【正文】 同一案件（或項(xiàng)目）的電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等必須存儲(chǔ)在同一載體上。工程電子文件應(yīng)與相應(yīng)的工程紙質(zhì)或其他載體形式的文件同時(shí)歸檔。可根據(jù)實(shí)際情況選擇其中的一種或兩種 方式進(jìn)行電子文件的歸檔。 2 必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程。 歸檔 建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)定期把經(jīng)過(guò)鑒定合格的電子文件向本單位檔案部門歸檔移交。 建設(shè)電子文件的歸檔范圍、保 管期限應(yīng)按照國(guó)家關(guān)于建設(shè)紙質(zhì)文件材料歸檔范圍、保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定歸檔范圍和劃定保管期限。 建設(shè)電子文 件的著錄應(yīng)按照《城建檔案著錄規(guī)范》（ GB/T503232020）進(jìn)行，同時(shí)應(yīng)按照保證其真實(shí)性、完整性、有效性的要求補(bǔ)充建設(shè)電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識(shí)信息與數(shù)據(jù)。 同一個(gè)保管單元內(nèi)建設(shè)電子文件的組織和排序可按相應(yīng)的建設(shè)紙質(zhì)文件整理要求進(jìn)行。 6 對(duì)于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件，業(yè)務(wù)案件辦理完結(jié)或工程項(xiàng)目完成后，應(yīng)在收集積累的基礎(chǔ)上，對(duì)該案件或項(xiàng)目的電子文件進(jìn)行整理。 建設(shè)電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)建立關(guān)聯(lián)，在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上應(yīng)保持一致。 對(duì)存儲(chǔ)的建設(shè)電子文件的命名，宜由三位阿拉伯?dāng)?shù)字或三位阿拉伯?dāng)?shù)字加漢字組成，數(shù)字是本文件保管單元內(nèi)電子文件編排順序號(hào)，漢字部分則體現(xiàn)本電子文件的內(nèi)容及特征或圖紙的專業(yè)名稱和編號(hào)。 對(duì)經(jīng)過(guò)初步鑒定的建設(shè)電子文件應(yīng)進(jìn)行著錄，并將結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。 2 應(yīng)運(yùn)用建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)對(duì)每份建設(shè)電子文件進(jìn)行登記，電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。 收集積累的程 序 收集積累建設(shè)電子文件，均需進(jìn)行登記，并應(yīng)符合以下規(guī)定。 對(duì)采用統(tǒng)一套用格式的建設(shè)電子文件，在保證能恢復(fù)原格式形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可不按原格式存儲(chǔ)。 對(duì)內(nèi)容信息是由多個(gè)子電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的建設(shè)電子文件，鏈接的電子文件或數(shù)據(jù)必須一 并歸檔，并保證其可準(zhǔn)確還原；當(dāng)難以保證歸檔建設(shè)電子文件的完整性與穩(wěn)定性時(shí)，可采取固化的方式將其轉(zhuǎn)換為一種相對(duì)穩(wěn)定的通用文件格式。 對(duì)通用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。 應(yīng)定期備份建設(shè)電子文件，并存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。 5 應(yīng)采取嚴(yán)密的安全措施，保證建設(shè)電子文件在形成和處理過(guò)程中不被非正 常改動(dòng)。 凡是屬于收集積累范圍的建設(shè)電子文件，收集積累時(shí)均應(yīng)進(jìn)行登記。工程電子文件內(nèi)容必須與工程實(shí)際相符合，且內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。 收集積累的要求 建設(shè)電子文件形成單位必須做好電子文件的收集積累工作。 凡是記錄與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀的具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的電子文件和相關(guān)數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于建設(shè)工程電子文件的收集范圍。移動(dòng)硬盤、優(yōu)盤、軟磁盤等不宜作為電子檔案長(zhǎng)期保存的載體。 表 各類電子文件的通用格式 文件類別 通用格式 文本文件 XML、 DOC、 TXT、 RTF 表格文件 XLS、 ET 圖像文件 JPEG、 TIFF 圖形文件 DWG 影像文件 MPEG、 AVI 聲音文件 WAV、 MP3 各種不同類別電子文件的存儲(chǔ)亦可采用國(guó)務(wù)院建設(shè)行政主管部門和信息化主管部門認(rèn)可的，能兼容各種電子文件的通用文檔格式。 表 類別代碼 文件類別 代碼 文本文件（ Text） T 圖像文件（ Image） I 圖形文件（ Graphics） G 影像文件（ Video） V 聲音文件（ Audio） A 4 程序文件（ Program） P 數(shù)據(jù)文件（ Data） D 各種不同類別電子文件的存儲(chǔ)應(yīng)采用通用格式。 1 稿本代碼應(yīng)按表 標(biāo)識(shí)。建設(shè)電子文件形成單位據(jù)此明確規(guī)定各類建設(shè)電子文件歸檔的具體要求，保證歸檔質(zhì)量。 建設(shè)電子文件形成單位與建設(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)建設(shè)電子文件加強(qiáng)前端控制，實(shí)行 全過(guò)程的管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。 4 應(yīng)建立建設(shè)電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。 2 應(yīng)采取安全防護(hù)技術(shù)措施，保證建設(shè)電子文件的真實(shí)性。 建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)建立建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)電子文件自形成到歸檔、保管、利用過(guò)程中電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)的連續(xù)管理。 