【正文】 店檔案保管期限表。庫(kù)藏檔案因移交作廢、遺失等注銷帳卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)防火和空氣調(diào)節(jié)設(shè)施，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定的要求。膠片頁(yè)夾和影集等，按編號(hào)的順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)，縮微母片和拷貝應(yīng)分別存放。修改后的底圖入庫(kù)時(shí)，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況，底圖存放以平放為宜。存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。歸檔文件必須經(jīng)過酒店總經(jīng)理辦公室主任審查后才可歸檔。酒店正式行文必須由打字員統(tǒng)一編號(hào)，用酒店特別制的公文紙印刷，經(jīng)蓋印方能發(fā)出。印刷文件需認(rèn)真校對(duì)，重要文件實(shí)行復(fù)核甚至三校，以保證正確無誤。字跡要求清晰、整潔、排列勻稱，注意保護(hù)原稿，不得涂抹或污損，應(yīng)移交辦公室保管。凡以酒店名義發(fā)出的文件，應(yīng)由酒店主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要的或者涉及面廣的，應(yīng)由正職或授權(quán)主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人代簽；酒店領(lǐng)導(dǎo)外出期間，可授權(quán)或委托其他負(fù)責(zé)人代簽；在既定的方針、政策、法令、計(jì)劃、決議范圍內(nèi)的一般業(yè)務(wù)問題的發(fā)文，可由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，或由領(lǐng)導(dǎo)委托總經(jīng)理辦公室主任簽發(fā)；會(huì)議通過的文件，根據(jù)授權(quán)，可由總經(jīng)理辦公室主任簽發(fā)；凡以酒店內(nèi)某一部門的名義發(fā)出的文件，應(yīng)由該部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；但凡涉及方針、政策重大問題的，除部門負(fù)責(zé)人簽批外，還應(yīng)送酒店主管領(lǐng)導(dǎo)審核和加簽。部門領(lǐng)導(dǎo)核稿時(shí)，一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)。秘密級(jí)以上文件，不準(zhǔn)作廢品出售，一律經(jīng)碎紙機(jī)處理。沒有存查必要的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由辦公室定期銷毀。各級(jí)干部調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將文件清理移交。公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷。各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。秘密級(jí)以上文件，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室。閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍，秘密級(jí)以上文件須到行政辦閱讀。收文登記的同時(shí)，應(yīng)在文件的右上角加蓋刻有單位名稱、收文日期、收文號(hào)、文件頁(yè)數(shù)的收文專用章。收文薄上的序號(hào)應(yīng)按年度編排，不要出現(xiàn)空號(hào)、重號(hào)。平件與密件要分別登記，便于管理。凡上級(jí)來文、下級(jí)請(qǐng)示件、同級(jí)呈送件、“三密”文件材料，都要逐件進(jìn)行登記。公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。第一篇：酒店文件、檔案管理制度酒店文件、檔案管理制度（一）文件處理制度（制度編號(hào)：JB066）公文辦理包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、統(tǒng)一。凡酒店的收文、總經(jīng)理的收文，由酒店行政部簽收；屬酒店領(lǐng)導(dǎo)親收件，一律交收件人親自處理。登記后的內(nèi)容包括：收文序號(hào)、收文日期、來文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、分發(fā)單位及其份數(shù)、領(lǐng)導(dǎo)指示、承辦情況、催辦情況、終結(jié)處理、歸卷號(hào)以及備注等。分清急緩，急件要隨到隨登并及時(shí)分送。若有數(shù)份同一文件，每一份可注明第幾份。公文登記后，由總經(jīng)理辦公室根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)的批示，轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員或部門傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦，應(yīng)由總辦文員送交，并經(jīng)登記，簽收后才可送交。因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù)，用完后及時(shí)退還。各部門或個(gè)人承辦的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定期限迅速辦理，不得拖延積壓。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文，應(yīng)件件有落實(shí)，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第二季度移交完畢，個(gè)人不得私自保存應(yīng)當(dāng)存檔的公文。凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送行政部登記保管。銷毀文件要進(jìn)行登記，要有專人監(jiān)督，保證不漏銷，不丟失，不泄密。（二）發(fā)文處理各部門凡需打印的文件（包括表格），首先應(yīng)經(jīng)本部門審核簽字，正式文件 要填寫“辦公紙”，再經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后方可打印成文。審核把關(guān)的主要內(nèi)容和重點(diǎn)是：（1）是否需要行文，應(yīng)當(dāng)用什么名義行文，要嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量；（2）是否符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法令；（3）提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行；（4）涉及其它部門的問題是否協(xié)調(diào)一致；（5）審批手續(xù)是否符合要求（如是否按照規(guī)定的要求逐級(jí)進(jìn)行核稿、簽署、會(huì)簽或提交一定的會(huì)議通過或報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)等，以明確各級(jí)應(yīng)盡的責(zé)任），是否符合公文體式的有關(guān)規(guī)定（如是否準(zhǔn)確地體現(xiàn)了發(fā)文機(jī)關(guān)同受文機(jī)關(guān)的關(guān)系，文中語氣是否恰當(dāng)，主送、抄送機(jī)關(guān)是否準(zhǔn)確，標(biāo)題、緊急程度、機(jī)密等級(jí)定得是否正確，是否便于受文機(jī)關(guān)辦理等）；（6）文字是否正確地反映了原來的意圖，是否簡(jiǎn)明扼要、通俗易懂，文句是否符合語法、合乎邏輯、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，文字是否規(guī)范，文中有無錯(cuò)漏等等?？樣∫垂母袷竭M(jìn)行，文件的字?jǐn)?shù)多少要和紙幅大小相應(yīng)，盡量避免末頁(yè)無正文的現(xiàn)象，如出現(xiàn)此種情況，應(yīng)在末頁(yè)注明“此頁(yè)無正文”字樣。密級(jí)較高的文件應(yīng)專人打印，大量印刷應(yīng)指定專門場(chǎng)所。在繕校中如發(fā)現(xiàn)原稿有疑問、錯(cuò)誤或不妥之處，應(yīng)及時(shí)和承辦單位聯(lián)系，自己不得隨意修改，校對(duì)后要簽名再交打字員正式印文，印后如還需在公文上修改字句、數(shù)字、時(shí)間等，應(yīng)蓋上校對(duì)專用章。（三）檔案管理制度（制度編號(hào)：JB067）歸檔各部門在工作中形成的已經(jīng)辦理完畢的具有保存價(jià)值的文件材料，按“條款類目”分別存放，翌年經(jīng)檢查齊全后，整理、立卷、交由辦公室歸檔。檔案分類酒店經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件，要按其文件內(nèi)容和載體區(qū)分為九個(gè)大類：（1）設(shè)備儀器類；（2）基建類；（3）客房餐飲技術(shù)類；（4）酒店行政類；（5）經(jīng)營(yíng)管理類；（6）黨群工作類；（7）聲像檔案類；（8）已故人員檔案類；（9）會(huì)計(jì)檔案類； 分類方法：按組織機(jī)構(gòu)分類；按工程項(xiàng)目分類；按專業(yè)性質(zhì)分類；按設(shè)備型號(hào)分類；按時(shí)間分類；按問題分類；（三）檔案保管接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)。底圖除修改、送曬外，不得外借。存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒。膠片庫(kù)房應(yīng)設(shè)置在沒有臭氧氣、氧化氮、硫化氫、二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段。要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)工作，做到帳物相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。（四）檔案保密注意做好保密工作，保存檔案必須用專門的庫(kù)房，房門窗要堅(jiān)固，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。對(duì)酒店在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)