【正文】 記賬工作可以在編制一張憑證后進(jìn)行，也可以編制一天的憑證后記一次賬，即可一天記數(shù)次賬，也可以多天記一次賬。當(dāng)增加或減少科目時(shí)，計(jì)算機(jī)會(huì)不能自動(dòng)按照科目代碼的大小重新排序。 口令設(shè)置 是計(jì)算機(jī)根據(jù)財(cái)會(huì)人員輸入的老口令（或密碼）和姓名到人員權(quán)限文件中查找，如果找到，則允許輸入新口令（或密碼），經(jīng)確認(rèn)后保存在人員權(quán)限文件中，否則不允許修改。它與數(shù)據(jù)備份是一個(gè)相反的過(guò)程。 （四）輸出對(duì)賬結(jié)果 例如：銀行存款余額調(diào)節(jié)表 年 月 （五）刪除已達(dá)賬 是從“單位銀行對(duì)賬文件”和“銀行對(duì)賬單文件”中刪除已勾銷(xiāo)記錄。 六、銀行對(duì)賬模塊功能設(shè)計(jì) 第 85頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 ?自動(dòng)對(duì)賬： 是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)在 “ 單位銀行對(duì)賬文件 ”和 “ 銀行對(duì)賬單文件 ” 中尋找完全相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)（發(fā)生的時(shí)間、內(nèi)容、摘要、結(jié)算方式、結(jié)算號(hào)、金額等）進(jìn)行核對(duì)或勾銷(xiāo)。 第 84頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 是指銀行記載的銀行存款收付記錄和單位自己登記的銀行日記賬相互核對(duì)， 銀行對(duì)賬的目的 就是要核對(duì)出未達(dá)賬項(xiàng)，找出未達(dá)賬項(xiàng)的根源，防止有意無(wú)意的錯(cuò)誤。 主要運(yùn)算形式有：表內(nèi)運(yùn)算、常數(shù)運(yùn)算。 （ 4）定義表尾。 （ 2）定義表頭。 結(jié)賬處理步驟 第 82頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 五、報(bào)表處理模塊功能設(shè)計(jì) （一）會(huì)計(jì)報(bào)表的編輯 其包括：定義報(bào)表格式和定義數(shù)據(jù)來(lái)源兩部分。 （ 1）上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬； （ 2）本月還有未記賬憑證時(shí)，則本月不能結(jié)賬。 在計(jì)算機(jī)條件下不同于手工條件下，可以在上月未結(jié)賬的情況下，輸入下一個(gè)月的憑證甚至在去年 12月的賬未結(jié)的情況下輸入今年的憑證，這就是采用計(jì)算機(jī)處理后特有的 跨月制單。 （ 5）輸出表尾，關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)，結(jié)束處理。 余額表格式 科目匯總表 科目 月初借方余額 月初貸方余額 本月借方 本月貸方 月末借方余額 月末貸方余額 借方累計(jì) 貸方累計(jì) 合計(jì) XXXX 年 XX 月 XX日 第 79頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 （ 2）輸出總賬的處理過(guò)程 （ 1）用戶輸入日期，告訴計(jì)算機(jī)準(zhǔn)備輸出 何時(shí)的總賬。 （ 3）明細(xì)賬輸出方式 由于在計(jì)算機(jī)條件下隨時(shí)都可以通過(guò)屏幕，高速、準(zhǔn)確、方便地查詢各種明細(xì)賬，因此，明細(xì)賬即可以按月打印輸出，也可以按季、年打印輸出。 （ 3）日記賬輸出方式 第 76頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 明細(xì)賬輸出模塊的功能是根據(jù)財(cái)會(huì)人員輸入的會(huì)計(jì)科目、日期，自動(dòng)從歷史憑證文件和匯總文件中提取數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)加工后輸出相應(yīng)的明細(xì)賬。 （ 2）輸出日記賬的處理過(guò)程 第 74頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 輸出日記賬的處理流程 開(kāi)始 輸入日期、科目代碼 在不同的工作區(qū)打開(kāi) 匯總文件、歷史憑證文件 從歷史憑證文件中篩選出 滿足日期和科目代碼的記錄 輸出日記賬表頭 從匯總文件中取出期初 余額或計(jì)算出期初余額 取臨時(shí)文件當(dāng)前記錄 ，并記錄日期 臨時(shí)文件到庫(kù)底？ 