【正文】 【MBA資料】會(huì)議管理目 錄引 言 2第1章 有效利用會(huì)議 2？ 2 3 4 5 6 7 8第2章 準(zhǔn)備會(huì)議 10 10 11 12 15 17第3章 出席會(huì)議 18 18 19 20 21 23評(píng)估與會(huì)技巧 24第4章 主持會(huì)議 24 25 26 27 28 30 32 34 36主持能力自測(cè) 37會(huì)議管理若想成功地管理會(huì)議，你要學(xué)習(xí)這些技巧：從構(gòu)劃和準(zhǔn)備議程，到建立正式程序，以及處理易爆局面?！稌?huì)議管理》不僅教你全面主持會(huì)議以及充分參與會(huì)議，而且為你提供實(shí)用方法使會(huì)議達(dá)到預(yù)定目的。生動(dòng)有力的提示幫助你處理實(shí)際工作中發(fā)生的情況，并掌握一流的會(huì)議管理技巧，從而使你大大提高管理會(huì)議的效率及果斷性。蒂姆欣德爾（Tim Hindle）是倫敦商業(yè)語(yǔ)言咨詢機(jī)構(gòu)“Working Words”的創(chuàng)建人。作為編輯顧問和作者，他完成了許多著作，其中包括《袖珍經(jīng)理手冊(cè)》、《袖珍MBA》和《袖珍金融手冊(cè)》、1979年以來一直是《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》雜志的撰稿人，19941996年任《歐洲商務(wù)》雜志的編輯。引 言會(huì)議商務(wù)的一個(gè)重要部分，全球每天要舉行數(shù)百萬次會(huì)議，《會(huì)議管理》會(huì)幫助你——不論是作為出席會(huì)議的與會(huì)者，或者是會(huì)議的主席——提高這些會(huì)議的效果和效率。不論是正式會(huì)議還是非正式會(huì)議，本書將提供給你相關(guān)的各種實(shí)用建議，例如如何作好基本的準(zhǔn)備，如何進(jìn)行恰當(dāng)?shù)淖话才?，如何保持預(yù)定計(jì)劃，如何結(jié)束仁義等。散見于全書的101個(gè)簡(jiǎn)明的提示將進(jìn)一步為你達(dá)到目的提供重要信息。自我評(píng)估練習(xí)使你能系統(tǒng)地評(píng)估你的進(jìn)步及明確以后的努力方向。如果你能不斷地應(yīng)用本書所提供的寶貴建議，你就可以非常自信并且成功地管理會(huì)議。第1章 有效利用會(huì)議開會(huì)要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢，因此只有在必要時(shí)才召開會(huì)議，并確保會(huì)議簡(jiǎn)短而富有建設(shè)性。？大多數(shù)經(jīng)理人員對(duì)花費(fèi)在開會(huì)上的時(shí)間之多感到有壓力。可是究竟有多少會(huì)議能真正解決問題？如果你考慮過會(huì)議真正的代價(jià)，你安排和出席的會(huì)議就會(huì)少得多。商業(yè)會(huì)議由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問題或做出決定。幾個(gè)同事在走廊里偶然相遇，也可以說是一個(gè)會(huì)議。然而，大多數(shù)工作會(huì)議比較正式，有預(yù)先確定的時(shí)間和地點(diǎn)。這些會(huì)議可以是與高級(jí)經(jīng)理、同事或客戶一對(duì)一的會(huì)議，但通常有兩人以上參加。典型的會(huì)議有一個(gè)明確的目標(biāo)，并概括于方程（一張議事清單）上，議程預(yù)先在與會(huì)者中傳閱。成功的會(huì)議通過將合適的人聚集在一起，使其共同為某個(gè)目標(biāo)貢獻(xiàn)他們的才智，因此能夠節(jié)約大量的時(shí)間和金錢。然而，有許多會(huì)議沒有必要召開，例如小組會(huì)議。開始時(shí)小組會(huì)議曾有一個(gè)明確的目標(biāo)，然而后來成為一個(gè)慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來休息一下的機(jī)會(huì)。殊不知這是一種代價(jià)昂貴的奢侈。任何會(huì)議最大的成本通常是與會(huì)者的時(shí)間——從閱讀議程，準(zhǔn)備材料，到出席會(huì)議。