【正文】 份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引，再對第二個主題內(nèi)容進行標引。在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞。2．掌握主題詞的標引方法（1）任何一份文件主題詞的標引，除類別詞外，最多不得超過5個詞目?！?2D郵電”等；第三層是類屬詞，如序號為“02工業(yè)”類別詞中的“冶金”、“地礦”、“汽車”、“化工”等。第一層是對主題詞區(qū)域的分類，只作為劃定類別詞和類屬詞的區(qū)域，便于查找、使用類別詞和類屬詞，不作公文主題詞詞目使用（即不可用來制作公文主題詞），如序號為“01綜合、經(jīng)濟類”、序號為“05財政、金融” 類等。如何寫好主題詞那么，怎樣才能搞好主題詞的制作，促進公文主題詞的規(guī)范呢？筆者認為應(yīng)做到三點：1．了解主題詞的體系結(jié)構(gòu)公文主題詞，一般由類別詞和類屬詞組配而成。因此，按照公文規(guī)式的有關(guān)規(guī)定，公文主題詞應(yīng)與版記一起臵放在公文末頁的背面下方。五是臵放錯位。正確的擬定應(yīng)是：“綜合 政府 工作 分工 通知”。盡管向下行文時，當在主題詞表中找不到合適詞目時，雖然可自定能反映公文主題的詞目，但一定要在自定詞目后記以“△”符號標明。四是生造詞目。三是詞目過多。③用類屬詞取代類別詞。②把區(qū)域詞當作類別詞使用。這有三種情況：①類別判斷不準。如：《關(guān)于成立XX市電子游戲?qū)ｍ椫卫砉ぷ黝I(lǐng)導(dǎo)小組的通知》主題詞是這樣標引的：“機構(gòu)設(shè)臵 電子游戲 專項治理工作 領(lǐng)導(dǎo)小組 通知”，而正確的主題詞應(yīng)擬制為：“機構(gòu) 電子游戲 管理 領(lǐng)導(dǎo)小組 通知”。一是前題后移。國務(wù)院辦公廳于1994年4月23日以國辦秘函［1994］157號文件發(fā)布了國務(wù)院公文主題詞表，廢止了1988年12月修訂的主題詞表，并公布了《國務(wù)院公文主題詞表》使用說明，初步規(guī)范了公文主題詞的制作和使用。主題詞應(yīng)用中的五大問題進入20世紀90年代，計算機技術(shù)在辦公領(lǐng)域得到普遍應(yīng)用，推動了各類機關(guān)辦公的現(xiàn)代化。如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布的通知》，其主題詞是“文秘工作 公文 辦法”，標注的就是被發(fā)布文件的文種“辦法”，而不是發(fā)布文件的文種“通知”。選用《詞表》以外的地名(組織機構(gòu)名)、時間、人名、文獻名稱等專用名詞作自由詞標引時，不作△標記。五是在標出自由詞的同時相應(yīng)標出它的上位主題詞(或類別詞)。三是所選的詞必須具有較強的檢索功能和組配功能，具有實用性，能檢索，能組配。自由詞標引應(yīng)遵守的規(guī)則：一是應(yīng)認真地查找詞表，確實沒有合適的專指的主題詞，才進行自由詞標引。（四）自由詞標引自由詞標引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語言表述公文主題概念，并作為表達公文主題概念的檢索標識。在《公文主題詞表》中帶有標點符號的正式主題詞，應(yīng)予保留。但如果被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應(yīng)作為主題詞標引。(二)文種的標引文種作為正式主題詞，標在所有主題詞的最末位。作為自由詞標引的地名(組織機構(gòu)名)、時間、人名等，應(yīng)臵于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，臵于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。標引工作中應(yīng)注意的問題(一)主題詞的排列反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內(nèi)容的主題詞在后。標題即主題詞三個字，用黑體字頂格加冒號，其后為主文。（6）掌握主題詞的結(jié)構(gòu)及其標印格式。（5）明確主題詞的位臵。在同一組主題詞中，要按“屬概念在前，種概念在后”的秩序排列。（2）堅持用詞“宜寬不宜嚴”的原則，如果沒有確切的主題詞，可用相近的詞或上位詞代替。必須遵守如下標注規(guī)則。切實做好結(jié)合文章。必須認真審研公文內(nèi)容。（三）在公文主題詞標注中應(yīng)注意以下幾點：必須熟悉各自的《公文主題詞表》。主題詞標引時經(jīng)常遇到待標的主題概念沒有現(xiàn)成的主題詞可供直接標引，必須先將該主題概念分解成二個以上的簡單的主題概念，然后再分別用相應(yīng)的主題詞進行轉(zhuǎn)換。