【正文】 項(xiàng)工作為止。以下列出時(shí)間管理的五個(gè)誤區(qū)，請(qǐng)大家 仔細(xì)閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問題： 誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃 查爾斯 時(shí)間管理的誤區(qū) 我們探索克服時(shí)間浪費(fèi)的途徑便是“培養(yǎng)克服時(shí)間管理誤區(qū)的技能”。 結(jié)果怎樣，可想而知。就在一個(gè)多小時(shí)匆匆忙忙之后，波特終于完成了報(bào)告，把軟盤交給秘書 處理。坐在書桌前，洋洋灑灑寫好了幾頁(yè)紙，才發(fā)覺有些文件沒有帶回家，后面的 部分做不成，那只好先到辦公室。波特最喜歡橄欖球了，豈可放過，雖然有一點(diǎn)內(nèi)疚， 但還是坐下來(lái)安慰自己說：“看一會(huì)兒，松馳一下，做事就會(huì)事半功倍吧！”橄欖球 賽播映完畢，已是晚上11點(diǎn)多，波特可有點(diǎn)焦急了，但越是急，越是想不到東西，他 狠狠地?fù)澚俗约阂话驼?，都是貪看電視之過，但現(xiàn)在什么靈感也沒在有，倒不如先睡 覺，明早4點(diǎn)起床再做吧。更惱人的是那是一個(gè)無(wú)聊 的電話！再重新投入工作時(shí)，想了許久，也想不到什么！唉！太疲倦了，還是先回家 吧，吃過飯也許會(huì)精神些。讓被投訴的員工做 檢討，見過老板后，總算有驚無(wú)險(xiǎn)。身為上司，責(zé)無(wú) 旁貸，反正大不了損失一個(gè)上午，下午還有幾個(gè)小時(shí)呢！ 開完會(huì)，吃完午飯，回到辦公室，正要開始做報(bào)告，秘書說老板有事召見，原來(lái) 總經(jīng)理收到一些有關(guān)波特部門職員的投訴，需要波特馬上調(diào)查，下班前給他調(diào)查結(jié) 果?！昂茫彼f：“今天什么也不要處理，用一整天來(lái)準(zhǔn)備應(yīng) 該是沒有問題的。他心想，終于可以在一些關(guān)鍵人物 面前表現(xiàn)一下，這一次只許勝不許敗，必須趁這一個(gè)月的時(shí)間，好好準(zhǔn)備。在 同一工作崗位上差不多15年了，許多宏圖大志、個(gè)人理想都不能付諸行動(dòng)，心中經(jīng)常 感嘆：“沒有時(shí)間啊！” 這是他的錯(cuò)嗎？請(qǐng)你讀讀下面的故事： 一天，總經(jīng)理——也就是他的上司——對(duì)他說：“波特，下個(gè)月的董事局會(huì)議， 因?yàn)槲倚菁?，你代我出席好了。在別人眼中，他是好上司、好雇 員。 請(qǐng)問：小張?jiān)跁r(shí)間管理上，存在哪些的問題？ 2 、你的工作中存在類似的問題嗎？請(qǐng)例舉一二?？墒?，乖乖！一看表，已經(jīng)十一點(diǎn)二十分 了，離十一點(diǎn)半的部門聯(lián)席會(huì)議只剩下十分鐘。 他心里想，預(yù)算的草擬是一件頗費(fèi)心思的工作，若無(wú)清醒的腦筋難以勝任，于是他毫 不猶豫的應(yīng)邀加入，就在那兒言不不及義的聊了一陣。在回辦公室的途 中，他聞到咖啡的香味。他連解釋帶賠罪地花了近四十分 鐘的時(shí)間才說服了對(duì)方、平息了冤氣。于是他正襟危坐地準(zhǔn)備埋頭工作。不過，商業(yè)報(bào)告畢竟是精神食糧，也 是溝通媒體，身為企業(yè)的部門主管怎不可以關(guān)心商業(yè)信息，即使上午不看，下午或晚 上則非補(bǔ)看不可。等他放下這份報(bào)告時(shí)，已經(jīng)十點(diǎn) 鐘了。 他面露得意神色隨手點(diǎn)了一支香煙，稍作休息。他總共花了三十分鐘的時(shí)間，才使辦公環(huán)境變得有 條不紊。那么，我們的問題究竟在哪里呢？ 案例一：小張的故事 接下來(lái)，讓我們不妨看看小張的故事： 某天早晨，小張?jiān)谏习嗤局校攀牡┑┑叵露Q心，一到辦公室即著手草擬下年 度的部門預(yù)算。擁有這樣的一筆財(cái)富，我們?cè)趺纯梢砸暥?見？又怎么可以隨意處之？這個(gè)問題恐怕需要我們花點(diǎn)時(shí)間來(lái)考慮。 在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無(wú)限地?cái)U(kuò)展，面臨競(jìng)爭(zhēng)的壓力、客戶的高品質(zhì) 的需求，你是否又有些無(wú)所適從呢？ 