如果與會(huì)者還需長(zhǎng)途施行，這個(gè)時(shí)間也必須計(jì)算在內(nèi)。最后還有“機(jī)會(huì)成本”，即這些與會(huì)者若不出席會(huì)議，他們能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價(jià)值？召集會(huì)議之前，必須考慮所有這些成本。要計(jì)算出一個(gè)會(huì)議的總成本，首先計(jì)算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自單位的日常開支，然后將其和除以一年中的工作小數(shù)（每周工作時(shí)數(shù)乘以每年工作周數(shù)）。另外還需計(jì)算召開會(huì)議每小時(shí)所需的雜項(xiàng)支出，如房租。兩項(xiàng)之和是會(huì)議每小時(shí)的成本。會(huì)議達(dá)成的最終結(jié)果是否真正值這么多錢？可能值得的，但你經(jīng)常要考慮的是如何用盡量少的成本，而事半功倍地達(dá)到同樣的效果。一個(gè)部門的成員和董事總經(jīng)理聚在一起開會(huì)，以解決一個(gè)問題。他們的年薪合計(jì)180000英鎊，年管理費(fèi)合計(jì)100000英鎊，另外還有各種雜項(xiàng)費(fèi)用。按此計(jì)算，這個(gè)會(huì)議每小時(shí)的費(fèi)用是178英鎊。銷售經(jīng)理聯(lián)系各種情況提供補(bǔ)充信息銷售代表提出報(bào)告董事總經(jīng)理主持會(huì)議銷售總監(jiān)向銷售團(tuán)隊(duì)提出問題秘書作記錄可以為許多不同的原因召開會(huì)議，主席和與會(huì)者必須預(yù)先明了確切目的，這樣才能使會(huì)議取得成功。小提示1：從一開始就要明確會(huì)議目的小提示2：如果不開會(huì)也能解決問題，就取消會(huì)議。大多數(shù)會(huì)議的目的屬于下列幾種之一。要預(yù)先決定所要召開會(huì)議的目的屬于其中的哪一種，并確保全體與會(huì)者明了?！?透露住處信息或提供意見；● 發(fā)布指示；● 提出申訴和仲裁；● 做出決定或貫徹決定● 激發(fā)創(chuàng)意；● 提了建議，進(jìn)行討論，并做出最終決定；如果你已決定一個(gè)會(huì)議的主題，就可開始考慮其他細(xì)節(jié)。想一下這個(gè)會(huì)議要開多長(zhǎng)，哪幾個(gè)問題需要講座以及必須分配給每個(gè)問題的時(shí)間是多少。注意留點(diǎn)時(shí)間用于委派任務(wù)，也留點(diǎn)時(shí)間給予會(huì)間休息及會(huì)議總結(jié)。一定要安排好會(huì)議，以確保恰恰相反當(dāng)?shù)?、有必要?quán)威性的與會(huì)者能夠出席。如果他們不能來，那就重新安排一個(gè)更合適的時(shí)間。對(duì)于例行會(huì)議，應(yīng)每隔一段時(shí)間檢查一下這些會(huì)議是否仍符合一個(gè)實(shí)用目的而不是浪費(fèi)時(shí)間。Q每個(gè)人都明確開會(huì)的目的嗎？Q是否需要每個(gè)人都出席整個(gè)會(huì)議？Q是否有比開會(huì)更好的方法不提出問題？Q是否有其他人，他通常不出席你的會(huì)議，但可能會(huì)在這一次會(huì)議上提出有益的意見？Q使用各種視覺輔助手段是否有利于會(huì)議？無論你主持會(huì)議或者只是出席會(huì)議，應(yīng)事先考慮會(huì)議規(guī)定的目標(biāo)以及你的個(gè)人目標(biāo)，例如，你可能對(duì)議程式上的某些項(xiàng)目特別感興趣，你要起清楚你愿意接受什么樣的結(jié)果，然后可以開始做相應(yīng)的準(zhǔn)備。另一個(gè)需要考慮的問題是你能否減少花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)間。如果你不需要參加整個(gè)會(huì)議并已決定只出席其中的一部分，則應(yīng)預(yù)先通知會(huì)議主席。如果會(huì)上要講座保密事宜，應(yīng)讓全體與會(huì)者在會(huì)議的開始階段就知道，因?yàn)檫@會(huì)影響與會(huì)者的態(tài)度。