【正文】 情況的說(shuō)明。備考表是用來(lái)記載說(shuō)明歸檔前和歸檔后案卷內(nèi)科技文件基本情況和變化情況的一種工具。案卷內(nèi)科技文件目錄，其項(xiàng)目有：序號(hào)，指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號(hào)；題名，指該份文字材料或圖樣的標(biāo)題（全稱）；編號(hào)，指該份文字材料的文件號(hào)或圖樣的圖號(hào)；責(zé)任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門(mén)或個(gè)人的姓名；日期，指該份文字材料圖樣的編制日期；以及備注和頁(yè)次。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時(shí)就有圖樣目錄或文件目錄，編目時(shí)應(yīng)盡量利用原有目錄。案卷內(nèi)科技文件目錄，是卷內(nèi)每一份文字材料或每一張圖樣的明細(xì)表。只有在案卷內(nèi)科技文件沒(méi)有統(tǒng)一順序號(hào)，或者編號(hào)順序不連貫，或者排列次序不連貫，或者排列次序有了變動(dòng)及出現(xiàn)差誤時(shí)，才需要編頁(yè)號(hào)或重新編頁(yè)號(hào)。其方法是：1）凡是有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面，都要采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始依次逐頁(yè)標(biāo)注；2）單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角編號(hào)，雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角編號(hào)，背面在左下角編號(hào)；3）卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。編頁(yè)號(hào)。案卷編目，是以案卷為對(duì)象，通過(guò)一定的形式固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內(nèi)科技文件內(nèi)容與成分的工作。一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。可以按重要程度排列，可以按時(shí)間順序排列。有兩種情況：一是對(duì)于有圖樣目錄的圖紙，可以按圖樣目錄的順序進(jìn)行排列；二是對(duì)于沒(méi)有圖樣目錄的圖紙，可以按總體與局部的關(guān)系排列。此項(xiàng)工作應(yīng)由有關(guān)的科技業(yè)務(wù)部門(mén)承擔(dān)，檔案部門(mén)協(xié)助、指導(dǎo)。一般情況下，組織案卷的方法應(yīng)當(dāng)與該類科技檔案的分類方法相一致。二、案卷組織與排列案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價(jià)值相同、密級(jí)相同的科技文件的最小集合體。設(shè)備檔案的分類，根據(jù)組織形式和設(shè)備類型的不同，設(shè)備檔案具體的分類主要有性質(zhì)——型號(hào)分類法、工序——型號(hào)分類法?；窘ㄔO(shè)檔案的分類，具體到不同單位和不同基建項(xiàng)目，其檔案主要有性質(zhì)——工程項(xiàng)目分類法、流域——工程項(xiàng)目分類法。按科技檔案內(nèi)容所反映的時(shí)間特征劃分科技檔案的類別。根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分科技檔案的類別。按照科技檔案所反映的專業(yè)性質(zhì)劃分科研檔案的類別。適用于對(duì)科研檔案的分類，以各個(gè)獨(dú)立的研究課題為分類單元，劃分科技檔案的類別。它適用于產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案的分類，就是以各個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備為分類單元，劃分科技檔案的類別。它適用于對(duì)基本建設(shè)工程檔案的分類，就是在本單位全部基建檔案范圍內(nèi)，以工程項(xiàng)目為分類單元，劃分科技檔案的類別。特征分類法就是以科技檔案的內(nèi)容特征為依據(jù)進(jìn)行分類的方法，其典型的形式是專業(yè)特征分類法、時(shí)間特征分類法和地域特征分類法?？萍紮n案的種類很多，因此可運(yùn)用的分類標(biāo)準(zhǔn)或進(jìn)行分類的方法也是較多的，大體上，科技檔案實(shí)體分類基本是采用對(duì)象分類法和特征分類法兩種方法。分類的方法。（4）要編制一個(gè)合理和切實(shí)可行的科技檔案分類方案。（3）科技檔案分類要遵循排它規(guī)則。即科技檔案分類要適應(yīng)科技檔案及其管理特點(diǎn)，追求分類的整體適用效果。