【正文】 15：使會(huì)議規(guī)模盡可能小些，盡量避免分散注意力。有多種類(lèi)型的會(huì)議正式的和非正式的，每一種類(lèi)型適合于一種特定的目的，因此在你開(kāi)始安排會(huì)議和通知與會(huì)者之前，決定哪種類(lèi)型的會(huì)議最能達(dá)到你和目的。有效的聯(lián)系視頻會(huì)議讓你們充分交流，即使在你們不能見(jiàn)面時(shí)。然而非必要的信息會(huì)快速地積累。這相當(dāng)于另一種形式的會(huì)議延續(xù)幾天甚至幾星期，因?yàn)榕c會(huì)者聚在一個(gè)“虛擬的”會(huì)議地點(diǎn)評(píng)論當(dāng)前的議題和問(wèn)題，或者討論一些事情。英語(yǔ)的廣泛使用，會(huì)在正式交往中妨礙其母語(yǔ)不是英語(yǔ)的發(fā)言者，在電子郵件中這就是一個(gè)小問(wèn)題了，因?yàn)榘l(fā)送的信息是相對(duì)簡(jiǎn)短并且是非正式的，較少需要熟練的語(yǔ)言運(yùn)用。 跨文化商務(wù)交流中的常見(jiàn)障礙包括語(yǔ)言的不同、時(shí)區(qū)差異和國(guó)與國(guó)之間旅行時(shí)間的不同，以及文化期望的不同。小提示12：通過(guò)設(shè)定一個(gè)時(shí)間限制來(lái)優(yōu)化在線會(huì)議。出席視頻會(huì)議將傳統(tǒng)的和新的方法結(jié)合起來(lái)，為你所用。視頻會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)是能顯示身體語(yǔ)言和面部表情，這常常是有效溝通的關(guān)鍵因素?，F(xiàn)在，利用實(shí)時(shí)音頻和視頻連接的視頻會(huì)議是一種被廣泛應(yīng)用的、對(duì)用戶友好程度正在提高的開(kāi)會(huì)方法。電話會(huì)議、實(shí)時(shí)視頻在線會(huì)議、電子郵件和因特網(wǎng)通訊這些數(shù)字技術(shù)正替代著面對(duì)面的會(huì)議。小提示10：對(duì)信息要有選擇性地吸取，避免信息超載。你可利用這些高科技工具減少出席會(huì)議的時(shí)間。小提示8：注意正式會(huì)議中的一切法律要求。規(guī)則能決定會(huì)前必須發(fā)了通知的數(shù)量，與會(huì)者的權(quán)利，表決工作應(yīng)當(dāng)遵循的程序。●臨時(shí)股東大會(huì)的操作規(guī)則通常與年會(huì)一樣。臨時(shí)股東大會(huì)可以在兩次年會(huì)之間的任何時(shí)候召開(kāi)。公眾會(huì)議的議程通常只有一項(xiàng)供討論的主要議題。所有的成員被邀請(qǐng)出席公眾會(huì)議。公眾會(huì)議公眾會(huì)議對(duì)任何人都開(kāi)放?！衲陼?huì)允許股東向公司董事提問(wèn)，并要求他們京公司的業(yè)績(jī)做出解釋?！裨S多公司董事會(huì)發(fā)現(xiàn)難以在一個(gè)月內(nèi)召開(kāi)一次以上的會(huì)議，而專門(mén)委員會(huì)可以定期召開(kāi)會(huì)議，而且只涉及必要的人員。與整個(gè)董事會(huì)相比，這個(gè)小組會(huì)更加頻繁地召開(kāi)會(huì)議。●外部會(huì)議可以在中立地點(diǎn)進(jìn)行?！裨谕獠繒?huì)議上，保守機(jī)密是一個(gè)重要問(wèn)題。●常務(wù)委員會(huì)要先向公司董事會(huì)報(bào)告，然后采取必要的行動(dòng)?！癯?wù)委員會(huì)定期召開(kāi)會(huì)議來(lái)履行授權(quán)給它的任務(wù)。雖然有時(shí)發(fā)言人會(huì)留有“回答提問(wèn)”這一段時(shí)間，借鑒于大會(huì)的規(guī)模，計(jì)論和聽(tīng)眾參與是很有限的。