【正文】 請先看表一和表二： 表一：時間使用清單表 時間統(tǒng)計 每星期估計花費(fèi) 每星期實際花費(fèi) 上兩項時間的差 占每星期的總時間 項目活動 的時間（小時） 的時間（小時） 額（小時） 的百分比（%） 一、公務(wù)活動 1 上下班 2 開會 3 打電話 4 閱讀文件、整理通信 5 幫助下屬 6 接待賓客 7 向上級匯報 8 公務(wù)出差 9 拜訪客戶 10 其它工作上的活動 小計 二、個人活動 11 整理儀容 12 飲食 13 睡覺 小計 三、家庭活動 14 煮飯 15 洗熨衣服 16 打掃房屋 17 雜務(wù)與家事 18 賣雜物 19 其它的逛街活動 20 繳款 21 看孩子 22 宗教活動 23 家庭外出 24 家庭溝通 25 其它家庭活動 小計 四、休閑活動 26 聽廣播與音樂 27 看電視 28 休閑閱讀 29 嗜好 30 觀看比賽 31 運(yùn)動 32 休閑旅游 33 聚會與社交 34 其它休閑活動 35 其它活動 小計 時間統(tǒng)計(小時) 表二：一星期時間日志與簡略分析表 時間 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 活動標(biāo)號 時間小計 7:00 1 上下班 7:30 2 開會 8:00 3 打電話 8:30 4 閱讀文件、整理通信 9:00 5 幫助下屬 9:30 6 接待賓客 10:00 7 向上級匯報 10:30 8 公務(wù)出差 11:00 9 拜訪客戶 11:30 10 其它工作上的活動 12:00 11 整理儀容 12:30 12 飲食 13:00 13 睡覺 13:30 14 煮飯。請記?。簳r 間管理并沒有什么高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒。在本項練習(xí)中 列有一個你在一星期內(nèi)花費(fèi)時間的清單。而若你愿意花一個星期做 這種功夫，將毫無疑問地發(fā)現(xiàn)，這是一種有益的經(jīng)驗。 分析自己使用時間的方式和狀況 大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實比觀察及解釋我們的行為更容易。 第三章：時間管理的方法與技巧 在我們談具體的時間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時間 的方式和狀況?？死势澆粼谵k公室里的每個早上都寫10封信；杰出的演說學(xué)家 喬 世界著名的音樂家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從15歲到過世 為止，終其一生的作曲數(shù)量都是非常固定的，甚至可以用代數(shù)程式來計算。否則，突如其來的打 擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！ 大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來訪等）、突發(fā)事件！ 既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對方的角度考慮問題，嚴(yán)格要求自己，提前做好計 劃與安排，與他人的時間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！ 制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 我們在成長的過程中，常被各種紀(jì)律所束縛，“沒有規(guī)矩、不成方園”，因為有 紀(jì)律，我們才有秩序。 認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。 原則之五：與別人的時間取得協(xié)作 任何人類的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社 會或是團(tuán)體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。一旦一項工作計劃成為危機(jī)時，犯錯的 幾率就會增加。所以，你應(yīng)該將時間花于重要 的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只需花20%的時間，即可取得 80%的成效。不難發(fā) 現(xiàn)，這種設(shè)計就是利用了80/20原理。不幸的是我們使用冷凍庫的機(jī)率高達(dá) 80%，使用冷凍庫的機(jī)率只有20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲 下次數(shù)過多而感腰酸背疼。舉例說明： 80%的銷售額是源自20%的顧客； 80%的電話是來自20%的朋友； 80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品； 80%的財富集中在20%的人手中； ?? ?? 再舉個例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下 端。最后還當(dāng)了凱利穆爾油漆公司 （KellyMoore Paint Company)的董事長。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量 最小的36個客戶退回公司，然后全力服務(wù)其余20%的客戶。當(dāng)穆爾逐漸對 工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認(rèn)大部分的業(yè)績來自 哪些客戶。 原則之四：合理地安排時間 首先我們來看看穆爾的故事： 案例 穆爾于1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。 （ ） 1一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會很有成就感。 （ ） 1我常邊工作邊吃飯。 （ ） 1當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認(rèn)為別人應(yīng)該能諒解。 （ ） 處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細(xì)活更讓我覺得有成就。 （ ） 我在做一件事時常會想到另一件事。 （ ） 我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。 （ ） 我休息時會覺得不安。 （ ） 我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。如果你的答案也屬于這七項，為什 么不身體力行呢？ 