【正文】 殊符號，可以說大部分的公式都能用它的模板編輯出來，只有不斷地操作使用才能熟練地掌握它，才能輕而易舉地編輯各種公式。在此，請讓我將一些對多數(shù)人來說能用得上的但卻較難懂的 Word打印命令分別作一下簡要的解釋及說明一下它們的用途、用法。注意： Word打印文件生成以后，就不能再用 Word 等編輯工具打開和編輯該文件了，而只能直接將它發(fā)送到打印機后進行打印。有時我們要打印許多頁的文檔，為了節(jié)省紙張，有必要進行雙面打印。當(dāng)然你也可以選擇 “ 打印 ” 對話框底部的 “ 打印 ” 下拉列表框中的 “ 打印奇數(shù)頁 ” 或 “ 打印偶數(shù)頁 ” ，來實現(xiàn)雙面打印。等奇數(shù)頁打印結(jié)束后，將原先已打印好的紙反過來重新放到打印機上，選擇該設(shè)置的 “ 打印偶數(shù)頁 ” ，單擊 “ 確定 ” 按鈕后同樣可以實現(xiàn)雙面打印。 頁面范圍 此命令包括： “ 全部 ” 選中后打印當(dāng)前 Word 窗口的所有內(nèi)容； “ 當(dāng)前頁 ” 打印當(dāng)前窗口視圖的所在頁，如你當(dāng)前所在的視圖窗口是第 2頁，選中該項后Word就會只打印該頁而不會另外打印第一頁或其它的任何一頁。注意：“ ， ” 、 “/” 和頁碼數(shù)字都不能用全角而應(yīng)用半角英文狀態(tài)。其實我們在打印前只要先在 Word的 “ 文件 ”→ “ 打印 ”→“ 選項 ” 中選中 “ 逆頁序打印 ” ，即可在打印時按逆序從最后一頁打印到第一頁，這樣打印完后所有的頁都是按順序排列的。利用后臺打印的好處是可以讓您在打印文檔的同時使用其他應(yīng)用程序，從而提高工作效率，缺點是在打開 “ 后臺打印 ” 時，系統(tǒng)會使用更長的時間和要求更多的磁盤空間才能打印文稿。啟動 “ 后臺打印 ” 的方法是：點擊 Word 的 “ 文件 ” 菜單，調(diào)出 “ 打印 ” 對話框再點擊 “ 選項 ” 選中 “ 后臺打印 ” 即可。按草稿質(zhì)量打印文檔時， Word 將不打印格式及大部分圖形，因此可加快打印文檔的速度。注意：某些打印機不支持此選項。 打印文檔的附加信息 如果你希望在將要打印出來 的文檔里包含該文檔的屬性、批注等信息，則請應(yīng)用此項。 六、用 OFFICE郵件合并功能給多個人寫信 許多人都有過同時給多個人發(fā)信的經(jīng)歷，例如生日邀請、節(jié)日問候，或者單位里寫給客戶的信件。但如果分別給每個人寫信，又實在太麻煩了。 郵件合并涉及兩個文檔：第一個文檔是郵件的內(nèi)容，這是所有郵件相同的部分，以下稱 “ 主文檔 ” ；第二個文檔包含收件人的稱呼、地址等每個郵件不同的內(nèi)容，以下稱 “ 收件人列表 ” 。 執(zhí)行郵件合并操作之前首先要創(chuàng)建這兩個文檔，并把它們關(guān)聯(lián)起來，也就是標(biāo)識收件人列表中的各部分信息在第一個文檔的什么地方出現(xiàn)。完成后就可以 “ 合并 ” 這兩個文檔，為每個 收件人創(chuàng)建郵件。 一、創(chuàng)建收件人列表 假設(shè)包含信件內(nèi)容的主文檔已經(jīng)準(zhǔn)備好，現(xiàn)在打開它。 現(xiàn)在又回到了 “ 郵件合并幫助器 ” 窗口。在 “ 創(chuàng)建數(shù)據(jù)源 ” 對話框中系統(tǒng)已經(jīng)自動創(chuàng)建了許多域，我們還可以刪除和添加域。 回到 “ 郵件合并幫助器 ” 窗口后，單擊 “ 編輯數(shù)據(jù)源 ” ，在對話框中輸入第一個收件人的各項數(shù)據(jù)。 