【正文】 確使用標(biāo)點(diǎn)符號，文字是否規(guī)范，文中有無錯漏等。 3．文件經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，由公司總經(jīng)理辦公室文秘人員負(fù)責(zé)按規(guī)范打印、裝訂、用印、發(fā)出、存檔 (一般存兩份 )。 5．字跡要求清晰、整潔、排列勻稱，注意保護(hù)原稿，不得涂抹或污損。 7．印刷文件需認(rèn)真校對，重要文件應(yīng)實(shí)行復(fù)核甚至三校，以保證正確無誤。 二、文件立卷歸檔及檔案的管理程序 (一 )檔案資料管理包括行政文檔、營業(yè)檔案資料兩大項(xiàng)內(nèi)容； (二 )檔案資料管理由總經(jīng)理辦指定專人負(fù)責(zé)，編制《檔案資料管理規(guī)定》，報總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)執(zhí)行； (三 )凡已辦理完畢的，并具有保存價值的文書材料 (包括收文、發(fā)文及底稿、會議記錄、講話 稿、重要會議材料、簿冊、照片、錄音錄像等 )，均應(yīng)作為檔案保存； (四 )立卷歸檔的范圍要以公司本身形成的文件為重點(diǎn)，應(yīng)作為永久保存，上級及相關(guān)業(yè)務(wù)部門來文可作為長期保存； (五 )凡屬歸檔的文件材料，承辦人應(yīng)負(fù)責(zé)收集完整后交檔案專管人員，歸檔文件材料底稿必須清晰、齊全完整，并符合公文格式，忌用鉛筆、圓珠筆擬寫和簽發(fā)文件； (六 )檔案材料要按內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷； (七 )檔案材料要編制完整的目錄，以便于保管、查找和利用； (八 )銷毀文件要進(jìn)行登記，要有專人監(jiān)督，保證不 漏銷，不丟失，不泄密。 三、文件的保存、領(lǐng)用、作廢與銷毀 (一 )文件的保存 1．對企業(yè)立卷歸檔的文件必須由專人保管，專項(xiàng)存放，并且要存放于干燥通風(fēng)、安全的地方； 2．各部門的文件由本部門嚴(yán)格保管，總經(jīng)理辦每季度對各部門文件保管情況進(jìn)行檢查； 3．任何人不允許在保存文件上亂涂亂畫、任意修改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索； 4．企業(yè)統(tǒng)一發(fā)放使用的文件，在部門使用時內(nèi)容如有變動修改，應(yīng)及時通知總經(jīng)理辦備案。 (三 )文件的借閱、復(fù)制 公司對文件的借閱、復(fù)制設(shè)立一定的授權(quán)范疇，借閱、復(fù)制有關(guān)文件時，應(yīng)填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》，由總經(jīng)理辦公室主任按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人借 閱、復(fù)制。 四、記錄表的保存、領(lǐng)用、作廢與銷毀 (一 )記錄表的保存 1．對于經(jīng)營過程中使用的 記錄表，填寫要及時、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改，如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，應(yīng)能說明理由，并將該項(xiàng)用單杠劃掉；各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。 ， 3．各部門必須把所有記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有的記錄要保持清潔，字跡清晰，各部門按規(guī)定的期限保存記錄，對于保存一年以上的記錄表交質(zhì)管部保存。 (二 )記錄表的發(fā)放、借閱和復(fù)制 1．各部門必須定期每月向質(zhì)監(jiān)部領(lǐng)用所需的記錄空白表； 2．各部門保管的記錄表應(yīng)裝訂成冊，便于檢索，需借閱或復(fù)制者要經(jīng)質(zhì)監(jiān)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》登記備案。 