【正文】 “董事長剛才來電，叫你馬上回電話?！比羯习嘧逶谝淮笤缇透械綍r間的壓力，就會影響這一天的心情及工作效率。彼得 上車后趕快打開收音機了解路況，你知道繞遠路也許會到得更早嗎？如果不是自己開車的話，很可能遇到公共汽車久候不至、打車又打不到的情況，那就向附近鄰居或跟附近的同事打聲招呼吧！麻煩他們順道載你一程。臨走之前，別忘了關(guān)窗、關(guān)爐火，這幾分鐘不能省。 早餐？準(zhǔn)備速溶咖啡及三明治就可以了，放進微波爐里加熱30秒就可以帶走。洗臉、刷牙、梳頭等事要在五分鐘內(nèi)完成。別急，運用我的時間管理大法，不慌不忙地解決上班的第一道難題——不遲到。u優(yōu)書盟 UＵＴＸＴ．COＭ 荃汶自板越鍍第一卷 第4節(jié)：引子一(1) 字?jǐn)?shù):1578 引子 今天是星期一，天又下起雨來。有了規(guī)劃，按部就班去做，才能提早實現(xiàn)生活的目標(biāo)。如此才算智能型上班族，才能夠逐漸提高自己的工作效率。因此，在進行每一個例行性步驟的同時，我們都應(yīng)該加上一點巧思，問問自己，是否有更好的方法。 第二段的思考、判斷及創(chuàng)造力，是至關(guān)重要的。工作習(xí)慣，對其工作本身而言，是一種必須，非如此不可，否則就達不到目的。在例行性工作中，我們最容易忽略的就是工作習(xí)慣。因此，無論是效率還是效能，其衡量的因素，就是耗費多少時間。但若從效能的角度考慮，就要想想可否用別的方法來通知，讓別人來通知，甚至考慮可否取消會議、減少人數(shù)、縮短會議時間等。 舉例來說，如果要召開一個會議，而必須用電話通知相關(guān)的人。當(dāng)我們用較少的投入獲得等量的產(chǎn)出或以等量的投入獲得較多的產(chǎn)出，甚至以較少的投入獲得較多的產(chǎn)出時，就是有效率。過去有如一面鏡子，指導(dǎo)我們今后如何行動；未來是一切努力的結(jié)果；只有現(xiàn)在才是我們可以采取行動的階段。這幾種時間觀念都有所偏頗。 欠缺時間管理的技巧，自然而然地變成工作狂。工作狂的養(yǎng)成，可能都是由下列因素所造成的： 一般人都會認(rèn)為勤能補拙，所以要拼命地工作。 長時間工作足以令人養(yǎng)成拖延的壞習(xí)慣。 第四，視時間為奴隸的人：長時間沉溺于工作。 第三，視時間為神秘物的人：昧于時間所加諸的限制。例如，有些人開車上班，老是找快捷方式，以便刷新紀(jì)錄；有些人開會老是早到，只好等候其他與會者的來臨；有些人約會時遲到一兩分鐘便沮喪不已，好像與時間打仗失敗了這些人常將時間當(dāng)做超越與打擊的對象。他們最大的缺點是無條件地向時間屈服。 臺灣著名管理學(xué)者鄧東濱教授指出四種時間觀念不清的人，分別是： 第一，視時間為主宰的人：重形式而不重實質(zhì)。人類對于時間的看法十分主觀，有時感覺光陰似箭，有時感覺度日如年。這些人，就是善于自我管理的人。 時間無法積累，亦無法失而復(fù)得，因此，時間管理應(yīng)該是針對時間進行的自我管理。 從自我出發(fā)、掌握現(xiàn)在 在一生中，最重要的，不是過去，不是未來，而是現(xiàn)在。 避免過度追求完美完美沒有極限。 思維方法改變法如果你原來想著：這個任務(wù)必須完成，但是它令人不愉快，因此我將盡量予以拖延。在一張紙上寫下事情被拖延的理由，然后列出辦妥此事之后有何好處。 主題太大 數(shù)量太多 性質(zhì)不同的事需同時進行 時間有限具體的處理方法有： 各個擊破法令人不愉快或令人困惑的事，最好分成若干步驟，逐一處理。要想做到這一點，除了加強自我控制外，在門外或桌上豎立請勿打擾的牌子，也是比較好的方法。每天臨時發(fā)生的問題均應(yīng)采取集中式的處理方式，一次處理完畢，以免浪費時間。譬如，固定時間回復(fù)信函、固定時間開會、固定時間批閱公文、固定時間處理勞資問題等。 