【正文】 ，而這種快感逐漸使很多人將資料 整理視為嗜好而樂(lè)此不疲。 不管是何等重要的資料，如果僅保持剛拿到手的形式，一定會(huì)因表現(xiàn)方式和媒體的不同，而無(wú)法歸納和應(yīng)用。管理者每天拿到的早、晚報(bào)，加起來(lái)的字?jǐn)?shù)那么多；坐在汽車?yán)锟吹降氖菑V告；公司里公文、電話、商業(yè)資料如潮水般流過(guò)雙手；休息時(shí)看到聽(tīng)到的盡是書本、雜志、電視節(jié)目、廣播錄像帶厖連一本新的電腦手冊(cè)都是信息家族的一員。完成資料的 收集，由于取舍標(biāo)準(zhǔn)不一，不能及時(shí)利用“采用標(biāo)準(zhǔn)”，這只是具有收集意識(shí)，尚稱不上有 效率地整理資料。 信息收集和整理，都以“自我目的”為前提。一般人都有“獲得容易丟棄難”的心理障礙，實(shí)行“采用標(biāo)準(zhǔn)”，就更能符合一般人的心理狀態(tài)。收集信息時(shí)，“取舍標(biāo)準(zhǔn)”是一件十分困難的事，往往會(huì)在收集信息時(shí)造成心理阻礙。”相信很多經(jīng)驗(yàn)豐富的人都會(huì)強(qiáng) 調(diào)這項(xiàng)原則。為什么呢?這種象脫韁的野馬似地收集信息，光整理就得花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，別說(shuō)“使用”了。 5. 信息收集的標(biāo)準(zhǔn) “寧短毋缺”的收集方法能使你獲得一大堆的資料。在收集各類信息時(shí)，要有嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度。例如，為了能高效地整理繁雜業(yè)務(wù)，你絞盡腦汁，設(shè)計(jì)出一位得力助手——“信息檢索秘書”，它使你在工作時(shí)能迅速獲得你所需要的信息。而且熟能生巧，漸漸地也更能有效率地整理信息了。畢竟，在信息整理中，“完美”是無(wú)法達(dá)到的境界?？墒?，如果最后發(fā)現(xiàn)離“完美品”還有一大段距離時(shí)，就會(huì)十分泄氣。剪報(bào)時(shí)，看到認(rèn)為需要的部分，就立刻撕下來(lái)，然后把剪報(bào)貼在活頁(yè)紙上，等累積到某種程度后，再考慮重新分類整理。因此，這一套整理方法就要重新再研究了。在整理時(shí)，必須以“自我需求”為原則， 并且以縮短檢索時(shí)間為目的，如此才能設(shè)計(jì)出一套適合自己的整理方法。畢竟，需要百科全書時(shí)，總能以最短的時(shí)間取得想要的資料。當(dāng)然，在客廳的書架或壁爐上放套百科全書，是再好不過(guò)的裝飾品了。 2. 信息整理要以“個(gè)人需求”為中心 為“個(gè)人”而作的信息整理，不必考慮他人的立場(chǎng)，只要自己方便使用，不管別人的看法如何，這樣就是最好的整理方法。如果僅僅為了書架外觀的整潔漂亮，而在整理時(shí)，以書的大小來(lái)分類，外表上看起來(lái)也許很美觀，可是當(dāng)你想要找到所需要的資料時(shí)，卻要頗費(fèi)一番周折。“檢索時(shí)間”是什么意思呢?其實(shí)它原來(lái)是電腦的專用名詞，指：從查詢、搜索直到獲得資料的整個(gè)過(guò)程中所花費(fèi)的時(shí)間。因此，在收集資料時(shí)，一定要找到最原始的來(lái)源，即使找不到原件，也要了解情況，確認(rèn)事實(shí)。因此，在收集、引用文獻(xiàn)和參考資料時(shí)，一定要調(diào)出原始文件，千萬(wàn)不要引用“別人的引用文”。 4. 收集到的資料最好是原始文件 資料和任何傳聞、謠言一樣，只要經(jīng)過(guò)人手，一定多少會(huì)變質(zhì)，產(chǎn)生“以訛傳訛”的效果。 同樣地，如果資料收集是由工作小組共同完成，那么大家使用不同的電腦規(guī)格處理信息、存入碟片，以致最后轉(zhuǎn)存資料庫(kù)時(shí)，一定會(huì)發(fā)生極大困難。