【正文】 人們對(duì)多主題文件查找的要求。(二)標(biāo)引公文主題詞是建立機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化檢索系統(tǒng)的前提條件。辦文人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關(guān)主題的文件。檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。(四)對(duì)提高秘書工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有重要作用。首先通讀公文，了解公文的主要內(nèi)容和發(fā)文意圖。如文件標(biāo)題能概括公文的主要內(nèi)容，就從標(biāo)題入手分析主題。主題類型分為單主題和多主題兩種。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對(duì)象不只一個(gè)，而是兩個(gè)或者更多，而且都是并列4 的獨(dú)立主題。分析主題重點(diǎn)是主題結(jié)構(gòu)分析，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位臵因素、時(shí)間因素和文獻(xiàn)類型因素五部分。通用概念沒有專指性也沒有獨(dú)立檢索價(jià)值，不宜單獨(dú)使用；位臵因素是表明主體因素所處的位臵和范圍，文件規(guī)定適用的地區(qū)、位臵和對(duì)象。時(shí)間因素包括年代、時(shí)代、朝代、期限等；文獻(xiàn)類型因素包括文獻(xiàn)種類、公文文種、文件名稱編號(hào)等。經(jīng)過分析主題類型和主題結(jié)構(gòu)后，就掌握了一份文件的全部主題概念。要提煉標(biāo)引那些最重要的、專指性最強(qiáng)的主題概念，舍棄一般的主題概念。公文主題詞的選取方法主要有四：一是從公文標(biāo)題中摘錄；二是從公文正文中提?。蝗穷}文結(jié)合撮要；四是自己概括。主題詞組配標(biāo)引，就是用兩個(gè)或兩個(gè)以上主題詞構(gòu)成邏輯關(guān)系組合以表達(dá)一個(gè)專指概念的一種方式。組配標(biāo)引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。交叉組配是指兩個(gè)組配的概念之間具有交叉關(guān)系，兩個(gè)概念的外延有一部分重合。在標(biāo)注過程中，如果沒有十分貼切的主題詞，應(yīng)遵照“宜寬不宜嚴(yán)”的原則，選擇相近的主題詞。因該表中沒有“處理”二字，可用相近的“管理”一詞代替。主題詞成功組配后，根據(jù)《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，將主題詞標(biāo)注在公文末頁(yè)下部抄送欄目左上側(cè)。在結(jié)束主題詞標(biāo)引之前，必須對(duì)標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正補(bǔ)救。二要全，標(biāo)引主題盡量能全面反映公文的主題內(nèi)容，不能漏標(biāo)。這是衡量主題詞揭示主題概念精度的一個(gè)重要因素。有很多人在標(biāo)引主題詞時(shí)，往往都是從標(biāo)題中抽取幾個(gè)關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)引，根本沒有由于使用主題詞表轉(zhuǎn)換，致使標(biāo)引的主題詞出現(xiàn)了表外詞，這是主題詞標(biāo)引的大忌。主題詞的標(biāo)引按照主體、通用、空間、時(shí)間、文種五大因素的順序排列。三是不能字面組配。分解時(shí)應(yīng)將主題概念分解成兩個(gè)或多個(gè)有交叉關(guān)系的子概念，或者是有限定關(guān)系的子概念，切忌避免字面拆分。不熟悉公文主題詞表就談不上公文主題詞的標(biāo)注?？梢哉f，不懂公文內(nèi)容就不可能標(biāo)注出恰如其分的公文主題詞。這就是把主題詞表與公文內(nèi)容緊密結(jié)合融會(huì)貫通，便能找出適當(dāng)?shù)闹黝}詞。（1）主題詞不一定是一個(gè)完整的意思，不考慮語(yǔ)法上的結(jié)構(gòu)，不考慮詞與詞之間的搭配連接與必然的聯(lián)系，只是將各個(gè)詞依次羅列出來。（3）標(biāo)注注意按“一范圍、二內(nèi)容、三文種”的順序“由大到小”排列。（4）用詞數(shù)量一般不少于3個(gè)，最多不超過5個(gè)。公文主題詞位于末頁(yè)下方，抄送7范圍的上方，也就是注釋域或特殊說明域以下，抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)域以上。主題詞的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題和主文兩部分組成。主文不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，每個(gè)主題詞之間空出一個(gè)字的位臵。在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。同時(shí)出現(xiàn)在同一公文中，則按地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名的順序排列。在轉(zhuǎn)(印)發(fā)類型通知中，被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文的文種可不作為主題詞標(biāo)引。(三)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的標(biāo)引公文主題詞一般不應(yīng)出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。因?yàn)檫@些標(biāo)點(diǎn)符號(hào)有特殊功能，刪去后容易引發(fā)歧義。