董事會(huì)會(huì)議由董事會(huì)主席主持，他是根據(jù)公司章程被選舉出來(lái)的大會(huì)在大會(huì)上，通常就一個(gè)主題作幾個(gè)報(bào)告。會(huì)議通常在董事會(huì)的會(huì)議室舉行——這是一個(gè)設(shè)有一張大桌子的正式場(chǎng)合。會(huì)議類(lèi)型特點(diǎn)會(huì)議類(lèi)型特點(diǎn)董事會(huì)會(huì)議由公司的董事們參加——董事會(huì)通常由董事組成。一些會(huì)議，如年度全休會(huì)議，必須依法召開(kāi)；其他的會(huì)議則是自定的，是為了做出一個(gè)特殊的決定或討論一個(gè)問(wèn)題而召開(kāi)。會(huì)議期間避免評(píng)論或批評(píng)任何想法，因?yàn)檫@會(huì)妨礙提出建議；會(huì)后再判斷這些想法的可行性。為了得到最好的效果，事先說(shuō)明會(huì)議的目的和時(shí)間限制，以便與會(huì)者能有所準(zhǔn)備。如果你正在主持一個(gè)頭腦風(fēng)暴會(huì)議，安排專人記下與會(huì)者提出的想法，這種書(shū)面記錄常常能夠啟發(fā)出其他建議。如果你在領(lǐng)導(dǎo)一次討論，你一定要多多運(yùn)用大量鼓勵(lì)性的目光接觸，來(lái)幫助你保持對(duì)會(huì)議的控制。恰當(dāng)?shù)乜刂茣?huì)議，你就能讓主要的事情進(jìn)行下去，并且能使與會(huì)者之間進(jìn)行坦誠(chéng)的討論。策劃小型非正式會(huì)議是為了通過(guò)討論不解決問(wèn)題，提供反饋，因此與臨時(shí)會(huì)議不同，它應(yīng)該有準(zhǔn)備的時(shí)間。建立一種非正式的氣氛，有助于你在會(huì)議中理解其他人的反應(yīng)。另外，可以利用臨界時(shí)會(huì)議發(fā)布緊急通告。這些臨時(shí)會(huì)議對(duì)于坦誠(chéng)地討論問(wèn)題以及不受大量其他人員的影響而迅速地做出決定是很理想的。利用一個(gè)臨時(shí)的會(huì)面，例如與同事在走廊里交談，立刻解決一個(gè)問(wèn)題。盡管性質(zhì)比較隨意，非正式會(huì)議的成功仍然得益于精心挑選的環(huán)境，如果與會(huì)者感覺(jué)不 服，或者要他們?cè)陂_(kāi)放式的辦公室里討論一項(xiàng)保密事宜，那么就很難進(jìn)行富有成效討論。小提示5：記住，高層經(jīng)理的在場(chǎng)可能會(huì)妨礙討論。確定會(huì)議目的 決定會(huì)議需要多少時(shí)間 保證有關(guān)人員出席非正會(huì)議可以有多種不同的形式，并且可以采取討論會(huì)的形式。目的未明確，你就無(wú)法確定需要舉行哪種會(huì)議。如果你僅是會(huì)議的參與者，你要確保你已為詳盡討論淤泥特別有關(guān)的事項(xiàng)作好了充分的準(zhǔn)備。如果你主持會(huì)議，在會(huì)議開(kāi)始時(shí)做飯就要概述這個(gè)會(huì)議的目的和目標(biāo)，這樣就能使全體與會(huì)者在整個(gè)會(huì)議期間都能牢記不忘。如果議和內(nèi)兼有機(jī)密和非機(jī)密的事項(xiàng)，則應(yīng)預(yù)先確保全體與會(huì)者明白每個(gè)項(xiàng)目相應(yīng)的情況。如果會(huì)上要講座保密事宜，應(yīng)讓全體與會(huì)者在會(huì)議的開(kāi)始階段就知道，因?yàn)檫@會(huì)影響與會(huì)者的態(tài)度。另一個(gè)需要考慮的問(wèn)題是你能否減少花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)間。