在一個(gè)單位內(nèi)部或一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，同一種科技檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致。分類的要求。一、分類。因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目的科技檔案不是一次完成的，有一個(gè)不斷積累的過(guò)程，所以入庫(kù)上架時(shí)換個(gè)小類就要另起排列，每個(gè)類后面都要留出相應(yīng)空間，以便存放新增加的檔案。案卷目錄填寫(xiě)完畢后，要裝訂成冊(cè)，在相關(guān)的案卷目錄頁(yè)上用口取紙標(biāo)出科技檔案的類目，以便檢索利用。填寫(xiě)時(shí)要與案卷封面上內(nèi)容相一致。案卷脊背項(xiàng)目格式也可直接印在卷盒脊背上。案卷脊背的編寫(xiě)：案卷脊背項(xiàng)目有保管期限、檔號(hào)、案卷題名。封面項(xiàng)目有標(biāo)題、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)、檔號(hào)、檔案館號(hào)等。破損的科技文件材料要先修復(fù)，案卷內(nèi)的金屬物要去掉。特別提示：一個(gè)單位內(nèi)采用裝訂或不裝訂的方法要相對(duì)統(tǒng)一。裝訂成冊(cè)后再裝入科技檔案卷盒內(nèi)保存。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案的載體形式，并用括號(hào)括起。備考表放在卷內(nèi)文件之后，欄目有說(shuō)明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期、互見(jiàn)號(hào)。一般各單位的科技檔案不向檔案館移交，檔號(hào)可直接填寫(xiě)分類號(hào)和案卷號(hào)，如設(shè)備檔案檔號(hào)為：S．1．2－3（一級(jí)類目代號(hào)可采用英文字母如基建用“J”表示、設(shè)備用“S”表示，二級(jí)以下用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，類與類間用間隔號(hào)“．”，類與案卷號(hào)間用“—”。序號(hào)：卷內(nèi)科技文件材料的順序。不裝訂的，案卷內(nèi)應(yīng)在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號(hào)章。成套圖樣或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。圖樣頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在標(biāo)題欄內(nèi)。有編號(hào)的圖紙按圖紙編號(hào)排列。文字材料和圖紙組在一卷的，應(yīng)文字材料在前，圖樣材料在后。設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。組卷順序：市場(chǎng)調(diào)研→立項(xiàng)審批→購(gòu)置合同→商務(wù)洽談→開(kāi)箱驗(yàn)收（合格證書(shū)、說(shuō)明書(shū)、隨機(jī)圖紙、質(zhì)保書(shū)等）→安裝調(diào)試→驗(yàn)收→使用維護(hù)→更新改造。小型設(shè)備材料少的，可將文字材料和隨機(jī)文件材料組成一卷。設(shè)備檔案一般有立項(xiàng)審批、購(gòu)置合同、開(kāi)箱驗(yàn)收（合格證、說(shuō)明書(shū)、隨機(jī)圖紙、質(zhì)保書(shū)等）、安裝調(diào)試、使用維護(hù)、更新改造等階段和內(nèi)容。組卷順序：依據(jù)文件（可行性研究、立項(xiàng)、審批）→基礎(chǔ)性文件（勘探、測(cè)繪、征遷工作、招投標(biāo)）→設(shè)計(jì)文件→施工文件→監(jiān)理文件→竣工驗(yàn)收文件→評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)文件→使用、維修、改建、擴(kuò)建?；ㄎ募牧蠑?shù)量多，規(guī)格雜，組卷時(shí)可考慮在同一階段內(nèi)同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷。第二步 組合基建檔案按形成階段和內(nèi)容分別組卷。特別提示：一個(gè)科技項(xiàng)目的文件材料具有成套性，其他項(xiàng)目的文件材料不能混入。設(shè)備檔案：一般先按設(shè)備性質(zhì)或用途分類，之下按設(shè)備型號(hào)分類?；n案：一般先按工程性質(zhì)或用途分類，之下按具體項(xiàng)目分類。第一篇：檔案的整理方法與步驟科技檔案的整理方法與步驟科技檔案的整理要經(jīng)過(guò)分類、組合、案卷和卷內(nèi)文件材料排列、編號(hào)、編制卷內(nèi)目錄和備考表、裝訂裝盒、編制案卷封面和脊背、編制案卷目錄、入庫(kù)上架等九個(gè)步驟。