公司文書歸檔工作程序-全文預(yù)覽
【正文】 架, 按大類一年度一屬類進行排列, 不區(qū)分保管期限特征(但同一屬類內(nèi)按照永久、長期、短期順序排列 )，案卷順序號按大類流水編號,流水號編制到“999”時, 重新從“1” 另行編號, 并用案卷目錄號加以區(qū)別。 錄音、錄像、照片、計算機軟盤( 磁盤 )和其它非紙質(zhì)載體形式的檔案, 其形成和反映的內(nèi)容、作用與紙質(zhì)載體檔案有著不可分割的聯(lián)系, 不單獨設(shè)置類目, 視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)載體檔案對應(yīng)分類編號。附件三檔案實體分類編號辦法 1 總 則 為了貫徹執(zhí)行國家檔案局頒發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》和《郵電工業(yè)檔案實體分類編號辦法》,提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和標準化水平, 更好地為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)、管理工作服務(wù)、特制定本辦法。十二、 歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時間、地點、所反映事情的內(nèi)容, 攝制人。十一、案卷題名的擬寫：每份案卷都應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫題名。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件要考證清楚責(zé)任者和年、月、日。責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成的部門或以印章為準。九、卷內(nèi)目錄的填寫: 凡是組成的案卷, 都應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄。（“件號章”的其它項，由總裁辦檔案人員填寫）。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價值不同而拆開組卷。 中國最大的資料庫下載三、 卷內(nèi)文件的排列: 卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同情況進行排列, 密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起, 即:批復(fù)在前, 請示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 會議記錄依會議時間順序排列, 會議文件要按文件的重要程度順序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 結(jié)論性的文件在前,依據(jù)性的文件在后； 產(chǎn)品銷售合同應(yīng)按銷售產(chǎn)品種類組卷, 再按供貨時間依序排列；上級政策性規(guī)定的普發(fā)文件按問題單獨組卷, 卷內(nèi)文件依其重要程度排列。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料, 均應(yīng)收集歸檔。 案卷目錄清晰無誤。1案卷排列符合規(guī)定。封面各欄及卷內(nèi)文件的案卷號、目錄號填寫準確無誤、無漏。2．雙方履行簽字手續(xù)，各保存一份。卷內(nèi)目錄與文件相符無誤。填寫備考表（填寫方法參見“案卷質(zhì)量要求” ）。取齊文件右側(cè)和下沿，按單份文件進行裝訂。 按卷內(nèi)文件排列順序編寫件號和每件的頁號。 發(fā)文正件與底稿齊全。平時歸卷 將審批完的呈批件及時退各部門文件管理員。根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)情況及上年形成文件情況，準備好本部門平時歸卷的類目卷夾。19 / 19北京首信股份有限公司檔案 管理文書歸檔工作程序工作標準工 作 內(nèi) 容工作程序各 業(yè) 務(wù) 部 門總 裁 辦 公 室平時歸卷準備熟悉公司的機構(gòu)設(shè)置及職能、歸檔文件的范圍。每年一月份完成當(dāng)年文件材料歸卷的準備工作，類目齊全。 指導(dǎo)本部門做好賬外文件的平時歸卷工作。 每季有檢查。 排列卷內(nèi)文件，對卷內(nèi)文件太多的卷，進行適當(dāng)分卷(每卷在150頁以內(nèi))。修復(fù)破損文件。填寫目錄和備考表裝盒計算機打印卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄、備考表各欄填寫齊全。移交歸檔填寫移交清單一式兩份，向總裁辦移交。填寫卷內(nèi)文件的案卷號、目錄號。 交接雙方清點無誤后，履行簽字手續(xù)，各保存一份案卷目錄。編制檔號。具體應(yīng)做到以下幾點: 一、 歸檔文件必須齊全完整。在歸檔的文材料中,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起, 不得分開；一個項目的材料, 要把項目從立項到結(jié)束形成的材料組在一起, 準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程,盡量做到一事一卷。組卷過程中盡量根據(jù)不同的保管期限分別組卷。七. 卷內(nèi)文件的編號：每一本案卷的卷內(nèi)文件按“件”編號，每件文件用鉛筆編寫頁號，在文件首頁的右上角蓋“件號章”, 并將件號和每件文件的頁數(shù)填寫清楚。然后，按“件”號順序排列裝盒，一盒為一卷。文號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號,合同可填寫合同號。日期：填寫文件形成的時間，填寫時可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。卷內(nèi)文件的情況說明, 都應(yīng)填在備考表內(nèi), 若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人姓名填上, 檢查人由單位領(lǐng)導(dǎo)或案卷質(zhì)量審核者簽名。用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司內(nèi)部文件，可以省略文件制發(fā)機關(guān)。 股份公司檔案實體體系圖首信股份有限公司檔案全宗
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