對(duì)于例行會(huì)議，應(yīng)每隔一段時(shí)間檢查一下這些會(huì)議是否仍符合一個(gè)實(shí)用目的而不是浪費(fèi)時(shí)間。一定要安排好會(huì)議，以確保恰恰相反當(dāng)?shù)?、有必要?quán)威性的與會(huì)者能夠出席。想一下這個(gè)會(huì)議要開(kāi)多長(zhǎng)，哪幾個(gè)問(wèn)題需要講座以及必須分配給每個(gè)問(wèn)題的時(shí)間是多少。要預(yù)先決定所要召開(kāi)會(huì)議的目的屬于其中的哪一種，并確保全體與會(huì)者明了。小提示1：從一開(kāi)始就要明確會(huì)議目的小提示2：如果不開(kāi)會(huì)也能解決問(wèn)題，就取消會(huì)議。按此計(jì)算，這個(gè)會(huì)議每小時(shí)的費(fèi)用是178英鎊。一個(gè)部門(mén)的成員和董事總經(jīng)理聚在一起開(kāi)會(huì)，以解決一個(gè)問(wèn)題。兩項(xiàng)之和是會(huì)議每小時(shí)的成本。要計(jì)算出一個(gè)會(huì)議的總成本，首先計(jì)算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自單位的日常開(kāi)支，然后將其和除以一年中的工作小數(shù)（每周工作時(shí)數(shù)乘以每年工作周數(shù)）。如果與會(huì)者還需長(zhǎng)途施行，這個(gè)時(shí)間也必須計(jì)算在內(nèi)。殊不知這是一種代價(jià)昂貴的奢侈。然而，有許多會(huì)議沒(méi)有必要召開(kāi)，例如小組會(huì)議。典型的會(huì)議有一個(gè)明確的目標(biāo)，并概括于方程（一張議事清單）上，議程預(yù)先在與會(huì)者中傳閱。然而，大多數(shù)工作會(huì)議比較正式，有預(yù)先確定的時(shí)間和地點(diǎn)。商業(yè)會(huì)議由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問(wèn)題或做出決定。？大多數(shù)經(jīng)理人員對(duì)花費(fèi)在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間之多感到有壓力。如果你能不斷地應(yīng)用本書(shū)所提供的寶貴建議，你就可以非常自信并且成功地管理會(huì)議。散見(jiàn)于全書(shū)的101個(gè)簡(jiǎn)明的提示將進(jìn)一步為你達(dá)到目的提供重要信息。引 言會(huì)議商務(wù)的一個(gè)重要部分，全球每天要舉行數(shù)百萬(wàn)次會(huì)議，《會(huì)議管理》會(huì)幫助你——不論是作為出席會(huì)議的與會(huì)者，或者是會(huì)議的主席——提高這些會(huì)議的效果和效率。欣德?tīng)枺═im Hindle）是倫敦商業(yè)語(yǔ)言咨詢機(jī)構(gòu)“Working Words”的創(chuàng)建人。生動(dòng)有力的提示幫助你處理實(shí)際工作中發(fā)生的情況，并掌握一流的會(huì)議管理技巧，從而使你大大提高管理會(huì)議的效率及果斷性?！綧BA資料】會(huì)議管理目 錄引 言 2第1章 有效利用會(huì)議 2？ 2 3 4 5 6 7 8第2章 準(zhǔn)備會(huì)議 10 10 11 12 15 17第3章 出席會(huì)議 18 18 19 20 21 23評(píng)估與會(huì)技巧 24第4章 主持會(huì)議 24 25 26 27 28 30 32 34 36主持能力自測(cè) 37會(huì)議管理若想成功地管理會(huì)議，你要學(xué)習(xí)這些技巧：從構(gòu)劃和準(zhǔn)備議程，到建立正式程序，以及處理易爆局面?！