第一步 分類科技檔案一般有產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備四大類，我們旗各單位的科技檔案主要有基建、設(shè)備兩大類，各單位先把科技文件材料按基建、設(shè)備兩大類分開(kāi)，然后在每個(gè)大類里將科技文件材料按項(xiàng)目歸類。如果項(xiàng)目不是很多的單位，可直接按具體項(xiàng)目分類。如果設(shè)備不是很多的單位，可分到設(shè)備性質(zhì)，不必再分下去。科技項(xiàng)目的前期文件材料不能歸入文書(shū)檔案中，應(yīng)歸入所針對(duì)的項(xiàng)目科技文件材料中?；n案一般有依據(jù)性文件（可行性研究、立項(xiàng)）、基礎(chǔ)性文件（勘探、測(cè)繪、征遷工作、招投標(biāo)）、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件、評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)文件和使用、維修、改建、擴(kuò)建文件等不同階段形成的文件。若項(xiàng)目較小，材料不是很多，則可幾個(gè)階段的材料組成一卷，應(yīng)視情況靈活掌握。設(shè)備檔案按形成階段和文件內(nèi)容分別組卷。組卷時(shí)按文件形成階段、文件內(nèi)容，結(jié)合數(shù)量多少確定組合。這也應(yīng)視情況靈活掌握。第三步 案卷和卷內(nèi)文件材料排列基建類案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。卷內(nèi)管理性科技文件材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。有譯文的外文材料譯文在前，原文在后。第四步 編號(hào) 編號(hào)有兩種方式：裝訂成卷的，案卷內(nèi)科技文件材料要逐頁(yè)編頁(yè)號(hào)，位置正面在右下角，背面有文字的在左下角。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。與其他科技文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，可在備注中注明總頁(yè)數(shù)。檔號(hào)章有檔號(hào)、序號(hào)兩個(gè)欄目。檔號(hào)：填寫(xiě)全宗號(hào)、分類號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)。）第五步 編制卷內(nèi)目錄、備考表卷內(nèi)目錄放在卷內(nèi)文件之前，欄目有序號(hào)、文件號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注?；ヒ?jiàn)號(hào)填寫(xiě)反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保存的檔案的檔號(hào)。第六步 裝訂裝盒可采用裝訂和不裝訂兩種形式：采用裝訂方式的，用檔案部門(mén)統(tǒng)一監(jiān)制的軟卷皮，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料和備考表一起裝訂成冊(cè)，裝訂方式用三孔一線。采用不裝訂方式的，可將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技檔案卷盒內(nèi)保存。裝訂或裝盒前，要把圖紙疊成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格A4型，做到大小統(tǒng)一，并且標(biāo)題欄露在右下角。第七步 編制案卷封面、脊背案卷封面的編制：案卷封面印制在卷盒或軟卷皮的正表面。特別提示：科技檔案案卷題名“三要素”結(jié)構(gòu)：科技項(xiàng)目（工程、設(shè)備）名稱+文件材料的內(nèi)容特征+文中名稱。保管期限填寫(xiě)永久、長(zhǎng)期、短期，也可用色標(biāo)區(qū)分：紅色代表永久、黃色代表長(zhǎng)期、藍(lán)色代表短期；檔號(hào)要填寫(xiě)準(zhǔn)確，案卷題名可視情況填或不填。第八步 編制案卷目錄科技檔案案卷目錄有檔號(hào)、總登記號(hào)、案卷題名、頁(yè)數(shù)、份數(shù)、編制單位、保管期限、密級(jí)、歸檔日期、備注等項(xiàng)目。特別提示：在編制時(shí)，要在檔案分類的最低一級(jí)類中按案卷流水號(hào)進(jìn)行登記，如：基建檔案是以一個(gè)工程為單位登記，換一個(gè)工程就要另起一頁(yè)開(kāi)始登記。第九步 入庫(kù)上架科技檔案排架按最小類目排列。科技檔案的整理方法一般講，基層檔案部門(mén)對(duì)科技檔案的整理，大體要經(jīng)過(guò)分類、案卷組織與排列、編目幾個(gè)環(huán)節(jié)。科技檔案分類，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類