【正文】 再將這些打印的原稿資料復(fù)印數(shù)份保存起來，以便將來還可以使用，不必浪費(fèi)印表機(jī)的電腦印刷。問題是電腦的記憶容量有限，在達(dá)到飽和的情況下，每年仍得苦苦抄寫那些容納不下的人名。 (6)電腦通訊錄。輸入電話號(hào)碼時(shí)，要盡量使用代號(hào)，例如1234567的“”，代表電話號(hào)碼，345＝6799的“＝”代表傳真機(jī)號(hào)碼，987*6543的“*”代表住宅電話。 電子手冊(cè)的輸入工作非常麻煩，一次要輸進(jìn)100人資料，這是需要很大功夫的。于是，電子手冊(cè)便應(yīng)運(yùn)而生。如果遇上外國人或外國公司的稱呼，則先譯成中文，依照注音順序排列。每個(gè)人都需要一本通訊錄，但是以目前市面上所銷售的型式來看，要整理通訊錄確實(shí)不是一件容易的事。收到名片時(shí)，一定要注明會(huì)面的時(shí)間及日期。對(duì)只印公司名稱的名片，應(yīng)該注明業(yè)務(wù)內(nèi)容的性質(zhì)。 名片可說是最常見的文件資料，尤其它的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，在整理上節(jié)省不少功夫。 使工作簡單而不麻煩，是整理資料的大原則，如果為了整理而使事情變得更繁雜，反而是一種顛倒是非的做法。因此若要將名片，通訊錄電子化管理，就必須設(shè)定一個(gè)至少可持續(xù)10～20年的系統(tǒng)。 不過，以電腦管理名片或通訊錄，仍有三項(xiàng)不可避免的缺點(diǎn)： (1)輸入作業(yè)相當(dāng)麻煩； (2)登錄的資料會(huì)一年一年與日漸增，總有一天會(huì)超過容量的極限； (3)電腦不似通訊手冊(cè)可隨身攜帶。當(dāng)電腦公司里的研究開發(fā)者絞盡腦汁想著該如何發(fā)展電腦的用途時(shí)，一度電腦曾被視為“協(xié)助業(yè)余者增長智慧”的機(jī)器，然而到了最后，電腦卻走上一般商業(yè)用途，于是有關(guān)“名片吠ㄑ堵嫉墓芾237。不同職業(yè)及不同的人生觀自然影響了每個(gè)人的處理方式，但是不可否認(rèn)，在商業(yè)上，“人”的確是相當(dāng)重要的信息來源。 3. “照片資料的整理”注意事項(xiàng) 照片資料的整理應(yīng)注意五個(gè)事項(xiàng)? (1)照片資料是一種時(shí)間記錄，最好能按照時(shí)間順序來整理； (2)底片與黑白壓條(相版)應(yīng)成對(duì)放入檔案袋中； (3)盡量少用同步?jīng)_印，僅選擇有必要的畫面沖放照片，并和文件資料一齊放入相同主題的檔案袋中； (4)正片只能利用現(xiàn)成的整理系統(tǒng)加以保管； (5)選擇攝像機(jī)磁碟片中可用的畫面，轉(zhuǎn)錄于VHS錄像帶中保存起來。因?yàn)椴还苁欠衽臄z成功，是否值得沖印，把所有底片同步?jīng)_洗的做法，就是一種資源的浪費(fèi)。照片是記錄時(shí)間過程里的一瞬間，也是凍結(jié)時(shí)間的一種記錄。幸好照片具備了其他媒介所無法替代的功能，以致于未遭淘汰的命運(yùn)。盡管文字處理機(jī)的操作性能較差，但是由于它能互換新舊機(jī)種間的資料，所以，不妨考慮購買一臺(tái)價(jià)格最便宜、且具有通信機(jī)能的手提式文字處理機(jī)，作為你個(gè)人的資料互換機(jī)。通信機(jī)能所能互換的資料，并不只限于單純的文字資料，因此它對(duì)異型機(jī)種的資料互換貢獻(xiàn)，已使它成為普遍受歡迎的劃時(shí)代產(chǎn)品。 第三，使用電腦或文字處理機(jī)里的通信機(jī)能予以轉(zhuǎn)換。