此外，因?yàn)楦髅襟w優(yōu)劣各異、各有長(zhǎng)處，所以一旦決定了某一種電子媒體，就要有一用到底的決心，不要在中途任意轉(zhuǎn)換。最先成為電子信息記錄機(jī)的明星分別是錄音機(jī)、個(gè)人電腦、文字處理機(jī)、錄像機(jī)等。 3. 統(tǒng)一機(jī)器制造資料的規(guī)格 不管資料的形式有多少種，在進(jìn)行收集時(shí)總要選用一種媒體來(lái)記錄?？傊?，開(kāi)始工作前，一定要先決定用紙尺寸的統(tǒng)一，最理想的規(guī)格當(dāng)然是A?4，不過(guò)，還是要根依工作需要而定。但這些機(jī)器吞吐的紙量，卻如洪水一般淹沒(méi)辦公室。在八十年代辦公自動(dòng)化熱潮剛起的時(shí)候，很多人都宣告紙類將從此在辦公室消失，自動(dòng)化機(jī)器將取代紙類成為辦公室的新寵。一般地，統(tǒng)一格式可從下列四個(gè)方面著手： 1. 統(tǒng)一內(nèi)容規(guī)格 根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，內(nèi)容規(guī)格的設(shè)定最好能用文字逐條描述和記錄，空口說(shuō)明的效力是會(huì)逐漸消失的，白紙黑字才能存證。這時(shí)，工作規(guī)則是能處理這種混亂狀況的唯一工具。 □ 收集原則 收集資料時(shí)，即使是個(gè)人的工作，也應(yīng)該有一套工作規(guī)則。把這張表輸入電腦，然后打印出來(lái)，利用各種符號(hào)注明不同的工作進(jìn)度，有變化時(shí)，再用電腦修正進(jìn)度情況。根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，設(shè)定期限是進(jìn)度管理的首要之務(wù)。要采用什么方式，單憑個(gè)人或團(tuán)體的需要和財(cái)力而定，沒(méi)有任何硬性的規(guī)定。一般地，收集資料時(shí)應(yīng)制定合理的計(jì)劃，不管是專題式資料或長(zhǎng)期的收集，都要有階段性的處理，大概分三個(gè)步驟： 1. 設(shè)定“產(chǎn)品”類型 如果是長(zhǎng)期的資料收集工作，管理者要確定未來(lái)資料建檔的內(nèi)容和形式；如果是專題式的資料收集，更要考慮將來(lái)要使用這些資料的方法，即要先決定最終“產(chǎn)品”的面貌： (1)是以口頭說(shuō)明還是書面報(bào)告報(bào)出結(jié)果? (2)報(bào)告書用手寫就可以； (3)報(bào)告書必須打字處理嗎? (4)是否要將報(bào)告書交付印刷廠印成冊(cè)子? (5)有無(wú)附加照片、幻燈片、錄像帶等影像資料的必要? 2. 合理調(diào)配時(shí)間、人才和經(jīng)費(fèi) 最簡(jiǎn)單的資料收集方法，就是打電話向有關(guān)人士請(qǐng)教，而到圖書館帶資料、到書店買書則是可以立刻行動(dòng)的方式。 當(dāng)然，如果覺(jué)得使用電腦不方便，用卡片處理也是一種方法，只是每一張卡片只能寫一件事情，才不會(huì)混淆。其實(shí)從現(xiàn)在個(gè)人電腦的普及來(lái)看，很可能將個(gè)人的原始想法輸入電腦，等累積一定程度時(shí)，再利用電腦的移動(dòng)功能審視、分類這些構(gòu)想。 (5)用圖解方式聯(lián)想。在狹窄的環(huán)境里，許多思考被擠壓的結(jié)果，造成其本質(zhì)逐漸泯滅，思考的敏捷性蕩然消失。其它事理亦然。 (3)追溯既往。其實(shí)這部車最大的優(yōu)點(diǎn)是它有略似女性身體輪廓的“性感曲線”，吻合強(qiáng)調(diào)Body Concious的時(shí)代潮流，證明“女性化”的機(jī)械產(chǎn)品有市場(chǎng)。