第二，特別事件特別處理。如果在日常工作中加入思考判斷和創(chuàng)造力，就能夠逐漸提高效率。 此外，提高效率和增加效能也是不可忽略的法則。自我管理者必須先摒除不正確的時間觀念，而且避免變成工作狂。ｕU書萌 銓蚊吇版月讀第一卷 第2節(jié)：引子零(2) 字?jǐn)?shù):1178 時間管理法則之一，是化整為零，聚零為整，即根據(jù)不同的情況靈活采用集中式或分散式處理方式。時間管理最重要的是要給自己一點掌聲、一點回饋、一點休閑和一點浪漫。時間是自己的，生命是值得期盼與追求的。處理這些困擾，必須擷取前輩的經(jīng)驗和智慧；更重要的是，要不斷地學(xué)習(xí)溝通協(xié)調(diào)與化解沖突的方法，才能滿足自己與客戶的實時需求。 日常工作的第三件難事，是溝通協(xié)調(diào)能力不足。如果沒有相關(guān)的能力，工作時就會比別人慢。 日常工作的第二件難事，是加強基本功。有些事情一旦你做了，就永遠是你的了。上班族只要一進辦公室，就會有永遠做不完的事情。如果同一時間要做的事情多于三件，那么第四件事一定要去掉。如果有儲蓄，也要寫出來，這樣能給自己增加一些成就感。 計劃分析完畢，再拿出一本明年的日歷，把自己所想要做的事情，一件件地填在各個月份里面?？梢宰龅奈幢厥亲约合矚g的；真正喜歡的，又未必是該做的。如果等到38歲42歲再來準(zhǔn)備，可能就晚了些，因為任何技能或者興趣的培養(yǎng)都不可能是一蹴而就的，沒有兩三年的培養(yǎng)與醞釀，是不可能實現(xiàn)的。 36歲時要計劃什么？當(dāng)然是準(zhǔn)備開始第二個職業(yè)生涯。殊不知到了中年以后，就會漸漸體會到家的重要性，到那時真是悔之晚矣?，F(xiàn)代許多曠男怨女，往往在適婚的年齡，夜以繼日地工作，忽略了感情與家庭。所以學(xué)生在校時要充分利用時間，專心學(xué)習(xí)。如果開始的時候作了錯誤的選擇，不僅白白浪費四年工夫，而且會影響自己的一生。這時候可以參考老師和家長們的意見。一般情況下，在變動到來的前兩年，即在16歲、26歲和36歲的時候，就應(yīng)該開始準(zhǔn)備，開始計劃。在這三個時段前后都是平穩(wěn)發(fā)展期，只有這三個時期才是變動最大的時段，必須好好把握。 所以，我們必須及早進行時間管理和人生規(guī)劃。真正退休以后，人們卻還要在沒有收入、沒有工作的情況下再生活30年左右。唯有盤點手上的資源，直面優(yōu)勝劣汰的事實，才可能在這充滿競爭挑戰(zhàn)的時代取得勝利。 計劃趕不上變化是人們常掛在嘴邊的一句話。但是，如果問他們對將來怎樣打算，他們多半沒有答案。有效時間管理法則第一卷 第1節(jié)：引子零(1) 字?jǐn)?shù):2197 家齊今年21歲，高中都沒畢業(yè)的他，白天在便利店打工，晚上在夜市擺地攤兒。目前，有很多年輕人都像家齊一樣，工作自由，收入不菲。有些人也許會說：干嗎想那么多？計劃趕不上變化。但是，反過來想一想，面對那么多變化，人們真的可以沒有計劃嗎？在多元化的社會，畢業(yè)后的莘莘學(xué)子，在高度競爭的情況下求生存，到底有多少存活下去的籌碼？面對全球化、信息時代的快速知識累積與淘汰，又有多少人可以真的抱著過一天算一天的想法過下去？ 沒有計劃，就等于沒有未來。然而，擺在我們眼前的事實又是怎樣的呢？科技貴族打算45歲就退休，一般人若不是為了退休金，也不會熬到60歲才離開工作崗位。在這段時間里，無論人們的健康狀況如何，如果在年輕時沒有合理的人生規(guī)劃，那么退休后的人生就會變得黯淡無光。新觀念下的時間管理，不只是計算一定的工作時間可以換取多少酬勞，而是計算一定的酬勞占用了我們多少時間；并且要知道這樣的時間代價到底對我們的人生目標(biāo)和人生追求具有多少意義？或者說，我們要想一想，自己到底追求什么，想要什么，或是有過什么夢想？