二、插入合并域 返回主文檔界面之后，接下來的任務(wù)是將合并域 (例如姓名或稱呼等 )插入到主文檔的合適位置。重復(fù)上述過程直至加入了所有的域。如果要作修改，單擊 “ 查看合并數(shù)據(jù) ” 按鈕，修改間隔或位置，然后再檢查合并后的效果。 選擇 “ 合并 ” ，從 “ 合并到 ” 列表框選擇 “ 新建文檔 ” ，選中 “ 數(shù)據(jù)域為空 時，不打印空白行 ” 以保證空域不會以空行形式出現(xiàn)在最終文檔中，最后單擊 “ 合并 ” 按鈕就可以合并主文檔和收件人列表。 以后要再次執(zhí)行合并時，只需打開主文檔，然后選擇 “ 工具 /郵件合并 ” ，單擊 “ 合并 ” 就可以了。 四、利用 Outlook 的聯(lián)系人信息 如果收件人信息已經(jīng)在 Outlook聯(lián)系人列表中，把這些聯(lián)系 人信息拷貝到一個新的聯(lián)系人文件夾就可以作為 Word郵件合并中的收件人列表。 (除非你認(rèn)為確實有必要。 要將這個新的文件夾設(shè)置為郵件地址簿，右擊文件夾名字，選擇 “ 屬性 ” ，再選擇 “Outlook通訊簿 ” ，選中 “ 將該文件夾顯示為電子郵件通訊簿 ” ，單擊 “ 應(yīng)用 ” ，最后單擊 “ 確認(rèn) ” 。 在 Word中打開主文檔。接下來，就可以按照前面介紹的方法插入合并域、執(zhí)行合并操作了。為解決這個問題，可以在 Word 中選擇 “ 工具 /郵件合并 ” ，單擊 “ 獲取數(shù)據(jù) ” ，按照前面介紹的步驟再次定義數(shù)據(jù)的來源，此時， Word 將重新讀取文件夾的內(nèi)容，新增加或改動的內(nèi)容就會反映在后繼的郵件合并操作中。在 “ 郵件合并幫助器 ” 對話框中選擇 “ 合并 ” ，從 “ 合并到 ” 列表中選擇 “ 電子郵件 ” 。 在 “ 郵件消息主題行 ” 中，輸入電子郵件的主題。返回 “ 合并 ” 對話框，單擊 “ 合并 ” 就可以了。在發(fā)出郵件之前，最好能隨機檢查一些郵件，以驗證合并效果。方法是：在打開主文檔后，選擇 “ 工具 /郵件合并 ” 菜單，單擊 “ 查 詢選項 ” 按鈕。如果指定多行查詢條件，各行之間根據(jù)實際情況用 “ 與 ” 或者 “ 或 ” 連接。 Word也可以從 Excel 讀取收件人信息。 七、利用 Word 2020閱 讀電子文檔 時下隨著大量免費電子郵件雜志的涌現(xiàn)，中文讀書軟件逐漸流行起來，如 ReadBook、 ebook之類。其實 Word 2020比起這些軟件來毫不遜色，現(xiàn)在讓我們看一看如何把 Word 2020變成一款 讀書軟件 。這樣做利于消除眼睛疲勞，事實上許多讀書軟件也是這么做的，如 ReadBook。 第三步：選擇 [工具 ]菜單中的 [自定義 ]命令，在彈出的 [自定義 ]對話框中單擊 [命令 ]標(biāo)簽，在 類別 一欄中選擇 所有命令 并用鼠標(biāo)在 命令 一欄中將 AutoScroll拖至工具欄中任一位置，這時出工具欄上便會出現(xiàn) 自動滾動 快捷按鈕，只需點擊一下，鼠標(biāo)便會在屏幕右側(cè)的垂直滾動條中變成一上一下的兩個 ▲ 和 ▼ 。離垂直滾動條頂端或底端越近，卷屏速度越快；離滾動條中點越近，速度越慢。今天讀不完，可以選擇 [插入 ]菜單中的 [書簽 ]命令做個書簽，保存起來留作下次讀書時備用。使用 Word 2020的另一 大理由是它還支持 BIG5 碼。使用 “ 即點即輸 ” 功能可在文檔的空白區(qū)域中快速插入 文字、圖形、表格或其他內(nèi)容。