【正文】 錄入 C 8 9 審核 C 8 10 記賬 C 8 11 記賬標(biāo)記 C 1 憑證文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案一 第 42頁 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 存儲(chǔ)結(jié)果如下： 憑證號(hào) 日期 摘 要 科目代碼 借方金額 貸方金額 附件 錄入 審核 記賬 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 3131 200 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5401 100 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5501 50 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5402 10 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5502 10 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5503 20 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5405 5 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5601 5 000 1 張三 李平 王新 借：本年利潤 200 000 貸：主營業(yè)務(wù)成本 100 000 營業(yè)費(fèi)用 50 000 主營業(yè)務(wù)稅金及附加 10 000 管理費(fèi)用 10 000 財(cái)務(wù)費(fèi)用 20 000 其他業(yè)務(wù)支出 5 000 營業(yè)外支出 5 000 說明： 對(duì)于一張期末將所有支出科目轉(zhuǎn)入 “ 本年利潤 ” 科目的記賬憑證： 第 43頁 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 方案一總結(jié)： 這種結(jié)構(gòu)基本和手工記賬憑證項(xiàng)目一一對(duì)應(yīng) 。 第 44頁 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 憑證文件名稱： PZ． DBF 序號(hào) 字段名 類型 長度 小數(shù)位 1 憑證號(hào) C 4 2 日期 D 8 3 摘要 C 36 4 科目代碼 C 10 5 借貸標(biāo)志 C 2 6 金額 N 12 2 7 附件 N 3 8 錄入 C 8 9 審核 C 8 10 記賬 C 8 11 記賬標(biāo)記 C 1 憑證文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案二 存儲(chǔ)結(jié)果如下： 憑證號(hào) 日期 摘 要 科目代碼 借貸標(biāo)志 金額 附件 錄入 審核 記賬 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 3131 借 200 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5401 貸 100 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5501 貸 50 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5402 貸 10 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5502 貸 10 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5503 貸 20 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5405 貸 5 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5601 貸 5 000 1 張三 李平 王新 說明： 對(duì)于一張期末將所有支出科目轉(zhuǎn)入 “ 本年利潤 ”科目的記賬憑證： 第 46頁 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 方案二總結(jié)： 方案二是對(duì)方案一的改進(jìn) ， 節(jié)約了存儲(chǔ)空間 。 缺點(diǎn) ： 仍然有很多字段具有重復(fù)記錄值 。 憑證文件的組織方式 憑證是按照發(fā)生的時(shí)間順序產(chǎn)生的 ， 但可根據(jù)需要直接進(jìn)行讀寫記錄 ， 因此憑證文件的組織方式為隨機(jī)文件 。 則需要增加若干字段 ， 使憑證文件最大限度保存會(huì)計(jì)核算和管理所需要的信息 。 匯總文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案一 三、匯總文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 匯總文件名稱： HZ． dbf 序號(hào) 字段名 類型 長度 小數(shù)位 說明 1 科目代碼 C 10 2 期初余額 N 12 2 3 借貸方向 C 2 4 本月借合計(jì) N 12 2 5 本月貸合計(jì) N 12 2 如果是復(fù)幣所有金額字段 6 本年借方累計(jì) N 12 2 都分成外幣、人民幣 7 本年貸方累計(jì) N 12 2 期末余額 = 期初余額 + 本月借方合計(jì) 本月貸方合計(jì) 這種結(jié)構(gòu)的 優(yōu)點(diǎn)是結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、清晰。 這種結(jié)構(gòu)的匯總文件適合于以月為單位存儲(chǔ)的文件，即每月一個(gè)匯總文件，一年12個(gè)這樣的匯總文件。 第 51頁 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 匯總文件名稱： HZ． dbf 序號(hào) 字段名 類型 長度 小數(shù)位 1 科目代碼 C 10 2 年初余額 N 12 2 3 借貸方向 C 2 4 1月借合計(jì) N 12 2 5 1月貸合計(jì) N 12 2 6 2月借合計(jì) N 12 2 7 2月貸合計(jì) N 12 2 8 3月借合計(jì) N 12 2 9 3月貸合計(jì) N 12 2 24 12月借合計(jì) N 12 2 25 12月貸合計(jì) N 12 2 匯總文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案二 第 52頁 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 這種結(jié)構(gòu)的匯總文件適合于以年為單位存儲(chǔ)的文件，即每年一個(gè)匯總文件，編制賬簿、報(bào)表所需的：“ 本月借方合計(jì) ” 、 “ 本月貸方合計(jì) ” 等數(shù)據(jù)可以直接獲取， “ 期初余額 ” 、 “ 本年借方累計(jì) ” 、 “ 本年貸方累計(jì) ” 、 “ 期末余額 ” 等數(shù)據(jù)可以通過計(jì)算得到。 