工作難道只是為了賺錢或打發(fā)日子而已？ 人生最重要的轉(zhuǎn)變一般發(fā)生在下面三個時段：18歲22歲、28歲32歲和38歲42歲。能夠掌握變化的時機，才能順應(yīng)天時，相時而動。 16歲時要計劃什么？當(dāng)然是計劃上大學(xué)后讀哪個系，也就是確定自己的興趣和志向。人生的定位往往跟這個階段有關(guān)?，F(xiàn)代的教育講究多元化，學(xué)生可以多選修自己喜歡的科目，充實自己。 26歲時要計劃什么？當(dāng)然是家庭和工作的取舍和平衡。等到過了適婚年齡，就只好抱著獨身主義，成為單身貴族。許多人工作時十分出色，但是私人生活很貧乏，一旦拿掉工作的冠冕，就成了空心人。不要懷疑，現(xiàn)代人必須具有多種技能，否則很可能會提早被淘汰。 寫下自己的計劃后，要分析：我能做什么？我想做什么？我要做什么？我該做什么？這樣才能確定你的希望和現(xiàn)實之間到底有多大差距。唯有交叉分析才能知道自己真真切切在想些什么。舉例來說，如果明年的財務(wù)規(guī)劃是要賺8萬，那么就將固定收入和固定支出都寫在日歷里面：每月5日發(fā)薪水，就在5日這一天寫上固定收入；每月20日繳房租，就在20日這一天寫上固定支出。 接下來是確定優(yōu)先級，例如就讀的英文輔導(dǎo)班要進行考試，同時還要做其他的事情：上班、帶小孩、做家務(wù)那就要把優(yōu)先級先列出來。 日常工作中最難的事情，是避免干擾與拖延。要想避免有更多的事情困擾或打擾你，就要學(xué)會拒絕的藝術(shù)。如何想法子把事情分擔(dān)給不同的人，并且顧及別人的面子，需要很好的人際溝通能力，必須趁早學(xué)習(xí)。所謂基本功是指個人的技能，譬如讀寫的能力、運算的能力、計算機操作的能力或個人自我管理的能力。同樣是寫報告，有人用三天就夠了，有人非要一個星期才能完成。例如，接打電話處理問題的效率不高，開會時耗費時間，做營銷業(yè)務(wù)口才不好諸如此類都是溝通的問題。 時間管理其實就是自我管理，管理自己的一生。時間造就我們，也帶給我們壓力。如此，生活才能多姿多彩，生命才會更有意義。 時間管理法則之二，是從自我出發(fā)，把握現(xiàn)在。要切實把握現(xiàn)在，不要沉溺于過去和未來。提高效率是指找到做事的最好方法，而增加效能是指根據(jù)目標(biāo)來選擇適當(dāng)?shù)氖侄巍? 化整為零、聚零為整 聚零為整的原則如下： 第一，同一類的事情最好集中處理，這樣才能節(jié)省時間。盡可能地將日常工作安排在固定時間、以集中方式處理。 第三，臨時問題集中處理。 在集中處理事情的時候，必須提防他人的干擾。 相反的，如果我們需要處理具有以下特點的事件，則需運用化整為零的方法，也就是按時間分散化的原則來進行。 平衡表法這是一種書面分析法。通常我們會發(fā)現(xiàn)，拖延的借口很少，而辦妥后獲得的好處卻很多?，F(xiàn)在應(yīng)改為：這種任務(wù)是令人不愉快的，但是它必須被完成，因此我將立即做完它以便盡早忘掉它。如果想把事情做得完美無缺，就會花費很多時間。想成功，不能依靠別人，要靠自己。 許多人并沒有研究過時間管理，但抱著一種自制自律的態(tài)度生活著，他們很有效率，比較容易滿足，了解自己正在做什么，而且能夠快速地達到自己的目標(biāo)。ＵU書盟 UuＴＸT．CｏM 荃文字扳越鍍第一卷 第3節(jié)：引子零(3) 字?jǐn)?shù):1975 進行自我管理，首先必須建立正確的時間觀念。其實，時間的來臨和消失，不會因人而異。例如，有些人每天總在同一時間起床，盡管有時他們需要多休息一下；有些人總是在固定的時間處理某些事情而不愿稍加變動；有些人老是以時間為核心而忽視其他一切這些人只會聽從時間的指揮而不會靈活變通。 第二，視時間為敵人的人：重效率而不重效能。因為常處于與時間競爭的狀態(tài)，所以難以充分體會到成就與喜悅。