所有保密事項(xiàng)需要恰當(dāng)?shù)靥幚聿⑶以跁?huì)外出應(yīng)獲得足夠的重視。如果議和內(nèi)兼有機(jī)密和非機(jī)密的事項(xiàng)，則應(yīng)預(yù)先確保全體與會(huì)者明白每個(gè)項(xiàng)目相應(yīng)的情況。小提示3：仔細(xì)考慮什么能促進(jìn)會(huì)議成功舉行，什么會(huì)使會(huì)議失敗。如果你主持會(huì)議，在會(huì)議開始時(shí)做飯就要概述這個(gè)會(huì)議的目的和目標(biāo)，這樣就能使全體與會(huì)者在整個(gè)會(huì)議期間都能牢記不忘。提醒與會(huì)者何時(shí)必須做出何種決議以及需傳遞何種信息，并且——如果他們偏離這點(diǎn)——提醒他們注意分配給每個(gè)問題的討論時(shí)間。如果你僅是會(huì)議的參與者，你要確保你已為詳盡討論淤泥特別有關(guān)的事項(xiàng)作好了充分的準(zhǔn)備。小提示4：考慮一下，如果一個(gè)例行會(huì)議沒有如期舉行，會(huì)有什么后果。目的未明確，你就無法確定需要舉行哪種會(huì)議。首先確定會(huì)議的目的及需花時(shí)間，然后邀請(qǐng)與會(huì)者。確定會(huì)議目的 決定會(huì)議需要多少時(shí)間 保證有關(guān)人員出席非正會(huì)議可以有多種不同的形式，并且可以采取討論會(huì)的形式。非正式會(huì)會(huì)議無論是偶然進(jìn)行的，或者是按通常的方式如口頭方式召集起來的，都提供了一些機(jī)會(huì)來簡(jiǎn)單地解決問題。小提示5：記住，高層經(jīng)理的在場(chǎng)可能會(huì)妨礙討論。小提示6：要遠(yuǎn)離你的辦公室召開會(huì)議，這樣你就可以輕易地離開會(huì)議。盡管性質(zhì)比較隨意，非正式會(huì)議的成功仍然得益于精心挑選的環(huán)境，如果與會(huì)者感覺不 服，或者要他們?cè)陂_放式的辦公室里討論一項(xiàng)保密事宜，那么就很難進(jìn)行富有成效討論。選擇合適的環(huán)境，可以幫助你得到所尋求的結(jié)果。利用一個(gè)臨時(shí)的會(huì)面，例如與同事在走廊里交談，立刻解決一個(gè)問題。只有簡(jiǎn)短的通知并且是順便或立即召集的會(huì)議，稱為“臨時(shí)會(huì)議”。這些臨時(shí)會(huì)議對(duì)于坦誠(chéng)地討論問題以及不受大量其他人員的影響而迅速地做出決定是很理想的。不多于三至四人參加的臨時(shí)會(huì)議在解決一些小問題時(shí)具有最佳效果。另外，可以利用臨界時(shí)會(huì)議發(fā)布緊急通告。在同事之間，臨時(shí)會(huì)議傾向于以非正式的語(yǔ)言風(fēng)格和輕松的身體語(yǔ)言為特征。建立一種非正式的氣氛，有助于你在會(huì)議中理解其他人的反應(yīng)。注意面部表情：因?yàn)榕c會(huì)者可能走神，他們的面部表情會(huì)真實(shí)地告訴做你這一點(diǎn)。策劃小型非正式會(huì)議是為了通過討論不解決問題，提供反饋，因此與臨時(shí)會(huì)議不同，它應(yīng)該有準(zhǔn)備的時(shí)間。即使舉行一個(gè)只有二三個(gè)人參加的小型非正式會(huì)議，也要記住會(huì)議的目的和時(shí)間限制。恰當(dāng)?shù)乜刂茣?huì)議，你就能讓主要的事情進(jìn)行下去，并且能使與會(huì)者之間進(jìn)行坦誠(chéng)的討論。通過保持目光接觸這種身體語(yǔ)言中具有表達(dá)性的方式，來鼓勵(lì)與會(huì)者。如果你在領(lǐng)導(dǎo)一次討論，你一定要多多運(yùn)用大量鼓勵(lì)性的目光接觸，來幫助你保持對(duì)會(huì)議的控制。小型的頭腦風(fēng)暴會(huì)議是一個(gè)分享創(chuàng)意的良好論壇。如果你正在主持一個(gè)頭腦風(fēng)暴會(huì)議，安排專人記下與會(huì)者提出的想法，這種書面記錄常常能夠啟發(fā)出其他建議。利用非正式的頭腦風(fēng)暴會(huì)議來產(chǎn)生新的想法，或者得出靈活的創(chuàng)意，用于解決問題。