由于時(shí)間所具有的獨(dú)特性，時(shí)間在各種資源中又往往容易被我們忽略。第三，他獻(xiàn)身時(shí) 間管理原則的事跡已經(jīng)得到大量文章的贊揚(yáng)。第一，他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經(jīng)理所羨慕，這個(gè)記錄中包 第 2 頁(yè)，共 42 頁(yè) 括連年不斷的銷售記錄和利潤(rùn)記錄。 （2）所謂“自管理者的管理”——你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣， 包括要訂立目標(biāo)、妥善計(jì)劃、分配時(shí)間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之 以恒才可提高效率，事半功倍。由于時(shí) 間所具備的四項(xiàng)獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，它是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行 的“自管理者的管理”。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有 。你在這一天可以隨心所欲，想用多 少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定?；?費(fèi)了金錢，尚可賺回；但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無(wú)力挽回。 （4）無(wú)法失而復(fù)得：時(shí)間無(wú)法象失物一樣失而復(fù)得。 （3）無(wú)法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說，時(shí)間是任何活動(dòng)所不 可缺少的基本資源。 （2）無(wú)法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣可以被積蓄儲(chǔ)藏?！? 要想能夠真正地了解時(shí)間并且管理“時(shí)間”，我們有必要對(duì)時(shí)間的本質(zhì)有深刻的 認(rèn)識(shí)。最成功和最不成功的人 一樣，一天都只有24小時(shí)，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時(shí)。 再會(huì)了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之后成什么器。 學(xué)問就是鑄器的工具?？墒敲刻炜?種小報(bào)也得費(fèi)你1點(diǎn)鐘 的功夫；四圈麻將也得費(fèi)你1點(diǎn)半鐘的光陰。你們看他的成績(jī)！每天花1點(diǎn)種看10頁(yè)有用的書，每年可看3600多頁(yè)書；30年讀 11萬(wàn)頁(yè)書。 至于時(shí)間，更不成問題。 有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學(xué)問， 既沒有圖書館，有沒有實(shí)驗(yàn)室，哪能做學(xué)問？ 我要對(duì)你們說：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書；凡是 要等到有了實(shí)驗(yàn)室方才做研究的，有了實(shí)驗(yàn)室也不肯做研究。趁現(xiàn)在年富力強(qiáng)的時(shí)候，努力做一種專門學(xué)問。 以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。 第一章：時(shí)間管理的概念和誤區(qū) 什么是時(shí)間？ 在我們探討“時(shí)間管理”這個(gè)問題以前，不妨先來(lái)讀篇文章： 1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下： 諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們 一句話。 