【正文】 ) 確保 中標單位具備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用程度。 3．客戶批準流程 OA 系統(tǒng)中的“ 客戶批準流程 ” (具體流程按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行 ) 確保 所報客戶 具 備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用等級。 ① 招標文件或 報價信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯而被指正的，每次扣 分； ② 因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 《合同管理制度》總表 類 目 關(guān)鍵環(huán)節(jié) 適用流程 質(zhì)量標準 考評辦法 合同計劃 25 日報月計劃 12 月報年計劃 部門指定人員制表 → 部門負責(zé)人審核 → 各項目經(jīng)理審核 → 計劃交 資產(chǎn)、法務(wù) 、財務(wù) 審查備案 按時上報年度及月度合同簽訂計劃、履行計劃，并 確保上報的計劃內(nèi)容完整、時間合理 、狀態(tài)真實 ① 逾期上報計劃的，每逾期一天扣 分； ② 上報計劃不完整或錯誤的，每一項扣 分； ③ 計劃的簽訂時間不合理的，每次扣 分 ； ④ 履行狀態(tài)不真實的，每次扣 分。 為了便于統(tǒng)觀整個合同簽訂、合同 履行及合同考評的流程及內(nèi)容，特制定了《合同管理制度》總表，以供相關(guān)人員簡單查閱流程，但具體要求尚須查閱具體各篇及各章節(jié)內(nèi)容。 另一方面，為了確保合同履行過程中各項書面依據(jù)的規(guī)范性和有效性，公司特別針對法務(wù)類對外文書的出臺了《對外文書 (法務(wù)類 )管理辦法》。 合同履行管理 的主要目的在于做好合同簽訂完畢實際履行過程中的各項成果驗收和收付款內(nèi)容的把關(guān)和跟蹤工作，確保合同標的達到既定的質(zhì)量標準，收付款項無差錯 ，實現(xiàn)合同目的。 合同計 劃管理 的主要目的在于做好合同簽訂及履行的規(guī)劃和預(yù)見工作，確保按計劃、有序地安排合同的簽訂及履行工作，避免出現(xiàn)遺漏或無序狀況。 天地 控股有限公司 合同管理制度匯編 編制日期：二 OO 八 年 五 月 目 錄 總 則 《合同管理制度》總表 第一篇 合同計劃管理 第一章 合同簽訂計劃 第二章 合同履行計劃 第二篇 合同簽訂管理 第 一 章 合同簽訂原則 第 二 章 合同簽訂流程 第 三 章 合同權(quán)限管理 第四章 合同編號管理 第 五 章 格式合同管理 第 六 章 合同注意事項 第 三 篇 合同履行管理 第一章 合同跟蹤管理 第二章 合同履行跟蹤 第三章 對外文書管理 第 四 篇 合同考評管理 第一章 部門合同考評 第二章 資產(chǎn)合同考評 第三章 財務(wù)合同考評 第四章 法務(wù)合同考評 附 則 各類附表及附件 總 則 合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風(fēng)險，對于企業(yè)運營的整個過程起著非常關(guān)鍵的作用；而合同管理則是規(guī)范合同簽訂、降低合同風(fēng)險、保證合同目的實現(xiàn) (包括達到既定的成果質(zhì)量標準和確保收付款項無誤 )的主要控制和保障手段，是公司內(nèi)部管理系統(tǒng)的重要組成部分。 公司的合同管理系統(tǒng)主要包括四大內(nèi)容：合同計劃管理、合同簽訂管理、合同履行管理及合同考評管理。 合同簽訂管理 的主要目的在于做好客戶信譽和綜合能力的評估、明確標的物的質(zhì)量控制內(nèi)容、優(yōu)化合同價款及付款方式以及規(guī)范合同條款的擬訂，確保不因客戶論證不到位、質(zhì)量控制內(nèi)容不完整、不準確或合同條款表述方面的差錯而給合同履行或救濟造成困難。 為了規(guī)范合同履行的跟蹤工作，公司特別出臺了《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》，并配合該流程要求制作了信息化管理系統(tǒng)，以確保合同跟蹤內(nèi)容完整無遺漏，通過系統(tǒng)實時反映合同的真實履行情況。 