【正文】 《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。（保密性檔案的范圍見《機(jī)要檔案管理制度》）。 第八節(jié) 檔案調(diào)閱 一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》（附表 3），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。 六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表 2）。 四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。 二、公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。 四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。 二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。 五、公司規(guī)章制度由總經(jīng) 理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。 (其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行 ) 三、五年保存： 期滿或解除的合同協(xié)議； 完結(jié)后的項(xiàng)目方案； 其他經(jīng)核定須保存五年的文書。 第五節(jié) 保存期限 檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理： 一、永久保存： 公司章程； 股東名簿； 股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要； 公司證照； 各級批文； 印鑒； 公司年 度經(jīng)營計(jì)劃； 公司年度經(jīng)營總結(jié)； 年度財(cái)務(wù)報(bào)表； 技術(shù)資料； 1不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 1人事資料； 1大型活動圖片、音像資料； 1其他核定須永久保存的文書。 第四節(jié) 檔案裝訂 一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號。 機(jī)密檔案包括： 財(cái)務(wù)資料； 公司重要會議紀(jì)要； 公司經(jīng)營情況； 人事 檔案、薪資性檔案、勞動合同； 技術(shù)資料； 金額在 10 萬 100 萬元的合同。 第三節(jié) 機(jī)要檔案 一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。 三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號。 第二節(jié) 檔案分類及編號 一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類： 行政類 財(cái)務(wù)類 人事類 業(yè)務(wù)類 工程類 拓展類 二、機(jī)要檔案須在檔案編號后注 明：絕密、機(jī)密、秘密。 第一節(jié) 檔案范圍 公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。 第二章 檔案管理制度 檔案是全面 反映公司經(jīng)營管理各項(xiàng)活動的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。 秘密文件：閱后立即保存在文件柜內(nèi)。 二、文件的保密要求： 絕密文件：閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門，并由發(fā)文部門保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。 急：限８個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。 第六節(jié) 發(fā)文 一、發(fā)文一律使用《 xxx 信息港寬帶網(wǎng)絡(luò)有限公司發(fā)文稿紙》。 六、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。 四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)，防止漏辦或延誤。 二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。 二、外單位來文均由行政部指定專人收文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記，根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門。 十二、文件紙一般使用 A4 型。 十、多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。 八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。 六、密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。（公司其他部門均以“ xxx 發(fā)”的代號發(fā)文，以②、③代號發(fā)文，須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。力避隨意發(fā)文。冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力，對外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。 三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。 第三節(jié) 文件格式 一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報(bào)（送）單位（部門）等部份組成。 八、會議紀(jì)要。 七、函。 六、批復(fù)。向上級請求批示與批準(zhǔn)，用“請示”。表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息，用“通報(bào)”。轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)文件，批轉(zhuǎn)下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”。 二、決定、決議。 第二節(jié) 文件分類 一、規(guī)定。 四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照 規(guī)定的時(shí)限和要求完成。因此，必須認(rèn)真做好文件的管理工作，有效地為公司發(fā)展服務(wù)。 某某 集團(tuán)公司行政管理制度 匯編 第一章 文件管理制度 第一節(jié) 總則 一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。 二、公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。 三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強(qiáng)制性行政措施，用“規(guī)定”。對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，用“決定”。 三、通知。 四、通報(bào)。 五、請示、報(bào)告。向上級匯報(bào)工作、反映情況、提出建議， 用“報(bào)告”。答復(fù)請示事項(xiàng)用“批復(fù)”。商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等，用“函”。傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會者共同遵守的，用“會議紀(jì)要”。 二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容。 四、公司發(fā)文代號分為四種：①“ xxx 發(fā)”、②“ xxx 人發(fā)”、③ “ xxx 客發(fā)”。 發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告，日常 的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報(bào)告、簡報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。 “ xxx 發(fā)”用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號；“ xxx人發(fā)”、“ xxx 客發(fā)”分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文，文件由發(fā)文部門自行編號，總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。） 五、文件必須蓋章或簽字。 七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。 九、發(fā)文單位必須注明全稱。 十一、文字從左至右橫寫、橫排，左側(cè)留裝訂位。 第四節(jié) 收文 一、收文一律使用《 xxx 信息港寬帶網(wǎng)絡(luò)有限公司收文簿》。 第五節(jié) 辦文 一、辦文包 括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。 三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。 五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。 