【正文】 檢查項(xiàng)目檔案采取質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗(yàn)的方式進(jìn)行。1預(yù)驗(yàn)收與整改這項(xiàng)工作很重要，是保證項(xiàng)目檔案齊全完整和項(xiàng)目檔案驗(yàn)收順利通過的有力措施。檔案排架、編目按分類方案進(jìn)行檔案的排架編目，一般來講要有案卷目錄和全引目錄或?qū)ｎ}目錄。項(xiàng)目辦檔案人員要對(duì)參建單位的兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，重點(diǎn)指導(dǎo)組卷、編號(hào)、卷內(nèi)目錄、備考表的填寫，案卷題名的擬寫、保管期限的劃分等等。②更改內(nèi)容要在相關(guān)圖紙上和相關(guān)部位上修改到位，并注明修改依據(jù)。項(xiàng)目辦檔案人員階段性的檢查、指導(dǎo)（1）開工之初，項(xiàng)目辦檔案人員要檢查各參建單位在建設(shè)過程中形成的文件材料字跡材料是否符合要求，各種表格格式是否符合要求，有關(guān)文件材料蓋章簽字是否規(guī)范等等，除紙質(zhì)文件外，其它載體的材料也要及時(shí)收集歸檔。明確參建單位兼職檔案人員，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)項(xiàng)目辦要和參建單位聯(lián)系，要求每個(gè)參建單位都要明確一名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理、立卷歸檔工作。跟蹤了解建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)情況檔案人員要及時(shí)了解項(xiàng)目的招投標(biāo)情況，一方面可以及時(shí)將招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的文件及時(shí)歸檔；另一方面，可以了解項(xiàng)目的參建單位，便于下一步指導(dǎo)項(xiàng)目文件材料的歸檔工作。一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的過程中形成大量的文件材料，為使項(xiàng)目檔案齊全完整準(zhǔn)確，就需要一套行之有效的方法加以保證。u案卷目錄建議以Excel橫版格式制表。一般來講按照問題的重要程度排列，相同問題的案卷排在一起。見圖式 u卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表放在案卷最后，用以登記卷內(nèi)文件的基本狀況，監(jiān)督和保護(hù)文件，并便于管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。見圖示題名案例分析（二）u批辦單上的內(nèi)容視重要程度加以反映，一般在批辦單上會(huì)有領(lǐng)導(dǎo)的批示，標(biāo)題中盡量把它揭示出來。u有的文件還有副題名和并列題名，副題名即文件標(biāo)題中破折號(hào)或冒號(hào)后面的部分，是對(duì)正題名進(jìn)行解釋說明，在正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般無須抄錄。六、編制案卷封皮和備考表 u案卷封皮： u立檔單位名稱 u機(jī)構(gòu)（部門）名稱 u題名u文件形成時(shí)間 u保管期限u卷內(nèi)件數(shù)、頁數(shù) u案卷順序號(hào)如何正確擬寫案卷題名 u題名文件標(biāo)題。（3）文件正面頁碼編寫在右下角，文件反面頁碼編寫在左下角。u無論采用那種方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序?yàn)椋喊l(fā)文稿紙（文件批辦單）、正文、附件、定稿、草稿。要做到類別設(shè)置合理，各類之間界限清楚，歸類準(zhǔn)確。十二、裝盒 裝盒，就是將歸檔文件按照其保管期限和室編件號(hào)的順序依次裝入盒內(nèi)，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表項(xiàng)目等。歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊規(guī)定除外）；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，樣本在前，定稿在后。復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；(二)本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；(六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(七)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；(八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。五、分級(jí)別分級(jí)別，就是在保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料分開整理。組織機(jī)構(gòu)分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進(jìn)行分類。三、分分，就是區(qū)分文件材料的所屬，把屬于同一的文件集中，把不同的文件分開。如黨委或政府領(lǐng)導(dǎo)參加了這類會(huì)議，并有重要發(fā)言，其印件和定稿（指領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿）由黨委或政府辦公室歸檔。上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)（部、廳、局）發(fā)來的文件，由隸屬下級(jí)機(jī)關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室和非隸屬機(jī)關(guān)一般不歸檔。本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料。機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。一、收集文件收集文件，就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過一定的方式和手續(xù)，把散存在機(jī)關(guān)內(nèi)部和個(gè)人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。