1988年，日本推出高級(jí)國(guó)產(chǎn)車SIMA，每部賣價(jià)高達(dá)500萬(wàn)日元，卻離奇地暢銷，成為當(dāng)年最熱門車種。為什么濃情蜜意的人進(jìn)了咖啡店就變樣了?如果有人能進(jìn)一步了解，極可能發(fā)現(xiàn)另一個(gè)消費(fèi)市場(chǎng)。不用心觀察、見(jiàn)怪不怪是許多人喪失機(jī)會(huì)的原因。最后的結(jié)果是，你面對(duì)一堆“都有用”的資料，卻不知該用什么。 □ 收集動(dòng)機(jī) 在管理者開(kāi)始收集資料前，要先回答以下幾個(gè)問(wèn)題： (1)你想得到哪些具體資料? (2)哪種資料一定要有? (3)哪些意想不到的地方可能藏有目標(biāo)資料? 不分主次、漫無(wú)目的永遠(yuǎn)是收集資料的人最易犯的毛病。 (6)資料、記錄(DATA)：指匯集事實(shí)后記錄下來(lái)的所有文字。 (4)知識(shí)(KNOWLEDGE)：指由發(fā)現(xiàn)及思考而產(chǎn)生的系統(tǒng)化概念。 (2)消息、通知(INFORMATION)：指由傳達(dá)而來(lái)，已經(jīng)過(guò)某種程度整理的事實(shí)。 哈佛管理技能培訓(xùn)教程：第三單元 哈佛經(jīng)理的能力 第六章 哈佛經(jīng)理信息處理能力 第六章 哈佛經(jīng)理信息處理能力 一、信息收集 □ 信息收集的基本原則 信息或資料這兩個(gè)詞因應(yīng)用領(lǐng)域不同，而有不同的定義。綜合一般說(shuō)法和英文解釋，信息應(yīng)包含下列內(nèi)容： (1)事實(shí)、真實(shí)(FACT)：指還未經(jīng)“加工”的事件所擁有的原始面貌。 (3)知性、智慧(INTELLIGENCE)：指由經(jīng)驗(yàn)或理性推理而創(chuàng)造的事實(shí)或思考方法。 (5)報(bào)告(REPORT)：指經(jīng)過(guò)事實(shí)調(diào)查后，所做出的記錄結(jié)果和結(jié)論。 (7)報(bào)道、傳聞(NEWS)：指最新、有新聞價(jià)值的事實(shí)，和對(duì)這事實(shí)的傳達(dá)。就象你曾經(jīng)不知道需要哪些信息，卻連續(xù)收集一個(gè)月結(jié)果仍似懂非懂一樣，總以為只要堅(jiān)持收集，就能分清目標(biāo)；事實(shí)上這種好運(yùn)氣出現(xiàn)的機(jī)會(huì)微乎其微。 □ 系統(tǒng)整理 收集動(dòng)機(jī)中的例子可能并不適用于每位管理者，不過(guò)如果仔細(xì)推敲進(jìn)行的步驟，其實(shí)可以歸納出五個(gè)原則：　 (1)發(fā)現(xiàn)不尋常的事物。以日本人來(lái)說(shuō)，在八十年代前期，常有許多情侶在傳統(tǒng)咖啡店里相對(duì)而坐，他們既不交談，更不“眉目傳情”，根本就是漠然冷對(duì)。 (2)親身體驗(yàn)。許多人都在思索其中的原因，而各媒體的從業(yè)人員卻拚命地繞著車子的名字、配件、性能打轉(zhuǎn)，起碼有一半的記者連車子是什么樣子都不知道，就編出了各式各樣的理由來(lái)說(shuō)服讀者。自詡“秀才不出門，能知天下事”的你，有時(shí)也該活動(dòng)筋骨出門看看，免得被二手資料所蒙蔽。任何事物都有它的時(shí)間流程，就象每個(gè)小孩都有父母、祖父母、曾祖父母一樣，沒(méi)有人會(huì)……憑空冒出來(lái)的，管理者要追究他的生活背景、親人，才能了解兒童的行為模式。 (4)擴(kuò)大空間。與其在自己的部門里苦思，倒不如看看別的部門的流程?與其困在本行業(yè)，倒不如看看其它行業(yè)?看看其它的國(guó)家?閉門造車是會(huì)永遠(yuǎn)失敗的。當(dāng)管理者感覺(jué)思維混亂時(shí)，最好拿出紙筆來(lái)，寫下關(guān)鍵字或畫些圖形，借有形的圖文思考，用自己的想法來(lái)啟發(fā)自己。