五、檔案資料控制程序 (一 )各部門在工作中形成的已經(jīng)辦理完畢的具有保存價值的文件材料，按條款類目分別存放，第二年經(jīng)檢查齊全后，整理、立卷，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公室主任審查后才可歸檔。 分類方法： 1．按組織機(jī)構(gòu)分類； 2．按工程項(xiàng)目分類； 3．按專業(yè)性質(zhì)分類； 4．按設(shè)備型號分類； 5．按時間分類； 6．按問題分類。膠片庫房應(yīng)設(shè)置在沒有臭氧氣、氧化氮、硫化氫、二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段，庫房 內(nèi)應(yīng)設(shè)防火和空氣調(diào)節(jié)設(shè)施，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定的要求； 6．要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對工作，做到賬物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進(jìn)行修 補(bǔ)和復(fù)制。 (四 )檔案鑒定 公司要根據(jù)國家和有關(guān)部門的規(guī)定，編制公司檔案保管期限表。 1．對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存； 、 2．對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存； 3．凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長； 4．鑒定工作要組織由公司領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對檔案進(jìn)行鑒定，每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位案卷、備考表中注明鑒定意見，由小組負(fù)責(zé)人簽名，并且注明鑒定日期，鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行，一般三年左右進(jìn)行一次； 5．檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，公司應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充； 6．銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并報有關(guān)檔案管理機(jī)關(guān)備案，銷毀檔案時 ，要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。 第五節(jié) 管理規(guī)定 一、企業(yè)管理會議管理規(guī)定 (一 )目的：為加強(qiáng)企業(yè)管理，提高工作效率，特制定管理人員會議簽到制度。 (三 )具體內(nèi)容： 1．企業(yè)參會人員有：各部門經(jīng)理、部長、領(lǐng)班。 3．管理人員會議規(guī)定在 —— 召開，全體參會人員必須著工裝戴工牌參加。 5．管理人員會議不允許遲到、早退、曠會，否則，遲到、早退罰款 5 元，如因公事不能準(zhǔn)時參會或要提前離開，須提前通知總經(jīng)理或質(zhì)檢部；曠會者罰款 20元；如有事不能參會，需提前向總經(jīng)理請假，遞交請假條，準(zhǔn)假方可，否則按曠會處理。 7．各部門管 理人員需嚴(yán)格遵守以上制度，保證會議正常有序進(jìn)行。事務(wù)辦理完畢后，經(jīng)辦人員要寫書面匯報報告。 (二 )前言 一般包括：①哪位領(lǐng) 導(dǎo)的安排或批注；②時間；③地點(diǎn)；④人員：我方的主辦人、協(xié)辦人，對方的參加人員；⑤主要議題。 (四 )歸納雙方的相同點(diǎn)和爭議點(diǎn) 相同點(diǎn)是指雙方達(dá)成的一致意見；爭議點(diǎn)是指雙方有爭議的焦點(diǎn)問題，主要指未完成的任務(wù)工作。該部分可以分段敘述，也可列表比較。 2．處理問題的理由、依據(jù)。 3．概述。 (六 )結(jié)尾 1．“不當(dāng)之處請指正”或類似話語； 2．所有經(jīng)辦人員簽名； 3．書寫時間，年月日要寫全。