檔案信息化建設(shè)與電子文件管理-展示頁
2024-11-24 21:13本頁面
【正文】 可以更好地解決檔案保存的問題。而使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，其強(qiáng)大的功能可以對(duì)發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤及時(shí)地發(fā)出提示，防止出現(xiàn)工作漏洞。檔案的登記、錄入及歸檔、借閱、接收等日常管理工作任務(wù)繁重，檔案的分類、統(tǒng)計(jì)工作不如計(jì)算機(jī)來得系統(tǒng)，容易出現(xiàn)管理上的漏洞。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)化管理，利用 微機(jī)調(diào)閱數(shù)字檔案可以大大提高檔案的查詢速度，同時(shí)可以提高查全率和查準(zhǔn)率。 二、檔案信息化建設(shè)的意義 與作用 可以解決傳統(tǒng)的管理手段查詢效率低的問題?！秾?shí)施綱要》確定全國檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想為：以鄧小平理論和 三個(gè)代表 重要思想為指導(dǎo)，適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利 用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。 為此，國家檔案局把檔案信息化建設(shè)作為 “ 十五 ” 期間的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)確定下來，《全國檔案事業(yè) 發(fā)展 “ 十五 ” 規(guī)劃》明確提出，在全國檔案事業(yè)第十個(gè)五年發(fā)展計(jì)劃期間，要堅(jiān)持依靠科教振興檔案事業(yè)的方針，加快檔案信息化進(jìn)程。、檔案信息化建設(shè)的提出 檔案信息化建設(shè) 是隨著以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主導(dǎo)的信息技術(shù)的發(fā)展而逐步發(fā)展的，特別是 最近十年，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，也為檔案信息資源的科學(xué)保管和廣泛應(yīng)用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)。 在此基礎(chǔ)上國家檔案局提出了推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)。 2020 年 11 月 國家檔案局還頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，這是 十五 期間全國檔案事業(yè)發(fā)展的唯一一個(gè)專項(xiàng)規(guī)劃，是第一個(gè)全國檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。 2020 年重慶市以此制定了《 重慶市檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要 》，2020 年，萬州區(qū)制定了《萬州區(qū)檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見》 。紙質(zhì)檔案存放占用空間大，手工查檔會(huì)因檔案的不斷增加、庫房內(nèi)同一類檔案可能出 現(xiàn)空間存放位置交叉或不統(tǒng)一，使檢索和查詢工作量大，而影響 檔案 的 利用查詢服務(wù)。 可以解決檔案管理難度大的問題。在對(duì)外借閱時(shí)，由于大部分檔案是以卷為單位整理的（不包括實(shí)行立卷改革的文書檔案），不便根據(jù)不同的借閱對(duì)象采用不同的保密方式進(jìn)行管理。并根據(jù)查檔者的權(quán)限，提供相應(yīng)的檔案，防止失泄密的發(fā)生?；覊m、潮濕等自然因素會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成自然損害；頻繁的調(diào)閱和復(fù)印原始檔案，也會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成人為的損害。 可以解決不易實(shí)現(xiàn)信息共享的問題。 檔案 數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，把檔案同時(shí)提供給眾多用戶，實(shí)現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)共享。換句話說，檔案信息化使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案實(shí)體的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。 第二，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)。而現(xiàn)代信息技術(shù)是以 計(jì)算機(jī)與通信技術(shù)為核心，對(duì)各種信息進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、處理、檢索、傳遞、分析與顯示的高技術(shù)群。 可以說，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的必由之路。 通過對(duì)檔案信息化建設(shè)含義的理解，我們就可以把握住檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵：一是要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；二是要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；三是要實(shí)現(xiàn)檔案 信息高度共享；四是必將引發(fā)檔案管理模式的變革。 數(shù)字化是建設(shè)檔案信息化的基礎(chǔ)工作，是保證檔案信息資源快速有效傳播、方便使用、長期保存的一項(xiàng)重要手段。 網(wǎng)絡(luò)化 ：由計(jì)算機(jī)和通訊設(shè)施組成的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的信息傳輸環(huán)境，使信息在廣泛時(shí)空中有序地流動(dòng)。 二、檔案信息化建設(shè)內(nèi)容 從國家檔案信息化建設(shè)的方面講，檔案信息化建設(shè)的體系包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面。 全面推行運(yùn)用計(jì)算機(jī)管
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