為了得到最好的效果，事先說明會(huì)議的目的和時(shí)間限制，以便與會(huì)者能有所準(zhǔn)備。由一小群各具特長(zhǎng)的人參與的頭腦風(fēng)暴會(huì)議最為有效，所以必須要求每個(gè)人輪流發(fā)言。會(huì)議期間避免評(píng)論或批評(píng)任何想法，因?yàn)檫@會(huì)妨礙提出建議；會(huì)后再判斷這些想法的可行性。不同類型的正式會(huì)議都有不同的程序規(guī)則。一些會(huì)議，如年度全休會(huì)議，必須依法召開；其他的會(huì)議則是自定的，是為了做出一個(gè)特殊的決定或討論一個(gè)問題而召開。小提示7：讓自己熟悉各種正式會(huì)議的程序。會(huì)議類型特點(diǎn)會(huì)議類型特點(diǎn)董事會(huì)會(huì)議由公司的董事們參加——董事會(huì)通常由董事組成。有些國(guó)家的法律規(guī)定董事會(huì)必須共同行使權(quán)力。董事會(huì)通常定期召開會(huì)議，也許一個(gè)月一次，來討論公司事務(wù)。會(huì)議通常在董事會(huì)的會(huì)議室舉行——這是一個(gè)設(shè)有一張大桌子的正式場(chǎng)合。董事會(huì)會(huì)議由董事會(huì)主席主持，他是根據(jù)公司章程被選舉出來的大會(huì)在大會(huì)上，通常就一個(gè)主題作幾個(gè)報(bào)告。有些大會(huì)對(duì)公眾開放，另一些只限某些人參加，如公司雇員。這類會(huì)議適用于大量人員在短時(shí)期內(nèi)交流信息雖然有時(shí)發(fā)言人會(huì)留有“回答提問”這一段時(shí)間，借鑒于大會(huì)的規(guī)模，計(jì)論和聽眾參與是很有限的。常務(wù)委員會(huì)會(huì)議常務(wù)委員會(huì)是公司董事會(huì)下屬的一個(gè)小組，它可能是對(duì)經(jīng)常性的事情負(fù)責(zé)，如一位總經(jīng)理的薪金和業(yè)績(jī)的年度評(píng)審。●常務(wù)委員會(huì)定期召開會(huì)議來履行授權(quán)給它的任務(wù)。●公司董事會(huì)可以授權(quán)常務(wù)委員會(huì)代為采取行動(dòng)?！癯?wù)委員會(huì)要先向公司董事會(huì)報(bào)告，然后采取必要的行動(dòng)。外部會(huì)議一個(gè)外部會(huì)議包括某個(gè)組織內(nèi)的一群人和組織外的另一群人，例如來訪的行業(yè)工會(huì)談判代表?！裨谕獠繒?huì)議上，保守機(jī)密是一個(gè)重要問題。與會(huì)者應(yīng)仔細(xì)思考哪些信息必須保密；為了達(dá)到目的哪些信息可以在會(huì)上披露?！裢獠繒?huì)議可以在中立地點(diǎn)進(jìn)行。專門委員會(huì)會(huì)議公司董事會(huì)可以建立一個(gè)專門委員會(huì)，研究一個(gè)需要特別注意的問題。與整個(gè)董事會(huì)相比，這個(gè)小組會(huì)更加頻繁地召開會(huì)議?！癖匾獣r(shí)，專門委員會(huì)可以開會(huì)討論專業(yè)性特別強(qiáng)的特殊問題，或詳細(xì)分析復(fù)雜問題。●許多公司董事會(huì)發(fā)現(xiàn)難以在一個(gè)月內(nèi)召開一次以上的會(huì)議，而專門委員會(huì)可以定期召開會(huì)議，而且只涉及必要的人員。年會(huì)（AGM）年會(huì)一年一次，常常是規(guī)定的，召集公司董事與股東討論過去一年的事務(wù)和未來的計(jì)劃?！衲陼?huì)允許股東向公司董事提問，并要求他們京公司的業(yè)績(jī)做出解釋?！穸聜兝眠@個(gè)機(jī)會(huì)尋求年度決算的批準(zhǔn)，重新任命審計(jì)師，并討論未來的計(jì)劃和策略。公眾會(huì)議公眾會(huì)議對(duì)任何人都開放。這種討論的形式可被地方政府或私人活動(dòng)小組所采用，用來與公眾討論各類事項(xiàng)，或?yàn)楣舅捎茫杂懻撐磥淼陌l(fā)展。所有的成員被邀請(qǐng)出席公眾會(huì)議。通常事先在當(dāng)?shù)厣缃恢行?、公共圖書館及地方報(bào)紙或雜志上通告。公眾會(huì)議的議程通常只有一項(xiàng)供討論的主要議題。