【正文】 不得與無關(guān)人員談及或在公眾場合談及公司的機密內(nèi)容；不得傳播機密。 ：重大經(jīng)營決策、暫不公開的決定、重要客戶信息、財務(wù)報表、財務(wù)帳、關(guān)鍵技術(shù)文件與核心工藝文件、不合格產(chǎn)品質(zhì)量信息等等。 、資料的保管一方面要保證資料完整，不丟失、不損壞，同時對密級件又要進行保密。 辦公室 文件專人或公司領(lǐng)導指定人員負責，交接后應及時采取保密措施，不得隨便放置。密級文件由公司領(lǐng)導指定專人負責起草，起草的密級稿件應注明“機密”或“絕密”，起草完畢后及時送交專職打字員打 印；密級件作廢的稿紙不得隨便擺放在桌上、字紙簍里，應妥善保管，集中銷毀。 其他按《 公司 資料 檔案 室管理 制度 》執(zhí)行。并必須在指定期限內(nèi)歸還；借走的文件不得涂改、復印、摘錄、撕毀或轉(zhuǎn)借他人。 辦公室 集中收存管理，財務(wù)報表、憑證、帳簿等財務(wù)文件由財務(wù) 科 專人保管，員工人事檔案交由 人事科 統(tǒng)一保管，設(shè)備檔案 、技術(shù)資料由 相關(guān)部門 整理 后交辦公室資料室 保存。為使入卷的文件整齊、美觀、方便查閱，文件的 簽發(fā)件和印發(fā)件可分開存放。 對同一卷內(nèi)的文件的排列要遵循如下原則： 保持聯(lián)系，便于查找； 按重要程度或形成時間排列； 批復、批示在前，請示、報告在后； 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后； 檢查工作形成的調(diào)查報告等結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。 ，對已經(jīng)分類好的文件要登記、立卷，并填寫詳盡的《卷內(nèi)文件目錄》和《案卷目錄》。 、業(yè)務(wù)拓展活動相關(guān)的，具有查考、利用價值的文件材 料均應列入歸檔文件的范圍。 檔案管理 ，提高存檔文件材料的質(zhì)量，方便查尋和參閱，特制 訂本規(guī)定。如因部門變動停止使用時，應將原印章交 辦公室 封存或銷毀。 負責人 對印章保管人運用印章負有監(jiān)督責任，并相應承擔領(lǐng)導責任。 ，并按所規(guī)定的時限交還。 。如發(fā)現(xiàn)文件不符合要求，監(jiān)印人 有責任向有 關(guān)人員提出意見，經(jīng)修正，送總經(jīng)理簽字后，方予用印并填寫用印登記。 ，須有總經(jīng)理簽發(fā)的文稿，方予用印。 各部門（科室）內(nèi)部公章由各部門負責人負責保管。 發(fā)票專用章由財務(wù)部出納保管。公司各類印章均指定專人進行保管，暫定下列印章和相應保管人： 公司行政章、合同專用章由 辦公室主任負責 保管。 其他按《公 司 用 品管理辦法》執(zhí)行。 負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。 公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)人事科《上崗通知單》和部門（科室）負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。由部門（科室）負責人簽領(lǐng)。 辦公用品的購發(fā)： 每月月底前，各部門（科室）的負責人將該部門所需要的辦公用品編制計劃提交公司辦公室。 其它按《公司來賓接待辦法》執(zhí)行 。接待人員應熱情大方，遵守員工文明禮儀規(guī)范，維護公司形象和利益；并根據(jù)來訪意圖正確及時引導來 客與相關(guān)部門或領(lǐng)導會見。 會后清理會場，打掃衛(wèi)生，編制會議紀要等。 ，掌握會議主題、會議時間、會議地點、要求出席人員、與會人員應準備的材料等，及時通知到位，必要時留下通知記錄。 其它具體實施按湖南五江輕化集團有限公司《公文處理流程及標準》施行。 利用傳真系統(tǒng)傳送文件時，必須確認文件的實收情況。 承辦部門負責人應及時組織落實領(lǐng)導批辦 的工作任務(wù)，凡屬本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應直接予以解決；涉及其它部門業(yè)務(wù)的事項，主辦部門要主動會同有關(guān)部門辦理；須報請公司領(lǐng)導審批的重要事項，應由主辦部門提出處理意見，如涉及其它部門時應協(xié)商并取得一致意見，然后送請公司領(lǐng)導審批。領(lǐng)導批辦的文件事項由指定部門落實， 辦公室 督辦并匯報。員工調(diào)離時應辦理文件移交手續(xù)。 密級文件應在文件首頁右上角標注密級標識。 發(fā)文要登記，填寫發(fā)文登記表。校對人對復印的稿件負責。 凡公司的重大決策、重大項目、重要人事（部門經(jīng)理及以上）調(diào)整等，對公司產(chǎn)生重大影響的文件，送總經(jīng)理審閱， 需呈公司董事長簽發(fā)。 