急迫性指數(shù)測驗 選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（A=從不；B=有時候；C=常常） 我在壓力之下表現(xiàn)最好。 增進(jìn)能力。 抓住機(jī)會。 更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。 請思考下面的問題： 你是否“知道”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極 的意義？ 這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下： 改善人際關(guān)系。但如果他對當(dāng)前的形勢看得不夠遠(yuǎn)，不了解自己的特長，無法制定有遠(yuǎn) 見的目標(biāo)，最后結(jié)果對他自己、教授們、商學(xué)院而言，便不可能是“最好”的。他相信如果從頭來，他一定可以做得更好。之后，他們 每次看到院長都會說：“你忙你的去吧，盡管去募款吧，你的行政助理能干得很。但校長相信院長的能力，便說：“別把事情看得太嚴(yán)重，再給他一點(diǎn)時 間吧。教授們有事找 他，必須通過他的行政助理，很多習(xí)慣與院長直接接觸的人，這們一來不免覺得矮了 一截。因為過去的院長都是以院內(nèi)的日常事務(wù)為工作重心，這個新 院長卻總是神龍見首不見尾，因為他正在全國各地巡回募款，以充實院內(nèi)的研究經(jīng) 費(fèi)、獎學(xué)金等。他知道自己的募款能力很強(qiáng)，于是很明確地將募款列 為首要任務(wù)。 有這么一個故事： 某人受聘擔(dān)任美國某大學(xué)商學(xué)院的院長。 現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意， 在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認(rèn)為重要的事。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié) 目、辦公室聊天等。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到 第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。 第四象限屬于不緊急也不重要的事。電話、會議、突來 訪客都屬于這一類。 第三象限是緊急但不重要的事。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與 預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生?；膹U這個領(lǐng)域?qū)⑹沟?一象限日益擴(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。 第二象限是重要但不緊急的事。如果荒廢了， 我們很會可能變成行尸走肉。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時完成工作、住院開刀等 等。提請注意：雖然有以上的理由，我們也 不應(yīng)全面否定按事情“緩急程度”辦事的習(xí)慣，只是需要強(qiáng)調(diào)的是，在考慮行事的先 后順序時，應(yīng)先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”——也就是我們通常采 用的“第二象限組織法”。 因此，我們認(rèn)為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的“重要程度”。經(jīng)過一番 掙扎之后，他們可能會信誓旦旦地下決心：下次一定要將業(yè)務(wù)報告提前準(zhǔn)備好！但是 除非能夠徹底地改變按“緩急程度”辦事的習(xí)慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆 轍。舉個例子來說，所有的主管都承認(rèn)（包括我們業(yè)務(wù)工作人員），業(yè)務(wù)報告是 一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務(wù)報告的時間尚有一個月的話，則一般人大 概不會把它視為“今天應(yīng)該做的事”，更不會把它視為“今天必須做的事”，既然今 天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。例如 參加管理技能培訓(xùn)、向上級提出改進(jìn)營運(yùn)方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性 愈低，則依循上面的判斷規(guī)則。 以上的各種行事準(zhǔn)則，從一定程度上說大致上都不符合有效的時間管理的要求。 1先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再其他 人所拜托的事。 先做有趣的事，再做枯燥的事。 先做別人的事，然后再做自己的事。 先做已排定時間的事，然后再做未經(jīng)排定時間的事。 先做只需花費(fèi)少量時間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時間才能做好的事。 先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 這個故事的教訓(xùn)是：成功地將一個好主意付諸實踐，比在家空想出一千個好主意 要有從價值得多。當(dāng)時格林曾經(jīng)想到，如果有人能夠開辦一個能夠?qū)⒅?要文件在24小時之內(nèi)送到任何目的地的服務(wù)，該有多好！這想法在他腦海中駐留了好 幾年??一直到有一個名叫弗列德但是我們相信世界 是至少還有一萬個和他一樣的創(chuàng)業(yè)家，也想到同樣的主意。 美國的成功學(xué)家格林演講時，時常對觀眾開玩笑地說，美國最大的快遞公司—— 聯(lián)邦快遞，其實是他發(fā)明的。行動是一件了不起的事，我們請大家記住： 切實實行你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多好，除非真正身體 力行，否則永遠(yuǎn)沒有收獲。 目標(biāo)如何制訂，我們已在前面的內(nèi)容進(jìn)行了說明；至于如何制訂并檢查計劃，我 們會在后面的章節(jié)中詳細(xì)地闡述。 由于工作能夠有計劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行， 各哪些是可以同時進(jìn)行的工作。 按排列順序進(jìn)行處理。通常會體現(xiàn)在以下五個方面： 將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。 基于時間的：