累計(jì)當(dāng)日小計(jì) 記錄指針＋ 1 輸出本月合計(jì)、 本年累計(jì)數(shù) 關(guān)閉所有數(shù)據(jù)庫(kù) 結(jié)束 從匯總文件中取出 相關(guān)的發(fā)生額、累 計(jì)額并計(jì)算出余額 Y 輸出當(dāng)前記錄 中的相關(guān)內(nèi)容 Y 輸出當(dāng)日小計(jì) N 當(dāng)前記錄日期＝日期？ N 第 75頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 手工條件下，考慮到工作量的關(guān)系，只有少量重要科目記日記賬，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、銷(xiāo)售日記賬。 （ 8） 累加當(dāng)日小計(jì) ， 下移一條記錄 ， 繼續(xù)執(zhí)行 （ 6） 。 （ 4） 從匯總文件中取出用戶輸出科目的期初余額或通過(guò)計(jì)算得到期初余額 ， 并將其輸出在相應(yīng)的位置 。 （二）賬簿查詢 第 72頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 （ 1） 日記賬格式設(shè)計(jì) 一般包括普通三欄式日記賬、復(fù)幣式日記賬。 第 68頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 開(kāi)始 待記賬憑證進(jìn)行檢查 保護(hù)記賬前狀態(tài) 在不同工作區(qū)打開(kāi)各 相關(guān)文件并關(guān)聯(lián) 取臨時(shí)憑證文件中的已 審核憑證的一條記錄 臨時(shí)文件結(jié)束？ 關(guān)閉所有文件 結(jié)束 科目性質(zhì)為 ‘ 對(duì)賬 ’ ？ 該記錄追加到 歷史憑證 文件 中并作記賬標(biāo)記 臨時(shí)憑證文件記錄＋ 1 刪除臨時(shí)文件中 所有已記賬記錄 Y 更新 匯總文件 中對(duì)應(yīng)科目 的余額、發(fā)生額 （父科目） N 該記錄追加到 企業(yè)銀行賬 中 Y N 程序流程 圖的描述 第 69頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 記 賬 處 理 詳 細(xì) 設(shè) 計(jì) 的 PDL 語(yǔ) 言 描 述 PROCEDURE 憑證記賬 打開(kāi) 臨時(shí)憑證文件、科目文件、歷史憑證文件、匯總文件、企業(yè)對(duì)賬文件 DO WHILE 臨時(shí)憑證文件沒(méi)到庫(kù)底 取臨時(shí)憑證文件中已審核的一條記錄 將該記錄更新匯總文件（并逐級(jí)更新） IF 科目性質(zhì)是對(duì)賬 將該記錄追加到企業(yè)對(duì)賬文件 ENDIF 將該記錄追加到歷史憑證文件 將該記錄作記賬標(biāo)記 記錄指針加 1 ENDDO 刪除臨時(shí)憑證文件中所有有記賬標(biāo)記的記錄 關(guān)閉所以文件 返回調(diào)用模塊 第 70頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 科目代碼 借貸 金額 … 科目代碼 借貸 金額 … 科目代碼 科目性質(zhì) 父科目 … 科目代碼 余額 發(fā)生額 … 科目代碼 借貸 金額 … 臨時(shí) 憑證文件 歷史憑證文件 科目 文件 匯總文件 企業(yè)銀行對(duì)賬文件 更新 添加 對(duì)賬 追加 已審核 作標(biāo)志 “ T” 從 “ 臨時(shí)憑證文件 ”中刪除記賬標(biāo)志為“ T”的所有記錄 第 71頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 賬簿的查詢包括： 日記賬、明細(xì)賬和總賬。 （ 7）將該記錄 追加 到 “ 歷史憑證文件 ” 。 （ 3）開(kāi)始記賬。 記賬方式 財(cái)會(huì)人員只要使用記賬模塊，記賬工作便由計(jì)算機(jī)自動(dòng)、準(zhǔn)確、高速完成。 第 65頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 四、賬簿管理模塊設(shè)計(jì) 賬簿管理包括： 記賬處理、賬簿查詢和期末結(jié)賬等功能，只有記賬和結(jié)賬后所產(chǎn)生的賬簿與報(bào)表才是有效的會(huì)計(jì)信息。 通常將這種方法稱(chēng)為 “ 二次輸入法 ”。 憑證審核方式 （ 1） 人工審核方式 （ 靜態(tài)屏幕審核方式 ） 是指計(jì)算機(jī)自動(dòng)依次將未審核的憑證顯示在屏幕上 ， 審核人員通過(guò) 目測(cè) 等方式對(duì)憑證進(jìn)行檢查 。 第 61頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 在科目設(shè)置時(shí)，為了滿足輔助核算和管理的需要，一些科目設(shè)置 “ 性質(zhì) ” ，如， “ 對(duì)賬 ” 、“ 外幣 ” 、 “ 數(shù)量 ” 等。 與憑證類(lèi)型是否相符檢查。 