根據(jù)公司領(lǐng)導工作職責分工，文件審批權(quán)限為： 一般日常生產(chǎn)營運事務(wù)的文件，由 分管領(lǐng)導 簽發(fā)；部門文件由 辦公室主任復核后發(fā)放。如確需修改的，需報經(jīng)原審批領(lǐng)導復審。 ，明確發(fā)文范圍。 文字表達是否準確、簡明扼要、條理清楚、語法規(guī)范，打印有無錯誤。 提出的措施和辦法是否符合實際，切實可行。文件校核主要有以下幾方面內(nèi)容 : 是否確需行文。 。 聯(lián)合行文，要征求各聯(lián)合部門的意見或由各聯(lián)名部門共同起 草。 觀點鮮明、條理清楚、層次分明，結(jié)構(gòu)嚴謹、文字練達、標點符號使用恰當，人名、地名、時間、數(shù)字、引文要準確。部門文件由部門自行擬制。 公文管理 是公司文件處理的管理機構(gòu)，負責公司文件的管理工作，并指導各部門文件處理工作。 目 錄 序號 名稱 編號 頁碼 1 行政事務(wù)管理制度 Q/ WJHYWI11Z01 2 2 日常行為規(guī)范管理制度 Q/ WJHYWI11Z02 14 3 督查工作辦法 Q/ WJHYWI11Z03 17 4 公司來賓參觀接待辦法 Q/ WJHYWI11Z04 21 5 差旅費管理制度 Q/ WJHYWI11Z05 24 6 手機通訊費用管理辦法 Q/ WJHYWI11Z06 28 7 固定電話管理辦法 Q/ WJHYWI11Z07 29 8 辦公 用品管理辦法 Q/ WJHYWI11Z08 31 9 公司印 章 管理制度 Q/ WJHYWI11Z09 33 10 辦公室資料 檔案 室管理制度 Q/ WJHYWI11Z10 36 11 文件編碼辦法 Q/ WJHYWI11Z11 44 12 公司用車管理制度 Q/ WJHYWI11Z12 48 13 辦公室 崗位職責 績效考 評 辦法 Q/ WJHYWI11Z13 54 14 公司計算機管理制度 Q/ WJHYWI11Z14 56 15 員工食堂管理制度 Q/ WJHYWI11Z15 61 16 公司保密制度 Q/ WJHYWI11Z16 66 行政事務(wù)管理制度 編號： Q/ WJHYWI11Z01 總則 ，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，制訂本制度。 所指行政事務(wù)包括 公文管理、會議、接待、辦公用品、后勤保障、檔案、 印章、 保 密、車輛 、報刊及郵發(fā) 管理等 。 公司文件由公司領(lǐng)導親自擬制或由 公司辦公室 根據(jù)公司領(lǐng)導決策和意圖擬制。 文件擬制的基本要求： 準確反映公司決策和領(lǐng)導意圖。 合理使用文種。 辦公室 對文件印制質(zhì)量、行文的文種與格式負責。對外文件由 辦公室主任 負責審核。 內(nèi)容是否符合公司決策及有關(guān)的規(guī)章和規(guī)程，是否同已發(fā)布的相關(guān)文件相銜接。 內(nèi)容涉及的部門是否經(jīng)過協(xié)調(diào)、會簽，意見是否一致。 文件格式是否符合要求，文種的選擇是否適當，編號是否正確，發(fā)布范圍是否合理。文稿一經(jīng)領(lǐng)導審批，一般不得再行修改。領(lǐng)導審批稿件應歸檔保存，以備查閱。 凡政策性強、涉及的問題比較敏感，涉及到公司內(nèi)部重大政策的財務(wù)、預算、計劃、人事任免（依據(jù)干部任免權(quán)限）、機構(gòu)設(shè)置及編制、經(jīng)濟合同、協(xié)議以及以公司名義發(fā)布、上報的等方面的文件，由總經(jīng)理 簽發(fā) 。 在繕印文件時，應按領(lǐng)導審批的范圍份數(shù)進行印制，做到迅速準確、字樣清晰、裝訂整齊、符合格式。秘密文件的印刷、校對按保密制度指定專人進行。公司行文統(tǒng)一編號為： 公司正式文件 ：匯源焦化字 ［２００ 9］ 號 、簽發(fā)人： 公司會議紀要 ：匯源焦化（ ）會議紀要 號 、簽發(fā)人： 質(zhì)量體系文件或公司其它文件文件標號按《文件編碼辦法》施行。 收文應記錄，并做好分類管理、傳閱、保存工作。 公司外來文件應由 辦公室資料管理員 負責登記、 辦公室主任簽署 擬辦 意見 、送領(lǐng)導批辦。 領(lǐng)導批辦文件時應具體明確：傳閱層次、辦理要求、完成時間、辦理部門，防止批辦的工作因含糊而未及時落實。辦理完畢，通知辦公室 核驗，文件移交 辦公室 保存歸檔。凡需存檔或送請領(lǐng)導批示的傳真件應復制后再行處理，以利長期保存。 會議與接待 公司辦公室 負 責公司及副 廠級 以上領(lǐng)導主持召開的各種會議的組織和服 務(wù)工作。 ，根據(jù)不同層次的會議要求，提供相應的會議服務(wù)：會場準備與布置、會議記錄、茶水供應、通訊服務(wù)、滿足領(lǐng)導臨時需求、與會者生活安排等。 辦公室 負責接待。 ，供應茶水，并根據(jù)領(lǐng)導意圖安排好生活。 