關(guān)于第二點(diǎn)有三種方法可行： 第一，利用資料轉(zhuǎn)換服務(wù)中心轉(zhuǎn)換資料。 (2)將異型機(jī)種的資料轉(zhuǎn)換成自己機(jī)種可以閱讀的方式。所以，所有的資料機(jī)器一開始就應(yīng)該具備大范圍的自動(dòng)備存系統(tǒng)，每個(gè)人對(duì)自己的工作體系，也應(yīng)該具備備存的觀念及技術(shù)。一定要注意：信息化公司應(yīng)該了解，大型系統(tǒng)所承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)，小型系統(tǒng)也一樣會(huì)發(fā)生。以mackintosh為例，到了1987年，它的硬式磁碟容量竟高達(dá)20MB，足足比三年前進(jìn)步了50倍。比起音響或錄像機(jī)的卡帶，磁碟片顯然更能夠在極短時(shí)間內(nèi)立即保存或消除資料，這表示磁碟片具有相當(dāng)大的危險(xiǎn)性。 ，它的開口部正好和一般磁碟片的位置相反，以致于索引上的文字變成上下顛倒，查詢上相當(dāng)不便。 原則上，一張磁碟片最好只記錄一項(xiàng)主題，由于磁碟片可容納多項(xiàng)資料，為避免浪費(fèi)，則盡量讓一張磁碟片記錄同一主題的資料，然后將類似主題的磁碟片一齊放入專用的檔案袋里。由于資料容量的增加，卻使磁碟片變成資料垃圾筒，尤其碰上磁碟片愈積愈多時(shí)，就會(huì)發(fā)生找不到資料的窘?jīng)r。8厘米錄像機(jī)采用的金屬錄像帶，再加上錄像機(jī)本身是將色度信號(hào)與亮度信號(hào)分開處理，因此轉(zhuǎn)錄后的畫質(zhì)是否會(huì)受影響，就不得而知了，但是它高達(dá)10多萬元的價(jià)格，應(yīng)該屬于商業(yè)用途。只是編輯錄像帶必須具備專門技術(shù)，同時(shí)過程也相當(dāng)繁瑣困難。萬一一盤錄像帶必須錄制多個(gè)節(jié)目，那么就必須在錄像帶上標(biāo)明所錄時(shí)數(shù)，然后才能依照錄像帶上的時(shí)間表找尋各個(gè)錄制節(jié)目，以及計(jì)算空白帶的剩余量。這類工作通常多由廣播電臺(tái)執(zhí)行，一般人除了音樂歌曲之外，多半不愿代替客人從事如此繁瑣的服務(wù)，因此為了避免麻煩，平時(shí)從事錄音工作時(shí)，盡可能實(shí)行一卷錄音帶一個(gè)主題的做法。 當(dāng)錄音帶要重復(fù)使用時(shí)，別忘了將舊的索引銷掉，重新標(biāo)明新的索引。 準(zhǔn)備赴外錄音時(shí)，按排列順序取出需要的錄音帶卷數(shù)，完成錄音，用鉛筆注明日期及內(nèi)容。相反地，商業(yè)用的談話錄音可以文字筆記或其它輔助工具來取代，“聲音”并不是它追求的主要目的，因此一旦錄音內(nèi)容文字化之后，錄音帶就不再有利用價(jià)值。無論是使用隨身型文字處理機(jī)，還是高效率的資料處理機(jī)器，都必須具備這樣的認(rèn)識(shí)。 3. 電子資料的整理重點(diǎn) 從電子資料的特征中，可以很清楚地了解電子資料的兩項(xiàng)整理重點(diǎn)： (1)資料視覺化。將資料記錄于磁性媒體中，主要是為了能迅速調(diào)閱，不過有時(shí)因操作錯(cuò)誤，往往會(huì)發(fā)生資料遭破壞或消除的意外事故，即使是硬式磁碟片，也可能因人為疏忽而導(dǎo)致資料記錄揮發(fā)或消失。 不過，電子資料也有遜于紙資料的多項(xiàng)缺點(diǎn)，包括五點(diǎn)： (1)資料的輸入及處理，必須通過專用機(jī)器和熟練的操作技巧，否則無法閱讀； (2)無法從外表查知資料內(nèi)容； (3)資料的互換性比一般文件低； (4)保存性不穩(wěn)定，易有瞬間損失大量資料的危險(xiǎn)； (5)成本比紙資料貴。