(jīng)濟全球化、社會信息化、知識資本化向縱深發(fā)展，要求領(lǐng)導(dǎo)者必須具有遠見卓識、豐富的想象力和接納新知識的能力，并能以身作則領(lǐng)導(dǎo)和影響其下屬努力學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新，為實現(xiàn)組織目標(biāo)作貢獻。為了保證組織活動能夠按制定的計劃進行，管理者必須監(jiān)控組織的績效，必須將實際的運行情況與計劃設(shè)定的目標(biāo)加以比較，識別計劃的目標(biāo)與實際取得的成果之間的偏差，當(dāng)出現(xiàn)明顯偏差時，及時糾正，使得組織活動回到正確的軌道上來。控制和計劃是管理的一對孿生兄弟，相互依存，計劃為控制提供標(biāo)準(zhǔn)，控制保證計劃的完成或為修改計劃指明方向，從而和其它職能協(xié)同作戰(zhàn)，實現(xiàn)組織的整體目標(biāo)。信息資源是組織的資源之一，因此是管理的對象之一，進而形成了信息管理這個概念。另一方面，結(jié)合信息、信息活動和信息資源的特點，信息管理的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制等職能又具有一些特殊性和更具體的內(nèi)容。信息管理計劃包括信息資源計劃和信息系統(tǒng)建設(shè)計劃。信息系統(tǒng)是信息管理的重要方法和手段。是指組織關(guān)于信息系統(tǒng)建設(shè)的行動安排和綱領(lǐng)性文件，內(nèi)容包括信息系統(tǒng)建設(shè)的工作范圍、對人財物和信息等資源的需求、系統(tǒng)建設(shè)的成本估算、工作進度安排和相關(guān)的專題計劃等。隨著經(jīng)濟全球化、網(wǎng)絡(luò)化、知識化的發(fā)展與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計算機信息處理技術(shù)的發(fā)展，對人類活動組織產(chǎn)生了深刻的影響，信息活動的組織也隨之發(fā)展。從而使組織信息資源管理的規(guī)模日益增大，信息管理對于組織更顯重要，信息管理組織成為組織中的重要部門。綜合起來，信息管理組織的職能包括信息系統(tǒng)研發(fā)與管理、信息系統(tǒng)運行維護與管理、信息資源管理與服務(wù)和提高信息管理組織的有效性等四個方面。信息管理組織利益相關(guān)者是信息管理組織內(nèi)部和外部與組織業(yè)績有利益關(guān)系的集團和個人。對企業(yè)來說信息管理組織的利益相關(guān)者包括股東、信息管理組織的工作人員、企業(yè)管理者、組織內(nèi)信息用戶、政府部門、債權(quán)人、供應(yīng)商和客戶等。股東注重信息管理組織的財務(wù)收益性；組織的成員希望自我實現(xiàn)并有好的工資待遇；債權(quán)人、供應(yīng)商希望有可靠的信用與合理的利潤；企業(yè)管理者與組織內(nèi)信息用戶希望信息管理組織提供好的信息服務(wù)、方便地使用信息系統(tǒng)并能為其決策提供良好的支持；政府部門希望信息管理組織遵守法律、法規(guī)，提供真實可靠的信息；客戶希望信息管理組織提供關(guān)于產(chǎn)品和服務(wù)等方面的真實可靠的信息，以獲得相應(yīng)的實惠。其主要作用，就是要使信息管理組織成員更有效、更協(xié)調(diào)地工作，發(fā)揮自己的潛力，從而實現(xiàn)信息管理組織的目標(biāo)。具體來說，信息管理的領(lǐng)導(dǎo)者職責(zé)包括：參與高層管理決策，為最高決策層提供解決全局性問題的信息和建議；負責(zé)制定組織信息政策和信息基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，使組織信息資源的開發(fā)和利用策略與管理策略保持高度一致，信息基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)涉及到信息分類標(biāo)準(zhǔn)、代碼設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)等等；負責(zé)組織開發(fā)和管理信息系統(tǒng)，對于已經(jīng)建立計算機信息系統(tǒng)的組織，CIO必須負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)信息系統(tǒng)的維護、設(shè)備維修和管理等工作，對于未建立計算機信息系統(tǒng)的組織，CIO必須負責(zé)組織制定信息系統(tǒng)建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃、決策外包開發(fā)還是自開發(fā)信息系統(tǒng)、在組織內(nèi)推廣應(yīng)用信息系統(tǒng)以及信息系統(tǒng)投運后的維護和管理等；負責(zé)協(xié)調(diào)和監(jiān)督組織各部門的信息工作；負責(zé)收集、提供和管理組織的內(nèi)部活動信息、外部相關(guān)信息和未來預(yù)測信息。也就是說，控制工作一般分為兩類：一類是糾正實際工作，減小實際工作結(jié)果與原有計劃及標(biāo)準(zhǔn)的偏差，保證計劃的順利實施；另一種是糾正組織已經(jīng)確定的目標(biāo)及計劃，使之適應(yīng)組織內(nèi)外環(huán)境的變化，從而糾正實際工作結(jié)果與目標(biāo)和計劃的偏差。有些信息管理者常常忽略了這一點，認(rèn)為實施控制主要是上層和中層管理者的職能，基層部門的控制就不大需要了。因此，所有信息管理者包括基層管理者都必須承擔(dān)實施控制工作這一重要職責(zé)，尤其是協(xié)調(diào)和監(jiān)督組織各部門的信息工作，保證信息獲取的質(zhì)量和信息利用的程度。如何更好地利用國際互聯(lián)網(wǎng)和信息資源服務(wù)于工作和生活，使國家﹑組織和個人在生存與發(fā)展的競爭中擁有獨特的差異性，從而獲取競爭優(yōu)勢?這就涉及到信息管理戰(zhàn)略。 美國哈佛商學(xué)院的學(xué)者邁克爾 戰(zhàn)略管理是指社會組織或企業(yè)為適應(yīng)環(huán)境的不確定性，為實現(xiàn)其長期發(fā)展目標(biāo)而不斷調(diào)整創(chuàng)新，形成自身獨特的競爭優(yōu)勢。﹑戰(zhàn)略管理與戰(zhàn)略規(guī)劃戰(zhàn)略是一個產(chǎn)生于戰(zhàn)場與戰(zhàn)爭的軍事術(shù)語。雖然市場上的爭奪同戰(zhàn)場上的拼殺在使用手段與追求目標(biāo)上根本不一樣：軍事戰(zhàn)略是以打敗敵軍或迫使其屈服而取得戰(zhàn)場勝利為目的，一般不計較手段，可以用欺詐與“詭道”；而服務(wù)于競爭性市場的戰(zhàn)略是要使組織在同對手的競爭與合作中求得自身的更好生存和持續(xù)性發(fā)展，手段上要受限制，如要符合法律法規(guī)、國際慣例和商業(yè)道德和誠信原則等。由于對企業(yè)和組織管理領(lǐng)域的戰(zhàn)略、戰(zhàn)略規(guī)劃等問題進行研究的學(xué)者很多，他們對戰(zhàn)略、戰(zhàn)略規(guī)劃﹑戰(zhàn)略管理的觀點也各不相同。①安德魯斯認(rèn)為：“戰(zhàn)略是目標(biāo)、意圖或目的，以及為達