但是有很多人都是依據(jù)公文的標題，從前向后依次標引。二是不能顛倒順序。“三不”一是不能使用表外詞。三要專，即標引的主題詞與公文主要內(nèi)容的相符程度，一般說來，對于一個公文主題概念只有一個專指的主題詞。（二）主題詞標引“三要”、“三不”“三要”一要準，即主題詞的標引對公文的內(nèi)容揭失要準確，包括兩個方面的內(nèi)容，（1）在主題分析過程中對公文主要內(nèi)容的分析和提煉是否準確，（2）對分析出來的主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞準確。審核的主要內(nèi)容有：主題概念提煉是否準確、全面，有無漏項；主題詞的轉(zhuǎn)換是否符合標強規(guī)則和組配規(guī)則；同類型公文所選用的主題詞是否一致；標引記錄有無遺漏等。詞目之間空一字，不用標點符號，按主體、通用、空間、時間、文種等要素，依次進行著錄。第三步：標引記錄，審核校驗。如國務(wù)院辦公廳頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》一文的主題詞，必須使用《國家行政機關(guān)公文主題詞表》中所列之詞。限定組配是以概念的限定為基礎(chǔ)，由屬概念過渡到種概念的組配。應(yīng)優(yōu)先考慮交叉5組配和限定組配。它以詞間語法關(guān)系和邏輯關(guān)系為基礎(chǔ)，只有相容關(guān)系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關(guān)系。以能表達公文的主要內(nèi)容為原則。對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準確、規(guī)范、科學(xué)地轉(zhuǎn)換成主題詞。對這些主題概念，并不完全需要標引出來，而應(yīng)當去粗取精，有所取舍。第二步：提煉、轉(zhuǎn)換主題概念。位臵因素包括國家名稱、地區(qū)名稱和組織機構(gòu)名稱；時間因素是從時間上對主體因素進行限定，把主題對象放在特定的時間范圍之內(nèi)。主體因素是指公文論述的主題中的關(guān)鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個主體因素；通用因素是構(gòu)成主題的一些通用概念，它說明主體因素的動態(tài)和趨勢。主題結(jié)構(gòu)分析即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關(guān)系。單主題標引時用多個表達同一概念主題詞，多主題用分組的多個主題詞分別表達各自的主題概念。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個對象或問題。否則，就要從公文的內(nèi)容入手進行主題分析。一般來說，審讀文件標題，進行主題詞標引是文秘人員常用的方法。怎樣標引公文主題詞（一）主題詞標引程序“三步”走 第一步：審讀文件，分析主題。辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統(tǒng)查找文件。(三)標引主題詞是實現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。辦公自動化系統(tǒng)通過文件上標注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。主題檢索方法彌補了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。為什么要標引公文主題詞(一)標引公文主題詞有利于建立先進的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策。審核的主要任務(wù)：一是公文主題概念的提煉是否全面、準確，有無遺漏隱含的主題概念；二看公文主題概念轉(zhuǎn)換所選用的詞是否確切地反映了公文的主題內(nèi)容，是否符合公文主題標引細則；三看同類型公文，同類型主題所選用的主要主題詞是否一致；四看標引記錄是否有遺漏。（三）主題標引結(jié)果審核。由主題分析而確定的主題概念是自然語言形式的詞，須依照公文主題標引細則，將主題概念的轉(zhuǎn)換分為直接轉(zhuǎn)換和間接轉(zhuǎn)換。（二）主題概念轉(zhuǎn)換。不同的標引方式?jīng)Q定公文主題標引的不同深度。確定公文主題標引方式。主要成分是公文主題中最核心、最關(guān)鍵的部分，次要成分是對公文主題主要成分的說明以及主要成分所處的時間、空間，所屬文件類型等。分析公文的主題結(jié)構(gòu)。多主題又稱并列主題，是指一件公文有兩個或兩個以上的主題。公文的主題類型分為單主題和多主題。