稌?huì)議管理》不僅教你全面主持會(huì)議以及充分參與會(huì)議，而且為你提供實(shí)用方法使會(huì)議達(dá)到預(yù)定目的。蒂姆作為編輯顧問(wèn)和作者，他完成了許多著作，其中包括《袖珍經(jīng)理手冊(cè)》、《袖珍MBA》和《袖珍金融手冊(cè)》、1979年以來(lái)一直是《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》雜志的撰稿人，19941996年任《歐洲商務(wù)》雜志的編輯。不論是正式會(huì)議還是非正式會(huì)議，本書(shū)將提供給你相關(guān)的各種實(shí)用建議，例如如何作好基本的準(zhǔn)備，如何進(jìn)行恰當(dāng)?shù)淖话才?，如何保持預(yù)定計(jì)劃，如何結(jié)束仁義等。自我評(píng)估練習(xí)使你能系統(tǒng)地評(píng)估你的進(jìn)步及明確以后的努力方向。第1章 有效利用會(huì)議開(kāi)會(huì)要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢(qián)，因此只有在必要時(shí)才召開(kāi)會(huì)議，并確保會(huì)議簡(jiǎn)短而富有建設(shè)性。可是究竟有多少會(huì)議能真正解決問(wèn)題？如果你考慮過(guò)會(huì)議真正的代價(jià)，你安排和出席的會(huì)議就會(huì)少得多。幾個(gè)同事在走廊里偶然相遇，也可以說(shuō)是一個(gè)會(huì)議。這些會(huì)議可以是與高級(jí)經(jīng)理、同事或客戶一對(duì)一的會(huì)議，但通常有兩人以上參加。成功的會(huì)議通過(guò)將合適的人聚集在一起，使其共同為某個(gè)目標(biāo)貢獻(xiàn)他們的才智，因此能夠節(jié)約大量的時(shí)間和金錢(qián)。開(kāi)始時(shí)小組會(huì)議曾有一個(gè)明確的目標(biāo)，然而后來(lái)成為一個(gè)慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來(lái)休息一下的機(jī)會(huì)。任何會(huì)議最大的成本通常是與會(huì)者的時(shí)間——從閱讀議程，準(zhǔn)備材料，到出席會(huì)議。最后還有“機(jī)會(huì)成本”，即這些與會(huì)者若不出席會(huì)議，他們能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價(jià)值？召集會(huì)議之前，必須考慮所有這些成本。另外還需計(jì)算召開(kāi)會(huì)議每小時(shí)所需的雜項(xiàng)支出，如房租。會(huì)議達(dá)成的最終結(jié)果是否真正值這么多錢(qián)？可能值得的，但你經(jīng)常要考慮的是如何用盡量少的成本，而事半功倍地達(dá)到同樣的效果。他們的年薪合計(jì)180000英鎊，年管理費(fèi)合計(jì)100000英鎊，另外還有各種雜項(xiàng)費(fèi)用。銷(xiāo)售經(jīng)理聯(lián)系各種情況提供補(bǔ)充信息銷(xiāo)售代表提出報(bào)告董事總經(jīng)理主持會(huì)議銷(xiāo)售總監(jiān)向銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)提出問(wèn)題秘書(shū)作記錄可以為許多不同的原因召開(kāi)會(huì)議，主席和與會(huì)者必須預(yù)先明了確切目的，這樣才能使會(huì)議取得成功。大多數(shù)會(huì)議的目的屬于下列幾種之一?！?