3月期初余額 = 年初余額＋ 1月借合計(jì)＋ 2月借合計(jì) 1月貸合計(jì) 2月貸合計(jì) （ 2）到 3月份的本年累計(jì)。 3月期末余額 =3月期初余額 +3月借合計(jì) 3月貸合計(jì) 這種結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)構(gòu)清晰，數(shù)據(jù)庫文件少，便于管理。 第 53頁 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 第四節(jié) 賬務(wù)處理子系統(tǒng)處理功能設(shè)計(jì) 一、賬務(wù)處理子系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì) 賬務(wù)處理子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)就是以系統(tǒng)分析中設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)流圖等為依據(jù)，建立賬務(wù)處理子系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)圖，并按功能劃分為一個(gè)個(gè)功能相對(duì)獨(dú)立的模塊。 第 55頁 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 在進(jìn)行賬務(wù)處理之前 ， 首先要做的工作就是初始化工作 ， 它是手工會(huì)計(jì)通向會(huì)計(jì)信息化的橋梁 ， 是連接手工會(huì)計(jì)與會(huì)計(jì)信息化之間的紐帶 。 初始化模塊應(yīng)包括：科目設(shè)置 、 系統(tǒng)設(shè)置 （ 憑證類型、 幣別 、 其他設(shè)置等 ） 、 初始余額裝入等功能 。 可以根據(jù)需要設(shè)置適合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)的會(huì)計(jì)科目體系 ， 并能進(jìn)行增加 、 插入 、 修改 、刪除 、 查詢 、 打印會(huì)計(jì)科目 。 （ 1） 科目代碼： 定義科目代碼 。 科目設(shè)置的內(nèi)容 “增加 ” 功能 “刪除 ” 功能 “修改 ” 功能 “保存 ” 功能 “退出 ” 功能 （ 3）科目類型： 根據(jù)會(huì)計(jì)制度中規(guī)定的科目類型，定義每個(gè)科目的類型。 （ 5）父科目： 定義明細(xì)科目所屬的父科目代碼。 科目設(shè)置模塊功能 第 57頁 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 其他設(shè)置 為了輔助核算和管理可以進(jìn)行往來單位客戶設(shè)置、項(xiàng)目設(shè)置、部門與個(gè)人代碼設(shè)置、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄設(shè)置、結(jié)算方式設(shè)置等。 幣別設(shè)置 是對(duì)外幣匯率的管理 。 （二）系統(tǒng)設(shè)置 對(duì)幣別的設(shè)置可包括： 幣別、匯率的增加與維護(hù)；折算本位幣的方式等內(nèi)容。 （三）初始余額裝入 裝入初始余額的方法： 直接裝入使用月份的月初余額和累計(jì)額； 裝入年初額和一月至使用計(jì)算機(jī)前各月的發(fā)生額。 在所有余額裝完之后，應(yīng)該由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行試算平衡： 平衡公式一：資產(chǎn) =負(fù)債 +所有者權(quán)益 平衡公式二：總賬 =下屬明細(xì)科目 只有平衡后，才能表示所裝余額正確無誤。 （一）憑證錄入 記賬憑證格式 記賬憑證格式的設(shè)計(jì)與憑證類型設(shè)計(jì)有關(guān)，即設(shè)計(jì)出五種、三種或通用的一種格式，根據(jù)財(cái)會(huì)人員的需求進(jìn)行選擇；目前所有憑證類型均采用統(tǒng)一的憑證格式。 第 60頁 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 （ 1）憑證號(hào)檢查。因此，能夠檢查出最后一張憑證號(hào)，自動(dòng)加 1后生成當(dāng)前憑證號(hào)。憑證日期用于標(biāo)識(shí)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間，其必須為公歷日期，并應(yīng)隨憑證號(hào)遞增而遞增。 存在性檢查。 是否是明細(xì)記賬科目的檢查。 與憑證類型是否相符檢查。 （ 4）金額檢查。 第 61頁 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 在科目設(shè)置時(shí)，為了滿足輔助核算和管理的需要，一些科目設(shè)置 “ 性質(zhì) ” ，如， “ 對(duì)賬 ” 、“ 外幣 ” 、 “ 數(shù)量 ” 等。 憑證錄入模塊設(shè)計(jì)中的靈活性問題 （ 1）科目聯(lián)機(jī)查詢功能（參照科目對(duì)照表錄入） （ 2）計(jì)算器功能（調(diào)出內(nèi)部模擬計(jì)算器） （ 3）憑證即編即打功能（輸入、顯示時(shí)，打?。? 輔助核算和管理數(shù)據(jù)的輸入 第 62頁 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 憑證審核目的與功能 記賬憑證審核的目的： 一是發(fā)現(xiàn)憑證輸入過程中無法檢測(cè)到的錯(cuò)誤；二是為記賬提供依據(jù) ， 只有審核過的憑證才能記賬 。 憑證審核方式 （ 1） 人工審核方式 （ 靜態(tài)屏幕審核方式 ） 是指計(jì)算機(jī)自動(dòng)依次將未審核的憑證顯示在屏幕上 ， 審核人員通過 目測(cè) 等方式對(duì)憑證進(jìn)行檢查 。 （二）憑證審核 第 63頁 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 是將同一批記賬憑證再輸入