辦公用品管理 辦公用品由公司辦公室負責管理。 公司辦公室制定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經(jīng)主管領(lǐng)導審批后負責將辦公用品購回，根據(jù)實際工作工作需要有計劃的分發(fā)給部門。 除正常賠給的辦公用品外，若 還需要用其他用品的須經(jīng)辦公室主任批準后方可領(lǐng)用。 負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對口、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保管好 。 辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。 印章管理 負責公司所有印章的管理工作，應建立印章管理臺帳，對用印情況進行督導。 公司財務(wù)專用章和法人代表章由財務(wù) 科科長負責 保管。 質(zhì)量體系受控文件章和外來文件章由辦公室資料管理員負責保管。 印章保管人必須認真履行用印登記制度，注明用 印人姓名、用印事由 (內(nèi)容 )、用印日期、領(lǐng)導簽字、借印歸還日期等主要事項。文件用印后，文稿連同加蓋印章的兩份正式文件存檔保管。 （協(xié)議）的用印應經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，方可加蓋我司合同專用章，并將公司領(lǐng)導的批示連同已蓋章的合同（協(xié)議）的原件和復印件一起存檔；并要求合同內(nèi)容完整，經(jīng)辦人簽字。確需空白加印件時必 須經(jīng)公司 副廠級 以上領(lǐng)導審批。 ，要根據(jù)情節(jié)輕重予以處理。 ，應向管理部申請刻制。 其他按《公司印 章 管理制度》執(zhí)行。 ，為公司在經(jīng)營活動中形成的以文件資料、電報、傳真、書信、圖表、簿冊、像片、錄音帶、錄相帶、電腦盤片等載體記載的各種有價值的記錄資料 及外來政府公文、合同協(xié)議、技術(shù)圖文資料等 。 對擬歸檔的文件資料，在歸檔之前 ,應根據(jù)該文件的時間、內(nèi)容、形式和簽發(fā)部門，進行準確分類 和編號 。機密 文件另類歸檔。 ,并要求字跡清楚、無污損或殘缺 ,特殊情況只能存復制件或殘損件的 ,要在目錄的備注檔內(nèi)注明原由。 歸檔資料應包括下列內(nèi)容： 公文資料：公司紅頭文件、總公司文件、重要會議紀要、經(jīng)營決策、人事任免、規(guī)章制度、重要外來文件、法律法規(guī)、合同等等； 人事檔案：履歷表、身份證、學歷證明、資格證明、業(yè)績證明、簡歷、聘用合同書、考核記載、重大活動記載、重大獎懲記載、照片、培訓記載等等； 財務(wù)檔案：原始憑證、票據(jù)管理、各總分類帳、現(xiàn)金帳、報表等等； 技術(shù)檔案：企業(yè)產(chǎn)品標準體系、工藝文件、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量管理文件、各種質(zhì)量活動記錄、外來標準等等； 設(shè)備檔案：設(shè)備臺帳、設(shè)備技術(shù)與使用說明書、合格證明、安裝調(diào)試記錄、運行記錄、大修記錄、事故記錄、技改記錄、圖紙、計量器具校驗等等； 其它：公司各類證書、榮譽、資質(zhì)、供方資料、客戶資料等等。 公司員工因工作需要，需從 資料室 借閱已歸檔的文件資料的，須經(jīng) 主管領(lǐng)導 或 辦公室 批準，機密文件應得到總經(jīng)理批準，并辦 理登記手續(xù)。 已歸檔的文件要定期清理，對內(nèi)容已發(fā)生變化并與新文件內(nèi)容有出入或相抵觸、有效期已過失去保存意義和查考價值、分發(fā)較廣且有出處可查的一般性文件以及機密文件的草稿，在經(jīng) 辦公室主任 同意并報公司領(lǐng)導批準后集中予以銷毀。 保密制度 “ 機密”和“絕密”兩種。 打印密級件時，應在材料封面打印上“機密” 或“絕密”標注，無關(guān)人 員不得站在周圍觀看；對于電子密級件要加密；密級件的校對，應由起草人負責，不得隨便讓他人幫忙校對。嚴格按控制范圍傳遞文件，不得讓非批準承閱人員接觸。各部門的文件管理由相應責任人負責，下班 或離開辦公室時應鎖好文件柜，把密級件妥善放好后才能離開；檔案管理人員不得將自己的鑰匙隨便交給他人使用。 ，銷毀時不得隨便扔進紙簍，須使用碎紙機或焚毀，由二人監(jiān)銷，并做好登記。 發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象，要妥善 處理，及時上報。 車輛管理 叉車、 鏟 車由 所屬部門安排 專人負責駕駛 和維護 ，不得隨便讓他人駕駛，如果出現(xiàn)非固定司機開車而造成車輛損失的，由 責任部門和 責任人負全部責任。 其他按《公司用車管理制度》執(zhí)行。 電話屬公司公共財物，各位