這一句話是：珍惜時(shí)間，不要拋棄學(xué)問。從今以后，你們可 以依自己的心愿去自由研究了。少年 是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時(shí)候，要做學(xué)問也來(lái)不及了。你有了決心要研究一個(gè) 問題，自然會(huì)節(jié)衣縮食去買書，自然會(huì)想出法子來(lái)設(shè)置儀器。達(dá)爾文一生多病，不能多做工，每天只能做1點(diǎn)鐘的工 作。 諸位，11萬(wàn)頁(yè)書可以使你成為一個(gè)學(xué)者了?？葱?bào)呢？還是打麻將呢？還是努力做一 個(gè)學(xué)者呢？全靠你們自己選擇！ 易卜生說：你的最大責(zé)任就是把你這快材料鑄造成器。拋棄了學(xué)問便是毀了你自己。 看到胡適先生的這一番語(yǔ)重心長(zhǎng)的話語(yǔ)，你有何感受？“時(shí)間就是效率”、“時(shí) 間就是金錢”、“時(shí)間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，諸如此 類的描述我們每個(gè)人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽到—— “我要是在大學(xué)多學(xué)點(diǎn)東西就好啦！” “我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己，多讀點(diǎn)書！” “時(shí)間根本不夠用，公司股價(jià)節(jié)節(jié)下降，董事會(huì)和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭 包；同事間爭(zhēng)權(quán)奪利，我總是擔(dān)任和事佬的角色；家人總也見不到我，幾乎把我登報(bào) 作廢！” 世界幾乎全面地在進(jìn)步，但我們一天還是只有24小時(shí)。那么時(shí)間 究竟是什么呢？ 一位哲人這樣說：“時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一 種特殊的資源。首先讓我們看看時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性： （1）供給毫無(wú)彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減 少，每天都是24小時(shí)，所以我們無(wú)法開源。不論愿不愿 意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無(wú)法節(jié)流。因此，時(shí)間是無(wú)法取代的。它一但喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失。 小案例： 。條件只有一個(gè)：用剩的錢不能留到第二天再 用，也不能節(jié)余歸自己。請(qǐng)問：你如何用這筆錢？ 什么是“時(shí)間管理”？ “時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。 請(qǐng)注意： （1）所謂“時(shí)間的浪費(fèi)”，是指對(duì)目標(biāo)毫無(wú)貢獻(xiàn)的時(shí)間消耗。 大凡能夠在事業(yè)上做出卓越成績(jī)的人都是時(shí)間管理的專家，格里在威格利南方聯(lián) 營(yíng)公司當(dāng)了20多年的總經(jīng)理，該公司是美國(guó)最成功的超級(jí)市場(chǎng)之一，他獲得了許多值 得引證的榮譽(yù)。第二，他毫不松懈地連續(xù)應(yīng)用計(jì)劃、組織、授 權(quán)、激勵(lì)、評(píng)價(jià)和控制等項(xiàng)目基本原則，顯示了他專業(yè)管理的精神。在格里看來(lái)，正確管理的基礎(chǔ)是良好的 時(shí)間管理。在上面的 “銀行撥款”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有24小時(shí)，每小時(shí)由60分鐘組成，每 分鐘由60秒組成。