對(duì)具有永久保存價(jià)值的可輸出打印型電子文件，建設(shè)電子文件形成單位必須將其制 成紙質(zhì)文件或縮微品等。 3 勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及測(cè)量等單位應(yīng)將本單位形成的工程電子文件整理歸檔后向建設(shè)單位移交。 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位的檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本單位建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子 文件的收集、整理和歸檔，并定期向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案。該系統(tǒng)包括兩個(gè)類型，即建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件歸檔與管理系統(tǒng)和建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。 遷移 migration 將源系統(tǒng)中的電子文件向目標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過(guò)程。 離線式歸檔 offline filing 將應(yīng)歸檔的電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到可脫機(jī)存儲(chǔ)的載體上向檔案部門移交的過(guò)程。 元數(shù)據(jù) metadata 描述電子文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。 完整性 integrity 電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息、元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案和建設(shè)工程電子檔案。建設(shè)工程電子文件可簡(jiǎn)稱為工程電子文件。 建設(shè)工程電子文件 electronic records of construction engineering 在工程建設(shè)過(guò)程中通過(guò)數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或 光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件兩大類。 建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。 1 建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范 時(shí)間： 2020731 [ 大 中 小 ] 瀏覽次數(shù)： 1447 [ 打印 ] [ 關(guān)閉 ] [ 收藏 ] 1 總則 為加強(qiáng)建設(shè)電子文件的歸檔與管理，建立真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效的建設(shè)電子檔案，保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用，制定本規(guī)范。 本規(guī)范適用于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件的歸檔和管理。 2 術(shù)語(yǔ) 建設(shè)電子文件 electronic construction records 在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中通過(guò)數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件 electronic records of construction professional administration 建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門 (包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設(shè) 計(jì)咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門，以及供水、排水、燃?xì)?、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運(yùn)、規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、抗震、人防等專業(yè)管理單位 )在業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)活動(dòng)中通過(guò)數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的業(yè)務(wù)及技術(shù)文件。建設(shè)工程電子文件主要包括工程準(zhǔn)備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗(yàn)收電子文件。 建設(shè)電子檔案 electronic construction archives 具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的建設(shè)電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。 真實(shí)性 authenticity 電子文件的內(nèi)容 、結(jié)構(gòu)和背景信息等與形成時(shí)的原始狀況一致。 有效性 utility 2 電子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 在線式歸檔 online filing 通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)向檔案部門移交的過(guò)程。 固化 fixing 為避免電子文件因動(dòng)態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象，而將其轉(zhuǎn)換為一種相對(duì)穩(wěn)定的通用文件格式的過(guò)程。 建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng) filing and management system of electronic construction records 對(duì)建設(shè)電子文件 進(jìn)行整理歸檔及管理的信息系統(tǒng)，具有確定歸檔范圍與保管期限、登記、分類、著錄、存儲(chǔ)、保管、利用及數(shù)據(jù)交換等功能。 3 基本規(guī)定 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位和建設(shè)工程電子文件形成單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔的管理，將電子文件的形成、收集、積累、整理和歸檔納入文件管理工作程序，明確責(zé)任崗位，指定專人管理。 