現(xiàn)就發(fā)放文件的管理規(guī)定如下： (一 )嚴(yán)格遵守《員工手冊》之企業(yè)保密制度，不向外界傳播企業(yè)經(jīng)營信息和內(nèi)部情況，不向外界傳播內(nèi)部管理文件資料，否則，一經(jīng)查實(shí)，給予開除處理。 (三 )下發(fā)至各級管理人員的文件，本人必須妥善保管，不允許借與他人使用，不允許與其他崗位的管 理人員交換使用或交換傳閱，不允許與普通員工傳閱，不允許復(fù)印、撕毀、隨處扔棄、涂抹、修改、丟失、偷竊、私藏等，否則，一經(jīng)查實(shí)，根據(jù)情節(jié)輕重，按相關(guān)處罰規(guī)定給予罰款、撤職或降級直至開除處理。 (五 )下發(fā)至各級管理人員的文件，應(yīng)收集成冊，認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握，并組織下屬學(xué)習(xí)，讓員工認(rèn)真執(zhí)行企業(yè) 的有關(guān)管理規(guī)定，管理人員對發(fā)放的管理規(guī)定不執(zhí)行或不貫徹者，一經(jīng)查實(shí)，根據(jù)情節(jié)輕重，予以撤職或降級處分。 四、企業(yè)印章管理規(guī)定 為加強(qiáng)企業(yè) (企業(yè)全稱 )印章的管理，制訂以下規(guī)定： (一 )按照“安全、方便、統(tǒng)一”的原則，妥善使用和保管印章。 (三 )使用公司印章，財務(wù)方面，一般行政事務(wù)方面，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理辦公室主任提出意見，填寫《公司印章使用登記表》，報總經(jīng)理批準(zhǔn)方能使用。 (五 )對于日常工作，例行使用公司印章，按下列情況辦理： 1．以公司名義發(fā)出的 通知、介紹信、證明等文件，按照總經(jīng)理簽發(fā)為準(zhǔn)。 (六 )以公司名義出具有關(guān)介紹信、報表及其他有關(guān)材料使用印章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并逐一做好登記工作。 五、文件的打印、復(fù)印管理制度 (一 )對辦公室文秘人員打印、復(fù)印管理的要求： 1．嚴(yán)格遵守企業(yè)保密規(guī)定，認(rèn)真執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)章制度，確保文件資料的保密，并嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定接辦需打印 的稿件。 3．努力學(xué)習(xí)各方面知識，提高工作效率，提高識別字體的能力，降低差錯率。 4．打印稿件須按編號順序、格式標(biāo)準(zhǔn)打印，稿件打出后，及時通知擬稿部門認(rèn)真校對。 6．打印密件要有人監(jiān)打，離開工作崗位時要放在柜內(nèi)上鎖，打印完畢當(dāng)面交接。 8．按規(guī)定將有關(guān)稿件移交至檔案室。 10．完成公司及總辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)事務(wù)。 (二 )文件打?。? 1．文件、材料須經(jīng)辦公室主任或副總經(jīng)理兼管理者代表在草稿上方簽批后方可打??；簽批要注明日期、份數(shù)、簽批人。 3．要按公文格式，規(guī)范打印文件。 5．文件、材料實(shí)行左側(cè)裝訂，并做到整齊。 7．對于重要保密文件，在計算機(jī)保存時，應(yīng)加注密碼，需及時銷毀的，應(yīng)及時銷毀。 2．使用復(fù)印機(jī)時必須嚴(yán)格按照復(fù)印機(jī)使用說明，保證復(fù)印機(jī)的安全使用。 3．復(fù)印機(jī)保管人員應(yīng)負(fù)責(zé)復(fù)印紙張及油墨補(bǔ)充更換，保證復(fù)印工作正常進(jìn)行。需復(fù)印的人員填寫《資料復(fù)印登記表》交辦公室主任核準(zhǔn)；復(fù)印 100張以上時，需由辦公室主任和副總經(jīng)理共同核準(zhǔn)；核準(zhǔn)后由辦公室專人復(fù)印。 6．要自覺遵守先看《資料復(fù)印登記表》核準(zhǔn)、后復(fù)印的規(guī)定，遇到明顯不合格的 來件要按有關(guān)規(guī)定予以回絕，并做好相應(yīng)的記錄，同時報告總辦負(fù)責(zé)人。 8．復(fù)印室內(nèi)不能出現(xiàn)報紙和雜志等刊物，更不能看報紙和雜志。 