有人曾粗略地統(tǒng) 計(jì)過一個(gè)活到72歲的美國(guó)人一生在時(shí)間上的花費(fèi)： 睡覺：21年 工作：14年 個(gè)人衛(wèi)生：7年 吃飯：6年 旅行：6年 排隊(duì)：6年 學(xué)習(xí)：4年 開會(huì)：3年 打電話：2年 找東西：1年 其它：3年 看到上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受呢？ “時(shí)間管理”一直是個(gè)重要的問題，但從來(lái)沒像今天這么重要過，為什么？原因如 下： *尋求事業(yè)、家庭與社會(huì)生活平衡的需要 *信息爆炸 *競(jìng)爭(zhēng)的壓力 *你的客戶對(duì)品質(zhì)的要求 看來(lái)我們要成為一個(gè)高效的時(shí)間管理者和職業(yè)人，充分地減少時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象，確 非易事。他很準(zhǔn)時(shí)地于九點(diǎn)整走進(jìn)辦公室，但他并不立刻從事預(yù)算的草擬工 作，因?yàn)樗蝗幌氲讲蝗缦葘⑥k公桌和辦公室整理一下，以便在進(jìn)行重要工作之前為 自己提供一個(gè)干凈與舒適的環(huán)境。他雖然未能按原定計(jì)劃于九點(diǎn)鐘開始工作，但他絲毫不感到后悔，因?yàn)槿?分鐘的清理工作不但已獲得顯然可見的成就，而且它還有利于以后工作效率的提高。此時(shí)，他無(wú)意中發(fā)現(xiàn)桌上的一份商業(yè) 報(bào)告內(nèi)容十分吸引人，于是情不自禁地拿起來(lái)閱讀。這時(shí)他略感不自在，因?yàn)樗炎允持Z言。這樣一想，他才稍覺心安。就在 這個(gè)時(shí)候，電話鈴響了，那是一位顧客的投訴電話。掛上了電話，他去了洗手間。原來(lái)另一部門的同事正在享受“上午茶”，他們邀他加入?；氐睫k公室后，他果然感到精 神奕奕，滿以為可以開始致力于工作了。他想反正這么短的時(shí)間內(nèi)也辦不了什 么事，不如干脆把草擬預(yù)算的工作留待明天算了。 案例二：波特的故事 波特是美國(guó)波士頓某跨國(guó)公司的行銷部經(jīng)理，為人勤奮，每天工作十多個(gè)小時(shí)， 就是周末、周日及公眾假期都上班，從沒有怨言。但波特心里明白，他是在自欺欺人，他忙啊忙，一天下來(lái)，總覺得一事無(wú)成。在會(huì)上，請(qǐng)你報(bào)告一下我們已談妥的來(lái)年計(jì)劃，這是 你的機(jī)會(huì)，好好表現(xiàn)吧！” 從總經(jīng)理辦公室走出來(lái)，波特感到十分興奮。 接下來(lái)的幾個(gè)星期，波特雖然每天還忙這忙那，但心中總是記著董事局會(huì)議的 事，他心想還有時(shí)間呢，況且這樣重要的事，必須要在絕對(duì)安靜的環(huán)境下才能構(gòu)思和 準(zhǔn)備，遲一些再說吧！ 好了，所謂“光陰似箭，日月如梭”，直到有一天，波特才驚覺無(wú)法再拖——明 天就是董事局的會(huì)議了?！? 上午8點(diǎn)，正當(dāng)他磨拳擦掌，準(zhǔn)備好好干一番的時(shí)候，電話來(lái)了，原來(lái)是部門的一 個(gè)員工生了病，要他代為出席當(dāng)天上午的一個(gè)會(huì)議和處理一些急件。真要命！老板的命令怎么可以不理！董事局那份報(bào)告——沒關(guān)系，下班后還有時(shí) 間，而且到時(shí)候更清靜，可以安心地做，大不了不回家吃飯好了。到晚上6時(shí)，可以開始今天要做的事了吧！波特坐 下來(lái)，構(gòu)想著怎樣做個(gè)令董事們印象深刻的報(bào)告才好，開場(chǎng)白該怎樣說呢？就在這 時(shí)，電話響起來(lái)，秘書早已離開辦公室，那只好自己接聽。 下班時(shí)間總是堵車，回到家已快7點(diǎn)了，沐浴過后，吃完飯，正準(zhǔn)備工作，剛巧 電視播映一年一度的橄欖球賽。 4點(diǎn)，鬧鐘準(zhǔn)時(shí)響起，波特習(xí)慣了賴床，在半夢(mèng)半醒中掙扎了幾下，終于在5點(diǎn)多 起床了。 早上，又是一輪交通堵塞，來(lái)到辦公室已經(jīng)是8點(diǎn)多，還有兩個(gè)鐘頭，董事局的會(huì) 議就要開始。這一份報(bào)告，花了波特前后3個(gè)小時(shí)——一份他本來(lái)希望是“一鳴驚人”的報(bào) 告，最終是倉(cāng)促完工。 波特的問題分析：