用電腦整理構(gòu)想時(shí)，不妨在每一行的起頭訂一個(gè)代號(hào)，英文字母、注音符號(hào)都可以，以方便檢索和歸類。 □ 收集計(jì)劃 任何一種工作都有開(kāi)頭和結(jié)尾，尤其在專題式收集資料的情況下，更要有“截稿”的意識(shí)， 才能有效率地趕上工作進(jìn)度。也有人投入大筆財(cái)力和人力，在海內(nèi)外各地大量地收集信息。 3. 進(jìn)行“工作過(guò)程管理” 一個(gè)單位如何制定合適的時(shí)間表來(lái)進(jìn)行進(jìn)度管理是讓管理者頭痛的難題。 (1)要判斷準(zhǔn)備收集的資料是否充足； (2)要專人負(fù)責(zé)，明確分工； (3)要清楚顯示每個(gè)人的工作進(jìn)度，并考核其是否已經(jīng)完成。有了這張一覽表，每個(gè)人的工作量就一目了然，可做為核算工資的參考。一旦開(kāi)始收集，就會(huì)發(fā)現(xiàn)大量繁雜的、各式各樣的和規(guī)格不一的資料有如潮水般地四處涌現(xiàn)，尤其以小組形式進(jìn)行工作時(shí)，到手的資料更是混淆不清。 統(tǒng)一格式是制定工作規(guī)則的主要內(nèi)容，在分工越來(lái)越細(xì)的現(xiàn)代工作中，只有統(tǒng)一格式，才能同時(shí)發(fā)揮專業(yè)分工和綜合表現(xiàn)這兩種優(yōu)勢(shì)。 2. 統(tǒng)一用紙規(guī)格 任何資料收集工作到最后都要以紙面處理收?qǐng)?，不管處理資料的機(jī)會(huì)再多、再進(jìn)步，沒(méi)有紙面資料協(xié)助，還是很難進(jìn)行處理。事實(shí)上，文字處理機(jī)和個(gè)人電腦果然成為新寵。 要混合處理A、B兩型紙規(guī)格是很麻煩的，就算放在同一尺寸的檔案夾或書柜里，也會(huì)參差不齊，所以保存性的書面資料還是統(tǒng)一用A型紙比較容易處理。無(wú)論如何，統(tǒng)一用紙規(guī)格一定要以提高工作效率為原則，不能反客為主?！奥?tīng)人講話”也是一種方法，但是“腦”這種媒體的正確度和記錄長(zhǎng)度不但有限而且可疑，所以人們才發(fā)明文字筆 記的方式；而最近幾年打破傳統(tǒng)文字媒體形式的工具是電子信息記錄媒體。雖然各種不同功能、機(jī)型的新記錄器陸續(xù)上場(chǎng)，但這些正在發(fā)展中的媒體還無(wú)法轉(zhuǎn)換互用，在規(guī)格上更不統(tǒng)一，所以在開(kāi)始收集資料時(shí)，也要選擇電子媒體的規(guī)格。譬如說(shuō)現(xiàn)在有人用VHS尺寸的帶子作取材工具，也有人用8cm錄像帶記錄資料，如果兩者混用，在整體上會(huì)出現(xiàn)大的混亂。所以收集前的規(guī)格統(tǒng)一整理，恐怕要多花一些時(shí)間考慮和設(shè)計(jì)。 即使是處理同一件事情的不同報(bào)道，文章中理應(yīng)相同的關(guān)鍵處也會(huì)出現(xiàn)差異，這也是管理者每天要看好幾份報(bào)紙的原因。雖然這樣會(huì)很麻煩，但卻是收集和使用資料的重要原則誤用二手資料的后果都相當(dāng)?shù)膰?yán)重。 二、信息收集要術(shù) □ 信息收集的目的 “檢索時(shí)間” 簡(jiǎn)單地說(shuō)，“整理”是以縮短“檢索時(shí)間”為宗旨，以提高效率為目的。比如當(dāng)你在寫稿時(shí)，遇到不會(huì)寫的字時(shí)，從離開(kāi)書桌拿字典、到翻開(kāi)字典找到你要的詞匯，其間所花費(fèi)的時(shí)間，便可用“檢索時(shí)間”來(lái)稱呼。反之，不以大小為分類標(biāo)準(zhǔn)，而以種類來(lái)編排的書架，雖然外表看起來(lái)凹凸不平，十分凌亂；但以“檢索目的”的觀點(diǎn)來(lái)看，卻能發(fā)揮書架的真正效用，達(dá)到事半功倍的效果。