例如，有些人經(jīng)常算命，以便看清自己未來的命運；有些人求神問卜，以便找出自己所做的事的原因及結(jié)果；有些人經(jīng)常去看醫(yī)生，以便找出身體里本來不存在的疾病這些人認(rèn)為時間是高深莫測的，所以忽視時間的重要性。例如，許多管理者都是工作狂，長時間沉溺于工作這些長時間沉溺于工作的人，可能會有三大不良后果： 每天工作若超過8小時，其效率將快速遞減。 長時間工作可能導(dǎo)致工作的失敗，同時犧牲了家庭。 欠缺安全感的人，會認(rèn)為愈是忙碌，愈有安全感。 有些人在潛意識里希望受到工作的壓制。時間應(yīng)被視為中性的資源，這將有助于把握現(xiàn)在，而不會迷失于過去或未來。 提高效率、增加效能 效率(Efficiency)，可以說是一種投入產(chǎn)出的觀念。而效能(Effectiveness)，則是指管理者不僅能夠設(shè)定適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)，而且能夠選擇適當(dāng)?shù)氖侄危赃_到既定的目標(biāo)。若從效率的角度考慮，要分析什么時間打電話最好，以什么方法傳遞信息最快，或與會者名單是否正確等。 有些產(chǎn)品的市場已經(jīng)飽和，而廠商還拼命投入生產(chǎn)，即使效率再高，也不可能提高效能，只是浪費自己的成本和時間而已。 那么，到底怎樣做才能真正地提高工作效率呢？要想提高效率，就要使工作程序化，再加上思考、判斷及創(chuàng)造力，即 效率＝工作的程序化＋思考＋判斷＋創(chuàng)造力 這個公式的右邊有兩段，前一段是指例行性工作。大部分的上班族每天到辦公室后，前半個小時一般都用來吃早點、看報紙、聊天、整理儀容、翻翻舊卷宗、把飯盒放在茶水間、泡茶等，這些都是上班的前置動作，也就是工作習(xí)慣。然而，如果每做一件事都要花費大量時間做準(zhǔn)備工作，就是沒有效率，是壞的工作習(xí)慣。如果我們每天工作都如同機器運轉(zhuǎn)一般，那么工作本身就無法得到改善。 因此，提高工作效率的方法，不外乎是設(shè)法將工作程序化，而前提是必須建立好的工作習(xí)慣。 人的一生，無論長短，要想活得充實，必須及早規(guī)劃。以時間管理的角度而言，制定規(guī)劃才能充分地運用自己的時間。敏感的我一醒來就知道，大概又要遲到了。 先打開窗，呼吸一下新鮮空氣，促使頭腦清醒。既然時間不夠，穿著愈簡單愈好，昨晚若沒有準(zhǔn)備好，那么，女士最好穿洋裝，免除搭配的麻煩，男士最好穿一件不必打領(lǐng)帶的襯衫。來不及化妝的話，也要搽一下口紅，這樣每個人都會以為你化了妝。屋內(nèi)太亂的話，也不要管它，晚上回來再收拾吧。 時間就是生命，時間就是成本，時間問題就是管理問題，時間管理也就是自我管理。德魯克說過：“時間是最為稀少的資源，除非時間被妥善管理，否則任何其他事物皆無法被妥善管理。 一般情況下，人們在上班路上會計劃一下當(dāng)天的工作，可是，一進辦公室，就會感到各種事情撲面而來，正應(yīng)了“計劃沒有變化快”的俗語?！? “我是總機，有您的電話，是上海打來的……” “嗨！我是快遞，請你快簽一下，你們這里好難找！” “請問你就是張主任吧，我和你約9：00見面，你還記得嗎？” “這是我的名片……” “咦！桌上怎么會有這么多東西？” “天呀！紐約股市大跌500點，簡直是黑色星期一！” 遇到來自四面八方的人、事、物，你早就把自己要做的事忘得一干二凈?！? “上海總部嗎？這件事我正在辦，星期三下午會把結(jié)果用E?mail發(fā)給你。” “董事長，您剛才找我？我這有個客戶，一談完馬上就過來?！? 辦公室里的事紛繁復(fù)雜，但是有很多方法可以提高工作效率。中午用來與客戶聯(lián)誼，但不要吃得太飽，以免消化食物時影響大腦供血而使自己昏昏欲睡。下班后，不必再想工