合同考評管理 的主要目的在于確保各責(zé)任人遵循合同管理各項已生效的制度及流程，自覺把好合同簽訂及合同履行中的各道關(guān)卡，確保合同目的的實現(xiàn)。 法務(wù)部作為 公司法律風(fēng)險防范和法律糾紛處理的責(zé)任部門，負責(zé)與合同管理相關(guān)的所有制度的制訂及監(jiān)督執(zhí)行，并對本制度匯編享有最終解釋權(quán)。 合同簽訂 招標/報價流程 1．目標執(zhí)行 (考核價格 )批準流程 OA 系統(tǒng)中各類“ 目標執(zhí)行批準流程 ” (具體流程按質(zhì)量部、財務(wù)部要求執(zhí)行 ) 確保目標執(zhí)行批準書中各項要求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成時間以及對客戶的約束要求等）完整、準確，滿足合同起草要求 目標執(zhí)行批準書內(nèi)容不完整，不滿足合同起草要求的，每少 一項扣 分 (其他具體要求由質(zhì)量部、財務(wù)部實施考評 ) 2．招標文件 (報價信息 )批準流程 (OA 系統(tǒng)中“ 自由流程 ”，須關(guān)聯(lián)“目標執(zhí)行批準流程” )主辦部門或法務(wù)部起草招標文件 (報價信息 )→ 技術(shù)責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人同步審核 → 返回發(fā)文者按修改意見修改 → (OA 系統(tǒng)中“ 招標文件批準流程 ”，須關(guān)聯(lián)“目標執(zhí)行批準流程”及前一“自由流程” ) → 部門負責(zé)人審核 → 項目總經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管審核 → 執(zhí)行董事審批 確保招標文件 /報價信息內(nèi)容滿足項目實際需求，文字表述無誤，不因內(nèi)容或文字表述差錯而造成損失。 ③ 審核人逾期完成審核而影響項目進度的，每影響一天扣 (以下環(huán)節(jié)中涉及審核的，則考評標準與此相同 )。 簽訂合同的單位無實際履約能力或信用程度不夠的，扣 分；因此造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 6．合同批準流程 (OA 系統(tǒng)中“ 自由流程 ”，須關(guān)聯(lián)“中標單位批準流程” )主辦部門或法務(wù)部起草合同 → 技術(shù)責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人同步審核 → 返回發(fā)文者按修改意見修改 → (OA 系統(tǒng)中“ 合同批準流程 ”，須 關(guān)聯(lián)“中標單位批準流程”及前一“自由流程” ) → 部門負責(zé)人審核 → 項目總經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管審核 → 董事會審批 (具體審批權(quán)限請查閱《合同審批權(quán)限一覽表》 ) 確保合同內(nèi)容符合評標結(jié)果，滿足項目實際需求，文字表述無誤，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯而造成損失。 價格批準流程 1．目標執(zhí)行批準流程 OA 系統(tǒng)中的“ 目標執(zhí)行批準書 ” (具體流程按質(zhì)量部要求執(zhí)行 ) 確保目標執(zhí)行批準書中各項要求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成時間以及對客戶的約束要求等）完整、準確，滿足合同起草要求 目標執(zhí)行批準書內(nèi)容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項扣 分 2．考核價格批準流程 OA 系統(tǒng)中的“ 考核價格批準書 ” (按財務(wù)要求執(zhí)行 ) 按財務(wù)部要求 由財務(wù)實施具體考評 3．