存在性檢查。因此，能夠檢查出最后一張憑證號(hào)，自動(dòng)加 1后生成當(dāng)前憑證號(hào)。 （一）憑證錄入 記賬憑證格式 記賬憑證格式的設(shè)計(jì)與憑證類(lèi)型設(shè)計(jì)有關(guān)，即設(shè)計(jì)出五種、三種或通用的一種格式，根據(jù)財(cái)會(huì)人員的需求進(jìn)行選擇；目前所有憑證類(lèi)型均采用統(tǒng)一的憑證格式。 （三）初始余額裝入 裝入初始余額的方法： 直接裝入使用月份的月初余額和累計(jì)額； 裝入年初額和一月至使用計(jì)算機(jī)前各月的發(fā)生額。 幣別設(shè)置 是對(duì)外幣匯率的管理 。 （ 5）父科目： 定義明細(xì)科目所屬的父科目代碼。 （ 1） 科目代碼： 定義科目代碼 。 初始化模塊應(yīng)包括：科目設(shè)置 、 系統(tǒng)設(shè)置 （ 憑證類(lèi)型、 幣別 、 其他設(shè)置等 ） 、 初始余額裝入等功能 。 第 53頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 第四節(jié) 賬務(wù)處理子系統(tǒng)處理功能設(shè)計(jì) 一、賬務(wù)處理子系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì) 賬務(wù)處理子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)就是以系統(tǒng)分析中設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)流圖等為依據(jù)，建立賬務(wù)處理子系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)圖，并按功能劃分為一個(gè)個(gè)功能相對(duì)獨(dú)立的模塊。 3月期初余額 = 年初余額＋ 1月借合計(jì)＋ 2月借合計(jì) 1月貸合計(jì) 2月貸合計(jì) （ 2）到 3月份的本年累計(jì)。 第 51頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 匯總文件名稱(chēng)： HZ． dbf 序號(hào) 字段名 類(lèi)型 長(zhǎng)度 小數(shù)位 1 科目代碼 C 10 2 年初余額 N 12 2 3 借貸方向 C 2 4 1月借合計(jì) N 12 2 5 1月貸合計(jì) N 12 2 6 2月借合計(jì) N 12 2 7 2月貸合計(jì) N 12 2 8 3月借合計(jì) N 12 2 9 3月貸合計(jì) N 12 2 匯總文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案一 三、匯總文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 匯總文件名稱(chēng)： HZ． dbf 序號(hào) 字段名 類(lèi)型 長(zhǎng)度 小數(shù)位 說(shuō)明 1 科目代碼 C 10 2 期初余額 N 12 2 3 借貸方向 C 2 4 本月借合計(jì) N 12 2 5 本月貸合計(jì) N 12 2 如果是復(fù)幣所有金額字段 6 本年借方累計(jì) N 12 2 都分成外幣、人民幣 7 本年貸方累計(jì) N 12 2 期末余額 = 期初余額 + 本月借方合計(jì) 本月貸方合計(jì) 這種結(jié)構(gòu)的 優(yōu)點(diǎn)是結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、清晰。 憑證文件的組織方式 憑證是按照發(fā)生的時(shí)間順序產(chǎn)生的 ， 但可根據(jù)需要直接進(jìn)行讀寫(xiě)記錄 ， 因此憑證文件的組織方式為隨機(jī)文件 。 第 44頁(yè) 商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)系 《 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 》 課件 憑證文件名稱(chēng)： PZ． DBF 序號(hào) 字段名 類(lèi)型 長(zhǎng)度 小數(shù)位 1 憑證號(hào) C 4 2 日期 D 8 3 摘要 C 36 4 科目代碼 C 10 5 借貸標(biāo)志 C 2 6 金額 N 12 2 7 附件 N 3 8 錄入 C 8 9 審核 C 8 10 記賬 C 8 11 記賬標(biāo)記 C 1 憑證文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案二 存儲(chǔ)結(jié)果如下： 憑證號(hào) 日期 摘 要 科目代碼 借貸標(biāo)志 金額 附件 錄入 審核 記賬 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤(rùn) 3131 借 200