公司文書(shū)歸檔工作程序-展示頁(yè)
2024-08-17 23:57本頁(yè)面
【正文】 沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件要考證清楚責(zé)任者和年、月、日。合同、協(xié)議在此欄內(nèi)填寫(xiě)合同內(nèi)容及對(duì)方單位。責(zé)任者：應(yīng)填寫(xiě)文件形成的部門(mén)或以印章為準(zhǔn)。序號(hào)：填寫(xiě)文件的件號(hào)。九、卷內(nèi)目錄的填寫(xiě): 凡是組成的案卷, 都應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。 八、 裝訂與裝盒：卷內(nèi)文件以“件”為單位，采取三孔一線的方式進(jìn)行裝訂。（“件號(hào)章”的其它項(xiàng)，由總裁辦檔案人員填寫(xiě)）。 六. 具有長(zhǎng)期保存的案卷, 卷內(nèi)文件有圓筆和鉛筆字跡, 要用藍(lán)黑墨水或碳素墨水筆重抄或復(fù)印, 連同原件一同歸檔。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價(jià)值不同而拆開(kāi)組卷。四、 區(qū)分不同價(jià)值: 各類文件根據(jù)其不同的內(nèi)容都有不同的保存價(jià)值。 中國(guó)最大的資料庫(kù)下載三、 卷內(nèi)文件的排列: 卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同情況進(jìn)行排列, 密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起, 即:批復(fù)在前, 請(qǐng)示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 會(huì)議記錄依會(huì)議時(shí)間順序排列, 會(huì)議文件要按文件的重要程度順序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 結(jié)論性的文件在前,依據(jù)性的文件在后； 產(chǎn)品銷售合同應(yīng)按銷售產(chǎn)品種類組卷, 再按供貨時(shí)間依序排列；上級(jí)政策性規(guī)定的普發(fā)文件按問(wèn)題單獨(dú)組卷, 卷內(nèi)文件依其重要程度排列。 二、 遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn), 層次分明。凡是在職能活動(dòng)中形成的對(duì)今后有查考利用價(jià)值的文件材料, 均應(yīng)收集歸檔。 附件二 關(guān)于歸檔案卷的質(zhì)量要求 總的質(zhì)量要求: 遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值, 便于保管和利用。 案卷目錄清晰無(wú)誤。按《郵電工業(yè)企業(yè)檔案實(shí)體分類辦法》進(jìn)行排列案卷。1案卷排列符合規(guī)定。 在公司保存一年后，向首信集團(tuán)總部移交歸檔。封面各欄及卷內(nèi)文件的案卷號(hào)、目錄號(hào)填寫(xiě)準(zhǔn)確無(wú)誤、無(wú)漏。填寫(xiě)案卷封皮 按規(guī)定逐項(xiàng)填寫(xiě)封面欄目。2．雙方履行簽字手續(xù)，各保存一份。標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整，概括全面、簡(jiǎn)明扼要，能充分揭示卷內(nèi)文件的主題內(nèi)容，便于查閱。卷內(nèi)目錄與文件相符無(wú)誤。字跡清晰、準(zhǔn)確無(wú)誤。填寫(xiě)備考表（填寫(xiě)方法參見(jiàn)“案卷質(zhì)量要求” ）。調(diào)整后的案卷符合質(zhì)量要求(詳見(jiàn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn))。取齊文件右側(cè)和下沿，按單份文件進(jìn)行裝訂。對(duì)無(wú)裝訂線的窄邊文件進(jìn)行加寬。 按卷內(nèi)文件排列順序編寫(xiě)件號(hào)和每件的頁(yè)號(hào)。 剔除不需歸檔的文件和重份文件。 發(fā)文正件與底稿齊全。 上級(jí)文件分類歸卷 歸卷準(zhǔn)確及時(shí)。平時(shí)歸卷 將審批完的呈批件及時(shí)退各部門(mén)文件管理員。 合同、協(xié)議簽完一周內(nèi)向總裁辦歸檔。根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)情況及上年形成文件情況，準(zhǔn)備好本部門(mén)平時(shí)歸卷的類目卷夾。擬制當(dāng)年歸卷類目表。19 / 19北京首信股份有限公司檔案 管理文書(shū)歸檔工作程序工作標(biāo)準(zhǔn)工 作 內(nèi) 容工作程序各 業(yè) 務(wù) 部 門(mén)總 裁 辦 公 室平時(shí)歸卷準(zhǔn)備熟悉公司的機(jī)構(gòu)設(shè)置及職能、歸檔文件的范圍。購(gòu)置必要的裝具。每年一月份完成當(dāng)年文件材料歸卷的準(zhǔn)備工作，類目齊全。 文件管理員將本部門(mén)的各類文件分類歸入相應(yīng)的類目卷盒。 指導(dǎo)本部門(mén)做好賬外文件的平時(shí)歸卷工作。 將以股份公司名義的發(fā)文分類歸入卷盒。 每季有檢查。文件材料的整理 按公司檔案分類原則和整理方法，對(duì)平時(shí)歸卷的文件進(jìn)行檢查和調(diào)整。 排列卷內(nèi)文件，對(duì)卷內(nèi)文件太多的卷，進(jìn)行適當(dāng)分卷(每卷在150頁(yè)以內(nèi))。拆除文件上的金屬物。修復(fù)破損文件。填寫(xiě)案卷標(biāo)題。填寫(xiě)目錄和備考表裝盒計(jì)算機(jī)打印卷內(nèi)目錄。將整理好的案卷裝盒。卷內(nèi)目錄、備考表各欄填寫(xiě)齊全。擬寫(xiě)案卷題名根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫(xiě)案卷題名，題名包括文件的制發(fā)機(jī)關(guān)、主題內(nèi)容、文種。移交歸檔填寫(xiě)移交清單一式兩份，向總裁辦移交。按時(shí)移交，清點(diǎn)無(wú)誤，手續(xù)完備。填寫(xiě)卷內(nèi)文件的案卷號(hào)、目錄號(hào)。編制案卷目錄移交歸檔排列案卷與編號(hào) 按檔號(hào)編制案卷目錄 。 交接雙方清點(diǎn)無(wú)誤后，履行簽字手續(xù)，各保存一份案卷目錄。檔號(hào)編制準(zhǔn)確無(wú)誤。編制檔號(hào)。 移交手續(xù)完備。具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn): 一、 歸檔文件必須齊全完整。歸檔文件材料
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