執(zhí)行價格批準流程 OA 系統(tǒng)中的“ 執(zhí)行價格批準書 ” (按財務(wù)要求執(zhí)行 ) 按財務(wù)部要求 4．合同批準流程 (OA 系統(tǒng)中的“ 合同批準流程 ”，須關(guān)聯(lián)“ 目標執(zhí)行批準書”、“考核價格批準書”和“執(zhí)行價格批準書” )：主辦部門或法務(wù)部起草合同 → 部門負責(zé)人審核 → 項目總經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管審核 → 董事會審核 (具體審批權(quán)限請查閱《合同審批權(quán)限一覽表》 ) 確保合同內(nèi)容、價格及付款方式符合目標執(zhí)行及價格批準結(jié)果，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯而造成損失。 ① 合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯或與評標結(jié)果不符而被指正，每次扣 分； ② 因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的，每 2 萬 元扣 1 分； ③ 合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣 分。 ① 逾期完成整理、錄入的，每逾期 1 天扣 分； ② 主要成果、 收付款內(nèi)容及與之相對應(yīng)的事務(wù)有遺漏的，每遺漏一條扣 分； ③ 所錄內(nèi)容與合同約定或批準不相符的，每條扣 分； ④ 未通過項目管理系統(tǒng)反映合同履行情況的，每次扣 分。 考評辦法參見對外文書部分內(nèi)容 3．合同履行過程中合同各方中任何一方發(fā)生違約行為，必須立即采取彌補或救濟措施，確保合同目的的實現(xiàn)。 對外文書 1．廣告文書 (OA 系統(tǒng)中“ 廣告 發(fā)布內(nèi)容 批 準 流程 ” )：發(fā)文 →策劃部經(jīng)理審核→項目總經(jīng)理審核→法務(wù)主管審核→分管副總審核→ 董事長審批 須符合廣告法及房地產(chǎn)廣告管理規(guī)定等相關(guān)法律法規(guī) ① 若適用流程有誤或未達到前述要求的，每次扣 分； ② 因此造成在訴訟或仲裁過程中缺少證據(jù)而造成公司損失的，每 2萬元扣 1 分。 ① 若未落實責(zé)任人的，每次 扣 分； ② 原責(zé)任人因離職、換崗等原因需調(diào)整新責(zé)任人而未及時調(diào)整的，每次扣 分。 違反一次，根據(jù)嚴重程度扣 分及以上不等。 二、合同簽訂計劃上報流程 1．需求部門于每年的 12 月份上報下年度合同簽訂計劃；于每月的 25 日前上報 下月合同簽訂計劃 (年度合同簽訂計劃表和月度合同簽訂計劃表詳見附表 2)； 2．需求部門負責(zé)人審核； 3．子公司負責(zé)人審核； 4．法務(wù)部及資產(chǎn)采購部備案。 二、合同履行計劃上報流程 1．需求部門于每月的 25 日前上報下月合同履行計劃 (詳見附表 3)； 2．需求 部門負責(zé)人審核； 3．子公司負責(zé)人審核； 4．法務(wù)部、財務(wù)部及資產(chǎn)采購部備案。 二、合同簽訂過程中四大主要責(zé)任部門及其基本分工 1．需求部門 (子公司 )：負責(zé)客戶資料的收集和客戶綜合實力的論證；負 責(zé)標的物相關(guān)質(zhì)量、技術(shù)標準的論證及技術(shù)標的評定；負責(zé)招標文件（報價信息）及合同文本的起草（如需求部門 /子公司認為有需要，則在目標執(zhí)行批準書內(nèi)容完整明確和招投標資料、評標結(jié)果完整明確的前提下，可委托法務(wù)部起草招標文件 /報價書或合同文本）；需求部門對合同簽訂的整個過程及其引起的后果承擔(dān)主要責(zé)任。 3．法務(wù)部：負責(zé)招標文件 (報價信息 )及合同的法律 審核；在接受需求部門（子公司）委托后，負責(zé)招標文件（報價信息）及合同文本的起草、報批（在需求部門 /子公司所提交的目標執(zhí)行批準書、評標結(jié)果、招投標資料完整明確的前提下，不得拒絕需求部門 /子公司的委托）。 