臨時(shí)股東大會(huì)（EGM）如果為了立該采取行動(dòng)而需獲得股東的批準(zhǔn)，則可召開臨時(shí)股東大會(huì)。臨時(shí)股東大會(huì)可以在兩次年會(huì)之間的任何時(shí)候召開。●應(yīng)提前一些時(shí)間向股東們發(fā)出臨時(shí)股東大會(huì)的通知，提前多少時(shí)間則隨國(guó)家而異?！衽R時(shí)股東大會(huì)的操作規(guī)則通常與年會(huì)一樣。管理正式會(huì)議的規(guī)則可能是復(fù)雜的，并且隨國(guó)家和組織的不同而異。規(guī)則能決定會(huì)前必須發(fā)了通知的數(shù)量，與會(huì)者的權(quán)利，表決工作應(yīng)當(dāng)遵循的程序。如你參加一個(gè)正式會(huì)議，應(yīng)事先了解應(yīng)當(dāng)遵循的一些規(guī)則。小提示8：注意正式會(huì)議中的一切法律要求。計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)（統(tǒng)稱為信息技術(shù)，或IT）的快速發(fā)展，使面對(duì)面的會(huì)議數(shù)量大大減少。你可利用這些高科技工具減少出席會(huì)議的時(shí)間。小提示9：在會(huì)議前，打電話給與會(huì)者，讓他集中到議題上來。小提示10：對(duì)信息要有選擇性地吸取，避免信息超載。數(shù)字技術(shù)正在革新交換信息的傳統(tǒng)方法，大大減少了旅行的必要性。電話會(huì)議、實(shí)時(shí)視頻在線會(huì)議、電子郵件和因特網(wǎng)通訊這些數(shù)字技術(shù)正替代著面對(duì)面的會(huì)議。在召集各地人員開會(huì)之前，考慮以上這些選擇?，F(xiàn)在，利用實(shí)時(shí)音頻和視頻連接的視頻會(huì)議是一種被廣泛應(yīng)用的、對(duì)用戶友好程度正在提高的開會(huì)方法。假如你那里已具備這種技術(shù)，你可以利用這類會(huì)議，像電話會(huì)議，聯(lián)絡(luò)在世界各地的人。視頻會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)是能顯示身體語(yǔ)言和面部表情，這常常是有效溝通的關(guān)鍵因素。小提示11：組織和舉行電話會(huì)議時(shí)，考慮世界各地的時(shí)差。出席視頻會(huì)議將傳統(tǒng)的和新的方法結(jié)合起來，為你所用。例如，讓無法來會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的代表通過視頻設(shè)備來出席會(huì)議。小提示12：通過設(shè)定一個(gè)時(shí)間限制來優(yōu)化在線會(huì)議。小提示13：當(dāng)你在電話會(huì)議中發(fā)表講話時(shí)，不斷重復(fù)你的姓名。 跨文化商務(wù)交流中的常見障礙包括語(yǔ)言的不同、時(shí)區(qū)差異和國(guó)與國(guó)之間旅行時(shí)間的不同，以及文化期望的不同。然而信息技術(shù)正使得這些困難減小：電子郵件提供一種現(xiàn)成的通訊渠道而與地點(diǎn)和時(shí)區(qū)無關(guān)。英語(yǔ)的廣泛使用，會(huì)在正式交往中妨礙其母語(yǔ)不是英語(yǔ)的發(fā)言者，在電子郵件中這就是一個(gè)小問題了，因?yàn)榘l(fā)送的信息是相對(duì)簡(jiǎn)短并且是非正式的，較少需要熟練的語(yǔ)言運(yùn)用。電子郵件（）可使你以很快的速度與頻率通過因特網(wǎng)發(fā)送和接收書面信息。這相當(dāng)于另一種形式的會(huì)議延續(xù)幾天甚至幾星期，因?yàn)榕c會(huì)者聚在一個(gè)“虛擬的”會(huì)議地點(diǎn)評(píng)論當(dāng)前的議題和問題，或者討論一些事情。在組織之內(nèi),電子郵件能使來自不同部門和不同地點(diǎn)的大量雇員代表參加討論，而不會(huì)遇到真實(shí)會(huì)議中的麻煩和花費(fèi)。然而非必要的信息會(huì)快速地積累。盡量保持全部信息簡(jiǎn)短扼要_這將有助于限制“會(huì)議＂的議程。有效的聯(lián)系視頻會(huì)議讓你們