透露住處信息或提供意見(jiàn)；● 發(fā)布指示；● 提出申訴和仲裁；● 做出決定或貫徹決定● 激發(fā)創(chuàng)意；● 提了建議，進(jìn)行討論，并做出最終決定；如果你已決定一個(gè)會(huì)議的主題，就可開(kāi)始考慮其他細(xì)節(jié)。注意留點(diǎn)時(shí)間用于委派任務(wù)，也留點(diǎn)時(shí)間給予會(huì)間休息及會(huì)議總結(jié)。如果他們不能來(lái)，那就重新安排一個(gè)更合適的時(shí)間。Q每個(gè)人都明確開(kāi)會(huì)的目的嗎？Q是否需要每個(gè)人都出席整個(gè)會(huì)議？Q是否有比開(kāi)會(huì)更好的方法不提出問(wèn)題？Q是否有其他人，他通常不出席你的會(huì)議，但可能會(huì)在這一次會(huì)議上提出有益的意見(jiàn)？Q使用各種視覺(jué)輔助手段是否有利于會(huì)議？無(wú)論你主持會(huì)議或者只是出席會(huì)議，應(yīng)事先考慮會(huì)議規(guī)定的目標(biāo)以及你的個(gè)人目標(biāo)，例如，你可能對(duì)議程式上的某些項(xiàng)目特別感興趣，你要起清楚你愿意接受什么樣的結(jié)果，然后可以開(kāi)始做相應(yīng)的準(zhǔn)備。如果你不需要參加整個(gè)會(huì)議并已決定只出席其中的一部分，則應(yīng)預(yù)先通知會(huì)議主席。所有保密事項(xiàng)需要恰當(dāng)?shù)靥幚聿⑶以跁?huì)外出應(yīng)獲得足夠的重視。小提示3：仔細(xì)考慮什么能促進(jìn)會(huì)議成功舉行，什么會(huì)使會(huì)議失敗。提醒與會(huì)者何時(shí)必須做出何種決議以及需傳遞何種信息，并且——如果他們偏離這點(diǎn)——提醒他們注意分配給每個(gè)問(wèn)題的討論時(shí)間。小提示4：考慮一下，如果一個(gè)例行會(huì)議沒(méi)有如期舉行，會(huì)有什么后果。首先確定會(huì)議的目的及需花時(shí)間，然后邀請(qǐng)與會(huì)者。非正式會(huì)會(huì)議無(wú)論是偶然進(jìn)行的，或者是按通常的方式如口頭方式召集起來(lái)的，都提供了一些機(jī)會(huì)來(lái)簡(jiǎn)單地解決問(wèn)題。小提示6：要遠(yuǎn)離你的辦公室召開(kāi)會(huì)議，這樣你就可以輕易地離開(kāi)會(huì)議。選擇合適的環(huán)境，可以幫助你得到所尋求的結(jié)果。只有簡(jiǎn)短的通知并且是順便或立即召集的會(huì)議，稱為“臨時(shí)會(huì)議”。不多于三至四人參加的臨時(shí)會(huì)議在解決一些小問(wèn)題時(shí)具有最佳效果。在同事之間，臨時(shí)會(huì)議傾向于以非正式的語(yǔ)言風(fēng)格和輕松的身體語(yǔ)言為特征。注意面部表情：因?yàn)榕c會(huì)者可能走神，他們的面部表情會(huì)真實(shí)地告訴做你這一點(diǎn)。即使舉行一個(gè)只有二三個(gè)人參加的小型非正式會(huì)議，也要記住會(huì)議的目的和時(shí)間限制。通過(guò)保持目光接觸這種身體語(yǔ)言中具有表達(dá)性的方式，來(lái)鼓勵(lì)與會(huì)者。小型的頭腦風(fēng)暴會(huì)議是一個(gè)分享創(chuàng)意的良好論壇。利用非正式的頭腦風(fēng)暴會(huì)議來(lái)產(chǎn)生新的想法，或者得出靈活的創(chuàng)意，用于解決問(wèn)題。由一小群各具特長(zhǎng)的人參與的頭腦風(fēng)暴會(huì)議最為有效，所以必須要求每個(gè)人輪流發(fā)言。不同類(lèi)型的正式會(huì)議都有不同的程序規(guī)則。小提示7：讓自己熟悉各種正式會(huì)議的程序。有些國(guó)家的法律規(guī)定董事會(huì)必須共同行使權(quán)力。董事會(huì)通常定期召開(kāi)會(huì)議，也許一個(gè)月一次，來(lái)討論公司事務(wù)。