例如，要創(chuàng)建標(biāo)題頁，可在空白頁的中間雙擊并鍵入居中的標(biāo)題，然后雙擊頁面的右下角處并鍵入右對齊的作者名。例如，可用 “ 即點即輸 ” 功能在文檔末尾的下面插 入圖形，而不必先按 Enter 鍵添加空行；或者在圖片右邊鍵入文字，而不必手動加入制表位。 段落格式 要確定雙擊時 “ 即點即輸 ” 功能將應(yīng)用的格式，請觀察 “ 即點即輸 ” 指針。 樣式 當(dāng)在已有段落的下面插入內(nèi)容時， “ 即點即輸 ” 功能用 “ 編輯 ” 選項卡（ “ 工具 ” 菜單 “ 選項 ” 命令）上指定的默認(rèn)樣式來設(shè)置插入內(nèi)容的格式。 注意， Word2020不能在以下區(qū)域內(nèi)使用 “ 即點即輸 ” 功能：多欄、項目符號和編號列表、浮動對象旁邊、具有上下型文字環(huán)繞方式的圖片的左邊或右邊、縮進的左邊或右邊。 九、 Word2020中樣式的使用 Word提供了多種可供選擇的樣式。在創(chuàng)建新樣式時，你可以指定是否將它應(yīng)用到段落或字符中。要更改樣式，你可以調(diào)整已有樣式的格式設(shè)置。 ② 單擊 “ 格式 ” 菜單 ,單擊 “ 樣式 ” ，然后單擊新建。 ④ 單擊 “ 樣式類型 ” 下拉箭頭，然后單擊 “ 段落 ” ，在樣式中包括所選文本的行距和頁邊距，或者單擊 “ 字符 ” ，在樣式中只包括格式，例如字體、字號和粗體。 ⑥ 單擊 “ 添至模板 ” 復(fù)選框，將新樣式保護 到當(dāng)前模板中。 ⑧ 單擊 “ 應(yīng)用 ” 或 “ 關(guān)閉 ” 。 在查看樣式對話框中的樣式列表時，你可以選擇要查看的樣式類型：正在使用的樣式，所有樣式和用戶定義的樣式。 ① 單擊 “ 格式 ” 菜單 ,然后單擊 “ 樣式 ” 。 ③ 單擊 “ 更改 ” 。 a、要更改字符 “ 格式 ”, 例如字體類型和粗體 ,你可以單擊字體。 ⑤ 選擇所需的格式選項，然后單擊確定。進行所需的格式更改。 ⑧ 單擊 “ 應(yīng)用 ” 或 “ 關(guān)閉 ” 。 一旦你用樣式設(shè)置了文檔格式，你就可以快速嘗試使用不同的外觀。 實驗： 快速創(chuàng)建標(biāo)題樣式。鍵入 “ 標(biāo)題 ” ，選定該文本，然后單擊格式工具欄上的居中和加粗按鈕。鍵入名稱，例如標(biāo)題，然后按 Enter 鍵。 快速修改標(biāo)題樣式。選定標(biāo)題文本，單擊格式工具欄上的傾斜按鈕，單擊樣式下拉箭頭，單擊標(biāo)題，單擊更新樣式，以反映最近所做修改單選鈕，再單擊確定。 ② 執(zhí)行 “ 視圖 /工具欄 /表格和邊框 ” 命令，將表格和邊框控制工具調(diào)出。 ④ 在表格和邊框控制工具中單擊自動求和按鈕。 ⑥ 重復(fù)上面步驟 5 的工作，對其它列求和。 ② 執(zhí)行 “ 表格 /公式 ” 命令，調(diào)出公式對話框。 ④ 如果不想使用默認(rèn)的數(shù)字格式，你可以另設(shè)置數(shù)字格式。 ⑥ 移動到其余的空白欄，分別重復(fù)步驟 3 到 5對其余行求和。 ② 我們不可能自己手動改動計算結(jié)果，你可以先選定執(zhí)行的域，然后執(zhí)行 “ 表格 /公式 ” 命令。 ④ 也可以全部選定表格。 簡單算術(shù)運算 ① 當(dāng)你需要簡單的數(shù)據(jù)運算結(jié)果時， Word可以幫助你完成這種簡單的運算。 ③ 選擇 “ 表格 /公式 ” 命令。 ⑤ 選擇需要的數(shù)字格式。 使用簡單函數(shù) ① 單擊文檔中需要函數(shù)運算結(jié)果的地方。 ③ 從 “ 粘貼函數(shù) ” 處，選擇需要的函數(shù)（當(dāng)然，肯定要是 Word自己具備的函數(shù)）。 ⑤ 選擇數(shù)字格式。 在表格外計算表格結(jié)果 ① 選定整個表格，執(zhí)行 “ 插入 /書簽 ” 命令，給選定的表格命名。 ③ 單擊文檔中要顯示單元格數(shù)值的地方。 ⑤ 使用 “ 粘貼函數(shù) ” 命令插入你想使用的函數(shù)。 ⑦ 鍵入對單個單元格或者組成單元格的引用，用方括號括起來。 十一、用 Word 制 作 工 作 年 歷 各單位和部門由于工作的關(guān)系，常常需要一份反映該年度工作進程的工作年歷，如果在外定制往往周期長、花費大，有了 Office ，我們可以自己制作一份工作年歷。它由十二張月歷組成，包含了年歷的基本內(nèi)容，你可以起一個文件名 “ 原始年歷 ” 存盤備用，然后退出 Word 97。 三、制作年歷標(biāo)題 在 “ 版式 ” 的標(biāo)題欄中加入年歷的標(biāo)題 (如： 2020 年年歷 )，并調(diào)整好字體的大小及顏色。 五、制作月份標(biāo)識 拉下 “ 插入 ” 菜單，選 “ 圖片 ” 命令，再選 “ 藝術(shù)字 ” 命令，挑選一種藝術(shù)字 (最好是空心的 )作為月份標(biāo)識，插入到相應(yīng)的方框中， 調(diào)整好大小，如此反復(fù)，依次在十二個方框內(nèi)填入藝術(shù)字。如此反復(fù)，將十二個月依次 “ 搬 ” 過來。至此你的工作年歷宣告完成，再從彩色打印機上打印出來，就是一份精美的符合你工作需要的工作年歷。 “ 模板 ” 上以后調(diào)整尺寸時，最好只調(diào)整兩個對角線上的尺寸調(diào)整點，以使各個 “ 月份文本 ” 放入月份框后能保持大小一致。當(dāng)鼠標(biāo)變成指向兩邊的箭頭時，可按住鼠標(biāo)左鍵拖動調(diào)整圖形和畫面的大小。其編輯界面上常用工具欄（包含 “ 視圖 ” 、 “ 格式 ” 、 “ 表格 ” 、 “ 工具 ” 等）上有很多使用頻率很高的快捷按鈕，其圖形形象易懂，使用方便，用戶操作起來直觀明了、易如反掌。事實上，不同工作性質(zhì)的用戶經(jīng)常使用的快捷按鈕并不完全一樣。用戶要使用這些功能時，不得不使用較麻煩的操作步驟。然而，要增加刪除某一個按鈕或菜單項，就鮮為大家所熟悉了。 一、向工具欄添加命令按鈕 在 “ 視圖 ” 菜單中的工具命令組中左鍵單擊 “ 自定義 ” 命令，或用鼠標(biāo)右鍵單擊工個欄或菜單欄，彈出快捷工具欄快捷菜單。 單擊 “ 命令 ” 選項，您就可以看 到對話框內(nèi) “ 類別 ” 和 “ 命令 ” 兩個列表框。當(dāng)您選中某一類命令組時，右邊的命令列表框內(nèi)就有該類命令組的所有命令按鈕列表，找到您所需要添加的命令按鈕項，例如，您選擇的是 “ 工具 ” 類，在命令列表框中用鼠標(biāo)上下移動右邊的滑塊，找到您需要的命令項，如 “ 選項 ” 并選中它，如圖 2所示。于是 “ 選項 ” 這個命令按鈕就添加到工具欄里了。當(dāng)然，您可以把要添加的按鈕放置到任何一組工具欄上。也可按下列步驟操作： 按照添加命令按鈕的第一步操作打開 “ 自定義 ” 對話框。 左鍵單擊 “ 刪除 ” 命令。 移動鼠標(biāo)指針至將被刪除的命令組名上單擊左鍵，下拉出該組菜單。 用左鍵單擊 “ 刪除 ” 命令。 右鍵單擊選定的菜單項 或快捷命令按鈕，彈出如圖 5 所示的按鈕，添加操作快捷菜單。 這里，您不僅可以更改按鈕圖標(biāo)，也可以進行編輯，復(fù)制等圖標(biāo)操作。 將工具欄變?yōu)槠?