主要通過審讀公文內(nèi)容，特別是公文的標題、摘要或按語、關(guān)鍵性的句子、結(jié)論性的意見，來了解公文發(fā)布的意圖，從而確定公文的主題（即中心思想），并用精煉的一句話或幾句話表述出來。它是通過審讀公文、分析公文的主題類型、結(jié)構(gòu)和確定公文主題標引方式來進行的。二、標引程序（一）主題分析。公文的文種軒于最未位。標引的地區(qū)名稱、組織機構(gòu)名稱、年代和人物名稱等，臵于反映公文內(nèi)容的主題詞后、文種之前。一般次序為：反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。每件公文所選用的主題詞數(shù)量一般應(yīng)在10個以內(nèi)。按照《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》的要求，主題詞應(yīng)們于抄送機關(guān)上方，詞與詞之間要有一個漢字的距離。選用人物、年代、組織機構(gòu)、地區(qū)等專用名詞作為自由詞標引時，人物名稱用全稱，年代用阿拉伯數(shù)字，組織機構(gòu)、地區(qū)名1稱用全稱或規(guī)范化簡稱，不加“△”標記。標引時，應(yīng)在自由詞后加“△”標記，同時標引出相應(yīng)的上位主題詞。（六）若仍無合適直接上位主題詞進行標引時，方可選用本詞表以外的適當詞（稱自由詞）進行標引。組配結(jié)果應(yīng)概念清楚、準確。組配標引應(yīng)遵循下列原則：應(yīng)優(yōu)先考慮概念組配，即相組配的主題詞之間存在概念相交或概念限定的關(guān)系。（三）選詞時，應(yīng)首先選用切合公文主題概念的專指性較強的主題詞。第一篇：公文主題詞使用方法中辦秘書局《公文主題詞表》使用方法根據(jù)《文獻主題標引規(guī)則》（GB3860—83）和《文獻工作—文獻審讀、主題分析與選定標引詞 的方法》（IS05963），結(jié)合黨委系統(tǒng)公文特點，對本詞表的使用方法介紹如下：一、標引細則（一）要直接、準確、客觀地反映公文論述的主題。（二）選用的詞，一般應(yīng)是本詞表的正式主題詞，其書寫形式應(yīng)與詞表中的詞形一致。（四）當沒有專指性較強的主題詞時，應(yīng)選用與主題概念關(guān)系較密切的正式主題詞進行組配標引。當詞表中沒有合適的主題詞進行概念組配時，可進行字面組配。（五）若詞表中無合適主題詞進行組配標引時，應(yīng)選用直接上位主題詞標引。自由詞標引應(yīng)遵循下列原則：選用的自由詞應(yīng)符合本詞表的選詞原則。使用頻率較高的自由詞須填寫“主題詞增、刪、改記錄卡”。（七）主題詞的標引位臵。（八）主題詞的標引數(shù)量。（九）主題詞的排列次序。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容主題詞在后；在多主題公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。若地區(qū)名稱、組織機構(gòu)名稱、年代和人物名稱等同時出現(xiàn)在同一公文中，則按地區(qū)名稱、組織機構(gòu)名稱、年代和人物名稱的順序排列。在轉(zhuǎn)（?。┌l(fā)類型的公文中，被轉(zhuǎn)（?。┌l(fā)的公文文種可不作為主題詞標引；但如果被轉(zhuǎn)（?。┌l(fā)的公文屬于黨內(nèi)法規(guī)，其名稱（準則、條例、規(guī)則、規(guī)定、辦法、細則等）應(yīng)作為主題詞標引。主題分析的目的，在于確定公文的主題，據(jù)此準確地提煉出主題概念。審讀公文。分析公文的主題類型。單主題是指一件公文只有一個主題。領(lǐng)導(dǎo)同志講話、會議紀要、工作總結(jié)等公文大多為多主題公文。即分析公文主題的主要成分和次要成分及2其相互關(guān)系。如某某省關(guān)于1995年開展稅收財務(wù)物價大檢查的工作報告，這是一個多主題公文，有三個并列主題：“稅收大檢查”“財務(wù)大檢查”“物價大檢查”，這是公文主題的主要成分，“1995年”“工作報告”是次要成分。公文主題標引方式有概括標引、重點標引和全面標引。標引人員可根據(jù)公文的特點和工作需求，確定公文主題標引方式。主題概念轉(zhuǎn)換也叫查表選詞。直接轉(zhuǎn)換是指主題概念可以從《公文主題詞表》中沒有與主題概念直接村對應(yīng)的主題詞，須進行組配標引，或上位詞標引、自由詞標引。這是減少標引誤差，提高標引質(zhì)量的一個措施。怎樣給行政公文標注主題詞主題詞分正式主題詞和非正式主題詞,正式主題詞用來標引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞，它主要供制作公文索引和電子計算機檢索之用。信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足