有些大會(huì)對(duì)公眾開(kāi)放，另一些只限某些人參加，如公司雇員。這類(lèi)會(huì)議適用于大量人員在短時(shí)期內(nèi)交流信息常務(wù)委員會(huì)會(huì)議常務(wù)委員會(huì)是公司董事會(huì)下屬的一個(gè)小組，它可能是對(duì)經(jīng)常性的事情負(fù)責(zé)，如一位總經(jīng)理的薪金和業(yè)績(jī)的年度評(píng)審。●公司董事會(huì)可以授權(quán)常務(wù)委員會(huì)代為采取行動(dòng)。外部會(huì)議一個(gè)外部會(huì)議包括某個(gè)組織內(nèi)的一群人和組織外的另一群人，例如來(lái)訪的行業(yè)工會(huì)談判代表。與會(huì)者應(yīng)仔細(xì)思考哪些信息必須保密；為了達(dá)到目的哪些信息可以在會(huì)上披露。專門(mén)委員會(huì)會(huì)議公司董事會(huì)可以建立一個(gè)專門(mén)委員會(huì)，研究一個(gè)需要特別注意的問(wèn)題?！癖匾獣r(shí)，專門(mén)委員會(huì)可以開(kāi)會(huì)討論專業(yè)性特別強(qiáng)的特殊問(wèn)題，或詳細(xì)分析復(fù)雜問(wèn)題。年會(huì)（AGM）年會(huì)一年一次，常常是規(guī)定的，召集公司董事與股東討論過(guò)去一年的事務(wù)和未來(lái)的計(jì)劃。●董事們利用這個(gè)機(jī)會(huì)尋求年度決算的批準(zhǔn)，重新任命審計(jì)師，并討論未來(lái)的計(jì)劃和策略。這種討論的形式可被地方政府或私人活動(dòng)小組所采用，用來(lái)與公眾討論各類(lèi)事項(xiàng)，或?yàn)楣舅捎茫杂懻撐磥?lái)的發(fā)展。通常事先在當(dāng)?shù)厣缃恢行摹⒐矆D書(shū)館及地方報(bào)紙或雜志上通告。臨時(shí)股東大會(huì)（EGM）如果為了立該采取行動(dòng)而需獲得股東的批準(zhǔn)，則可召開(kāi)臨時(shí)股東大會(huì)?！駪?yīng)提前一些時(shí)間向股東們發(fā)出臨時(shí)股東大會(huì)的通知，提前多少時(shí)間則隨國(guó)家而異。管理正式會(huì)議的規(guī)則可能是復(fù)雜的，并且隨國(guó)家和組織的不同而異。如你參加一個(gè)正式會(huì)議，應(yīng)事先了解應(yīng)當(dāng)遵循的一些規(guī)則。計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)（統(tǒng)稱為信息技術(shù)，或IT）的快速發(fā)展，使面對(duì)面的會(huì)議數(shù)量大大減少。小提示9：在會(huì)議前，打電話給與會(huì)者，讓他集中到議題上來(lái)。數(shù)字技術(shù)正在革新交換信息的傳統(tǒng)方法，大大減少了旅行的必要性。在召集各地人員開(kāi)會(huì)之前，考慮以上這些選擇。假如你那里已具備這種技術(shù)，你可以利用這類(lèi)會(huì)議，像電話會(huì)議，聯(lián)絡(luò)在世界各地的人。小提示11：組織和舉行電話會(huì)議時(shí)，考慮世界各地的時(shí)差。例如，讓無(wú)法來(lái)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的代表通過(guò)視頻設(shè)備來(lái)出席會(huì)議。小提示13：當(dāng)你在電話會(huì)議中發(fā)表講話時(shí)，不斷重復(fù)你的姓名。然而信息技術(shù)正使得這些困難減?。弘娮余]件提供一種現(xiàn)成的通訊渠道而與地點(diǎn)和時(shí)區(qū)無(wú)關(guān)。電子郵件（）可使你以很快的