注意，裝訂時(shí)只要求檔案材料左邊、下邊對(duì)齊，卷內(nèi)有不同幅面的材料，右邊、上邊不能對(duì)齊是正常的，不需要刻意追求“四邊齊”。第五步，裝訂。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。復(fù)制應(yīng)保持材料原貌，不能任意擴(kuò)大或縮小，不能對(duì)原件內(nèi)容進(jìn)行修改。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進(jìn)行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表；復(fù)印件等情況也應(yīng)注明。時(shí)間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全，如1985年9月1日，不能填為85年9月，或者1985年等。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目。規(guī)范的序號(hào)欄填寫方法應(yīng)該是：材料類號(hào)用漢字的“一”至“十”，二級(jí)類號(hào)用（一）至（四），順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字。編目的具體要求： ，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁。其中，第五類、第八類材料的排列順序一般為:上級(jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第二步，排序 排序是指將每一類別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號(hào)、順序號(hào)和頁碼固定下來。（任職）資格和評(píng)（聘）轉(zhuǎn)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；；。這里需要重點(diǎn)說明兩個(gè)問題：一是第四類、第九類材料的二級(jí)分類問題。包括錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表。第十類：健康檢查和處理工傷事故材料。職務(wù)變動(dòng)調(diào)整工資，要在職務(wù)變動(dòng)工資審批表標(biāo)表明工資文號(hào)，屬于公務(wù)員的要有公務(wù)員定級(jí)表（97年或98年）；退休的要有退休住房補(bǔ)貼表、高原補(bǔ)貼表這兩張表。注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)(單位)工作人員登記表》統(tǒng)一規(guī)定歸在第九類。注意，享受政府特殊津貼材料，此次統(tǒng)一規(guī)定作為獎(jiǎng)勵(lì)材料，歸第七類。第六類:黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。第二個(gè)文件是1990年印發(fā)的《關(guān)于辦理干部退（離）休手續(xù)時(shí)認(rèn)定出生日期問題的通知》（組通字［1990］24號(hào)）。中組部、人事部、公安部關(guān)于干部出生日期問題的文件有兩個(gè)：一個(gè)是現(xiàn)行的文件，即《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字［2006］41號(hào)）。注意，過去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的，此次調(diào)整到第五類。培訓(xùn)材料：為其兩個(gè)月以上的學(xué)員培訓(xùn)（學(xué)習(xí)、進(jìn)修）登記表、考核登記表、結(jié)業(yè)登記表等材料（培訓(xùn)學(xué)習(xí)時(shí)間明確為兩個(gè)月以上）歸二級(jí)分類4類中。職業(yè)（任職）資格材料：職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書復(fù)印件；教師資格認(rèn)定申請(qǐng)表等材料。包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對(duì)干部德能勤績廉進(jìn)行調(diào)查、評(píng)價(jià)的材料。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類。還要有屬于履歷性質(zhì)的登記表，中央和地方各級(jí)黨委委員（候補(bǔ)委員）簡歷，人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡歷歸此類。分類 按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。脊背標(biāo)簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項(xiàng)目有案卷題名和檔案號(hào)。需要說明的是，在編制檔號(hào)時(shí)，首先要編制同科技檔案分類有關(guān)的代字、代號(hào)表，然后進(jìn)行具體編制。2）案卷的管理性內(nèi)容項(xiàng)目。案卷題名在結(jié)構(gòu)上一般由3個(gè)部分組成：一是項(xiàng)目名稱，即案卷內(nèi)科技文件所屬工程、產(chǎn)品、課題或設(shè)備等的名稱。封面的內(nèi)容項(xiàng)目，主要由3部分組成。填制案卷封面。這部分內(nèi)容是由有關(guān)的科技人員填寫的。填寫備考表。它對(duì)于管理和使用案卷具有重要作用。某些科技文件，如成套圖樣、說明書、計(jì)算書等，在編制時(shí)已有頁號(hào)，不必另行編號(hào)。其內(nèi)容有：編頁號(hào)、填制案卷內(nèi)科技文件目錄，填寫備考表，填制案卷封面和脊背標(biāo)簽。圖文混合材料的排列。案卷內(nèi)科技文件的排列應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：圖樣材料的排列?？萍嘉募g的聯(lián)系是多方面的，因此組織案卷的方法也是多種多樣的。產(chǎn)品檔案的分類，由于產(chǎn)品種類繁多，各種產(chǎn)品代號(hào)也不盡相同，因此在型號(hào)分類法的基礎(chǔ)上，派生出許多具體分類方法，比較常用的有使用性質(zhì)——型號(hào)分類法、系列——型號(hào)分類法、年度——紗號(hào)分類法。（6）時(shí)間特征分類法。（4）專業(yè)特征分類法。（2）型號(hào)分類法。對(duì)