在建設(shè)工程電子文件的整理歸檔與電子檔案的驗(yàn)收移交工作中，建設(shè)單位應(yīng)履行下列職責(zé)： 1 在建設(shè)工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，對(duì)工程電子文件的套數(shù)、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求； 2 收集和積累工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的電子文件，并進(jìn)行整理歸檔； 3 組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位工程電子文件的形成、積累和整理歸檔工作； 4 收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位形成 的工程電子檔案； 5 在組織工程竣工驗(yàn)收前，提請(qǐng)當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程紙質(zhì)檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同時(shí)提請(qǐng)對(duì)工程電子檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收； 6 對(duì)列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，按規(guī)定向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交工程電子檔案。建設(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)建設(shè)工程電子文件的整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和預(yù)驗(yàn)收。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品，并在內(nèi)容、格式、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致，且二者之間必須建立關(guān)聯(lián)。 建設(shè)電子文件形成單位和建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)采取措施，保證建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，并應(yīng)符合以下規(guī)定： 1 應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從建設(shè)電子文件形成開始不 間斷地對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證建設(shè)電子文件的產(chǎn)生、處理過(guò)程符合規(guī)范。 3 應(yīng)建立建設(shè)電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。 5 建設(shè)電子文件的處理和保存應(yīng)符合國(guó)家的安全保密規(guī)定，針對(duì)自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒等采取與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求相符的防范對(duì)策。 建設(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)建設(shè)行業(yè)信息化現(xiàn)狀，及時(shí)提出建設(shè)電子文件歸檔的技術(shù)性指導(dǎo)意見。 4 電子文件的代碼標(biāo)識(shí)、格式與載體 電子文件的代碼應(yīng)包括稿本代碼和類別代碼。 表 稿本代碼 稿本 代碼 草稿性電子文件 M 非正式電子文件 U 正式電子文件 F 2 類別代碼應(yīng)按表 標(biāo)識(shí)。通用格式應(yīng)符合表 的規(guī)定。 脫機(jī)存儲(chǔ)電子檔案的載體應(yīng)采用一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。 5 建設(shè)電子文件的收集與積累 收集積累的范圍 凡是在城鄉(xiāng)規(guī)劃、 建設(shè)及其管理等活動(dòng)中形成的具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的電子文件和數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的收集范圍。各類建設(shè)工程電子文件的具體收集范圍應(yīng)按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（ GB/T 503282020）規(guī)定的收集范圍進(jìn)行。 建設(shè)電子文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。 記錄了重要文件的主要修改過(guò)程和辦理情況，有參考價(jià)值的建設(shè)電子文件的不同稿本均應(yīng)保留。登記時(shí)必須按照本規(guī)范附錄 A、附錄 B 的要求，填寫建設(shè)電子文件（檔案）的案卷級(jí)和文件級(jí)登記表。積累過(guò)程中更改建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件應(yīng)按本規(guī)范附錄 C 的要求，填寫《建設(shè)電子文件更改記錄表》。對(duì)于多年才能完成的項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行分段積累，宜一年拷貝一次。專用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型建設(shè)電子文件。 與建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性、安全性等有關(guān)的管理控制信息（如電子簽章等）必須與建設(shè)電子文件一同收集。 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及與建設(shè)電子文件處理有關(guān)的著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等必須與建設(shè)電子文件一同收集。 1 工作人員應(yīng)按本單位文件歸檔和保管期限的規(guī)定，從電子文件生成起對(duì)需歸檔的電子文件性質(zhì)、類別、期限等進(jìn)行標(biāo)記。 對(duì)已登記的建設(shè)電子文件必須進(jìn)行初步鑒定，并將鑒定結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。 對(duì)已收 集積累的建設(shè)電子文件，應(yīng)按業(yè)務(wù)案件或工程項(xiàng)目來(lái)組織存儲(chǔ)。建設(shè)電子文件保管單元的命名規(guī)則可按照建設(shè)電子文件的命名規(guī)則進(jìn)行。 6 建設(shè)電子文件的整理、鑒定與歸檔 整理 建設(shè)電子文件的形成單位應(yīng)做好電 子文件的整理工作。 整理應(yīng)遵循建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件的自然形成規(guī)律，保持案件或項(xiàng)目?jī)?nèi)建設(shè)電