自由詞標(biāo)引范圍：一是某些主題概念雖然可以采用組配標(biāo)引或上位詞標(biāo)引，但使用頻率較高；二是新出現(xiàn)的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術(shù)語(yǔ)等；三是人物、時(shí)間和年代稱號(hào)；四是地區(qū)、組織機(jī)構(gòu)名稱。二是可選用其他詞表以及權(quán)威性參考書、工具書上的詞。四是應(yīng)盡可能做到詞形簡(jiǎn)單、概念明確。六是在自由詞后標(biāo)上“△”符號(hào)，并適時(shí)將新詞登記在主題詞表上。（五）值得注意的是，在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件時(shí)，如果只選擇一個(gè)主題詞來標(biāo)文種，可選擇被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種。如果想要完整反映文件的形式，也可將前后兩個(gè)文種同時(shí)標(biāo)注；但如果是用“通知”轉(zhuǎn)發(fā)“通知”，為避免文種上的重疊，只標(biāo)一個(gè)“通知”即可。為了適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計(jì)算機(jī)檢索和公文的管理，公文“主題詞”應(yīng)運(yùn)而生。但由于主題詞表的使用從上至下沒有實(shí)施細(xì)則，加之主題詞的應(yīng)用、制作在不斷完善、規(guī)范的過程之中，故在各級(jí)公文主題詞應(yīng)用和制作中出現(xiàn)很多問題，筆者歸納為五大問題。出現(xiàn)這一問題多是因?yàn)椴涣私庖矝]掌握主題詞的體系結(jié)構(gòu)，不清楚主題詞的作用和意義，只是盲目跟隨使用主題詞，把標(biāo)題完整地搬移到后面作主題詞的詞目而用。二是類別不分。如《關(guān)于成立XX市生產(chǎn)救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》的主題詞標(biāo)注是：“民政 救災(zāi) 領(lǐng)導(dǎo)小組 通知”，其類別詞使用“民政”詞目不準(zhǔn)，而應(yīng)使用“機(jī)構(gòu)” 詞目。如某市下發(fā)的《關(guān)于做好商品流通工作的通知》主題詞“貿(mào)易 商品 流通 通知”中，就把 “貿(mào)易”這一區(qū)域詞作為類別詞使用了，這里正確的主題詞標(biāo)引應(yīng)是“商業(yè) 商品 流通 通知”。如《X X省人民政府關(guān)于2001年重點(diǎn)工作的安排意見》 的主題詞“政府 重點(diǎn) 工作 意見”，這里缺少類別詞“綜合”，而錯(cuò)誤地用類屬詞目“政府”代之，正確的主題詞應(yīng)是”綜合 政10府 重點(diǎn) 工作 意見”。主題詞的標(biāo)引要求：一份文件，除類別詞外，最多不超過5個(gè)主題詞目，但有的竟達(dá)6個(gè)以上。主題詞的詞目選用既要能全面、真實(shí)地反映一份公文的主要內(nèi)容，又不能超出正在執(zhí)行的本級(jí)以上的主題詞表范圍，更不能亂造、生造詞目。如：《關(guān)于分解落實(shí)提出的2001年主要任務(wù)的通知》的主題詞是這樣標(biāo)引的：“政府 工作 任務(wù) 落實(shí) 通知”，其中“任務(wù)”、“落實(shí)”這兩個(gè)詞目在《XX省政府主題詞表》中找不到，又沒在兩個(gè)詞目后加注“△”符號(hào)，就屬生造詞目。目前一般的省、市、縣都比照《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》制定了各自適用的主題詞表，制作主題詞時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行，不可生造，否則就會(huì)造成新的混亂，失去主題詞應(yīng)有的作用和意義。主題詞的使用，目的之一是方便公文檢索。但有些公文為了印刷方便，往往忽略了這一點(diǎn)，把主題詞與版記一起臵放在公文末頁(yè)的正面下方，這是錯(cuò)誤的。（國(guó)務(wù)院公文主題詞表）分三個(gè)層次列表。第二層是類別詞，即對(duì)主題詞的具體分類，如序號(hào)為“02工交、能源、郵電”類中的“02A業(yè)”、“02B交通”、“02C能源”。第二層（類別詞）和第三層（類屬詞）統(tǒng)稱為主題詞，用于文件主題詞的標(biāo)引。（2）主題詞標(biāo)引順序是：先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。如（國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知），先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上“通知”。如《關(guān)于聽取全國(guó)財(cái)政工作會(huì)議情況和全國(guó)打擊走私工作會(huì)議準(zhǔn)備情況匯報(bào)的會(huì)議紀(jì)要》的主題詞制作，先標(biāo)引反映第一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“財(cái)政”，再標(biāo)引類屬詞“稅務(wù)’；然后標(biāo)引反映第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“公安”，再標(biāo)引類屬詞“緝私”；最后標(biāo)引“會(huì)議紀(jì)12要”，制作成的主題詞是：“財(cái)政 稅務(wù) 公安 緝私 會(huì)議紀(jì)要”。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價(jià)格以及對(duì)其主要品種實(shí)行最高限價(jià)的通知》，先標(biāo)引類別詞“農(nóng)業(yè)”，但在序號(hào)為“04A農(nóng)業(yè)”類別中找不到“資料、物價(jià)、管理”方面的類后詞，這時(shí)可使用序號(hào)為“01經(jīng)濟(jì)管理”類別中的“資料、物價(jià)、管理”類屬詞進(jìn)行組配，組配后的主題詞為：“農(nóng)業(yè) 資料 物價(jià) 管理 通知”。