10．嚴(yán)禁密件拿到社會上營業(yè)性復(fù)印場所復(fù)印。 12．當(dāng)值人員要隨時整理好室內(nèi)衛(wèi)生。對發(fā)出的文件、材料、報表要統(tǒng)一登記，并通過正常的渠道郵 寄或發(fā)出，確保安全到達(dá)；對收到的文件要在登記、閱批后，妥善保管，防止丟失，密級文件按要求管理。復(fù)印文件、資料，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格登記制度。 (三 )加強(qiáng)對計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的管理。嚴(yán)防計算機(jī)病毒的發(fā)生，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。 (五 )下班后要關(guān)閉各種電器，鎖好門窗，嚴(yán) 格防火防盜，確保人身和財產(chǎn)安全。 (二 )辦公室內(nèi)要保證清潔，會客后要及時清理桌面及地面衛(wèi)生。 (四 )電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)施要保持臺面干凈，特殊部位用紙棉輕輕擦拭，以免對機(jī)器造成損壞。 (六 )及時打掃衛(wèi)生間的衛(wèi)生，定期消毒擦洗，清除污垢，保持空氣清新。 (八 )每日對綠化植物噴水保持濕潤，及時清除雜葉，保持新鮮健康。 八、總經(jīng)理室工作紀(jì)律 (一 )工作時認(rèn)真投入，態(tài)度端正，不允許開小差，閑聊、辦私事 (二 )上班時間不允許吃零食、睡覺、精神散漫。 (四 )辦公室嚴(yán)禁吸煙、喝酒。 (六 )不允許在辦公室下棋、玩紙牌及其他消遣活動。 (八 )辦公桌上物品擺放整齊，如有混亂要及時整理，辦公桌上不允許擺放與工作無關(guān)的物品。 (十 )不允許互相議論同事、領(lǐng)導(dǎo)，造謠生事，影響正常工作和團(tuán)結(jié)。 (二 )日常行為大方、干練，保持優(yōu)雅的體態(tài)。 2．坐姿：坐姿端正，雙腿平行放好，不允許兩腿伸直叉開，如要移動椅子的位置，應(yīng)先站起把椅子放在應(yīng)放的位置，然后再坐；人離開辦公桌應(yīng)將椅子推人桌前。 4．握手時用普通站姿，并目視對方眼睛。 5．出入房間的禮貌：進(jìn)人房間，要先輕輕敲門三聲，聽到應(yīng)答再進(jìn)。進(jìn)入房間后，如對方正在談話，要稍事等候，不要中途插話，如有急事要打斷說話，要說：對不起，打斷你們的談話。 7．走路腳步要輕，不允許在工作場所大聲喧嘩、歌唱、吹口哨、奔 跑追逐、嘻笑打鬧。 (四 )介紹與被介紹的方式： 1．初次見面介紹，掌握“尊者優(yōu)先”的原則，應(yīng)把地位低者介紹給地位高者，把年輕的介紹給年長者；在本公司與其他公司的關(guān)系上，可把本公司的人介紹給別的公司的人。 (五 )名片的遞送方式： 1．名片應(yīng)先遞給長輩或上級；對收到的名片要妥善保管，以便檢索。 3．接對方的名片時，應(yīng)雙手去接，拿到手后，要馬上看，正確記住對方姓名后，將名片收起。 4．當(dāng)著對方的面，名片一般要妥善收到名片夾時或上衣口袋時，而不應(yīng)該放在褲袋內(nèi)；更不應(yīng)該當(dāng)著對方把玩名片。 (二 )日常接待工作是企業(yè)形象的重要部分，要做到熱情、大方、得體、有素養(yǎng)。反之，則為下座。先把茶盤放在茶幾上，再把一杯杯茶端上來。最后，用右手指向茶杯，面露微笑著說：職稱 (張經(jīng)理、李主任、王局長等 )、先生 (女士 )，請用茶 !這是您的茶，請慢用 !當(dāng)客人說謝謝時，一定要說， 不客氣 1 2．如果沒有茶幾或小桌，就應(yīng)當(dāng)左手拿著茶盤，右手端茶，并且補(bǔ)上一句，請就便吧1 3．端茶時，要從客人的右邊過去，將茶放在客人的斜右側(cè)，茶柄要朝向客人的右邊，是為禮貌。 5．茶水不要倒得太滿，以八分滿為宜。 7．同時有兩位以上的客人時，端出的茶色要均勻。 9．以咖啡或紅茶待客時，杯耳和茶匙的握柄要朝著客人的右邊。 (六 )恭送來訪禮儀： 1．客人離開接待室，要起身相送，面露微笑，對客人行鞠躬禮，并說，先生 (女士 )，您慢走 !您走好 !請慢走 !并目送客人離開自己的視線。 3．如客人有遺留物品，應(yīng)及時通知客人回來取走；如客人已走，應(yīng)交由領(lǐng)導(dǎo)妥善保管，以備客 人回來索取。 為擴(kuò)大客源、加強(qiáng)企