事實(shí)上如果能靈活運(yùn)用文字處理機(jī)或復(fù)印機(jī)，同樣可以為自己設(shè)計(jì)專用表格?，F(xiàn)在利用電腦或文字處理機(jī)來寫書信、文件的人愈來愈多，反而缺少特色，不妨利用復(fù)印，印上自己的名條。在復(fù)印部分書籍時(shí)，一定要將封面及版權(quán)頁復(fù)印下來；報(bào)紙、雜志資料則一定要標(biāo)明報(bào)紙、雜志名、日期、作者或發(fā)行單位。 不得不復(fù)印時(shí)，盡量利用縮小功能或雙面復(fù)印，以盡量節(jié)省資源。唯有如此，才不會(huì)在“垃圾”中工作。現(xiàn)在電腦和電話傳真的通訊功能愈來愈普及，一通電話或電腦連線就能得到的資料就可以丟棄。 取舍的時(shí)效非常重要，很多人都覺得無所謂，可以待會(huì)兒再做，但一旦有了下次、明天、月底的念頭后，人就不會(huì)處理它了；永遠(yuǎn)不要存著“暫時(shí)保留”的想法，現(xiàn)在不處理，以后每過一天，處理的功夫就得增加一倍。雖然方法簡易，但袋式系統(tǒng)有與其它系統(tǒng)不能相比的優(yōu)點(diǎn)。其實(shí)這種辦法的思考方式和其它建檔方法并沒有太大差異，只是不需要花很多錢買很多檔案夾，可以低成本地完成建檔；同時(shí)任何資料都可“原始”地丟進(jìn)紙袋即可，不需要加貼任何多余紙張。 他首先要思考的是制訂出整理“紙山”的規(guī)則；即在什么條件下，可以輕松處理資料。 大約在20年前，王先生尚未整理的資料中，單單文件、文稿一項(xiàng)，就疊成了一座高60 公分、長2公尺、寬40公分的“紙山”。圖書館通常會(huì)把復(fù)印機(jī)固定在某個(gè)規(guī)格以便統(tǒng)一收費(fèi)；如果復(fù)印規(guī)格和收集資料的規(guī)格不同，會(huì)增加整理上的難度；如果需要大量復(fù)印時(shí)，不妨把書借出來自己動(dòng)手復(fù)印后再還書，可以省掉一些麻煩。 3. 有效利用圖書館的方法 為了在最短時(shí)間里從圖書館取得最多的信息，管理者應(yīng)在行前做好準(zhǔn)備工作。 大學(xué)附設(shè)的圖書館也是一個(gè)重要的信息源。 (6)能讓讀者大量借書的圖書館。參考室中存放的大多是統(tǒng)計(jì)、年鑒、縮版、人名錄、年報(bào)、地圖等書籍、資料，這些是個(gè)人難以負(fù)擔(dān)或買回收藏的書，所以好的圖書館一定要有好的參考環(huán)境，尤其要有稱職的圖書管理員提供咨詢。如果原資料量不夠，就談不上篩選了。圖書館設(shè)立的時(shí)間愈久，收藏古版書、絕版書的可能性愈大，尤其連出版社都已經(jīng)沒有庫存的書，很可能老圖書館都有。在第一線的工商界人士雖然利用圖書館的機(jī)會(huì)很少，但如果圖書館僅限于借閱暢銷小說或當(dāng)期雜志的話，實(shí)在很可惜。 (8)也可向出版社查詢舊版書。對(duì)住在都市內(nèi)的人來說，這反而最節(jié)省時(shí)間。如果在書店沒法子找到自己所需的書，可以直接向出版社購買；不妨事先約定將快遞或限時(shí)專送的郵費(fèi)一并寄入，這樣短期之內(nèi)即可拿到書。 (4)向出版社查詢。有些書店雖然小，但會(huì)營銷特別的書種，書目甚至比大型書店還齊全。 □ 書籍資料收集技巧 1. 先找到購買書籍的方法 一般地，購買書籍的方法有八點(diǎn)： (1)選擇特定書店。至于學(xué)術(shù)方面的最新信息，則要從學(xué)術(shù)雜志上著手；尤其是最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，各國研究者都爭分奪秒競相爭取，有些人會(huì)想盡方法爭取同一主題的研究優(yōu)先權(quán)，因?yàn)檫@不僅和科學(xué)家個(gè)人名譽(yù)有關(guān)，而且與現(xiàn)代科學(xué)和工業(yè)技術(shù)密切相關(guān)，獲取優(yōu)先權(quán)才能取得發(fā)明權(quán)，也才能得到財(cái)富。