【正文】 注意以下幾點(diǎn)： 必須熟悉各自的《公文主題詞表》。 必須認(rèn)真審研公文內(nèi)容。 切實(shí)做好結(jié)合文章。 必須遵守如下標(biāo)注規(guī)則。 （2）堅(jiān)持用詞“宜寬不宜嚴(yán)”的原則，如果沒有確切的主題詞，可用相近的詞或上位詞代替。在同一組主題詞中，要按“屬概念在前，種概念在后”的秩序排列。 （5）明確主題詞的位置。 （6）掌握主題詞的結(jié)構(gòu)及其標(biāo)印格式。標(biāo)題即主題詞三個(gè)字，用黑體字頂格加冒號(hào)，其后為主文。 標(biāo)引工作中應(yīng)注意的問(wèn)題 (一)主題詞的排列 反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內(nèi)容的主題詞在后。 作為自由詞標(biāo)引的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名等，應(yīng)置于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。 (二)文種的標(biāo)引 文種作為正式主題詞，標(biāo)在所有主題詞的最末位。但如果被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。 在《公文主題詞表》中帶有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的正式主題詞，應(yīng)予保留。 （四）自由詞標(biāo)引 自由詞標(biāo)引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語(yǔ)言表述公文主題概念，并作為表達(dá)公文主題概念的檢索標(biāo)識(shí)。 自由詞標(biāo)引應(yīng)遵守的規(guī)則：一是應(yīng)認(rèn)真地查找詞表，確實(shí)沒有合適的專指的主題詞，才進(jìn)行自由詞標(biāo)引。三是所選的詞必須具有較強(qiáng)的檢索功能和組配功能，具有實(shí)用性，能檢索，能組配。五是在標(biāo)出自由詞的同時(shí)相應(yīng)標(biāo)出它的上位主題詞(或類別詞)。選用《詞表》以外的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名、文獻(xiàn)名稱等專用名詞作自由詞標(biāo)引時(shí)，不作△標(biāo)記。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知》，其主題詞是“文秘工作　公文　辦法”，標(biāo)注的就是被發(fā)布文件的文種“辦法”，而不是發(fā)布文件的文種“通知”。中辦秘書局《公文主題詞表》使用方法20070406根據(jù)《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》（GB3860—83）和《文獻(xiàn)工作—文獻(xiàn)審讀、主題分析與選定標(biāo)引詞 的方法》（IS05963），結(jié)合黨委系統(tǒng)公文特點(diǎn)，對(duì)本詞表的使用方法介紹如下：一、標(biāo)引細(xì)則（一）要直接、準(zhǔn)確、客觀地反映公文論述的主題。（三）選詞時(shí)，應(yīng)首先選用切合公文主題概念的專指性較強(qiáng)的主題詞。組配標(biāo)引應(yīng)遵循下列原則：應(yīng)優(yōu)先考慮概念組配，即相組配的主題詞之間存在概念相交或概念限定的關(guān)系。組配結(jié)果應(yīng)概念清楚、準(zhǔn)確。（六）若仍無(wú)合適直接上位主題詞進(jìn)行標(biāo)引時(shí)，方可選用本詞表以外的適當(dāng)詞（稱自由詞）進(jìn)行標(biāo)引。標(biāo)引時(shí)，應(yīng)在自由詞后加“△”標(biāo)記，同時(shí)標(biāo)引出相應(yīng)的上位主題詞。選用人物、年代、組織機(jī)構(gòu)、地區(qū)等專用名詞作為自由詞標(biāo)引時(shí)，人物名稱用全稱，年代用阿拉伯?dāng)?shù)字，組織機(jī)構(gòu)、地區(qū)名稱用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，不加“△”標(biāo)記。按照《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》的要求，主題詞應(yīng)們于抄送機(jī)關(guān)上方，詞與詞之間要有一個(gè)漢字的距離。每件公文所選用的主題詞數(shù)量一般應(yīng)在10個(gè)以內(nèi)。一般次序?yàn)椋悍从彻膬?nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。