七、文件辦理完畢后，統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。 二、發(fā)文程序如下： 公司內(nèi)部發(fā)文 : 擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→ 總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章 （簽字）→發(fā)文→備案 對外發(fā)文 : 擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 第七節(jié) 其他 一、時(shí)限要求： 特急：限４個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。 平：限１６個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。 機(jī)密文件：閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。 三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。特制定本方法，各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。 其中，文件包括：規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。 四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表 1）。其中： 二、劃分標(biāo)準(zhǔn)： 絕密檔案包括： 公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在 100 萬元以上的重大合同。 秘密檔案包括： 重要項(xiàng)目資料； 項(xiàng)目合同協(xié)議。 二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。 二、十五年保存： 會計(jì)憑證； 其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。 四、一年保存： 部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)； 完結(jié)后的部門請求報(bào)告； 完結(jié)后無長期保存必要文書。 第六節(jié) 保管部門 一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會計(jì)部負(fù)責(zé)保管。 三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。 第七節(jié) 檔案移交 一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。 三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。 五、其余檔案半年移 交一次，時(shí)間為每年的１月和７月。 七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。 二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。 三、檔 案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。 五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤? 七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。 二、需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請表》（附表 4），經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。 四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表 5）。 六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。 二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。 四、本制度附件包括：《機(jī)要檔案管理制度》。 六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。為保證公司的合法權(quán)益不受損害，杜絕失誤發(fā)生，特規(guī)定如下印章使用辦法。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù)，填寫《印章管理登記表》（附表 1），備案并留好印章樣圖。由被授權(quán)人在總經(jīng)辦簽字領(lǐng)取印章，指定專人保管。 四、 公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規(guī)定見下表： 序號 印章 名稱 使用范圍 保管 部門 使用審批人 使用規(guī)定 備注 1 公章 公司對外所有正式文件 , 對內(nèi)通知等正式行文 總經(jīng)辦 總經(jīng)理 或授權(quán)人 2 財(cái)務(wù) 專用章 公司正式財(cái)務(wù)文件、報(bào)告、證明、票據(jù)等 財(cái)務(wù) 會計(jì)部 財(cái)務(wù)會計(jì)部經(jīng)理 財(cái) 務(wù) 報(bào) 表 使 用時(shí)，由財(cái)務(wù)會計(jì)部經(jīng)理審批，除支 票 用 印 按 照《 財(cái) 務(wù) 管 理 制度》相關(guān)規(guī)定外，其余均由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn) 3 合同 專用章 公司各類合同 總經(jīng)辦 參見 合同管理規(guī)定 參見《合同管理規(guī)定》 財(cái)務(wù)合同需總經(jīng)理核準(zhǔn) 4 法定代表人?。ㄖ保? 支票 財(cái)務(wù) 會計(jì)部 見《財(cái)務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定 見《財(cái)務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定 5 法定代表人?。ǔ蓖猓? 公司正式的合同，財(cái)務(wù)報(bào)表文件、票據(jù) 總經(jīng)辦 總經(jīng)理或授 權(quán)人 《合同管理規(guī)定》 6 行政部 章 公司物品進(jìn)出證明 行政 管理部 行政部經(jīng)理 7 人力資源部章 ? 公司人事證明 ? 員工聘用、解聘等各人力 資源部 人力資源部經(jīng)理 重大事項(xiàng)與外單位 人 員 出 具 證明，需總經(jīng)理審批 類通知 ? 工資發(fā)放 ,調(diào)整通知 ? 對口單位函件往來 8 工程專用印 章 ? 工程施工告示 ? 工程建設(shè)中與相關(guān)單位的非正式函件往來 工程建設(shè)維護(hù)中心 工程建設(shè)維護(hù)中心負(fù)責(zé)人 9 客服中心印章 ? 用戶通知、告示 ? 客戶申述處理的回復(fù) 客服 中心 客服中心 經(jīng)理 五、 印章由指定保管人專人妥善保管。 六、 當(dāng)印章管理人變動或印章在經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意調(diào)走時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)，填寫“印章管理登記表”。審批人要按公司 有關(guān)規(guī)定審查要加蓋印章的文本內(nèi)容是否在授權(quán)的范圍內(nèi)，審批通過后通知印章保管人員后，方可使用印章。印章保管人須將加蓋印章的文本連同《印章使用審批單》歸檔保存。原則上借出的印章當(dāng)天歸還，不得延誤。 員工如需 要公司出具有關(guān)證明，本人應(yīng)先提出書面申請，部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)辦簽字后方可蓋章。監(jiān)印人員對違反規(guī)定的簽印有權(quán)拒絕用章，印章保管人員不得私自動用印章。 若印章在使用、保管過程中不慎遺失，則追究責(zé)任人相應(yīng)的行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任，給予嚴(yán)厲的處分，并賠償所發(fā)生的一切費(fèi)用。 二、 證照是指由上級主管部門頒發(fā)的各 類證書、批文等。 三、 證照的使用包括借用、復(fù)印等。 五、 證照借用程序： 借用人申請→部門負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理審核→總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保理人。 七、 如需使用原件，則須總經(jīng)理核準(zhǔn)。 九、 證照保管人必須做出登 記，認(rèn)真填寫《證照使用登記表》。 二、 公司證明函由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。 四、 法定代表人證明書、授權(quán)委托書須經(jīng)主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)。 六、 嚴(yán)禁開出空白證明函或外借證明函。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失；如證明函未使用，應(yīng)立即退還總經(jīng)辦。 第六章 會議管理制度 一、總經(jīng)理辦公例會 總經(jīng)理辦公例會分工作例會和專題會議。會議由總經(jīng)辦召集。 總經(jīng)理會議都應(yīng)做好會議記錄，必要時(shí)應(yīng)形成會議決議。 公司經(jīng)營班領(lǐng)導(dǎo)至少應(yīng)有一人出席，由總經(jīng)理召集