堅(jiān)持這種取舍原則，專攻自己的專業(yè)，一定能找到無數(shù)資料。否則收集了一堆無法整理的資料，發(fā)揮不了輔助工作的作用。閱讀雜志時(shí)，碰到自己喜歡的文章，就要把出處和標(biāo)題記下來，以后要使用時(shí)再找出來。 假如會(huì)面的時(shí)間是一個(gè)小時(shí)，在前30分鐘之內(nèi)，一定要問完所有準(zhǔn)備好的問題，并且把要點(diǎn)記在筆記本上。冒味打電話聯(lián)絡(luò)不相識(shí)的人，有時(shí)會(huì)給對(duì)方無禮的感覺，有時(shí)不妨考慮先以信函告知。 2. 訂約 訂約是面對(duì)面溝通方式中最大的一個(gè)難關(guān)。 要與人面對(duì)面溝通須注意五個(gè)基本技巧： 1. 決定會(huì)面對(duì)象 找到合適的咨詢?nèi)诉x，其實(shí)并不容易。 選用大多數(shù)人使用的規(guī)格，是資料整理的基本條件。現(xiàn)在最普及的JIS鍵盤并不符合生理學(xué)，因此有人發(fā)明出頻繁動(dòng)用拇指的鍵盤。這種愚蠢的例子到處都有，以錄放影機(jī)和VHS系統(tǒng)來說，一直到最近才有統(tǒng)一成VHS的趨勢(shì)，顯然BETA系統(tǒng)已經(jīng)落伍，但在市面上還可以買到BETA系統(tǒng)的產(chǎn)品。此外還得把不同規(guī)格的資料做統(tǒng)一處理，每一道手續(xù)都繁瑣而費(fèi)時(shí)，每次整理資料時(shí)的不快，真讓人覺得在浪費(fèi)人生。商業(yè)行為的基礎(chǔ)就是以最小投資創(chuàng)造最大的利益，信息工作亦然。這是效率化工作的成功的匙鑰。所以，資料工作也可以說是用“語言”道具來處理問題的工作。為了整理大腦的思考，必須找出資料生理的規(guī)律。這些感覺包括被丟掉的資料是不是真的不需要?明明記得一些有用的資料，但臨到用時(shí)卻記不起來、說不出口……。這個(gè)技術(shù)雖然重要，但更重要的卻是如何將匯集到的資料加以活用。 2. 整理和保管 資料整理可分為“整理”和“保管”兩部分。資料整理并不是信息工作的目的。當(dāng)然人人有不同的嗜好，但是不能錯(cuò)將嗜好當(dāng)工作，否則很容易又回到浪費(fèi)精力和無意義的原點(diǎn)上。這些數(shù)之不盡的資料似乎足以將人淹沒，但實(shí)際上，一直認(rèn)為與工作無關(guān)的資料大都能可以過眼即丟，想要在信息社會(huì)里過健康生活，除了大膽取舍外實(shí)無他法。每隔一段時(shí)間，就得做這種“目的意識(shí)”的分 類，然后再以“采用標(biāo)準(zhǔn)”整理所需的資料，如此絕不會(huì)產(chǎn)生資料取舍的困擾。所以建議管理者不要實(shí)行“去舍標(biāo)準(zhǔn)”，而實(shí)行“采用標(biāo)準(zhǔn)”?！罢?qǐng) 勿不停地貯存信息，斷然決定資料的取舍，更是一種智慧。信息收集也要講求“輕重緩急”，沒有完成目的的意識(shí)，收集的信息就不具有任何意義。不斷地改進(jìn)之后， 必能設(shè)計(jì)出最佳的整理方法，在不同情況下加以應(yīng)用，發(fā)揮它的功效。 奉勸各位管理者，先經(jīng)過一段時(shí)間的收集，再整理這些信息，千萬不要以為“這是完美的信息”。 3. 開始收集信息時(shí)，不要希望有“完美品”的出現(xiàn) 信息整理力求簡化是最好的