標(biāo)引的地區(qū)名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、年代和人物名稱等，置于反映公文內(nèi)容的主題詞后、文種之前。公文的文種軒于最未位。二、標(biāo)引程序（一）主題分析。它是通過(guò)審讀公文、分析公文的主題類型、結(jié)構(gòu)和確定公文主題標(biāo)引方式來(lái)進(jìn)行的。主要通過(guò)審讀公文內(nèi)容，特別是公文的標(biāo)題、摘要或按語(yǔ)、關(guān)鍵性的句子、結(jié)論性的意見，來(lái)了解公文發(fā)布的意圖，從而確定公文的主題（即中心思想），并用精煉的一句話或幾句話表述出來(lái)。公文的主題類型分為單主題和多主題。多主題又稱并列主題，是指一件公文有兩個(gè)或兩個(gè)以上的主題。分析公文的主題結(jié)構(gòu)。主要成分是公文主題中最核心、最關(guān)鍵的部分，次要成分是對(duì)公文主題主要成分的說(shuō)明以及主要成分所處的時(shí)間、空間，所屬文件類型等。確定公文主題標(biāo)引方式。不同的標(biāo)引方式?jīng)Q定公文主題標(biāo)引的不同深度。（二）主題概念轉(zhuǎn)換。由主題分析而確定的主題概念是自然語(yǔ)言形式的詞，須依照公文主題標(biāo)引細(xì)則，將主題概念的轉(zhuǎn)換分為直接轉(zhuǎn)換和間接轉(zhuǎn)換。（三）主題標(biāo)引結(jié)果審核。審核的主要任務(wù)：一是公文主題概念的提煉是否全面、準(zhǔn)確，有無(wú)遺漏隱含的主題概念；二看公文主題概念轉(zhuǎn)換所選用的詞是否確切地反映了公文的主題內(nèi)容，是否符合公文主題標(biāo)引細(xì)則；三看同類型公文，同類型主題所選用的主要主題詞是否一致；四看標(biāo)引記錄是否有遺漏。為了適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計(jì)算機(jī)檢索和公文的管理，公文“主題詞”應(yīng)運(yùn)而生。 但由于主題詞表的使用從上至下沒有實(shí)施細(xì)則，加之主題詞的應(yīng)用、制作在不斷完善、規(guī)范的過(guò)程之中，故在各級(jí)公文主題詞應(yīng)用和制作中出現(xiàn)很多問(wèn)題，筆者歸納為五大問(wèn)題。出現(xiàn)這一問(wèn)題多是因?yàn)椴涣私庖矝]掌握主題詞的體系結(jié)構(gòu)，不清楚主題詞的作用和意義，只是盲目跟隨使用主題詞，把標(biāo)題完整地搬移到后面作主題詞的詞目而用。 二是類別不分。如（關(guān)于成立XX市生產(chǎn)救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》的主題詞標(biāo)注是：“民政 救災(zāi) 領(lǐng)導(dǎo)小組 通知”，其類別詞使用“民政”詞目不準(zhǔn)，而應(yīng)使用“機(jī)構(gòu)” 詞目。如某市下發(fā)的（關(guān)于做好商品流通工作的通知》主題詞“貿(mào)易 商品 流通 通知”中，就把 “貿(mào)易”這一區(qū)域詞作為類別詞使用了，這里正確的主題詞標(biāo)引應(yīng)是“商業(yè) 商品 流通 通知”。如（X x省人民政府關(guān)于2001年重點(diǎn)工作的安排意貼 的主題詞“政府 重點(diǎn) 工作 意見”，這里缺少類別詞“綜合”，而錯(cuò)誤地用類屬詞目“政府”代之，正確的主題詞應(yīng)是”綜合 政府 重點(diǎn) 工作 意見”。主題詞的標(biāo)引要求：一份文件，除類別詞外，最多不超過(guò)5個(gè)主題詞目，但有的竟達(dá)6個(gè)以上。主題詞的詞目選用既要能全面、真實(shí)地反映一份公文的主要內(nèi)容，又不能超出正在執(zhí)行的本級(jí)以上的主題詞表范圍，更不能亂造、生造詞目。如：（關(guān)于分解落實(shí)（政府工作報(bào)告）提出的2001年主要任務(wù)的通知》的主題詞是這樣標(biāo)引的：“政府 工作 任務(wù) 落實(shí) 通知”，其中“任務(wù)”、“落實(shí)”這兩個(gè)詞目在（XX省政府主題詞表》中找不到，又沒在兩個(gè)詞目后加注“凸”符號(hào)，就屬生造詞目。目前一般的省、市、縣都比照（國(guó)務(wù)院公文主題詞表）制定了各自適用的主題詞表，制作主題詞時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行，不可生造，否則就會(huì)造成新的混亂，失去主題詞應(yīng)有的作用和意義。主題詞的使用，目的之一是方便公文檢索。但有些公文為了印刷方便，往往忽略了這一點(diǎn)，把主題詞與版記一