三、合同簽訂過程中的各類責(zé)任人 1．主責(zé)任人：由部門 (子公司 )負責(zé)人或其指定人員擔(dān)任。其中，設(shè)計合同的技術(shù)責(zé)任人為產(chǎn)品研發(fā)部所派設(shè)計負責(zé)人，房產(chǎn)材料、設(shè)備采購合同的技術(shù)責(zé)任人為產(chǎn)品研發(fā)部所派專項技術(shù)人員或工程部 專項技術(shù)人員；工程承包合同的技術(shù)責(zé)任人為房產(chǎn)工程部所派負責(zé)人； 營銷策劃類合同的技術(shù)責(zé)任人為營銷策劃部指定的本部門專業(yè)人員。 3．財務(wù)責(zé)任人：由各部門 (子公司 )的主辦會計擔(dān)任。 四、確定中標單位的基本原則 在滿足質(zhì)量及技術(shù)要求的前提下，最低標中標 。 但是，流程一旦啟動，任何人（包括股東）均不得干預(yù)流程的正常執(zhí)行，如在流程執(zhí)行過程中確須變更操作方式或終止流程執(zhí)行的，則必須有明確的書面指示，并對該項變更或終止決定所引起的后果承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。如若違反，則違反人員按照已簽訂的“重要崗位經(jīng)濟責(zé)任書”及公司的考評制度承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 3．客戶批準流程 (具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行 )。 4． 評標辦法批準流程 (具體按資產(chǎn)采 購部要求的流程執(zhí)行 )。 6．合同批準流程 (1) 需求部門行政助理或由需求部門委托法務(wù)部法務(wù)專員根據(jù)評標結(jié)果起草合同文本； (2) 起草人將合同文本分別提交技術(shù)責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人進行審核： ① 技術(shù)責(zé)任人審核確認合同文本所涉質(zhì)量技術(shù)要求 (包括驗收、服務(wù)等內(nèi)容 )是否完整、 準確且與招標 /報價結(jié)果一致； ② 財務(wù)責(zé)任人審核確認合同價款、付款方式是否合理且與招標 /報價結(jié)果一致，財務(wù)數(shù)據(jù)相差表述是否準確無差錯，合同所涉稅務(wù)條款是否符合國家、省、市現(xiàn) 行法務(wù)法規(guī)； ③ 資產(chǎn)責(zé)任人審核確認合同文本是否符合招標 /報價結(jié)果。 ★ 合同批準的權(quán)限 詳見本篇第三章內(nèi)容 。 合同文本批準后，法務(wù)部、資產(chǎn)管理中心應(yīng)與需求部門 (子公司 )做好相關(guān)交接工作，并由需求部 門 (子公司 )安排客戶簽訂合同。 8．合同文本及招標全套資料存檔。 二、支出類合同的非招標 /報價類流程 (即價格批準流程 ) 1．目標執(zhí)行 (考核價格 )批準 (具體按行政中心質(zhì)量部要求的流程執(zhí)行 ) 2．執(zhí)行價 格批準 (具體按財務(wù)部要求的流程執(zhí)行 ) 3．合同批準 (1) 需求部門行政助理或由需求部門委托法務(wù)部法務(wù)專員根據(jù)評標結(jié)果起草合同文本； (2) 需求部門負責(zé)人審核確認合同文本所涉質(zhì)量技術(shù)要求 (包括驗收、服務(wù)等內(nèi)容 )是否完整、準確且與招標 /報價結(jié)果一致； (3) 子公司總經(jīng)理審核確認所有合理意見是否均已得到落實，確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的； (4) 法務(wù)主管審核確認合同文本整體表述是否準確、合法； (5) 董事會 審核批準合同文本。 三、特殊合同批準流程 所謂特殊合同是指需與 政府職能部門推薦客戶或公司董事會指定客戶簽訂的合同，凡各部門、子公司需簽訂該類合同的，均可適用本流程。 四、 銷售 類 合同的簽訂流程 根據(jù)公司目前的業(yè) 務(wù)類別，所涉及的