如在整個(gè)主題詞表中都找不到能準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可自定詞目代之，但要在自定的類屬詞目后邊標(biāo)注“△” 符號(hào)，但是，上行文不得使用自定詞目。上行文，必須嚴(yán)格按照上級(jí)公文主題詞表及其要求擬制公文主題詞，不可使用上級(jí)公文主題詞表中沒有羅列的或者廢止的類別、類屬詞；下行文，可使用自定的公文主題詞表中任何類別詞、類屬詞。（2）臵放要求。“主題詞＂三字之后用冒號(hào)，“主題詞＂三字與類別詞、類別詞與類屬詞（詞目與詞目）之間相間一字空格。“主題詞”三字和冒號(hào)用三號(hào)黑體字；詞目（類別詞與類屬詞）用三號(hào)小標(biāo)宋體字。(二)本詞表自1998年2月1日起執(zhí)行，1994年4月修訂的詞表同時(shí)廢止。詞表分為2個(gè)層次，第一層為類別詞（即對(duì)主題詞的具體分類），第二層為類屬詞。二、未收入本詞表的地名、單位名稱、物名、人名、年代名稱等均可作為第二層類屬詞使用。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式（文種）的詞。四、一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，應(yīng)按主題內(nèi)容依次標(biāo)引。五、當(dāng)詞表中找不到準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引；也可根據(jù)公文內(nèi)容自由組配名詞或詞組。六、內(nèi)容屬于綜合性的公文，類別詞（即第一個(gè)主題詞）難以確定時(shí)，可以按公文的主要內(nèi)容進(jìn)行歸類，然后標(biāo)引有關(guān)類別詞。八、內(nèi)容相同的公文，類別詞（即第一個(gè)主題詞）的標(biāo)引要相同，切忌隨意標(biāo)引。自1998年2月1日起，凡國(guó)務(wù)院、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的文件和各地區(qū)、各部門報(bào)送國(guó)務(wù)院、國(guó)務(wù)院辦公廳的文件，均按此詞表標(biāo)引主題詞。一九九七年十二月二十日國(guó)務(wù)院公文主題詞表（1997年12月修訂）國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局為適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計(jì)算機(jī)檢索和管理公文，特編制《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》（以下簡(jiǎn)稱詞表）。一、編制原則（一）詞表結(jié)構(gòu)務(wù)求合乎邏輯，具有較寬的涵概面，便于使用。二、體系結(jié)構(gòu)（一）詞表共由15類1049個(gè)主題詞組成，分為主表和附表兩大部分，主表有13類751個(gè)主題詞，附表有2類298個(gè)主題詞。第一 層是對(duì)主題詞區(qū)域的分類如“綜合經(jīng)濟(jì)”、“財(cái)政、金融”類等。第三層是類屬詞。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標(biāo)引。三、標(biāo)引方法（一）一份文件的標(biāo)引，除類別詞外最多不超過5個(gè)主題詞。（二）標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上“通知”。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國(guó)有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知》，先標(biāo)反映第一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“經(jīng)濟(jì)管理”，再標(biāo)類屬詞“企業(yè)”、“破產(chǎn)”；然后標(biāo)反映第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“勞動(dòng)”，再標(biāo)類屬詞“就業(yè)”；最后標(biāo)“通知”。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于“九五”期間深化科學(xué)技術(shù)體制改革的決定》，可標(biāo)“科技、體制、改革、決定”。同時(shí)將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類屬詞的后面，并在該詞的后面“△”以便區(qū)別。（七）附表中的主題詞與主表中的主題詞具有同等效力，標(biāo)引方法相同，不同的是，如果附表中所列的國(guó)家、地區(qū)的實(shí)際名稱發(fā)生了變化，使用本表的各單位可先按照變化后的標(biāo)準(zhǔn)名稱進(jìn)行修改和使用。四、詞表管理（一）本詞表由國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局負(fù)責(zé)管理和解釋，具體工作由檔案數(shù)據(jù)處承辦。國(guó)務(wù)院公文主題詞表01．綜合經(jīng)濟(jì)（77個(gè)）01a 計(jì)劃規(guī)劃 統(tǒng)計(jì) 指標(biāo) 分配統(tǒng)配 調(diào)撥01b 經(jīng)濟(jì)管理經(jīng)濟(jì) 管理 調(diào)整 調(diào)控控制 結(jié)構(gòu) 制度 所有制股份制 責(zé)任制 流通 產(chǎn)業(yè)行業(yè) 改革 改造 競(jìng)爭(zhēng)兼并 開放 開發(fā) 協(xié)作資源 土地 資產(chǎn) 資料產(chǎn)權(quán) 物價(jià) 價(jià)格 投資招標(biāo) 經(jīng)營(yíng) 生產(chǎn) 轉(zhuǎn)產(chǎn)項(xiàng)目 產(chǎn)品 質(zhì)量 承包租賃 合同 包干 國(guó)有國(guó)營(yíng) 私營(yíng) 集體 個(gè)體企業(yè) 公司 集團(tuán) 合作社普查 工商 商標(biāo) 注